27 Wskazówki, jak przygotować i przeprowadzić ocenę pracy pracownika

Ocena wydajności pracownika

Sprawdzanie wyników pracownika może być najtrudniejszą rzeczą, jaką robisz jako lider. Zasadniczo musisz przeanalizować ich wyniki w ustalonym okresie i podsumować je w kilku kartkach papieru, które mogą określić ich przyszłość w Twojej organizacji. Jeśli wystawisz złą ocenę, osoba może utknąć na zawsze na swoim obecnym stanowisku. Jeśli dasz gwiezdną recenzję, możesz popchnąć ich do lepszych rzeczy. Najgorsze jest to, że możesz podać niedokładną recenzję, co może pogorszyć sytuację w przyszłości.

Ten przewodnik pomoże Ci we wszystkich aspektach procesu oceny wyników pracowników.

Niezręczny przegląd wydajności

Jak przygotować się do przeglądu wyników pracownika

Zanim pomyślisz o napisaniu lub przeprowadzeniu przeglądu wyników, musisz się do niego przygotować. Poniższe wskazówki wyjaśniają, jak to zrobić.

Prowadź dziennik ich działań. Zapisz w dzienniku papierowym lub komputerowym czynności wykonywane przez pracownika. Nie zapisuj podstawowych obowiązków, które mają spełnić. Zamiast tego zanotuj wszelkie pozytywne lub negatywne działania podjęte przez nich, które mogłyby wpłynąć na ich ocenę wyników. Należy pamiętać, że niektóre organizacje mogą wymagać poinformowania pracowników o przechowywaniu na nich jakiejkolwiek dokumentacji.
Zachowaj kopie wykonanej pracy. Jeśli pracownik dobrze sobie poradzi z raportem, zachowaj jego kopię. Jeśli otrzymasz e-mail od innej osoby, w którym pochwalasz pracownika za dobrze wykonaną pracę, zachowaj jego kopię. To samo dotyczy wszystkiego, co złego dotyczy pracownika. Podobnie jak ostatnia wskazówka, pracownik może wymagać poinformowania o przechowywanej na nim dokumentacji.
Okresowo przekazuj opinie. Nie czekaj do recenzji, aby wyrazić opinię na temat ich wydajności. Daj im ciągłe informacje zwrotne, aby wiedzieli, czy wykonują dobrą robotę, czy są obszary, nad którymi muszą popracować. To daje im czas na poprawę w omawianych obszarach. Jeśli pracownikom się nie udaje, możesz stwierdzić w ocenie, że doradziłeś im, gdzie powinni poprawić, ale nie udało im się to.
Porozmawiaj z własnym przełożonym. Jeśli masz trudną ocenę do przygotowania, omów ją ze swoim przełożonym. Poinformuj ich o swoich obawach i przemyśleniach na ten temat. Zawsze lepiej jest odrzucić niektóre pomysły od kogoś innego. Ponadto, jeśli jest to słaba recenzja, należy poinformować o tym przełożonego.
Przejrzyj standardy. Upewnij się, że przy każdym przeglądzie przestrzegasz standardów określonych przez Twoją organizację. Zapewni to, że nie wystawisz komuś dobrej oceny, podczas gdy może być po prostu standardem. Lub wystawianie standardowej oceny, kiedy ktoś może być naprawdę biedny. Staraj się być tak konsekwentny, jak to tylko możliwe.

Zanotowanie notatek podczas pisania recenzji pracy pracownika pomoże Ci nie przegapić niczego.

Według StartupStockPhotos, Public Domain, przez Pixabay

Jak napisać recenzję wyników pracownika

Teraz, gdy jesteś przygotowany do przeglądu wyników pracownika, czas go napisać. Poniższe kroki to wskazówki, których należy przestrzegać podczas pisania.

Wyciągnij całą dokumentację dotyczącą pracownika. Obejmuje to wszelkie sporządzone notatki, kopie dokumentów dotyczących pracownika, jego akta i standardy zatrudnienia. Używanie tego przewodnika jako punktu odniesienia również nigdy nie boli.
Pisz tylko na podstawie ich wyników. Nie pisz oceny na podstawie osobistych odczuć pracownika lub tego, co według innych osób robi, a czego nie robi. Ocena musi opierać się na możliwej do zaobserwowania wydajności pracy i tylko na tym.
Zacznij od ogólnych obowiązków pracownika. Nie pisz, czego od nich oczekujesz, ale sprecyzuj, za co są odpowiedzialni. Pomoże to, gdy odniesiesz się do ich rzeczywistej wydajności pracy.
Nigdy nie używaj słowa „zwykle”, gdy piszesz o ich faktycznym występie. Ktoś zwykle nie może być w czymś dobry ani zły. Albo są, albo nie są. Zwykle jest to zbyt niejasne słowo.
Nigdy nie używaj słowa „nastawienie”. To słowo ma zawsze negatywną konotację. Nawet jeśli mówisz, że ktoś ma dobre nastawienie, nadal brzmi to negatywnie. Zamiast tego użyj takich słów jak „postawa” lub „perspektywa”.
Nie zaczynaj zbyt wielu zdań od słowa „ty”. Jeśli zaczynasz kilka zdań z rzędu słowem „ty”, brzmi to tak, jakbyś wskazywał na nie palcem, nawet jeśli ma to być pozytywne. Na przykład: „Dobrze wykonałeś to zadanie. Zrobiłeś to skutecznie. Wykonałeś je szybko”. Kiedy czytam, słyszę tylko „ty, ty, ty”.
Zacznij od dobrego, a skończ na złym. Twój pracownik zawsze będzie się denerwował, gdy zaczniesz czytać ocenę. Jeśli zaczniesz od pozytywów, zrelaksują się. Następnie możesz przejść do negatywu, jeśli takie istnieją.
Nie mów, że ktoś jest dobry lub zły. Musisz podać to uzasadnienie. Nie mów po prostu: „Jesteś świetny we wpisywaniu wielu formularzy na raz” bez wyjaśniania, dlaczego to jest świetne. Czy to oszczędza czas? Czy wspomaga proces, będąc szybszym? Co? Jest to szczególnie ważne, jeśli masz coś złego do powiedzenia. Na przykład: „Nie udało się ukończyć wielu zadań na czas”. Dlaczego zawiedli? Jaki to miało wpływ? To nie tylko usprawiedliwi Twoją ocenę pracownika, ale otworzy jego oczy, aby zobaczyć to na papierze.
Jeśli błąd wystąpił tylko raz lub dwa razy lub nie był z natury poważny, po prostu go zignoruj. Jeśli ktoś popełnia tylko jeden poważny błąd w ciągu jednego roku, to jest to całkiem niezły wynik. Nie powinieneś narzekać na ten jeden błąd w ich ocenie.
Jeśli otrzymają uwagi w trakcie okresu ewaluacji, możesz wspomnieć o nich w ocenie, ale pamiętaj o ich zwięzłości. Jeśli błędy lub wzorowe zachowanie utrzymywały się po opisie, możesz to udokumentować w ocenie. To pomoże jeszcze bardziej uzasadnić ocenę wyników. Jeśli po opisie nie zrobili nic innego, co godne uwagi, zapisz to również.
Podaj kilka celów. W każdej ocenie określ cele, które mają osiągnąć w następnym okresie ratingowym. Ustaw te cele w kierunku ich negatywów, aby wiedzieli, czego od nich oczekujesz. Jeśli nie ma żadnych negatywów, powiedz, co jeszcze chciałbyś, aby pracownik osiągnął.
Jeśli wystawisz ogólną ocenę, która jest dobra lub zła, upewnij się, że masz wiele innych ocen, które wspierają tę ogólną ocenę. Ktoś nie może być trochę dobry w kategorii i zasługuje na ogólną świetną ocenę. To samo dotyczy sytuacji, gdy wystawisz im ogólną słabą ocenę. Tylko kilka błędów nie usprawiedliwia ogólnej oceny.
Jeśli poprosisz ich o podpisanie oceny, upewnij się, że część oceny znajduje się na jednej ze stron, które podpisują. Nie rób tego na osobnej stronie. Jeśli podpiszą się na stronie, która ma część oceny, udowodni, że to ta sama ocena, którą otrzymali. Jeśli wrócą później, aby narzekać, że to nie była ta sama ocena, możesz pokazać, że tak było.
Poproś kogoś innego o sprawdzenie oceny. Powinien to być ktoś na tym samym poziomie co Ty lub wyższy, jak Twój szef. Kolejna para oczu jest zawsze dobra, aby zobaczyć, czy nie popełniłeś błędów, nie przeoczyłeś czegoś itp.
W końcu kieruj się instynktem. Znasz pracownika. Masz z nimi interakcję. Idź z tym, co uważasz za słuszne.

Horror Story przeglądu wyników pracowników

Mój ówczesny przełożony dokonał oceny pracy innego pracownika. Częścią recenzji była okładka, na której można było odhaczyć indywidualne oceny pracownika. Mój przełożony zamierzał przyznać pracownikowi kilka ocen „Powyżej standardu”, a reszta byłaby „Standardowa”. Zamiast tego omyłkowo przyznała kilka ocen „wybitnych”, a resztę - „powyżej standardu”. Odkryła to po przeprowadzeniu oceny.

Później próbowała to poprawić, ale pracownik odmówił podpisania nowej oceny, co tylko spowodowało dalsze problemy.

Jak przeprowadzić skuteczną ocenę pracowników

Jak przeprowadzić przegląd wyników pracownika

Czas na najtrudniejszą część procesu - przeprowadzenie samego przeglądu. Poniżej znajduje się kilka ogólnych wskazówek dotyczących tego procesu.

Nie czytaj oceny słowo w słowo. Podsumuj i porozmawiaj z pracownikiem. Spójrz im w twarz i podejdź do tego na wpół swobodnie. Poczują się bardziej swobodnie. Pozwól im też mówić. Ich reakcja pomoże ci wskazać, dokąd przejść przez całą ocenę.
Nie okazuj zbyt wiele emocji. Miałem pracowników, którzy płakali, wrzeszczeli i odrzucali ocenę, kiedy się z nią nie zgadzali. Nie złość się ani nie denerwuj. Jeśli okażesz emocje, pracownik poczuje się tak, jakbyś nie popierał tego, co napisałeś, lub mógłby użyć twoich emocji przeciwko tobie.
Przygotuj się na nieoczekiwane. Możesz myśleć, że wiesz, jak zareaguje pracownik, ale nie zawsze tak jest. Przygotuj się do poparcia oceny przykładami ich wykonania, aby przeciwdziałać wszelkim wybuchom lub zaskoczonym reakcjom.
Zawsze kończ ocenę, podając pozytywne i zachęcające słowa. Nie kończ tego złą notą, nawet okropną oceną. Zachęcaj ich do ulepszania i oferuj swoje wsparcie.
Daj złe oceny tuż przed urlopem pracownika. Pozwoli im to ochłonąć i wrócić w lepszym nastroju w następnym tygodniu.
Podczas oceny zawsze ktoś będzie siedział z tobą. Będą służyć jako świadkowie i utrzymywać cię w tajemnicy, jeśli wydarzy się coś złego. Ponadto mogą robić notatki, jeśli spodziewasz się, że będzie to trudna ocena.
Przekaż pracownikowi wszelkie notatki lub kopie przechowywane przez cały rok. Pozwoli im to zobaczyć, jak postępują, przypomnieć im o pewnych zdarzeniach itp. Pamiętaj, że niektóre dokumenty wewnętrzne mogą nie być dla nich, więc upewnij się, że postępujesz zgodnie z polityką organizacji w tym zakresie.
Zapytaj pracownika, czy ma jakieś pytania na koniec oceny. Pozwoli im to wyjść z pokoju z jasnym wyobrażeniem o tym, co się właśnie wydarzyło.

Po przeglądzie wyników pracownika

Po przeprowadzeniu oceny należy wykonać kilka czynności:

Usuń wszelkie notatki i wyciągnij wszelkie dokumenty, które mogą odnosić się do poprzedniego roku. Jeśli jest to przegląd roczny, w zasadzie zaczynają od nowa na następny rok. Zawsze powinni mieć nowy początek.
Przekaż kopię oceny pracownikowi. Może to zrobić Twój własny dział kadr, ale jeśli nie, upewnij się, że dostarczysz kopię oceny bezpośrednio pracownikowi.
Przejrzyj cały proces oceny. Przejrzyj wszystko, co zrobiłeś podczas przygotowywania, pisania i przeprowadzania oceny. Spróbuj znaleźć obszary, które możesz ulepszyć podczas następnej oceny, którą będziesz przetwarzać.

Pamiętaj - ocena nie powinna być zaskoczeniem dla pracownika. Powinni być świadomi swoich postępów w całym okresie oceny.