Uzgodnij budżet: szacunki, priorytety i zasoby finansowe oraz cel i korzyści budżetowania

Ten artykuł został napisany w oparciu o jednostkę NVQ „ Uzgodnij budżet ”. Jest to jednostka poziomu 3 z wartością kredytu 4.

To urządzenie składa się z dwóch części; pierwsza część jest oceniana na podstawie wiedzy i zrozumienia, osobistych wypowiedzi, pytań, dyskusji i innych dowodów. Druga część jest oceniana na podstawie dowodów w ramach różnych procedur.

Co to znaczy uzgodnić budżet

Jeśli masz określone ilościowo cele, które musisz osiągnąć, lub wiesz, że musisz radzić sobie z krytycznymi sytuacjami, które mogą się pojawić w dowolnym momencie, będziesz potrzebować planu. Będziesz musiał zaplanować swoje oszczędności, dochody i wydatki, i dotyczy to zarówno celów osobistych, jak i biznesowych. Krótko mówiąc, będziesz musiał „uzgodnić budżet”.

Co to jest budżet?

Budżet to dokument finansowy, który planuje przyszłe oszczędności, wydatki, dochody i wydatki. Budżet może być zaplanowany przez osoby fizyczne, firmy lub organizacje, aby przewidzieć, czy mogą działać przy planowanych dochodach i wydatkach. Budżet da również wyobrażenie o tym, jak firma będzie się zachowywać w następnym roku finansowym.

Wiele rodzajów budżetów

Może istnieć wiele różnych rodzajów budżetów w zależności od sytuacji lub części przedsiębiorstwa, a także dostępnych danych finansowych.

• Gdy dostępne są niewystarczające dane finansowe, przygotowywany jest budżet na podstawie szacunków z poprzedniego roku i nazywa się to budżetem prognozowanym.
• Budżet oparty na ilości gotówki wydanej w następnym roku budżetowym nazywany jest budżetem gotówkowym.
• Jeśli obliczane są koszty rozpoczęcia nowej firmy, w tym koszty wszystkich aktywów wymaganych do rozpoczęcia działalności, wówczas nazywa się to budżetem na rozpoczęcie działalności.
• I istnieje wykonaniu budżetu s, które są oparte na usługach lub projektów, w których budżety są tworzone przez oceniając każdy element.
• Oszacowanie przyszłej sprzedaży firmy nazywa się budżetem sprzedaży.

Istnieje wiele innych rodzajów budżetów, a wszystkie zależą od celu, celów i innych czynników.

Dlaczego tworzenie budżetu jest ważne?

Planowanie z budżetem da ci jasny obraz tego, ile pieniędzy przyjdzie i ile będziesz wydawać. Zanim więc coś wydasz, możesz zdecydować, czy będzie to miało wpływ na finanse w danym roku. Możesz ustalać priorytety, osiągać cele, zmniejszać niechciane wydatki i efektywnie zarządzać pieniędzmi. Stworzenie budżetu uwolni Cię od stresu i wątpliwości, bo już wiesz, co masz i czego się spodziewać.

Umiejętności i procesy potrzebne do opracowania budżetu

Istnieje wiele procesów, które należy poznać i zrozumieć przed opracowaniem i uzgodnieniem budżetu. Niektóre z nich omówiono poniżej:

• Jak korzystać z szacunków przy opracowywaniu projektu budżetu (sekcja 1.1)
• Jak określić priorytety i zasoby finansowe potrzebne do przygotowania budżetu (sekcja 1.2)
• Cel i korzyści z określenia priorytetów podczas przygotowywania budżetu (sekcja 1.3)
• Cel i korzyści oceny i uzasadnienia szacunkowych kosztów i dochodów (sekcja 1.4)

Dowiedz się, jak opracowywać budżety

Opracowywanie budżetu składa się z różnych etapów i należy wziąć pod uwagę różne czynniki. Tworzony jest projekt budżetu zawierający propozycje wydatków i inwestycji na wspomniany okres budżetowy.

Wyjaśnij, jak korzystać z szacunków podczas opracowywania projektu budżetu (sekcja 1.1)

Tworząc projekt budżetu, bierze się pod uwagę budżet z poprzednich lat budżetowych, rachunki wyników i przepływy pieniężne firmy. Projektując dochody i wydatki, bądź bardzo ostrożny i konserwatywny oraz zawsze używaj poprawnych i określonych rzeczywistych danych, jeśli masz je pod ręką. Przygotuj się również na zarządzanie odchyleniami w szacunkowych wartościach budżetu.

Uwaga: Jeśli nie masz rzeczywistych danych, szacując wydatki, oszacuj najwyższą możliwą, na przykład najwyższy rachunek za media; szacując dochód, zgadnij niską wartość, na przykład weź wartość, która przyniosła najmniejszy dochód za usługę.

Korzystając z szacunków do opracowania projektu budżetu, przygotuj listę wszystkich zasobów, które będą potrzebne do opracowania budżetu. Zbierz wszystkie zasoby, a następnie ostatecznie połącz je, aby opracować budżet. Będziesz musiał to przygotować przed rozpoczęciem roku finansowego (podatkowego).

Ważne fakty, których należy przestrzegać podczas wykonywania powyższego procesu, to:

• Musisz stworzyć listę wszystkich wydatków. Kategoryzuj wydatki oddzielnie i narysuj listę. Na przykład materiały biurowe, sprzęt, wynagrodzenia i ubezpieczenie. Przygotuj szacunkową listę wydatków i wykorzystaj wydatki z poprzedniego roku w celach informacyjnych.
• Poszukaj ograniczeń, takich jak maksymalna lub minimalna kwota wydatków lub okresy przydzielone na określone zadania i projekty, i weź je pod uwagę.
• Następnym krokiem jest stworzenie listy wszystkich dochodów. Skategoryzuj jak powyżej i przygotuj listę wszystkich źródeł, z których będziesz mieć dochód oraz szacunkową kwotę z każdego z nich. Na przykład dochód ze świadczonych usług, dostarczonych produktów, finansowania zewnętrznego, podatków, sprzedaży lub wszelkich wydarzeń związanych ze zbieraniem funduszy.
• Utwórz powiązanie między dochodami a wydatkami. Masz listę zarówno dochodów, jak i wydatków. Znajdź źródło dochodu, które pomoże w wydatkach, i utwórz interaktywny zarys.

• Przygotowując budżet najlepiej zasięgnąć rady doświadczonych i wykwalifikowanych osób, ponieważ nie każdy potrafi samodzielnie opracować budżet, zwłaszcza w dużych organizacjach lub firmach.
• Mając listę wydatków, opracuj listę z priorytetami, biorąc pod uwagę, jakie wydatki przyczyniają się do rozwoju organizacji lub do osiągnięcia określonego celu. Zapisz szacunkowe wydatki dla każdego priorytetowego zadania (weź pod uwagę wszystkie wydatki, takie jak personel, wynagrodzenie, transport, zasoby, rachunki za media i wszelkie inne powiązane wydatki).
• Nie zakładaj, że dochód i wydatki będą ściśle dopasowane. W każdej chwili mogą pojawić się nieoczekiwane wydatki, dlatego rozsądnie jest zarezerwować pieniądze na różne wydatki.

• Zrób listę rzeczy, które chciałbyś wdrożyć po raz pierwszy w nowym roku podatkowym; na przykład podwyżka płac, rozbudowa lub remont powierzchni biurowej. Utwórz listę szacowanych wydatków na te rzeczy.
• Najlepszym sposobem zestawienia wszystkich powyższych danych jest skorzystanie z arkusza kalkulacyjnego z wyszczególnionymi dochodami i wydatkami wraz ze źródłami. Jeśli prognozowane wartości dochodów i wydatków są w przybliżeniu równe, wówczas budżet nazywa się budżetem zrównoważonym. Jeśli Twoje wydatki są niższe niż dochody, masz nadwyżkę i możesz sprawdzić, czy można coś z tym zrobić, aby ulepszyć biznes lub organizację. Jeśli wydatki są wyższe niż dochody, wystąpi deficyt, a organizacja będzie musiała szukać sposobów ograniczenia wydatków; na przykład do cięcia rachunków za media i materiałów piśmiennych lub szukania okazji do zbierania funduszy lub darowizn.

Uwaga: w miarę zdobywania doświadczenia w opracowywaniu budżetów tworzenie budżetów na nadchodzące lata stanie się łatwiejsze. Będziesz wiedział, gdzie szukać informacji i zasobów oraz jak określać priorytety.

Wyjaśnij, jak określić priorytety i zasoby finansowe potrzebne do przygotowania budżetu (sekcja 1.2)

Aby utrzymać biznes na dobrej drodze, należy poprawnie określić priorytety (budżetowanie według priorytetów), a finanse dobrze zaplanować i zarządzać nimi.

Logika stojąca za budżetowaniem według priorytetów polega na tym, że zasoby finansowe muszą być przydzielane do pozycji budżetu - na przykład usług lub projektów - w oparciu o skuteczność tej pozycji budżetu w osiąganiu celów i zadań o dużej wartości dla organizacji. Zatem pozycje w budżecie są uszeregowane na podstawie powyższych faktów, a fundusze są odpowiednio przydzielane.

Musimy teraz przyjrzeć się sposobom określenia priorytetów i zasobów finansowych.

Jak ktoś może określić priorytety?

Potrzebujesz umiejętności, doświadczenia, logicznego myślenia i dobrej wiedzy o tym, jak działa lub działa organizacja. Jeśli przygotowałeś budżet na poprzedni rok, będziesz miał wyobrażenie, w jaki sposób zidentyfikowałeś te czynniki, a to ułatwi ci zadanie. Pozycje priorytetowe to usługi, które oferują najwyższą wartość dla organizacji lub firmy.

Niektóre sposoby na określenie priorytetów podczas opracowywania budżetu

• Jeśli sporządzałeś budżety w poprzednich latach, użyj jako podstawy tych list przewidywanych dochodów i wydatków. Skorzystaj z ostatniego sprawozdania finansowego firmy lub organizacji, aby uzyskać dane dotyczące sprzedaży i zysków. Mogą wystąpić drobne zmiany lub wahania niektórych liczb, a priorytety również by się zmieniły. Zanotuj wszystkie te zmiany i weź pod uwagę wszystkie powyższe czynniki podczas opracowywania budżetu.

• Ustalając priorytety pozycji w budżecie, dokładnie przyjrzyj się każdej pozycji i jej znaczeniu dla organizacji. Zbadaj obszary, na które ta pozycja będzie miała wpływ, i wymień wydziały od niej zależne; na przykład ulepszanie usług IT, ulepszanie technologii, cięcie kosztów, produktywność w miejscu pracy itp. Poproś odpowiednie osoby o informacje i pomysły - na przykład personel wyższego szczebla lub menedżerów, w zależności od organizacji - i podejmij decyzję o nadaniu pozycji priorytet.
• Poszukaj podstawowych celów, do których dąży organizacja, na przykład dobrostanu społeczności, wspierania zdrowego trybu życia, świadczenia wysokiej jakości usług dla osób starszych lub dostarczania wysokiej jakości produktów domowych po rozsądnych cenach. Utwórz plan strategiczny, aby określić priorytety.
• Możesz przeprowadzać ankiety, spotkania lub grupy fokusowe, w tym z udziałem opinii publicznej, w celu podjęcia decyzji o nadaniu usłudze priorytetowi.

Kiedy już zostanie podjęta logiczna decyzja na liście priorytetów, musimy przydzielić zasoby na te rzeczy. Aby to zrobić, musimy zidentyfikować zasoby finansowe.

Sposoby identyfikacji zasobów finansowych potrzebnych do przygotowania budżetu

Zasoby będą potrzebne na bieżące wydatki, wydatki krótkoterminowe i wydatki jednorazowe.

• Przejrzyj listę priorytetów dla swoich wydatków. Możesz odnieść się do wzorca alokacji zasobów z poprzedniego roku i śledzić go lub wprowadzić zmiany, jeśli dostępna jest bardziej praktyczna i korzystniejsza alternatywa. Jeden element może wymagać większego finansowania niż inny, tylko dlatego, że ma wyższy priorytet. Niektóre usługi mogą mieć wspólne finansowanie.
• Przyjrzyj się każdemu wydatkowi i nakreśl wszystko, co zależy od tego konkretnego wydatku; na przykład działy, obszary usług i obszary operacji. Zbadaj wpływ budżetu na te obszary działalności i korzystając z tych informacji, przygotuj listę priorytetów. Odnieś się do poprzednich sprawozdań finansowych. Dowiedz się, jakie korzyści przyniosą wydatki w tych obszarach, uznając je za priorytetowe.
• Sprawdź, czy są wystarczające środki na wszystkie pozycje, które mają określony priorytet, a jeśli brakuje, możesz poszukać sponsorów, zorganizować imprezy, aby zebrać pieniądze lub współpracować z organizacjami partnerskimi, aby zmniejszyć lub podzielić wydatki.

Uwaga: w zależności od organizacji lub firmy, dla której pracujesz, jej wielkości i sposobu działania, możesz potrzebować jednego budżetu ogólnego lub wielu budżetów indywidualnych na różne operacje.

Wyjaśnij cel i korzyści płynące z określenia priorytetów podczas przygotowywania budżetu (sekcja 1.3)

Wiedza o tym, jak zidentyfikować priorytety przy opracowywaniu budżetu, ma również wiele zalet.

Cele i korzyści płynące z określenia priorytetów przy sporządzaniu budżetu to:

• Budżet pomaga efektywnie zarządzać dostępnymi pieniędzmi.
• Identyfikacja priorytetów i dostępnych zasobów pomoże przydzielić odpowiednie zasoby do odpowiednich lub priorytetowych projektów.
• Gdy masz już dobrze zaplanowany budżet, możesz skutecznie monitorować wyniki organizacji, aby sprawdzić, czy cele i zadania zostały osiągnięte. Każdy błąd, który wystąpił w decyzjach budżetowych lub jakiekolwiek słabe / niskie wyniki w biznesie z powodu nieefektywnego budżetowania, mogą zostać wykorzystane do usprawnienia procesu podejmowania decyzji w przyszłości.

• Potrafisz zaplanować przyszłe cele, zadania i wyniki organizacji.
• Skuteczna identyfikacja priorytetów pomoże w dokładniejszym określaniu przyszłych budżetów.
• Będziesz miał jasne wyobrażenie, kiedy podjąć niezbędne działania, jeśli coś pójdzie poza plan.
• Będziesz w stanie zidentyfikować problemy jeszcze zanim się pojawią, ponieważ będziesz monitorować budżet: na przykład pilne potrzeby finansowe lub problemy z przepływem gotówki.
• Właściwe budżetowanie według priorytetów pomoże w sprawnym funkcjonowaniu organizacji i zwiększy motywację pracowników.

Wyjaśnij cel i korzyści oceny i uzasadnienia szacunkowych kosztów i dochodów (sekcja 1.4)

Po określeniu priorytetów i zasobów dla pozycji budżetu należy odłożyć koszty dla każdej pozycji w budżecie. Aby zrobić to skutecznie, musisz zbadać i oszacować kwotę wymaganą dla każdej pozycji w budżecie. W tym procesie przeprowadzana jest analiza kosztów i korzyści.

• Jesteś w stanie ocenić, czy jakakolwiek pozycja budżetu jest zgodna z zasadami rządzącymi działalnością organizacji.
• Możesz ustalić, czy korzyści płynące z działania przewyższą koszty lub czy wydajność wzrośnie w wyniku budżetu.
• Będziesz mógł określić, czy potrzebne są dodatkowe środki budżetowe, czy powód jest odpowiedni lub czy są one uzasadnione.
• Możesz uniknąć zmian wprowadzonych w ostatniej chwili lub skorygować nadchodzące plany budżetowe i być gotowym na stawienie im czoła.
• Możesz zidentyfikować obszary, które mogą wymagać dodatkowych wydatków, na przykład projekty, które mogą wiązać się z dodatkowymi wydatkami, i być przygotowanym
• Możesz mieć pewność, że szacunki są realistyczne i dokładne i realizować je bez obaw.
• Możesz obniżyć koszty lub uniknąć kosztów, oceniając, czy uznasz, że wydatek nie jest wymogiem ani potrzebą.
• Będziesz mógł łatwo zdecydować, czy umowy (przekazanie projektu agencjom kontraktowym) będą bardziej opłacalne niż organizacja bezpośrednio pracująca nad projektem.

Oto artykuł towarzyszący o negocjowaniu budżetów zastępowanych i umiejętnościach wymaganych do uzgodnienia budżetu.

Mam nadzieję, że te informacje okażą się przydatne. Nie wahaj się zostawić swoich sugestii, doświadczeń i pomysłów w sekcji komentarzy poniżej.

Dziękuję za zatrzymanie się.

Wszystkiego najlepszego!

Livingsta