Projektowanie strony tytułowej propozycji biznesowej

Przeglądając Internet, zauważyłem, że istnieje wiele terminów używanych zamiennie z „stroną tytułową”, które mogą powodować zamieszanie. Strona tytułowa, strona tytułowa i list motywacyjny to różne elementy używane do różnych celów.

Strona tytułowa jest tym, co poprzedza jakiś długi raport - na przykład propozycje kontraktów lub projektów, propozycje dotacji lub raporty biznesowe - a proces projektowania jest w zasadzie taki sam dla każdego z nich. W tym przypadku posłużę się przykładem propozycji kontraktu (lub oferty) napisanej w odpowiedzi na „Zapytanie ofertowe” wydane przez agencję rządową (w stylu innym niż APA).

Strona tytułowa przeznaczona na (nierzeczywistą) propozycję - w celu przygotowania instrukcji, jak przeprowadzić audyty systemów nawadniających. Zwróć uwagę, jak dobrze zdjęcie ilustruje projekt, ale nie dominuje.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (obie)

Co to jest zapytanie ofertowe (RPF)?

Zapytanie ofertowe to szczegółowy dokument, zwykle publikowany przez agencję rządową, który informuje społeczeństwo, że ma projekt, na który chcą licytować. Dobrze napisane zapytanie ofertowe opisuje cel, do którego dąży agencja, powód projektu, jego tło i szczegóły tego, co chce zrobić.

Jeśli piszesz ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, ważne jest, aby napisać ją w takiej samej kolejności, o jaką prosi agencja. Jeśli tego nie zrobisz, agencja to wyrzuci. Czemu? Widzą to jako niechęć oferenta do dostosowania się do potrzeb agencji, co oznacza, że mogą spodziewać się problemów w trakcie realizacji zamówienia, jeśli to Ty zostaniesz wybrany. To powiedziawszy, istnieje standardowy sposób organizacji większości wniosków.

Format oferty biznesowej

W standardowej ofercie biznesowej, przednia i tylna strona tytułowa zawierają dokument. Przednia okładka jest jak okładka magazynu z grafiką, ładnym designem, wyświetlającą kluczowe informacje i wydrukowaną na kartonie.

Naprawdę duża propozycja może mieć stronę tytułową, która, jeśli o nią poproszą, trafia bezpośrednio do okładki. Strona tytułowa powinna być prawie lub wyłącznie tekstem, zwykle czarno-białym w czytelnym formacie, z wyróżnionym tytułem wniosku.

Następnie znajduje się pismo kierownicze firmy lub spis treści (TOC), w dowolnej kolejności, o którą prosi zapytanie ofertowe. Następnie pojawia się reszta treści, z każdą sekcją i numerem strony wymienionym w spisie treści. Tylna okładka rozszerza podstawową kolorystykę frontu, ale nie ma nic więcej.

Tylna okładka jest zgodna z kolorystyką, ale jest minimalistyczna. Jedyny tekst na tej okładce to nazwa i adres firmy. Równie dobrze mógłby to być jakiś powiązany cytat, w zależności od rodzaju raportu.

Przykłady i cechy stron tytułowych

Strona tytułowa propozycji to pierwsza rzecz, jaką każdy zobaczy na temat Twojej propozycji. Musi odzwierciedlać to, kim jesteś, i być rozpoznawalnym. Dobra strona tytułowa ma następujące cechy:

Wygląda schludnie i czysto.
Komponenty są pouczające i dobrze zorganizowane, ale dość proste.
Layout jest atrakcyjny w sposób, który odzwierciedla firmę lub projekt.
Tekst zawiera nazwę firmy, adres i logo, nazwę propozycji, jej termin wykonania oraz adresata propozycji.

Poniższe przykłady zostały zaprojektowane przez przedsiębiorstwa wodociągowe lub instytucje rządowe związane z Państwowym Departamentem Zasobów Wodnych. Wszystkie obejmowały wnioski o wypłaty dotacji na projekty związane z ochroną wód lub rekultywacją. Jak widać, bardzo się od siebie różnią. Każdy ma swoje mocne i słabe strony.

Pierwszy przykład z Miasta Wyżyny jest dość dobrze rozplanowany i zawiera większość potrzebnych informacji. Nie jest to jednak zbyt atrakcyjne, mając czarno-białe logo Upland jako jedyną grafikę. Przydałoby się przesunięcie całego tekstu bliżej siebie, dzięki czemu wokół krawędzi jest więcej białej przestrzeni. Logo i drugie pole tekstowe można przesunąć nieco bliżej nazwy miasta, aby utworzyły dużą grupę. Potrzebuje również daty przesłania, którą dodałbym na końcu drugiego pola tekstowego.

Drugi przykład, z Riverside County Flood Control District, wykorzystuje bardziej kolorowe logo hrabstwa jako grafikę - dobrze umieszczone i powiększone. Mały tekst w prawym górnym rogu to data złożenia wniosku. Pierwsze główne pole tekstowe wygląda trochę niezręcznie z krótką linią lat, po której następuje długa linia programu stypendialnego, a następnie znowu krótkie linie. Zmieniłbym to na kilka mniejszych, ale skutecznych sposobów:

Przenieś datę przesłania tuż pod słowa „PROPOZYCJA DOTACJI” i zwiększ jej rozmiar. Podnieś obie linie, aby stanowiły oddzielną grupę od reszty. Te następnie stają się „tytułem” dokumentu.
W następnym polu tekstowym usuń lata i przenieś najdłuższy wiersz na dół tej grupy. Następnie staje się programem Departamentu Zasobów Wodnych, którym jest. Wizualnie sprawia, że grupa tekstowa nad logo wygląda podobnie (ale odwrócona) do grupy pod logo. Razem oprawiają logo.

Trzeci przykład, z Reclamation District 2107, ma piękną fotografię zalanego obszaru, bezpośrednio związaną z projektem, dla którego ubiegają się o finansowanie, ale formatowanie nie jest zbyt atrakcyjne. Znacznie lepiej byłoby, gdyby zdjęcie było trochę mniejsze i lekko oprawione, a tekst większy, umieszczony trochę bliżej zdjęcia. Data może pozostać krótka. Aby wyglądać na zrównoważony, biały obszar na górze i na dole strony musi być większy niż odstępy między tekstem a zdjęciem.

Zwróć uwagę na rzeczy, które mają ze sobą wspólnego:

Tekst określający, czym jest dokument (propozycja 13 finansowania, propozycja dotacji, wniosek o dotację).
Nazwa projektu, którego dotyczy wniosek o finansowanie.
Nazwa agencji zgłaszającej (siebie).

Co ich nie łączy, ale jest pożądane:

Dwie mają randki.
Dwa mają logo.
Tylko hrabstwo Riverside wymienia agencję, do której przedkładane jest stypendium.

Trzy próbki rzeczywistych stron tytułowych. Wszystkie są wnioskami o dotacje od agencji rządowych na projekty wodne (stąd są domeny publicznej).

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Pożądane elementy na stronie tytułowej

Trzy przykłady stron tytułowych pokazane powyżej zawierają niektóre z tych elementów, ale żaden z nich nie zawiera wszystkich. Najbliżej znajduje się hrabstwo Riverside.

Pozycja	Okolica górska	Nadrzecze	Dystrykt 2107
Rodzaj dokumentu	x	x	x
Nazwa projektu	x	x	x
			x
Prześlij do nazwy		x
Prześlij z imię i nazwisko	x	x	x
Logo zgłaszającego	x	x
Data przesłania		x	x

Projektowanie strony tytułowej

Jeśli piszesz wiele propozycji (lub raportów), które wymagają stron tytułowych, zawsze pomocne jest ustalenie rutyny projektowej. Oto kolejność, którą proponuję:

Sprawdź zapytanie ofertowe pod kątem wymagań dotyczących strony tytułowej.
Wybierz tekst.
Wybierz grafikę związaną z rodzajem oferty (w tym logo). Strona tytułowa i treść wniosku muszą być zgodne, ponieważ okładka jest wstępem do treści. Jeśli propozycja dotyczy projektu przeprowadzającego audyty wodne, umieść zdjęcie na stronie tytułowej osoby wykonującej test równomierności nawadniania lub oglądającej tryskacze z podkładką w ręku lub coś, co odzwierciedla charakter propozycji. Nie umieszczaj zdjęcia, na którym mówisz do grupy ludzi, nawet jeśli może to dobrze wyglądać, jeśli ta umiejętność nie jest wymagana.
Wybierz schemat kolorów, który pasuje do logo lub kolorów na głównym zdjęciu.
Opracuj podstawowy układ. Dodaj schemat kolorów, a następnie pola tekstowe i tekst, a następnie grafikę i towarzyszący im tekst.
Przesuwaj grafiki i pola tekstowe, eksperymentując z różnymi lokalizacjami i składami, aż cała okładka będzie dokładnie taka, jak chcesz.
W pewnym momencie opracujesz okładkę, o której wiesz, że jest oszałamiająca. Jeśli tak, po zapisaniu przekształć go w szablon, aby móc go ponownie używać z innymi propozycjami.

Ogólny format powyższej strony tytułowej to jeden z trzech pasm, z których każdy pogłębia się, a cięższy na dole. Wierzch to pas zieleni i błękitu, reprezentujący kolory środowiska i wody. Druga pozycja pośrodku przedstawia nazwę projektu, wraz ze zdjęciem ilustrującym rodzaj podręcznika do napisania oraz odpowiednie umiejętności wymienione obok. To stawia projekt i moje do niego kwalifikacje w centralnej, przyciągającej wzrok pozycji. Dolne pasmo składa się z bloku tekstu zawierającego dane dotyczące zgłoszenia: moja firma i adres, ich firma i adres oraz data przesłania. Oko w naturalny sposób przesuwa się w prawo do małego, pasującego zielonego elementu „logo”, nieświadomie wiążąc je razem w szeroki dolny pas.Białe przestrzenie między pasmami równoważą się i sprawiają, że okładka wygląda na „czystą”.

Analizowanie takich stron tytułowych może naprawdę wyszkolić Twoje oko. Kiedy projektujesz i analizujesz swój własny, może to być przerażające kilka pierwszych razy. Ale proces stanie się bardziej interesujący, gdy się zrelaksujesz, staniesz się bardziej kreatywny i zaczniesz widzieć wyniki.

Aby ominąć strach, czasami warto skorzystać z szablonu stworzonego przez kogoś innego - Twojego programu komputerowego lub online - albo propozycji dotyczącej kogoś innego, zanim przyjechałeś.

Najpierw umieściłem kolory i linię środkową jako przewodnik. Następnie dodano tytuł propozycji, następnie adresy i zdjęcie logo.

Skończyło się zdjęciem wybranym do reprezentowania projektu, wraz z kilkoma odpowiednimi umiejętnościami. Następnie przesuwaj obiekty lekko na boki oraz w górę iw dół, aby znaleźć najlepszą równowagę.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (obie)

Szablon strony tytułowej

Jeśli zdecydujesz się spróbować użyć szablonu, znajdź kolekcję w swoim oprogramowaniu lub w Internecie i przejrzyj kilka szablonów, które są podobne do Twojej firmy. Mając na uwadze już ustalone elementy projektu (kolory, tekst, grafika) zacznij zastępować obiekty w jednym z szablonów własnym materiałem i zobacz, co się stanie. Kiedy robisz to samo z innymi, prawdopodobnie okaże się, że ten wyróżnia się znacznie lepiej niż inne.

Następnie, jeśli jesteś podobny do mnie, prawdopodobnie zobaczysz kilka zmian, które chcesz wprowadzić w tym, który lubisz najbardziej. Dokonasz zmian i zobaczysz inny. Zanim się zorientujesz, stworzysz ten szablon jako swój własny. Pamiętaj, aby zapisać go w innym miejscu, aby można go było łatwo znaleźć ponownie. Po utworzeniu szablonu znacznie łatwiej będzie w przyszłości tworzyć strony tytułowe przy użyciu tego samego układu.

Należy pamiętać, że chociaż strona tytułowa robi pierwsze wrażenie, nie jest to jedyne wrażenie. Dobry oceniający przejrzy również zawartość, więc nie przejmuj się zbytnio, czy Twoja strona tytułowa będzie wystarczająco dobra, czy nie. Zbyt dużo niepokoju może hamować kreatywność.

W tym samouczku pokazano, jak utworzyć podstawowy projekt za pomocą programu Microsoft Publisher - prostego i więcej niż odpowiedniego oprogramowania. Inne programy, których możesz używać, to Word lub InDesign (Mac). Zaprojektowałem powyższe okładki, modyfikując szablon w programie InDesign. Właściwie wolę program Publisher, ale nie będzie on działał na komputerze Mac.