Przykład arkusza księgowego dla małych firm

Jeśli jesteś właścicielem firmy, nie możesz ignorować księgowości

Jeśli masz własną małą firmę, prowadzenie dobrej dokumentacji jest koniecznością. W rzeczywistości może to być nawet wymóg rejestracji lub uzyskania licencji. W dowolnym momencie musisz mieć możliwość sprawdzenia, czy Twoja firma jest opłacalna, czy nie. W okresie podatkowym jeszcze ważniejsze jest prowadzenie dobrej dokumentacji biznesowej przez cały rok, w przeciwnym razie możesz skończyć w gorącej wodzie z organami podatkowymi.

Skonfiguruj proste arkusze kalkulacyjne dla rekordów dochodów i wydatków. Jeśli przyzwyczaisz się do wprowadzania elementów do arkuszy kalkulacyjnych w dniu, w którym się one pojawią, wkrótce przekonasz się, że nabrałeś nowego nawyku i będziesz miał dobre wyniki biznesowe. Poniższa dyskusja ma służyć jako wskazówka, a przykłady są oparte na kimś, kto prowadzi małą firmę usługową - w tym przypadku pisze i redaguje - z domu i który nie ma pracowników.

Jakie rekordy muszę przechowywać?

Wymagania różnią się w zależności od jurysdykcji, dlatego zawsze dobrze jest skontaktować się z władzami stanowymi lub prowincjonalnymi, a także z federalną agencją podatkową, aby upewnić się, że rozumiesz, co musisz zrobić w zakresie księgowości.

Ogólnie rzecz biorąc, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej roczny bilans nie jest wymagany, a przechowywanie arkuszy kalkulacyjnych jest wystarczające. Prawdopodobnie odkryjesz, że jako właściciel firmy obowiązują przepisy, które zobowiązują Cię do prowadzenia dokumentacji biznesowej przez kilka lat. Konieczne może być również uzyskanie „numeru biznesowego” od urzędu skarbowego w celu zgłoszenia podatków związanych z firmą.

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentacji do celów podatkowych, należy zawsze upewnić się, że zachowuje się dowód w celu wykonania kopii zapasowej każdego wpisu w arkuszach kalkulacyjnych. Nazywa się to ścieżką audytu. Ta ścieżka audytu obejmuje takie elementy, jak faktury za usługi i pokwitowania za dokonane zakupy. Jeśli w ogóle korzystasz z samochodu w swojej firmie, musisz rejestrować przebieg poniesiony w celach biznesowych, koszt paliwa, koszt licencji oraz napraw / konserwacji. Należy również śledzić rachunki za telefon i inne rachunki za media, w tym za dostawcę Internetu. Proste arkusze kalkulacyjne, które możesz skonfigurować za pomocą oprogramowania takiego jak Microsoft Excel, pomogą Ci nad wszystkim zapanować.

Zapisy dochodów

Wystarczy kilka prostych kroków, aby skonfigurować arkusz kalkulacyjny do rejestrowania dochodu generowanego przez małą firmę. Jeśli chcesz, możesz naprawdę wdrożyć wiele szczegółów, ale prostota jest ogólnie lepsza i powstrzyma Cię przed postrzeganiem księgowości jako obowiązkiem.

Zasadniczo wszystko, co musisz zrobić, to zarejestrować źródła dochodów. Jeśli dochód pochodzi z faktury, którą wystawiłeś klientowi za świadczenie usługi, zwróć uwagę na szczegóły. Twoja ścieżka audytu lub „dowód” dla tych transakcji może obejmować wyciągi PayPal, wyciągi bankowe i faktury utworzone dla klientów.

Nagłówki kolumn mogą zawierać dowolne informacje, ale powinny zawierać przynajmniej datę transakcji lub faktury, nazwę klienta, opis świadczonych usług, numer faktury sprzedaży (aby można było znaleźć odnośniki i podać ścieżka audytu) oraz wszelkie zastosowane podatki.

Możesz także tworzyć formuły w różnych komórkach, aby nadal wyświetlać sumy, a jeśli jesteś biegły w obsłudze arkuszy kalkulacyjnych, możesz na przykład tworzyć łącza do innych arkuszy. Poniższa próbka służy jako ilustracja do prostych rejestrów dochodów.

Dochód od klientów pokazujący numer faktury

greenlamplady (Kaili Bisson)

Ewidencja wydatków

Podobnie jak w przypadku ewidencji dochodów, prostota po stronie wydatków naprawdę sprawi, że będzie to stosunkowo szybkie i łatwe. Zapisz wszystkie uzasadnione wydatki, które ponosisz w swojej firmie, w dniu, w którym wystąpią. Spróbuj użyć deskryptorów lub typów wydatków, takich jak te używane przez organy podatkowe, ponieważ to naprawdę pomoże ci, gdy przyjdzie czas na rozliczenie podatków. Oto kilka przykładów:

Reklama
Biznes - wykorzystanie wydatków domowych
Kieszonkowe dzieci
Telefon i media

Ponownie, nagłówki kolumn mogą zawierać wszystko, co chcesz, ale przynajmniej powinny zawierać datę transakcji, typ transakcji, nazwę dostawcy, wydaną kwotę i wszelkie zastosowane podatki. Zachowaj wszystkie pokwitowania i rachunki jako dowód. Możesz ponownie utworzyć formuły w komórkach, aby nadal wyświetlać sumy różnych rodzajów wydatków. Poniżej przedstawiono prosty arkusz kalkulacyjny wydatków.

Wydatki według rodzaju z naliczonymi podatkami

Pobierz aplikację do śledzenia wydatków

Istnieje również wiele aplikacji, które można pobrać na urządzenie z systemem Android lub iOS, które pozwolą Ci śledzić wydatki biznesowe.

Większość z tych aplikacji łatwo integruje się z pakietami takimi jak QuickBooks, a także z Excelem, zapewniając spokój ducha, że wszystkie wydatki są rejestrowane. Niektóre aplikacje pozwalają nawet na wysyłanie faktur pocztą elektroniczną do klientów - to duża oszczędność czasu dla każdej małej firmy.

Zachowaj nawyk arkusza księgowości

Teraz zacznij nabrać nawyku spędzania czasu na księgowych arkuszach kalkulacyjnych każdego dnia. Wkrótce odkryjesz, że nie zajmie to czasu, jeśli będziesz nad tym zapanować, aw momencie opodatkowania będziesz bardzo zadowolony, że to zrobiłeś.

Jak długo trwa tworzenie nawyku?

Wypracowanie nowego nawyku zajmuje co najmniej 2 miesiące. Ale nie rozpaczaj! Wystarczy kilka minut dziennie, aby dodać kilka wpisów do arkusza kalkulacyjnego.