10 złotych zasad zarządzania projektami

Postępuj zgodnie z tymi zasadami, aby każdy projekt działał w pełni.

Canva.com

Od ponad 30 lat zajmuję się zarządzaniem projektami i portfelami projektów i istnieje kilka złotych zasad, których nauczyłem się z tych wszystkich projektów, które są standardowe w każdym rodzaju projektów. W tym artykule chcę się z wami podzielić niektórymi z nich.

Jeśli zastosujesz te zasady do dowolnego projektu, który podejmiesz, najprawdopodobniej będziesz miał udany i bezstresowy projekt w swoich rękach!

Zasady zarządzania projektami

Zrozum zakres
Zrozum cele interesariuszy
Plan
Przypadkowość
Komunikuj się z zespołem
Przetestuj wcześnie / prototyp
Monitor
Zgłoś się do klienta i zarządzaj jego oczekiwaniami
Dostarczyć
Zorganizuj spotkanie podsumowujące / wyciągnięte wnioski

1. Zrozum zakres

Może się wydawać, że stwierdzam to, co oczywiste, ale ważne jest, aby wiedzieć, o czym jest projekt. Co próbujesz zbudować lub osiągnąć? Czy istnieje pisemna specyfikacja projektu, do której musisz się stosować? Jakie są cele biznesowe, które kierują projektem?

Porozmawiaj z osobami zaangażowanymi w decyzję o kontynuowaniu projektu. Może to być sprzedawca w Twojej organizacji (jeśli realizujesz projekt jako dostawca dla innej firmy) lub osoba zarządzająca wyższego szczebla w Twojej organizacji, jeśli jest to projekt wewnętrzny.

Dowiedz się, jakie są oczekiwania Twojego klienta (czy jest to klient wewnętrzny czy zewnętrzny). Czy zrobili coś podobnego wcześniej i jak sądzą, że ten projekt poszedł - co było dobre, a co można było zrobić lepiej?

Upewnij się, że rozumiesz wszelkie wymagania techniczne dotyczące projektu - w razie potrzeby porozmawiaj z osobą techniczną w swoim zespole lub kierownikiem / działem IT.

2. Zrozumieć cele interesariuszy

Przed rozpoczęciem projektu spróbuj dowiedzieć się, kim są wszyscy interesariusze. Na przykład, jeśli wykonujesz projekt dla klienta zewnętrznego, możesz mieć następujących interesariuszy:

Sponsor biznesowy - to osoba, która wkłada rękę do kieszeni i wydaje pieniądze z Tobą lub Twoją organizacją. Będą chcieli dostaw na czas wysokiej jakości bez dodatkowych opłat w stosunku do uzgodnionych.
Menedżer projektu klienta - jest to osoba w organizacji klienta, z którą będziesz najbardziej współpracować podczas projektu. Będą chcieli stresującego i bezproblemowego projektu. Będą chcieli dobrze wyglądać w oczach swojego szefa, a może się okazać, że ich wynagrodzenie lub premia będą powiązane z powodzeniem projektu.
Ekspert ds. Klienta - być może w którymś momencie projektu będziesz musiał nawiązać kontakt z ekspertem ds. Klienta. Będą chcieli mieć swój wkład i wypowiedzieć się na temat projektu i będą chcieli mieć poczucie, że ich wiedza jest słyszana i uwzględniana. Zwykle będą mieli mało czasu (biorąc pod uwagę, że są ekspertami w swojej dziedzinie)
Inni dostawcy - czasami okaże się, że albo będziesz polegać na wkładzie innego dostawcy twojego klienta, albo oni będą czekać na informacje od ciebie. Będziesz musiał współpracować (zazwyczaj za pośrednictwem kierownika projektu klienta) z tym dostawcą i dbać o jego zadowolenie.
Twój własny szef - Twój szef będzie chciał raportów o tym, jak idzie Twój projekt (aby upewnić się, że uszczęśliwiasz klienta i przynosisz zyski swojej organizacji).

Upewnij się, że rozumiesz od każdego ze sponsorów projektu, co sprawi, że będzie to udany projekt z ich punktu widzenia.

3. Plan

Nie mogę tego wystarczająco podkreślić - plan, plan, plan. Wypisz zadania związane z projektem oraz wymagane zasoby (ludzie i rzeczy). Spójrz na współzależności zadań - czego nie można rozpocząć, zanim coś innego się rozpocznie lub zakończy itd.

Użyj narzędzi takich jak MS Project lub nawet prosty arkusz kalkulacyjny Excel, aby pomóc w planowaniu. Zorganizuj z wyprzedzeniem ludzi i rzeczy, których będziesz potrzebować, i zaplanuj wczesne prototypowanie i kontrolę jakości, aby rozwiązać wczesne problemy.

4. Nieprzewidziane okoliczności

Bez względu na to, jak dobry masz plan, sprawy nie potoczą się zgodnie z oczekiwaniami. Życie będzie interweniować. Upewnij się, że dodałeś do swojego planu pewne nieprzewidziane okoliczności. Może to oznaczać dodatkowe zasoby lub dodatkowy czas w Twoim harmonogramie, ale spowoduje to różnicę między spokojną dostawą a szaloną późną nocą o 2 nad ranem, aby dotrzeć do ostatecznego terminu dostawy.

Jeśli Twój projekt jest dla klienta zewnętrznego, zachęć go na początku do uwzględnienia w budżecie pewnych nieprzewidzianych wydatków (być może 10%). Pozwoli im to na poruszanie się w ramach zakresu i będzie oznaczać, że łatwiej będzie doprowadzić projekt do końca bez konieczności wracania do zakupów po każdej drobnej zmianie.

5. Komunikuj się z zespołem

Są szanse, że nie ukończysz tego projektu sam. Nie zapominaj, że Twój zespół nie potrafi czytać w myślach i będziesz musiał się z nim komunikować, aby wprowadzić go na pokład, zebrać pomysły, przeprowadzić burzę mózgów i poinformować ich o terminach. Bądź szczery i wysłuchaj ich przemyśleń na temat tego, jak zrobić coś szybciej lub lepiej.

Jeśli Twój projekt obejmuje kilka tygodni lub miesięcy (lub nawet lat), umów się na regularne spotkania z zespołem. Jeśli Twój zespół jest rozproszony po całym świecie, możesz zorganizować to spotkanie w dogodnym dla wszystkich czasie poprzez połączenie konferencyjne lub sesję, taką jak sesja Zoom lub Webex.

Upewnij się, że każdy członek zespołu rozumie szerszy obraz i że wszyscy rozumieją wpływ, jaki wykonanie dobrej (lub złej) pracy będzie miało na pozostałych członkach zespołu.

Napisz podsumowanie projektu, aby pomóc nowym członkom szybko wejść na pokład i nabrać tempa.

6. Przetestuj wcześnie / prototyp

Bez względu na to, co tworzysz, nie wchodź zbyt daleko w produkcję bez sprawdzenia, jak sobie radzisz. Jeśli to możliwe, zbuduj wczesny prototyp i przekaż go decydentom w celu uzyskania ich wkładu. Im wcześniej otrzymasz te dane wejściowe, tym mniej poprawek będziesz musiał wykonać później.

Wczesne testy lub prototypy powinny próbować przetestować wszystkie aspekty produktu. Zaangażuj dział IT, użytkowników końcowych, zainteresowane strony i inne osoby w te wczesne testy.

7. Monitor

Po podpisaniu wczesnego prototypu i przetestowaniu możesz przejść do pełnego rozwoju. Tutaj zostanie wydana większość wysiłku.

Ważne jest, aby monitorować swój projekt na tym etapie. Wyznaczaj sobie cele pośrednie i terminy i nie przegap ich - traktuj każdy z nich jako termin klienta.

Sprawdzaj ponownie z zespołem i klientem / interesariuszami, aby upewnić się, że oczekiwania są nadal takie same i że jesteś celem, aby je spełnić.

8. Zgłoś się do klienta i zarządzaj jego oczekiwaniami

Klienci lubią wiedzieć, co się dzieje. Nie lubią pozostawać w ciemności bez raportów o tym, jak się sprawy mają. I nie lubią niespodzianek.

Pamiętaj, aby regularnie składać raporty swojemu klientowi i informować go, jak idzie z ich projektem - w końcu to ich pieniądze!

Jeśli nie wstrzymują się ze swoją stroną umowy (udzielając informacji zwrotnych, udzielając czegokolwiek!), Pamiętaj, aby poinformować ich i poinformować, jak ich opóźnienie wpłynie na harmonogram lub budżet.

9. Dostarcz

Nadszedł D-day. Powiedz klientowi przed dostawą, kiedy ma się spodziewać dostawy - czy powinien się tego spodziewać z samego rana, o ostatniej nocy, w południe itd.? Klient może się zdenerwować, jeśli pomyślał, że dostawa odbędzie się z nim tego ranka, a Ty zamierzałeś dostarczyć ją kiedyś przed północą!

Po dostarczeniu poinformuj klienta, że dostawa została zrealizowana i poinformuj go o dalszych krokach. Czy mają podpisać umowę, przekazać opinię, poinformować innych recenzentów itp.?

Jeśli Twoja dostawa to oprogramowanie i dostarczasz je w formie elektronicznej, upewnij się, że to, co przesłałeś (np. Do witryny FTP), można w rzeczywistości pomyślnie pobrać, rozpakować i uruchomić.

Uważaj na członka zespołu technicznego, który zakłada, że tylko dlatego, że go przesłali, musi być w całości i nienaruszony!

10. Zorganizuj spotkanie podsumowujące / wyciągnięte wnioski

Kiedy wszystko zostanie podpisane, a projekt zamknięty, zaplanuj spotkanie przeglądowe. To spotkanie będzie okazją do zebrania dobrych opinii (zakładając, że wykonałeś dobrą robotę!), Odnotowania, gdzie można wprowadzić ulepszenia w przyszłych projektach, oraz przekazania klientowi opinii na temat roli, jaką odegrał.

Zorganizuj wewnętrzne spotkanie ze swoim zespołem przed jakimkolwiek spotkaniem przeglądowym po projekcie z klientem.

Bądź uczciwy, ale dyplomatyczny. Chwal, gdy należy się pochwała, i przekazuj konstruktywną informację zwrotną, jeśli następnym razem uznasz, że poprawi to proces.

Dokumentuj wyniki.