Jak dokonać alokacji zasobów w programie Excel

Wprowadzenie

Planowanie zasobów może być jednym z najtrudniejszych aspektów zarządzania projektami, zwłaszcza jeśli chcesz to zrobić dla wielu zespołów projektowych w całej organizacji przez długi czas. Jeśli masz Microsoft Project Server, możesz dość łatwo alokować zasoby, ponieważ Microsoft Project Server może przeglądać wszystkie projekty w Twojej organizacji i informować, gdzie jest przydzielony określony zasób. Jednak standardowa wersja firmy Microsoft nie pozwala na to i w tym momencie łatwiej jest odwołać się do harmonogramów projektów w programie Microsoft Project lub w innym miejscu i utworzyć dokumentację alokacji zasobów w programie Excel. W tym artykule omówiono wszystko, czego potrzebujesz, aby dokumentować zasoby w programie Microsoft Excel.

Praca nad alokacją zasobów może przypominać rozwiązywanie bardzo dużej zagadki.

Zbuduj listę

Pierwszym krokiem jest utworzenie listy wszystkich zasobów, za które będziesz odpowiedzialny. Jeśli dotyczy to pojedynczego projektu lub małego działu, prawdopodobnie możesz to zrobić samodzielnie, ale jeśli wykonujesz alokację zasobów dla dużego działu, w którym pracownicy pracują nad setkami projektów, być może będziesz musiał przejść przez dział wsparcia, aby upewnić się, że masz pełną listę nazwisk. Niech ktoś przejrzy listę. Nie chcesz przenosić ludzi i dostosowywać harmonogramy projektów, tylko po to, aby dowiedzieć się, że byli inni ludzie, którzy mogliby wypełnić niektóre luki.

Czynnik w pracy wsparcia

W niektórych firmach pracownicy, którzy pracują nad projektami, również wykonują sporo pracy pomocniczej. Odsetek pracy pomocniczej wykonywanej przez pracowników różni się w zależności od firmy i pracownika. Ważne jest, aby zrozumieć, jaki procent pracy pomocniczej musisz uwzględnić w liczbach dla każdego pracownika w ciągu przeciętnego dnia roboczego lub tygodnia pracy w okresie, na który przydzielasz zasoby. A jeśli nie jesteś osobą, która wystarczająco dobrze zna obciążenie pracą pracowników, upewnij się, że otrzymujesz te informacje od kogoś, kto jest. Jeśli zgadniesz i będzie źle, to zepchnie twoje liczby w wielki sposób, co może prowadzić do wielu bólu.

Co zrobić, gdy projekt się nie powiedzie

Poznaj czas, na jaki przeznaczasz

Dla wyjaśnienia zawsze sprawdź, na jaki czas masz przydzielić zasoby. Prognozowanie, gdzie ludzie będą w najbliższym czasie, jest łatwiejsze do zrobienia, ale im dalej w dół drogi jesteś proszony, tym większe ryzyko, że się pomylisz i jeśli nie musisz podawać liczby tam, możesz zdecydowanie rozważyć zaniechanie tego.

Zbierz harmonogramy projektów

Prognozowanie, które wykonujesz w ramach alokacji zasobów, staje się znacznie dokładniejsze, jeśli masz pełne harmonogramy projektu jako dane wejściowe. Nawet jeśli projekt nie został jeszcze formalnie rozpoczęty, powinieneś być w stanie zebrać prosty, szczegółowy harmonogram projektu, który zawiera wszystkie znane zadania, które należy wykonać. Jednak na tym etapie prace rozwojowe będą prawdopodobnie wymagały tylko dużej ilości czasu bez szczegółów, ponieważ struktura podziału pracy, która zawiera szczegóły wszystkich zadań, nie została jeszcze zbudowana. Ale nadal powinieneś być w stanie połączyć nazwiska osób wykonujących pracę programistyczną wraz z nazwiskami osób powiązanych ze wszystkimi innymi zadaniami. Po zapoznaniu się z uzasadnieniem biznesowym i rozmowie z podmiotem gospodarczym, który zlecił realizację projektu,Pozwolę sobie na bardzo wysokim poziomie zrozumieć złożoność projektu i będę w stanie przewidzieć czas trwania każdego z zadań na tej podstawie. Jeśli projekt jest już w trakcie i istnieje struktura podziału pracy, która odwołuje się do wszystkich zadań związanych z pracami programistycznymi, uzyskasz jeszcze bardziej szczegółowe informacje o tym, kto będzie pracował nad czym i kiedy.

Bilansowanie zasobów jest krytycznym ostatnim krokiem w pracy nad alokacją zasobów, ponieważ pomaga firmom zrozumieć, kiedy zwiększać lub zmniejszać liczbę pracowników, a także pomaga kierownikom projektów w konfigurowaniu realistycznych harmonogramów projektów.

Przywództwo i mistrzowie zarządzania projektami

Utwórz arkusz kalkulacyjny alokacji zasobów

Kroki umieszczania wszystkich zebranych informacji w arkuszu kalkulacyjnym alokacji zasobów w programie Excel są następujące:

Otwórz nowy skoroszyt w programie Excel i utwórz nowe arkusze dla każdego zasobu, dla którego będziesz potrzebować prognozowania.
W pierwszym arkuszu, zaczynając kilka wierszy w dół, zacznij wstawiać nazwy projektów, nad którymi będzie pracować dana osoba, w pierwszej kolumnie, a każdy projekt będzie znajdował się we własnym wierszu.
W pustym wierszu bezpośrednio powyżej miejsca, w którym wprowadzono pierwszy projekt, przejdź do drugiej komórki w wierszu i zacznij wprowadzać poszczególne dni lub zakresy dat z jednego tygodnia na czas trwania, dla którego należy dokonać alokacji zasobów w tym wierszu. Ostatecznie zależy to od tego, jak szczegółowości chcesz uzyskać Ty lub Twój szef.
Otwórz harmonogram projektu dla pierwszego projektu na liście i odfiltruj tylko zadania, z którymi był związany zasób, którego szukasz. Znajdź czas trwania pierwszego zadania, z którym był związany zasób, i przejdź do tworzonego arkusza kalkulacyjnego alokacji zasobów. Przejdź do komórek w tym wierszu projektu, które pokrywają się z tym dniem lub zakresem jednego tygodnia, a następnie wprowadź liczbę godzin, przez które zasób jest wprowadzany w tym przedziale czasu. Powtórz ten krok dla wszystkich zadań we wszystkich projektach dla wszystkich pracowników.
Wprowadź formułę u dołu kolumny każdego dnia lub jednego tygodnia zakresu dat, która podsumuje całkowitą liczbę naszych w tej kolumnie, która również uwzględnia niezbędną pomoc techniczną dla tego zasobu.
Przejrzyj sumy. Jeśli wykorzystałeś pojedyncze, standardowe dni pracy, to jakikolwiek dzień, w którym wygląda na to, że pracownik poświęci więcej niż osiem godzin, jest czerwoną flagą i należy się temu przyjrzeć. To bardzo normalne, gdy idziesz podsumować liczby, i naprawdę pokazuje, jak większość organizacji nadmiernie alokuje swoje zasoby i nawet nie zdaje sobie z tego sprawy, dopóki nie przejdą przez takie ćwiczenie.
Wyrównaj swoje zasoby. Tutaj przechodzisz przez ćwiczenie polegające na przeniesieniu pracy do innych osób lub wydłużeniu czasu trwania zadań, aby wszyscy zostali odpowiednio przydzieleni.