Zarządzanie projektem: planowanie

Narzędzia i techniki planowania

Obraz annca z Pixabay

Planowanie to główna metoda, której możemy użyć do kontrolowania i regulowania realizowanego projektu. Wykonanie projektu to wprowadzenie planu w czyn, który przyniesie oczekiwane rezultaty.

Na etapie planowania kierownik projektu przemyśla cały projekt, komunikuje się i zarządza osobami, które wykonają pracę oraz znajduje najlepsze ustalenia, w jakich praca musi zostać wykonana lub wykonana.

Menedżerowie projektów muszą zaplanować, aby znaleźć najlepszy sposób działania, jasno określić, co należy zrobić, sprawdzić, co wykracza poza ich obszary specjalizacji oraz wiedzieć, jak delegować i wyznaczać prace innym.

Oto kilka narzędzi planowania, których możemy użyć do zaplanowania projektu.

Wykres Gantta

Obraz OpenClipart -ectors z Pixabay

Wykres Gantta to graficzna reprezentacja planu projektu. Pokazuje zadania, ich czas trwania, ich kolejność (lub pozycje w czasie) oraz całkowity czas trwania projektu. Prezentuje wszystkie te informacje w powiązanej ze sobą formie i jest prostym sposobem przekazania planu projektu.

Przygotowujemy wykres Gantta, aby połączyć informacje o zadaniach i czasie trwania naszego projektu. Taki wykres pomaga nam zrozumieć proces niezbędny do ukończenia projektu. Pomaga nam również w dokładnym zrozumieniu całego czasu trwania projektu, przekazywaniu informacji na jego temat oraz zapewnianiu standardu oceny i szacowania, jeśli musimy podjąć dodatkowe decyzje.

Czy wykres Gantta jest całkowicie wiarygodny? Nie całkiem. Nie możemy polegać na wykresie Gantta, aby podać szczegółowe informacje o tym, dlaczego zadania są ułożone w kolejności, w jakiej się pojawiają. Nie możemy również polegać na wykresie Gantta, aby pokazać, które zadania są krytyczne dla terminowego zakończenia projektu lub aby pokazać wpływ zmian na zależności lub sekwencje zadań. Zależność zadań to logiczna relacja między zadaniami lub kamieniami milowymi. W zależności od zadania zadanie lub kamień milowy zależy od innych zadań, które mają być wykonane w całości lub częściowo, zanim będzie można je wykonać.

Analiza ścieżki krytycznej

Zdjęcie: Nuggetkiwi, źródło Wikimedia Commons

Ścieżka krytyczna to kolejność działań w projekcie, która ocenia najdłuższy całkowity czas trwania w celu określenia najkrótszego możliwego czasu ukończenia projektu.

Diagram lub sieć ścieżki krytycznej pokazuje, które zadania są krytyczne lub niezbędne dla terminowego zakończenia projektu.

Oprogramowanie ścieżki krytycznej automatycznie oblicza skutki zmian w odniesieniu do zależności między zadaniami. Ze względu na szybkość działania oprogramowanie szybko aktualizuje wszelkie zmiany danych zadania i jego zasobów.

Programy są używane do pomocy w planowaniu projektu i przydzielaniu zasobów do zadań, bilansowaniu zasobów, wycenianiu kosztów lub szacowaniu kosztów, strukturze podziału pracy i strukturze podziału organizacyjnego.

Oto niektóre programy do zarządzania projektami przedstawione w kolejności alfabetycznej: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , poniedziałek .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront i Wrike . Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym oprogramowaniu, odwiedź witrynę internetową GetApp®, która publikuje tworzone przez użytkowników i redakcyjne recenzje oprogramowania i aplikacji dla firm.

Scenariusze „co jeśli”

Koszty i czas należy zweryfikować pod kątem celów na etapie planowania.

W przypadku zmiany danych używane są scenariusze „co, jeśli”. Oprogramowanie komputerowe ponownie oblicza nowy czas trwania, alokacje zasobów i koszty, aby zaoferować możliwe opcje.

Jeśli oprogramowanie do planowania pokazuje, że wymagana data zakończenia wykracza poza dozwolony czas lub koszt, kierownik projektu musi następnie rozważyć trzy opcje:

• Znajdź zadania, które można wykonywać równolegle lub częściowo, a następnie połącz ponownie równolegle te zadania w sieci. Komputer oszacuje wtedy krótszy czas trwania projektu.
• Wprowadź nową obowiązkową datę zakończenia, a komputer opracuje nową datę rozpoczęcia.
• Dowiedz się, czy czas trwania krytycznych zadań można skrócić. Można to zrobić, wkładając więcej zasobów, pracując dłużej, obniżając jakość, co zmniejszy nakład pracy lub stosując prefabrykację.

Jeśli oprogramowanie do planowania wykaże, że koszt będzie większy niż przydzielony budżet, kierownik projektu może zmniejszyć liczbę zasobów, skrócić harmonogram lub obniżyć jakość dostarczanego produktu.

Wyjaśnienie terminów i wyrażeń

Oto wyjaśnienie niektórych słów lub wyrażeń użytych powyżej:

• Alokacja zasobów powoduje przypisanie zasobów, takich jak czas, ludzie i narzędzia, do wielu zadań w celu dotrzymania terminu.
• Poziomowanie zasobów to technika, która dostosowuje daty rozpoczęcia i zakończenia zgodnie z ograniczeniem zasobów, aby zrównoważyć zapotrzebowanie na zasoby z dostępną podażą.
• Struktura podziału pracy dzieli projekt na mniejsze komponenty, z których każdy koncentruje się na produkcie.
• Struktura podziału organizacyjnego to model, który szczegółowo opisuje ramy organizacyjne planowania projektu, zarządzania zasobami, śledzenia czasu i wydatków, alokacji kosztów, raportowania przychodów i zysków oraz zarządzania pracą.
• Śledzenie czasu prowadzi rejestr przepracowanych godzin.
• Śledzenie wydatków prowadzi rejestr wydatków.

Zarządzanie projektem: definiowanie celów

• Zarządzanie projektami: definiowanie celów

  Praktyka zarządzania projektami jest dobrze ugruntowana. Ma szeroki asortyment w różnych branżach. Obecnie stosuje się kilka firm i organizacji z takich dziedzin, jak marketing, finanse, rozwój produktów, usługi konsumenckie i administracja

Zarządzanie projektami: monitorowanie i zarządzanie ludźmi

• Zarządzanie projektami: monitorowanie i zarządzanie ludźmi Zarządzanie

  projektami nie musi odbywać się na wielką skalę i nie ogranicza się do dużych projektów. Możesz użyć niektórych informacji przedstawionych w moich 3 artykułach o zasadach zarządzania projektami, aby opracować osobisty plan działania.