5 sposobów, w jakie właściciel firmy może obniżyć koszty

Pięć porad i wskazówek dotyczących obniżania kosztów (dla właścicieli firm)

Marten Bjork przez Unsplash.com

W tej gospodarce prezesi chcą osiągnąć dwie rzeczy: zwiększyć przychody i obniżyć koszty. Skuteczne zarządzanie tymi dwoma obszarami, przychodami i kosztami, przynosi zwiększone zyski. Zarządzanie tylko jednym i ignorowanie drugiego często wiąże się z bólami głowy i stresem, aw niektórych przypadkach zamykaniem drzwi.

Prezesom i właścicielom firm łatwo jest skupić się na zwiększaniu przychodów. Zwiększanie przychodów oznacza pracę nad zadaniami krytycznymi dla misji, czyli innymi słowy, pracę nad zadaniami, które są „biznesem”, tj. Budowanie lepszego widgetu, sprzedaż dużych kont oraz znajdowanie lub zwiększanie przewagi konkurencyjnej.

Dla wielu kontrolowanie i ograniczanie kosztów to refleksja, a czasem rozproszenie. Koszty bezpośrednio związane z przychodami są zazwyczaj bardzo dokładnie monitorowane. Obejmują one koszty materiałów, sprzedaży i robocizny. Jednak niektóre koszty, które są związane z „prowadzeniem działalności”, takie jak funkcje księgowe (np. Płace, sprzedaż, sprzedaż), zarządzanie zasobami ludzkimi i zarządzanie dokumentacją można łatwo zignorować.

Brak kontroli lub monitorowania tych kosztów pośrednich zwykle prowadzi do kuli śnieżnej problemów, takich jak wzrost ilości odpadów, ryzyko oszustw, zawyżone koszty pracy i wyższe koszty alternatywne. Oto pięć sposobów, w jakie dyrektor generalny lub właściciel firmy może lepiej zarządzać kosztami pośrednimi i je redukować.

1. Zastosuj „metodę” do szaleństwa

Jedną z pierwszych rzeczy, które należy zrobić, aby uzyskać kontrolę nad działaniem wykonywanym przez Ciebie lub Twoją firmę, jest zastosowanie metodologii lub systemu do tej czynności. Na przykład, zamiast po prostu przeszukiwać losowy, niezorganizowany stos papierów za każdym razem, gdy szukasz czegoś konkretnego, możesz sortować artykuły alfabetycznie według tematu. Dzięki temu możesz szybciej znaleźć to, czego szukasz, za każdym razem, gdy uzyskujesz dostęp do tego stosu dokumentów.

Zastosowanie systemu alfabetyzacji artykułów oznacza, że ​​możesz znaleźć rzeczy w ciągu kilku sekund, a nie minut. Pomnóż te oszczędności za każdym razem, gdy czegoś szukasz, a następnie oblicz koszt swojego czasu, a zaczniesz dostrzegać, że coś tak prostego jak alfabetowanie dokumentów może zaoszczędzić pieniądze.

Papiery alfabetyczne to tylko przykład, do którego każdy może się odnieść i który ilustruje nieefektywność atakowania pracy bez procesu ułatwiającego wykonywanie pracy.

Zastosowanie standardowej metody do działalności biznesowej nazywa się „zarządzaniem procesami biznesowymi” lub BPM. Korzystając z powyższego przykładu, dokumenty nie są w magiczny sposób alfabetyczne, więc należy wprowadzić proces, aby upewnić się, że dokumenty są przechowywane w kolejności alfabetycznej.

2. Automatyzacja

Automatyzacja procesu może być jednym z najszybszych sposobów obniżenia kosztów. Zgadza się, koszty. Prawidłowo wykonana automatyzacja może zmniejszyć nie tylko koszty pracy. Automatyzacja może również obniżyć koszty naprawy defektów poprzez usunięcie błędu ludzkiego (i innych zmiennych) z procesu. Automatyzacja pomoże również ujawnić odpady i bardziej efektywnie wykorzystać zasoby.

Aby wyjaśnić kwestię obniżania kosztów pracy - automatyzacja niekoniecznie oznacza, że ​​będziesz w stanie zaangażować się w redukcję siły roboczej na dużą skalę. Oznacza to, że Twoi pracownicy będą mogli precyzyjniej skoncentrować swoje wysiłki i wykonać więcej pracy w krótszym czasie.

Automatyzacja nie oznacza wdrażania robotów ani wydawania ogromnych ilości kapitału na duże złożone systemy komputerowe. Wdrożenie zautomatyzowanego procesu może być tak proste, jak zbudowanie makra w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, lub może być tak złożone, jak wdrożenie całkowicie nowej platformy obrazowania dokumentów. W obu przypadkach, podobnie jak w przypadku stosowania „metody do szaleństwa”, powinieneś być w stanie określić, gdzie oszczędza się czas i / lub materiały, i przeliczyć to na dolary.

3. Technologia

Technologia jest środkiem automatyzacji, ale nie należy jej mylić z automatyzacją. Jak wspomniano powyżej, automatyzacja może być tak prosta, jak użycie programu Excel do obliczania zużycia materiałów lub bazy danych Access w celu wdrożenia prostego systemu śledzenia przepływu pracy. Technologia pozwala na przechwytywanie informacji w skali nieosiągalnej w procesie ręcznym.

Korzystanie z odpowiedniej technologii do odpowiedniego zadania powinno poprawić jakość, zwiększyć prędkość i zmniejszyć ilość odpadów. Technologii nie należy ograniczać, bo tylko silnik napędzający pracuje przez kolejne etapy usprawniania procesu, można go również wykorzystać do wprowadzenia pracy do systemu (np. Zeskanowania dokumentu papierowego lub otrzymania e-maila) i wyjścia z systemu (np., wypełnienie druku lub interfejs danych wyjściowych).

Odpowiednia technologia powinna ułatwić życie Twoim pracownikom i zacząć gromadzić cenne informacje o tym, jak dobrze Twoja firma wykonuje zarówno podstawowe, jak i administracyjne procesy.

4. Monitorowanie

Informacje są kluczem do usprawnienia procesów. Nie ma znaczenia, czy te informacje są gromadzone w ramach zautomatyzowanego procesu, czy też są kompilowane przy użyciu technologii. Ważne jest, aby mieć informacje na wyciągnięcie ręki, abyś mógł zidentyfikować kluczowe wzorce i trendy w celu określenia trajektorii kosztów dla Twoich procesów. Jako dyrektor generalny jesteś już zaznajomiony z przeprowadzaniem tego typu monitoringu na podstawie danych finansowych, danych rynkowych oraz podczas odczytywania kluczowych wskaźników wydajności swojej podstawowej działalności.

Informacje o wszystkich procesach w Twojej firmie powinny być dostępne dla wszystkich interesariuszy w Twojej organizacji. Umożliwia to tym interesariuszom (tj. Kierownikom biur, kierownikom ds. Zakupów, kierownikom magazynów itp.) Przeprowadzenie takiej samej analizy, jaką wykonałbyś dla całej firmy, ale na poziomie odpowiadającym ich obszarowi odpowiedzialności. Teraz Twoi interesariusze są upoważnieni do podejmowania świadomych decyzji dotyczących znaczącej zmiany procesu. Widzą korzyści (lub ich brak) płynące z tych zmian, rozpoczynając proces wypierania defektów procesowych i kosztów.

5. Własność

Teraz, gdy Twoi interesariusze mają informacje potrzebne do monitorowania swoich procesów, zaczną odczuwać większą odpowiedzialność i poczucie własności, a nie tylko zarządzać status quo. Interesariusze procesu, którzy czują, że przyczyniają się do dobrego samopoczucia firmy, spędzają więcej czasu na strategicznym myśleniu o tym, jak zaoszczędzić czas, pieniądze i inne zasoby organizacji; zamiast reaktywnego zarządzania kryzysami i przekroczeniami kosztów.

Czasami dyrektorowi generalnemu może być trudno zrzec się kontroli nad określonymi procesami. Ile razy powiedziałeś: „Wszystkie wydatki przekraczające 1000 USD muszą mieć moją zgodę” lub „Muszę zatwierdzić wszystkie nowe zamówienia na zatrudnienie”? Takie postępowanie spowalnia elastyczność Twojej firmy; pozwalając menedżerom wykonywać swoje zadania, możesz wykonywać swoje. Zrzeczenie się własności na rzecz menedżerów jest znacznie łatwiejsze, gdy stosowana jest metoda, technologia i monitorowanie.

Wniosek

Zmiana sposobu działania firmy (tj. Wdrożenie zmiany procesu) zawsze wiąże się z kosztami. Każda zmiana w procesie powinna przynajmniej zasługiwać na szybką analizę kosztów i korzyści. Im większa zmiana, tym głębsza analiza. Analiza zmian procesu może być skomplikowanym przedsięwzięciem. Ilościowe określenie oszczędności kosztów w obszarach takich jak odpady i jakość może być trudniejsze niż w przypadku czasu i zasobów.

Wdrożenie metody, automatyzacji, technologii, monitorowania i własności przybliża Cię do możliwości określenia prawdziwego kosztu doskonalenia poprzez dostarczenie informacji niezbędnych do podjęcia tych decyzji. Poprawa procesu zwykle wymaga czasu, aw niektórych przypadkach koszt usprawnienia procesu jest obciążany z góry w projekcie. Nie trać z oczu długoterminowych celów i zbyt wcześnie rezygnuj z projektu poprawy procesu.

Te sposoby zarządzania kosztami są sprawdzone w czasie. Na rynku istnieje wiele metodologii, które możesz wdrożyć, a także rozwiązania programowo-sprzętowe, które dostarczą Ci informacji niezbędnych do efektywniejszego prowadzenia biznesu. Jako CEO to do Ciebie należy zainicjowanie procesu zmian.