5 zasad dotyczących bardziej profesjonalnych e-maili

Zachowaj profesjonalną komunikację pisemną

Prawdopodobnie słyszałeś: „To, jak piszesz, jest tak samo ważne, jak to, co piszesz”. W dzisiejszych czasach czyjaś „marka osobista” jest wszystkim - zarówno w internecie, jak i w świecie zawodowym ”. Profesjonalizm e-maili znacznie przyczyni się do wspierania Twojej osobistej marki.

Pod wieloma względami programy do obsługi poczty elektronicznej i komunikatorów internetowych pozwalają na wizualny odpowiednik podsłuchiwania rozmowy telefonicznej. Istnieją blogi, na których można znaleźć porady, jak napisać e-mail „tak, jakby pewnego dnia został odczytany w rozprawie sądowej”. Te blogi zawierają wiele porad na temat tego, czego nie robić, ale niewiele na temat tego, co dana osoba powinna robić i dlaczego jest to ważne.

Oto pięć moich najważniejszych zasad „czego nie robić” i sugestie, co należy zrobić:

Zasada 1: Uważaj na swoje reakcje (inaczej „Zakaz wentylacji”)

To może być najtrudniejsze do naśladowania. Oto najczęstsza sytuacja, jaką zaobserwowałem:

Słyszysz coś podczas wirtualnego spotkania, a Twoją reakcją jest natychmiastowe wysłanie wiadomości błyskawicznej, emotikonów (jeśli Twój komunikator ma taką możliwość) lub e-maila do osoby, która również uczestniczy w spotkaniu.

Jakie jest ryzyko?

Jeśli osoba, do której wysyłasz komentarz, udostępnia swój ekran szerszej publiczności, ale zapomniała wyłączyć powiadomienia e-mail i / lub zamknąć ekran komunikatora… Twoje komentarze są teraz publiczne.

Nie myśl przez chwilę, że nikt tego nie zauważył - uwierz mi, WSZYSCY TO WIDZILI.

Co robić?

1. Jeśli Twój komentarz dotyczy tematu spotkania: zabieraj głos podczas spotkania.
2. Jeśli Twój komentarz jest po prostu intuicyjną reakcją: zatrzymaj go dla siebie przez chwilę i posłuchaj trochę uważniej rozmowy. Możliwe, że stwierdzenie, na które zareagowałeś, było tylko częścią historii.
3. Poczekaj do zakończenia spotkania: jeśli naprawdę było tak dobrze lub źle, zachowaj to na prywatną dyskusję po zakończeniu spotkania.

Zasada 2: dwukrotnie sprawdź, do kogo trafia Twój e-mail

Ze względu na szybkie tempo działalności cały czas jesteśmy w stanie wysokiej gotowości i wszystko jest na wczoraj.

Oto prawdopodobny scenariusz:

Ktoś wysyła e-mail. Następnie w ciągu pięciu minut lub mniej ta osoba pojawia się przy Twoim biurku, dzwoni lub wyświetla komunikat „Czy dostałeś mój e-mail?”

W końcu nauczysz się przerywać wszystko, co robisz, aby natychmiast czytać każdą wiadomość e-mail. W rezultacie masz również motywację do natychmiastowej odpowiedzi.

Następnie dowiadujesz się, że Twoja odpowiedź trafiła do niewłaściwej osoby (osób) w firmie.

Jak to się stało?

Być może kliknąłeś „odpowiedz wszystkim” z przyzwyczajenia, zamiast przekierowywać wiadomość e-mail jako początek dodatkowej rozmowy. Być może nadawca wpisał niewłaściwe nazwisko lub masz takie samo nazwisko jak ktoś inny w firmie.

Co robić?

1. Zanim klikniesz wyślij: poświęć dodatkową minutę na sprawdzenie wszystkiego: listy odbiorców, ogólnie wiadomości e-mail (może Twoja wiadomość nie jest jasna, pominąłeś słowa itp.);
2. Spróbuj anulować komunikat, gdy tylko zauważysz błąd. Jeśli funkcja „Przywołaj tę wiadomość” nie działa:

Zasada 3: Trzymaj osobę z dala od profesjonalisty

Jeśli nie zrobiłeś tego sam, słyszałeś takie historie:

Bardzo osobisty e-mail został wysłany nie tylko do wybranej osoby, ale także do CAŁEJ FIRMY.

TAK !!! Czynnik wstydu jest poza planami… zarówno dla nadawcy, jak i dla odbiorców.

Co robić?

ZAWSZE oddzielaj swoją pracę od osobistych wiadomości e-mail i unikaj logowania się do wersji online kont Gmail, MSN, Yahoo lub Hotmail z laptopa (lub komputera stacjonarnego).

Łatwiej jest połączyć prywatne i firmowe wiadomości e-mail w jednym miejscu, aby mieć na oku oba. Jednak teraz, gdy nasze telefony komórkowe są tak inteligentne i wydajne, jak nasze laptopy (tablety itp.), Łączenie książek adresowych nie jest już konieczne.

Zasada 4: Uważaj na swoich odbiorców

Nawet jeśli Twój e-mail jest przeznaczony dla określonych odbiorców, może zostać przekazany do kogokolwiek, w dowolnym miejscu w firmie lub poza nią.

W świecie korporacji nigdy nie piszesz tylko do przyjaciela lub współpracownika. Zawsze należy zakładać, że e-maile będą czytane przez kogoś wyższego w firmie. Najlepszą opcją jest podejście do każdego e-maila tak, jakbyś pisał do swojego przełożonego, szefa przełożonego lub klienta.

Jednocześnie unikaj używania żargonu branżowego, akronimów lub słów, których może używać tylko twój profesor literatury na uczelni. Te rzeczy nie sprawiają, że wyglądasz mądrzej… to tylko denerwuje czytelnika (-ów) i sprawia, że ​​Twoja wiadomość jest trudniejsza do zrozumienia.

ZASADA 5: Uważaj na swój język

Nie oznacza to tylko „bez przekleństw” (lub zachowaj „PG” jak ocena filmu) - to powinno być oczywiste. Jeśli tak nie jest, spodziewaj się rozmowy z działem kadr.

„Uważaj na język” oznacza również, że zachowaj „komputer” (poprawne politycznie).

PAMIĘTAJ: Twój e-mail może przeczytać każdy z firmy lub spoza niej. Ponieważ nie ma sposobu, aby dowiedzieć się, kto może być ostatnim czytelnikiem, zachowaj neutralny język i ton.

A jeśli nie jesteś pewien?

1. Poproś zaufanego rozmówcę o przeczytanie e-maila i przekazanie opinii lub sugestii, w jaki sposób wiadomość mogłaby być lepsza.
2. Napisz wiadomość e-mail (bez adresatów), a następnie zapisz ją na chwilę w folderze „wersja robocza”. Następnego dnia (lub później tego dnia, jeśli masz termin), przejrzyj go.

• Czy nadal zawiera to, co myślałeś, że piszesz?
• Czy e-mail pokazuje, że jesteś profesjonalistą? Jeśli nie, napraw go lub poproś o pomoc.

Zachowaj BARDZO OSTROŻNOŚĆ podczas publikowania w mediach społecznościowych.

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, niezależnym wykonawcą itp. - powinieneś mieć osobne strony w mediach społecznościowych dla swojej firmy. Upewnij się, że Twoje komentarze i posty powinny być bezpośrednio związane z oferowanym produktem lub usługą.

Jeśli miałeś zły dzień, nie nadawaj go na Facebooku ani Twitterze i nie niszcz firmy, dla której pracujesz. Twój współpracownik lub przełożony znajomi z Facebooka (dawni i obecni) mogą nie rozumieć. Ponadto wiele firm ma teraz programy, które monitorują, jak i kiedy używana jest ich nazwa firmy i przez kogo (sprawdź podręcznik firmy).

Nie zapominaj - potencjalni pracodawcy spróbują wejść na Twoje strony, aby zdecydować, czy „dobrze pasujesz” do danej pracy. Nie trzeba wiele, aby podważyć swoją reputację (markę osobistą) i stracić na rozmowie kwalifikacyjnej lub ofercie pracy.

Twój najlepszy plan: odbierz telefon (tak, ta rzecz z numerami) i zadzwoń do kogoś, komu ufasz, aby wyładować swoje frustracje.

Kiedy pracujesz w środowisku korporacyjnym, ważne jest, aby pamiętać, że żadna z twoich wiadomości nie jest prywatna. Każdy wysłany przez Ciebie e-mail (zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny) może przeczytać każdy, kto jest zainteresowany tematem. Powiedz niewłaściwą rzecz, odpowiedz wszystkim lub wyślij do niewłaściwej osoby, a możesz narazić swoją reputację zawodową (markę osobistą), swoją pracę i firmę na ryzyko.

Ostatecznie najlepszą radą jest po prostu kierować się zdrowym rozsądkiem i tak bardzo, jak to tylko możliwe, oddzielić sprawy osobiste od biznesu. Jak przypomina nam film Ojciec chrzestny z 1972 roku: „To nie jest sprawa osobista, to biznes”.