Pytania do rozmowy kwalifikacyjnej z kierownictwem projektu

przeczytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak odnieść sukces w zdobyciu pracy w zarządzaniu projektami.

Jo Szczepanska

Jak odnieść sukces w zdobyciu pracy w zarządzaniu projektami

Jako kierownik działu projektów przeprowadziłem wywiady z wieloma kierownikami projektów i przeczytałem tysiące życiorysów. Widziałem fantastycznych kandydatów, byłem też świadkiem wielu okropnych błędów. Tutaj pomogę Ci się przygotować, opowiadając o ośmiu najczęściej zadawanych pytaniach podczas rozmowy kwalifikacyjnej oraz o tym, czego szuka ankieter.

Pytania do rozmowy kwalifikacyjnej z kierownictwem projektu

1. Opowiedz mi o swoim ostatnim projekcie.
2. Opowiedz mi o sytuacji, w której projekt się nie powiódł.
3. Przeprowadź mnie przez normalne kroki, które wykonujesz podczas planowania projektu
4. Czy korzystasz z formalnej metodologii?
5. Opisz sytuację, w której przekonałeś kogoś do swojego sposobu myślenia.
6. Z jakiego projektu jesteś najbardziej dumny i dlaczego?
7. Jak odmieniłbyś relacje z niezadowolonym klientem?
8. Co cię motywuje do pracy nad projektem?

1. Opowiedz mi o swoim ostatnim projekcie

To jest dobre pytanie na początek. Jest to doskonała okazja, aby przełamać lody, dając ankieterowi wgląd w swoje doświadczenie w zarządzaniu projektami.

Czego szuka ankieter

To jest podstawowe pytanie, więc ankieter tak naprawdę sprawdza tylko, czy masz doświadczenie, o którym mówiłeś w swoim CV. Chcą się dowiedzieć, czy jesteś poważnym kandydatem i czy podjąłeś właściwą rolę jako kierownik projektu, a nie rolę z boku.

Wskazówki dotyczące odpowiedzi na to pytanie

• Być przygotowanym. Łatwo jest przećwiczyć tę odpowiedź, posługując się krótkim przykładem niedawnego projektu.
• Mów jak ja, a nie my.
• Opowiadaj o projekcie z entuzjazmem, nawet jeśli naprawdę go nienawidziłeś.
• Mów krótko. To jest pytanie wstępne, więc ankieter nie chce przemówienia.
• Podsumuj kluczowe punkty: cele projektu; kto był zaangażowany; kluczowe wyzwania; Twój wkład; efekt końcowy
• Bądź szczery. Jeśli to nie był sukces, powiedz to, ale bądź przygotowany na wyjaśnienie, dlaczego.

Pułapki, których należy unikać

Wielki nie, nie. Pokazałeś, że brakuje Ci doświadczenia, którego szukają. Każdy, kto ogłasza menedżera projektu, chce, aby ktoś miał pewność, że będzie w stanie samodzielnie poprowadzić nowy projekt bez wsparcia, chyba że ogłoszenie o pracę wyraźnie zawiera prośbę o stanowisko juniora.

Oczywiście przesadzam. Ale miałem kandydatów, którzy podali zbyt wiele szczegółów na temat jednego projektu. Pamiętaj, ankieterzy to tylko ludzie i nudzą się! Chcesz przyciągnąć ich uwagę kluczowymi punktami, które naprawdę zwięźle wyjaśniają Twój projekt. Dobrą wskazówką jest zastanowienie się, w jaki sposób czytnik grupuje biuletyn podsumowujący raport wiadomości. Nie zanudzaj swojej publiczności.

2. Opowiedz mi o sytuacji, kiedy projekt się nie powiódł

Często lubię wrzucać to do miksu na początku wywiadu, zwłaszcza jeśli w pytaniu wstępnym dostrzegłem projekt katastrofy. Jednak często ankieterzy mogą zapytać o sukces projektu, zanim zapytają o niepowodzenie projektu. Po prostu bądź przygotowany, jeśli pojawi się na początku wywiadu.

Czego szuka ankieter

Spokojnie, to nie jest pytanie mające na celu złapanie cię. Ankieterzy nie chcą, abyś oblał rozmowę kwalifikacyjną - chcą, abyś odniósł sukces! Celem tego pytania nie jest sprawdzenie, jaką jesteś porażką, ale jak sobie z nią radzisz. Każdy kierownik projektu ma w swojej historii zły projekt i nie oczekuje doskonałości.

Wskazówki dotyczące odpowiedzi na to pytanie

• Podsumuj awarię i zasugeruj możliwe przyczyny. Mów krótko. Odpowiadając na to pytanie, należy położyć nacisk na to, co zrobiłeś z tą porażką. Porozmawiaj o tym, czego się nauczyłeś i jakie lekcje zastosowałbyś do nowego projektu. Porozmawiaj o tym, jak mogłeś postąpić inaczej.
• Nie obwiniaj innych. Ankieterzy chcą zobaczyć, że przejmujesz odpowiedzialność za problemy.
• Nie krzywdź innych. Ankieterzy chcą widzieć uczciwość.

Pułapki, których należy unikać

Bądź szczery w wywiadzie, ale nie bądź głupi. Nigdy nie przyznawaj się do czegoś, co jest podstawowym zadaniem kierownika projektu. Niezidentyfikowanie krytycznego ryzyka na etapie planowania jest dopuszczalnym błędem. Brak zarządzania ryzykiem w ogóle nie jest.

Nie potrafię wystarczająco podkreślić, jak odrażające jest słyszenie, jak ludzie mówią źle w wywiadzie lub jak często to się dzieje. To jest nieprofesjonalne. Być może naprawdę byłeś sfrustrowany zespołem zarządzającym. Może byli idiotami. Zachowaj opinie dla siebie. Rozmowa kwalifikacyjna to Twój moment na dyplomatyczne podejście. Osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną nie chce myśleć, że ma potencjalnego sprawcę problemów, jeśli w końcu da ci pracę.

3. Przeprowadź mnie przez normalne kroki, które wykonujesz podczas planowania projektu

Jest to okazja dla osoby prowadzącej rozmowę, aby dowiedzieć się więcej o Twoim podejściu do zarządzania projektami, a także dowiedzieć się, co wiesz. Alternatywne pytania mogą obejmować omówienie sposobu kontrolowania projektu lub zarządzania ryzykiem w projekcie.

Czego szuka ankieter

Ankieter zadaje sobie pytanie, czy masz zorganizowane podejście do zarządzania projektami. Nie przejmują się tak krokami, o ile możesz uzasadnić, dlaczego je robisz. Jest to również dobra okazja, aby wspomnieć o wszelkich formalnych metodologiach, z których korzystasz, ponieważ osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjna będzie się tym zajmować.

Wskazówki dotyczące odpowiedzi na to pytanie

• Odpowiedz pewnie. Zbyt wiele um i ah i okaże się, że możesz nie stosować tego podejścia tak często, jak twierdzisz
• Bądź jasny, precyzyjny i nie gofr. Gdy zostaniesz poproszony o wymienienie kroków, twoja odpowiedź powinna być dość ustrukturyzowana
• Łatwo jest wyjść na styczną. Jeśli tak, spróbuj wrócić na właściwe tory, krótko podsumowując swoje kroki

Pułapki, których należy unikać

Jeśli masz zamiar wspomnieć o metodologii, upewnij się, że dobrze ją znasz, ponieważ prawdopodobnie zadadzą ci dodatkowe pytanie. Widziałem wielu rozmówców, którzy twierdzili, że znają metodologię, a potem wpadają w panikę, gdy proszeni są o jej szczegółowe opisanie.

4. Czy korzystasz z formalnej metodologii?

To pytanie będzie zależało od ogłoszenia o pracę. Niektóre zawody określają konkretną metodologię i zwykle mówią, czy metodologia jest wymaganiem obowiązkowym, czy miłym do posiadania.

Czego szuka ankieter

Ten jest dość prosty. Chcą tylko wiedzieć, czy rozumiesz metodologię, którą umieściłeś w swoim CV i czy masz doświadczenie w stosowaniu jej w projekcie. To pytanie jest dla Ciebie doskonałą okazją, aby zademonstrować doświadczenie, które czyni Cię idealnym kandydatem dla nich.

Wskazówki dotyczące odpowiedzi na to pytanie

• Zawsze przytaczaj własne przykłady wykorzystania metodologii w projektach. To pokaże, że nie tylko rozumiesz teorię, ale wiesz, jak ją zastosować.
• Można powiedzieć, że dostosowujesz metodologię do swojego projektu. Cóż, mówię to, ale niestety możesz uzyskać wywiad z „purystą” kierownika projektu, który tego nie akceptuje. Tylko Ty możesz oceniać! Jednak doświadczeni kierownicy projektów mają tendencję do dostosowywania metodologii zarówno do ich organizacji, wielkości projektu, jak i do klienta. Pokazuje to, że rozumiesz zalety i wady metodologii, a Twoim nadrzędnym celem jest zrobienie tego, co najlepiej pasuje do Twojego projektu.

Pułapki, których należy unikać

Nie jesteś na egzaminie! Trzymaj się kluczowych punktów i powiąż to z własnym doświadczeniem.

Naprawdę? Jesteś tak sprytny, że wymyśliłeś własną metodologię zarządzania projektami? Można powiedzieć, że dostosowujesz metodologię do każdej sytuacji. Dopuszczalne jest również stwierdzenie, że nie używasz takiego, jeśli to prawda. Jednak wymyślenie własnego sugeruje, że nie poświęciłeś swojej karierze czasu na rozwinięcie wiedzy z zakresu zarządzania projektami.

5. Opisz moment, w którym przekonałeś kogoś do swojego sposobu myślenia

Jedną z kluczowych cech, których firmy poszukują u kierowników projektów, są ich umiejętności wywierania wpływu i perswazji. Prawdopodobnie pojawi się więc pytanie związane z tym tematem.

Czego szuka ankieter

Prowadzący rozmowę stara się uzyskać lepszy obraz tego, kim jesteś jako osoba i jakie są Twoje mocne i słabe strony. Wpływanie i przekonywanie są dobrymi miarami skuteczności jako menedżera projektu, ponieważ są to bardziej wyrafinowane cechy, które posiada niewielu ludzi. Nawet jeśli jesteś słaby w tym obszarze, możliwość wykazania, że ​​jesteś świadomy tego, jak ważne są te umiejętności dla kierownika projektu, jest nadal ważna dla osoby prowadzącej rozmowę.

Wskazówki dotyczące odpowiedzi na to pytanie

• Przygotuj z wyprzedzeniem odpowiedź na to pytanie i pomyśl o solidnym przykładzie, w którym zmieniłeś czyjeś zdanie. Nie musi to być koniecznie związane z projektem; może to być wszystko, co zrobiłeś w swojej obecnej roli.
• Opowiedz, dlaczego dana osoba była przeciwna Twojemu pomysłowi, i opisz ją z szacunkiem. To pokazuje, że rozumiesz kontrastujące punkty widzenia
• Jest różnica między przekonaniem kogoś do siebie a buldożeniem go własną opinią. Upewnij się, że Twoja odpowiedź pokazuje to pierwsze.

Pułapki, których należy unikać

Unikaj negatywności. W przypadku tego pytania łatwo popełnić błąd i jest ono postrzegane jako brak szacunku; możliwy znak ostrzegawczy dla ankietera, z którym może być trudno pracować. Wyjaśnij, że chociaż szanowałeś opinię swoich kolegów, ważne było, aby przekonać ich do swojego sposobu myślenia i wyjaśnić, dlaczego.

Klasycznym błędem, który wiele osób popełnia podczas rozmowy kwalifikacyjnej, jest odwoływanie się do nas, a nie do mnie. W tym przypadku ankietera interesuje Twoje indywidualne umiejętności, a nie to, co zrobił Twój zespół.

8 często zadawanych pytań podczas rozmowy kwalifikacyjnej kierownictwa projektu

6. Z jakiego projektu jesteś najbardziej dumny i dlaczego?

To doskonała okazja, by zabłysnąć. Jest to zaproszenie od osoby przeprowadzającej rozmowę, aby porozmawiać o swoich mocnych stronach i osiągnięciach, więc jak najlepiej je wykorzystaj.

Czego szuka ankieter

Osoba prowadząca rozmowę naprawdę chce wiedzieć, co możesz wnieść do ich organizacji. Jakie są Twoje mocne strony jako osoby i jako kierownika projektu? Co prawdopodobnie zrobisz dobrze? Daje to również osobie przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną wskazówkę, co motywuje Cię jako osobę i jaki masz motywację.

Wskazówki dotyczące odpowiedzi na to pytanie

• Entuzjazm, entuzjazm, entuzjazm.
• Wspomnij o wyróżnieniach, nagrodach i opiniach klientów.
• Skorzystaj z najnowszego przykładu. Możesz mieć wspaniały projekt sprzed 10 lat, z którego nadal jesteś naprawdę dumny, ale osoba prowadząca rozmowę kwalifikacyjna musi zobaczyć, że rozwinęłaś się jako osoba

Pułapki, których należy unikać

Wielu ankieterów będzie sceptycznie nastawionych do tego twierdzenia. Poza tym nie odpowiadasz na pytanie.

Jesteś pewny? Nie wydajesz się być pewien. Odrobina pewności siebie pomaga w wywiadzie.

7. Jak zmieniłbyś relacje z niezadowolonym klientem?

Ankieter prawdopodobnie zada Ci pytanie związane z tym, jak poradzisz sobie z poważnym problemem w projekcie, a czasami może to przybrać formę radzenia sobie z niezadowolonym klientem. Jeśli praca nie jest skierowana do klienta, podobne pytanie może dotyczyć sposobu rozwiązania poważnego problemu z projektem lub poważnego problemu z zespołem.

Czego szuka ankieter

Ankieter chce wiedzieć, że możesz poradzić sobie z poważnymi problemami w projekcie i że możesz przejąć je na własność. Daje to również ankieterowi możliwość oceny umiejętności obsługi klienta.

Wskazówki dotyczące odpowiedzi na to pytanie

• Jeśli możesz, zacznij od opisania prawdziwego przykładu problemu, z którym się spotkałeś. Jeśli nie masz przykładu, pomyśl hipotetycznie. Dlaczego klient był niezadowolony na początku? Unikaj emocjonalnego języka i zachowuj obiektywizm.
• Upewnij się, że wyjaśniłeś, dlaczego problem wymaga rozwiązania i jakie byłyby potencjalne skutki, gdybyś się z nim nie zajął.
• Wyjaśnij, że dokładasz wszelkich starań, aby spojrzeć na sprawy z perspektywy klienta. To ważny krok do zrozumienia niezadowolonego klienta i pomocy w rozwiązaniu problemu.

Pułapki, których należy unikać

Może to dać ankieterowi sygnały ostrzegawcze. Drobne problemy klientów można rozwiązywać na poziomie projektu, jednak poważne zawsze należy eskalować, nawet jeśli ma to na celu poinformowanie kierownictwa o tym, co się dzieje. Możesz martwić osobę prowadzącą rozmowę, jeśli sugerujesz, że coś tak poważnego jak rozwiązanie umowy nie zostanie zgłoszone kierownictwu.

8. Co motywuje Cię do pracy nad projektem?

Różne wersje tego pytania mogą obejmować: Co najbardziej Ci się podoba w zarządzaniu projektami? Dlaczego lubisz być kierownikiem projektu? Dlaczego wybrałeś zarządzanie projektami?

Czego szuka ankieter

Ankieter chce wiedzieć, czy jesteś zaangażowany w tę rolę. Jest to szczególnie ważne, jeśli zarządzanie projektami jest dla Ciebie bocznym krokiem w karierze lub awansem. Chcą wiedzieć, że spodoba ci się rola i wyzwania, jakie ona stwarza, a ty nie będziesz ubiegać się o tę rolę tylko dlatego, że jest to wygodne lub zapłaci więcej pieniędzy niż twoja obecna pozycja.

Wskazówki dotyczące odpowiedzi na to pytanie

• Wspomnij, jak ważne jest dla ciebie rozwijanie się w tej roli oraz jak cenisz naukę i szkolenie
• Bądź szczery. Jeśli odpowiadasz tylko po to, by zaimponować, będzie to widoczne w twojej mowie ciała, sposobie mówienia i braku entuzjazmu.
• Jeśli przechodzisz do zarządzania projektami z innej roli, wyjaśnij, jaki aspekt tego zadania Cię ekscytuje. Upewnij się jednak, że przeprowadzasz badania, bo inaczej może się to wydać naiwne.

Pułapki, których należy unikać

Może to prawda, ale sama w sobie nie powinna być odpowiedzią. Z pewnością możesz mówić o swoich ambicjach dotyczących rozwoju kariery, ale osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce zobaczyć, że sama praca ci się spodoba, a nie masz zamiaru czekać, aż nadejdzie coś lepszego.

Trzy najważniejsze wskazówki dotyczące rozmów z kierownictwem projektu

Trzy najważniejsze wskazówki zapewniające sukces

Na koniec pomyślałem, że dam ci trzy najważniejsze wskazówki. Od czasu do czasu rozmawiałem z tak fantastycznym, imponującym kandydatem, że natychmiast wracam do biura, by powiedzieć kolegom: „Wow, byli wspaniali!”. Oto kilka rzeczy, które zrobili, dzięki którym się wyróżnili:

• Podaj przykłady z projektów, które naprawdę sprzedadzą cię jako kandydata. Może to obejmować pozytywne cytaty i opinie klientów, przykłady dokumentacji lub wskaźniki pokazujące wskaźniki sukcesu. Ostrzeżenie: unikaj pokazywania jakichkolwiek szczegółów, które mogłyby zagrozić bezpieczeństwu lub poufności. Pomiń nazwy organizacji i zachowaj ogólne.
• Uzupełnij rozmowę e-mailem z podziękowaniem. W nim powiedz im, jak bardzo podobał Ci się wygląd firmy i dlaczego, a także powiedz im coś nowego i imponującego o sobie. Podaj im również szczegóły swojego profilu LinkedIn, strony about.me, swojego portfolio i wszystkiego, co masz gotowe.
• Ubrać, aby zaimponować. Zawsze noś garnitur, nawet jeśli organizacja zazwyczaj preferuje zwykłe noszenie.

Opowiedz nam, jak podchodzisz do rozmów z zarządzaniem projektami