Jak napisać plan komunikacji

Komunikacja kolaż słowo

catherinecronin za pośrednictwem Flickr Creative Commons

Jeśli kiedykolwiek napotkałeś opór w obliczu zmiany w pracy, dobry plan komunikacji może pomóc wesprzeć twoją inicjatywę zarządzania zmianą. Dobry plan komunikacji nie tylko może pomóc w utrzymaniu wszystkich interesariuszy na bieżąco, ale może również pomóc Twojej organizacji w uzyskaniu wsparcia dla projektu lub zmiany organizacyjnej.

Co to jest plan komunikacji?

Plan komunikacji pomoże ci zorganizować to, co jest ważne, aby powiedzieć wszystkim twoim interesariuszom, jakie jest przesłanie, które chcesz przekazać, jak to powiedzieć i kiedy to powiedzieć. Plan komunikacji powinien obejmować pięć najważniejszych pytań - kto? Co? Czemu? W jaki sposób? Kiedy?

Zacznij od stworzenia prostej macierzy, takiej jak ta poniżej, aby pomóc w uporządkowaniu planu i którą możesz wypełnić podczas przechodzenia przez każdy z poniższych kroków.

Publiczność	Wiadomość (co)	Cel (dlaczego)	Metoda (jak)	Cel (kiedy)
Interesariusze wewnętrzni
Interesariusze zewnętrzni

Zapoznaj się z poniższymi prostymi krokami, które pomogą Ci rozpocząć tworzenie skutecznego planu komunikacji dla Twojej firmy.

Krok 1. Poznaj swoją publiczność

Najłatwiejszym miejscem do rozpoczęcia tworzenia planu komunikacji jest zidentyfikowanie odbiorców. Jeśli Twój projekt wymaga informowania i aktualności osób zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji, zacznij od sporządzenia listy interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych.

Kilka przykładów interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych

Przykłady interesariuszy wewnętrznych:	Przykłady zewnętrznych interesariuszy:
Przywództwo na poziomie wykonawczym	Sponsorzy wykonawczy projektu
Kierownicy działów	Właściciele przedsiębiorstw
Pracownicy pierwszej linii	Klienci z pierwszej linii

Gdy masz już listę wszystkich swoich wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy, może pomóc sporządzenie notatki pod każdym z nich, która zawiera odpowiedzi na następujące pytania:

• Co oni wiedzą?
• Co oni powinni wiedzieć?
• Które grupy mają wyższy priorytet niż inne?
• Czy różne grupy wymagają różnych wiadomości?

Gdy już odpowiesz na podstawowe pytania dotyczące każdego segmentu odbiorców, czas zdecydować, co należy przekazać każdemu z nich.

Twoja macierz komunikacji powinna teraz zawierać wypełnioną kolumnę odbiorców:

Publiczność	Wiadomość (co)	Cel (dlaczego)	Metoda (jak)	Cel (kiedy)
Interesariusze wewnętrzni
Przywództwo wykonawcze
Menedżerowie
Pracowników
Interesariusze zewnętrzni
Sponsorzy wykonawczy
Właściciele
Klienci z pierwszej linii

Krok 2. Jaka jest Twoja wiadomość?

Zastanawiając się, jaki komunikat chcesz przekazać swoim odbiorcom, po prostu pomyśl o odpowiedzi na pytanie „co?” Cel wiadomości i sposób jej dostarczenia przyjdą później.

Skorzystaj z poniższej listy kontrolnej, aby określić, co Twoi odbiorcy powinni wiedzieć:

• Co obecnie wie Twoi docelowi odbiorcy? (zidentyfikuj to na liście każdego segmentu odbiorców utworzonego w kroku 1).
• Co oni powinni wiedzieć?
• Czego nie muszą wiedzieć?
• Jaki ton głosu będziecie musieli przemówić do każdej publiczności? (Możesz przyjąć profesjonalne, bezpośrednie podejście do komunikacji kierowniczej, podczas gdy komunikacja bezpośrednio z klientami może wymagać większej energii i namacalności)
• Jakie są obawy Twoich odbiorców? Upewnij się, że Twoje komunikaty skierowane do każdego odbiorcy odnoszą się do ich wyjątkowych i indywidualnych pytań i wątpliwości. Pamiętaj, że pytania pracownika wewnętrznego dotyczące projektu lub zmiany mogą być zupełnie inne niż te, o które martwi się sponsor wykonawczy.

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania wypełnij ^drugą kolumnę macierzy:

Publiczność	Wiadomość (co)	Cel (dlaczego)	Metoda (jak)	Cel (kiedy)
Interesariusze wewnętrzni
Przywództwo wykonawcze	Wartość biznesowa zmiany.
Menedżerowie	Co Twój zespół musi wiedzieć o zmianie.
Pracowników	Jak zmiana wpłynie na Twoją codzienną pracę.
Interesariusze zewnętrzni
Sponsorzy wykonawczy	Korzyści ze zmiany dla organizacji.
Właściciele	Jak zmiana wpłynie na Twoje wyniki finansowe.
Klienci z pierwszej linii	Jak zmiana wpłynie na Twoją codzienną pracę.

Krok 3. Jaki jest cel Twojej wiadomości?

Na tym etapie odpowiedz na pytanie „dlaczego?” Dlaczego konieczne jest przekazywanie każdej wiadomości (Co) każdemu z Twoich odbiorców? Odpowiedź na to pytanie pomoże Ci zrozumieć, dlaczego ważne jest przekazywanie każdej informacji swoim pracownikom i klientom oraz jaką wartość przyniesie to Twojej firmie i klientom.

Niektóre typowe powody przekazywania kluczowych wiadomości zainteresowanym stronom:

• Zwiększenie zrozumienia zmiany i projektu
• Aby podkreślić korzyści płynące z projektu lub zmiany
• Wskazanie pozytywnego wpływu na wyniki organizacji
• Aby publiczność poznała wszelkie umiejętności lub informacje, których będą potrzebować podczas przygotowań
• Aby pomóc odbiorcom zrozumieć, jak to na nich wpłynie

Pamiętaj, spróbuj odpowiedzieć „Co z tego będę mieć?” podczas określania celu każdej wiadomości, aby upewnić się, że wszyscy Twoi odbiorcy są dobrze poinformowani.

Gdy już wiesz, „co to jest” dla każdego z interesariuszy, wypełnij ^trzecią kolumnę macierzy:

Publiczność	Wiadomość (co)	Cel (dlaczego)	Metoda (jak)	Cel (kiedy)
Interesariusze wewnętrzni
Przywództwo wykonawcze	Wartość biznesowa zmiany.	Informowanie o wartości finansowej i dla klienta.
Menedżerowie	Co Twój zespół musi wiedzieć o zmianie.	Aby przygotować zespoły na zmianę, zanim to nastąpi.
Pracowników	Jak zmiana wpłynie na Twoją codzienną pracę.	Umożliwienie pracownikom uczenia się umiejętności i codziennych zmian, zanim nastąpi zmiana.
Interesariusze zewnętrzni
Sponsorzy wykonawczy	Korzyści ze zmiany dla organizacji.	Informowanie o oszczędnościach i korzyściach.
Właściciele	Jak zmiana wpłynie na Twoje wyniki finansowe.	Aby uzyskać poparcie dla zmiany, podkreślając wpływ na wynik finansowy.
Klienci z pierwszej linii	Jak zmiana wpłynie na Twoją codzienną pracę.	Przygotowanie klientów do zmian; podkreśl korzyści.

Mobilne media społecznościowe

jasonahowie przez Flickr Creative Commons

Krok 4. Jaka jest metoda dostawy?

Teraz, gdy już wiesz, z kim się komunikujesz, co zamierzasz powiedzieć i dlaczego to powiesz, musisz określić najlepszy sposób przekazania wiadomości. W zależności od organizacji, pomocne może być przechowywanie „ściągawki” wszystkich dostępnych kanałów komunikacji.

Niektóre typowe kanały komunikacji mogą obejmować:

• Komunikacja e-mailowa
• Pisemna korespondencja dostarczana pocztą
• Przypomnienia o wiadomościach tekstowych
• Wiadomości w mediach społecznościowych
• Spotkania w ratuszu
• Różne środki przekazu
• Informacje prasowe
• Ulotki lub plakaty

Wskazówka

Chociaż komunikacja e-mailowa może być wygodna, nie wahaj się opublikować tej samej wiadomości za pomocą wielu kanałów. Nie ma nic złego w wysłaniu przyjaznego przypomnienia. Zbyt dużo komunikacji jest lepsze niż niewystarczające.

Teraz możesz wypełnić ^czwartą kolumnę swojej macierzy:

Publiczność	Wiadomość (co)	Cel (dlaczego)	Metoda (jak)
Interesariusze wewnętrzni
· Przywództwo wykonawcze	Wartość biznesowa zmiany.	Informowanie o wartości finansowej i dla klienta.	Komunikacja e-mailowa
· Menedżerowie	Co Twój zespół musi wiedzieć o zmianie.	Aby przygotować zespoły na zmianę, zanim to nastąpi.	Komunikacja e-mailowa
Pracowników	Jak zmiana wpłynie na Twoją codzienną pracę.	Umożliwienie pracownikom uczenia się umiejętności i codziennych zmian, zanim nastąpi zmiana.	Komunikacja e-mailowa, plakaty, ulotki, ratusze
Interesariusze zewnętrzni
· Sponsorzy wykonawczy	Korzyści ze zmiany dla organizacji.	Informowanie o oszczędnościach i korzyściach.	Komunikacja e-mailowa
· Właściciele	Jak zmiana wpłynie na Twoje wyniki finansowe.	Aby uzyskać poparcie dla zmiany, podkreślając wpływ na wynik finansowy.	List pisemny, wysłany pocztą
· Klienci z pierwszej linii	Jak zmiana wpłynie na Twoją codzienną pracę.	Przygotowanie klientów do zmian; podkreśl korzyści.	List pisemny, wysłany pocztą, przypomnienie e-mailem

Uwaga

Zawsze, gdy jest to możliwe, przypisuj „właściciela” do każdej pozycji, którą wymieniasz w kolumnie „metoda”, aby mieć pewność, że wiadomości są dostarczane na czas i dokładnie.

Krok 5. Kiedy jest najlepszy czas na komunikację?

Twój plan komunikacji jest prawie ukończony! Zidentyfikowałeś swoich odbiorców, wiadomość, którą chcesz przekazać, cel każdej wiadomości i sposób jej dostarczenia; teraz musisz znaleźć najlepszy czas na dostarczenie tych wiadomości do wszystkich odbiorców. Poniżej znajduje się kilka pytań, które warto przemyśleć, aby określić najlepszy czas dla każdej wiadomości.

• Kto powinien zostać poinformowany w pierwszej kolejności?
• Kiedy zachodzi zmiana?
• Jak szybko wszyscy powinni zostać poinformowani?
• Czy są jakieś terminy, o których musisz pamiętać?
• Czy któryś z interesariuszy Twoich odbiorców będzie niedostępny lub czy mają daty, nad którymi musisz się obejść?
• Czy przekazujesz wiadomość, korzystając z więcej niż jednej metody dla każdego odbiorcy? Co musi się wydarzyć jako pierwsze, drugie, trzecie itd.?

Po uzyskaniu odpowiedzi na te pytania powinieneś być w stanie łatwo uzupełnić ostatnią kolumnę macierzy datami rozpoczęcia i zakończenia, aby upewnić się, że jesteś odpowiedzialny za swoją oś czasu:

Publiczność	Wiadomość (co)	Cel (dlaczego)	Metoda (jak)	Cel (kiedy)
Interesariusze wewnętrzni
Przywództwo wykonawcze	Wartość biznesowa zmiany.	Informowanie o wartości finansowej i dla klienta.	Komunikacja e-mailowa	Początek: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy
Menedżerowie	Co Twój zespół musi wiedzieć o zmianie.	Aby przygotować zespoły na zmianę, zanim to nastąpi.	Komunikacja e-mailowa	Początek: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy
Pracowników	Jak zmiana wpłynie na Twoją codzienną pracę	Umożliwienie pracownikom uczenia się umiejętności i codziennych zmian, zanim nastąpi zmiana.	Komunikacja e-mailowa, plakaty, ulotki, spotkania w ratuszu	Początek: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy
Interesariusze zewnętrzni
Sponsorzy wykonawczy	Korzyści ze zmiany dla organizacji.	Informowanie o oszczędnościach i korzyściach.	Komunikacja e-mailowa	Początek: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy
Właściciele	Jak zmiana wpłynie na Twoje wyniki finansowe.	Aby uzyskać poparcie dla zmiany, podkreślając wpływ na wynik finansowy.	List pisemny, wysłany pocztą	Początek: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy
Klienci z pierwszej linii	Jak zmiana wpłynie na Twoją codzienną pracę.	Przygotowanie klientów do zmian; podkreśl korzyści.	List pisemny, wysłany pocztą; e-mail z przypomnieniem	Początek: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy

Krok 6. Dostarcz swój plan!

Gratulacje! Zakończyłeś swój plan komunikacji. Po udostępnieniu planu udziałowcom projektu możesz teraz zabrać się do pracy nad tworzeniem komunikatów, finalizowaniem wyglądu i stylu materiałów oraz dostarczaniem komunikatów do interesariuszy zgodnie z harmonogramem.

Dzięki odrobinę zaawansowanemu planowaniu przy użyciu szablonu macierzy, tworzenie planów komunikacji dla projektów pozwoli Ci na bieżąco informować wszystkich interesariuszy, uniknąć nieporozumień, nieporozumień i uzyskać wsparcie dla projektu. Zmiana może być niewygodna dla wielu osób w miejscu pracy. Poświęcenie czasu na stworzenie dobrego planu komunikacji może pomóc nawet tym najbardziej niekomfortowym stawić czoła nieznanemu z pewnością siebie i zrozumieniem.