5 prostych kroków prowadzących do trudnych rozmów w miejscu pracy

Jeśli pracujesz na jakimkolwiek stanowisku kierowniczym, od lidera zespołu po dyrektora generalnego, będą chwile, kiedy będziesz musiał odbywać niewygodną rozmowę z innymi członkami personelu. Jest to część każdej roli przywódczej i nie należy jej unikać. Aby być silniejszym liderem, będziesz musiał radzić sobie zarówno z dobrymi, jak i złymi aspektami swojej roli.

Istnieją jednak sposoby radzenia sobie z tego typu sytuacjami, które mogą pomóc Twojemu zespołowi, działowi lub firmie rozwijać się i stać się silniejszym, a także sposoby, które mogą zaszkodzić Twojemu zespołowi, działowi lub firmie. Wszyscy dobrzy liderzy będą chcieli zminimalizować wszelkie szkody i zamiast tego wykorzystają to jako okazję do wzmocnienia swojego zespołu i pozycji lidera.

Kiedy problem wyjdzie na jaw, może to dotyczyć wyników pracy, zwolnienia lekarskiego, kłótni w miejscu pracy lub dowolnego tematu, który może sprawić, że Ty lub inny członek personelu poczujesz się niekomfortowo, musisz zrozumieć, jak najlepiej zarządzać oczekiwaniami personelu, aby wszelkie konflikty i rozwiąż problem szybko i uczciwie..

W tym artykule omówiono pięć kluczowych kroków, które należy wykonać, aby z powodzeniem przeprowadzić rozmowy na trudne tematy w miejscu pracy.

Kiedy możesz mieć trudną rozmowę

Od czasu do czasu, jeśli pracujesz w roli nadzorczej, czy to lider zespołu, przełożony czy kierownictwo, będziesz musiał radzić sobie z trudną sytuacją z tymi, którzy pracują pod Tobą.

Trudne rozmowy mogą dotyczyć wielu tematów, ale najczęściej dotyczą one słabych wyników lub złego zachowania, osobistych problemów pracownika, które mogą mieć wpływ na jego pracę, lub badania skarg i zażaleń.

Zapamiętaj; bez względu na to, jak bardzo możesz nie chcieć prowadzić tego typu konwersacji, zawsze lepiej je mieć niż nie, a im szybciej możesz je mieć, tym lepiej. Im wcześniej problem zostanie rozwiązany i rozwiązany, tym łatwiej będzie go rozwiązać.

Krok pierwszy: czy jesteś odpowiednią osobą do tego zadania?

Zanim zrobisz cokolwiek innego, upewnij się, że jesteś właściwą osobą do przeprowadzenia tej rozmowy. Jeśli nie masz pewności, skontaktuj się ze swoim przełożonym lub działem kadr. Jeśli jesteś odpowiednią osobą na dane stanowisko, zawsze najlepiej jest upewnić się, że dział HR i / lub Twój kierownik dokładnie wiedzą, co planujesz robić. Pomoże Ci to również poczuć się bardziej wspieranym.

Po ustaleniu pozycji jesteś właściwą osobą do tego zadania; wtedy czas na crack!

Krok drugi: co zrobić przed spotkaniem / rozmową

Upewnij się, że znasz fakty, co się stało, kiedy i dlaczego. Musisz wiedzieć w 100%, co się dzieje. Jak możesz oczekiwać, że dyskusja będzie pomocna, mając do dyspozycji tylko połowę faktów?

Pomyśl o tym, co wiesz o osobie, z którą musisz porozmawiać, czy jest to powód, dla którego musisz z nią porozmawiać, czego byś od niej oczekiwał? A może to zupełnie nie pasuje do charakteru? Weź to pod uwagę, zanim z nimi porozmawiasz, mogło dojść do nieporozumienia i chcesz rozpocząć tę dyskusję z tak otwartym umysłem, jak to tylko możliwe.

Sprawdź zasady swojej firmy; być może będziesz musiał doradzić, co zrobić, aby wiedzieć, jaka jest polityka firmy, aby mieć silną pozycję do doradzania.

Krok trzeci: zaplanuj spotkanie

Planując spotkanie pamiętaj o następujących kwestiach:

Rozmowa twarzą w twarz jest skuteczniejsza niż rozmowa telefoniczna.
Siedzenie naprzeciw kogoś to bardzo formalny sposób mówienia, siedzenie obok niego jest mniej groźne.
Poczekaj chwilę; jeśli nie chcesz spieszyć się ze spotkaniem, pracownik może chcieć obszerniej porozmawiać o sytuacji, więc upewnij się, że poświęcisz na spotkanie wystarczająco dużo czasu.
Powinieneś także zastanowić się nad możliwym rozwiązaniem, może to być trudne, biorąc pod uwagę, że nie omawiałeś jeszcze problemu z pracownikiem, ale powinieneś już być świadomy problemu i mieć kilka pomysłów dotyczących potencjalnych wyników.

Krok czwarty: prowadzenie spotkania

Prowadząc spotkanie pamiętaj o następujących kwestiach:

Określ od początku, jak będzie przebiegało spotkanie i jakie kwestie do omówienia, niech będą jasne i zwięzłe.
Zawsze zachowuj obiektywizm i nie oceniaj.
Przyjmij spokojny i profesjonalny sposób.
Bądź jak najbardziej konkretny, jeśli to możliwe, używaj przykładów.
Używaj wspierającego / zachęcającego języka i gestów.
Robić notatki.

Zadawaj pytania, ale nie przerywaj co kilka minut. Jeśli to możliwe, staraj się zachować swoje pytania, dopóki pracownik nie skończy mówić.

Zawsze pamiętaj, że to Ty odpowiadasz za spotkanie. To od Ciebie zależy, czy spotkanie przebiegnie zgodnie z planem, będziesz musiał zatrzymać rozmowę na niepowiązanych ścieżkach.

Krótko mówiąc, Twoje spotkanie powinno wyglądać mniej więcej tak:

Otwórz spotkanie; wyjaśnij, dlaczego odbywa się spotkanie i co zostanie omówione.
Omów kwestie, bądź jasny i zwięzły.
Poproś o wyjaśnienie.
Posłuchaj, co ma do powiedzenia pracownik, słuchaj, miej otwarty umysł.
Wspólnie badajcie problemy.
Zgódź się na dalszą drogę

Sukces spotkania

Krok piąty: droga naprzód

Po spotkaniu powinieneś być w stanie zdecydować o dalszej drodze. Rzeczywiście, jeśli to możliwe, należało to zrobić podczas spotkania.

Musisz jasno przemyśleć, jaki jest najlepszy sposób rozwiązania tej sytuacji, aby zapobiec jej ponownemu wystąpieniu. Pamiętaj, że to nie tylko najlepsze rozwiązanie dla Ciebie i firmy, ale także najlepsza decyzja dla pracownika.

W razie potrzeby możesz omówić sprawy z innymi, bardziej doświadczonymi menadżerami lub z HR.

Wniosek

Podsumowując, musisz zdecydować, czy jesteś właściwą osobą do przeprowadzenia tej dyskusji, a jeśli tak, to musisz dokładnie zbadać sprawę. Po dokładnym zbadaniu sprawy musisz poświęcić trochę czasu na dokładne zaplanowanie swojego spotkania, a nie tylko wpadać w nie na oślep. Raz zaplanowane spotkanie musi się faktycznie wydarzyć. Pod koniec spotkania, w idealnej sytuacji, będziesz w stanie uzgodnić dalsze działania ze swoim pracownikiem. Jeśli nie, musisz jak najszybciej podjąć decyzję.