Techniki szacowania czasu i kosztów zarządzania projektem: przegląd

Rysunek 1: Szacowanie czasu i kosztów w odniesieniu do planowania projektu

Wstępne planowanie pozwala na wczesne oszacowanie, podczas gdy bardziej szczegółowe planowanie pozwala na dokładniejsze oszacowanie.

Sid Kemp

Potrzeba oszacowania czasu i kosztów projektu

W biznesie celem większości projektów jest zarabianie pieniędzy. To wymaga, aby projekt albo zarabiał więcej, albo oszczędzał więcej, niż kosztuje jego wykonanie. Projekt kosztuje pieniądze, dopóki nie zostanie ukończony, a dopiero po zakończeniu zaczyna poprawiać wyniki firmy. Każdego roku firma ma tylko tyle pieniędzy, ile może wydać na projekty. Tak więc, jeszcze przed rozpoczęciem projektu, kierownicy chcą odpowiedzi na cztery pytania:

• Ile będzie kosztował projekt?
• Czy na pewno nie przekroczymy budżetu?
• Jak długo potrwa projekt i kiedy zostanie ukończony?
• Czy na pewno nie spóźnimy się?

To bardzo rozsądne pytania. O to samo pytamy, gdy oddajemy samochód do naprawy lub naprawiamy klimatyzator. Jednak ponad połowa wszystkich projektów - nawet tych dobrze zarządzanych - spóźnia się lub przekracza budżet. Zatem odpowiedź na te pytania za pomocą szacunków, na których możemy polegać i których możemy się zobowiązać, jest dużym wyzwaniem.

W świecie zarządzania projektami menedżerowie, którzy poświęcają pieniądze i wysiłek organizacyjny na projekt, nazywamy sponsorami projektu, a ich zaangażowanie jest kluczowe dla naszego sukcesu jako kierowników projektów. Jeśli nie zaangażują się w projekt, pozostaną zaangażowani przez cały czas, dostarczą niezbędne zasoby i nie usuną przeszkód, nasz projekt zakończy się niepowodzeniem. Ich prośba o oszacowanie czasu i kosztów jest z ich punktu widzenia całkowicie uzasadniona.

Jest to również bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Z definicji projekt jest „wyjątkowym przedsięwzięciem podjętym w celu stworzenia unikalnego produktu lub usługi” (PMI Lexicon). Jeśli każdy projekt jest wyjątkowy i nigdy wcześniej tego nie robiono, to skąd mamy wiedzieć, ile będzie to kosztowało? Skąd wiemy, jak długo to potrwa? Jak oszacować koszt nieznanego? Jak możemy być pewni, że mamy rację? Jeśli nie mamy racji, będziemy źle wyglądać, gdy przekroczymy budżet lub dostarczymy późno, albo jedno i drugie.

To są prawdziwe pytania i mają prawdziwe odpowiedzi. Nauczyłem ponad 3500 kierowników projektów, jak planować projekty, szacować koszty i czas oraz dostarczać je na czas iw ramach budżetu. Napisałem trzy różne książki o zarządzaniu projektami, zawierające techniki szacowania czasu i kosztów. A od moich klientów i studentów widziałem wszystko, od doskonałych, niedrogich szacunków, które pozwalają wygrać konkurencyjne oferty, po systemy zarządzania, które uniemożliwiają dobre oszacowanie. Ale możliwe są dobre szacunki. I zyskujemy autorytet, który ułatwia nam pracę, gdy jako kierownicy projektów dobrze oceniamy nasze projekty.

W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób jako kierownicy projektów możemy tworzyć dokładne i wiarygodne szacunki. Dowiesz się: czego potrzebujemy, aby sporządzić kosztorys; jakie rodzaje szacunków są możliwe; oraz podstawowe procedury przygotowania każdego rodzaju kosztorysu. Szczegółowe instrukcje dotyczące technik szacowania są zbyt obszerne, aby zmieścić się w tym artykule. Ale będziesz znać nazwę właściwej techniki szacowania i jak z niej korzystać. I będziesz miał przykład do naśladowania. Stamtąd prawdopodobnie możesz to zrobić samodzielnie. Jeśli nie, szczegółowe instrukcje można łatwo znaleźć w podręczniku zarządzania projektami lub w PMBOK, przewodniku Project Management Institute po Project Management Body of Knowledge.

W tym artykule pokazano, jak dokonać najlepszego oszacowania czasu i kosztów, zarówno na początku projektu, jak i później, gdy planowanie jest prawie ukończone, jak pokazano na rysunku 1.

Komputer działający przez cały czas

Jeden z moich klientów dostarczył systemy komputerowe do agencji rządowych. Zanim zacząłem z nimi pracować, agencja poprosiła o komputer do ich systemu pocztowego, który „działałby przez cały czas”. Kierownik projektu wykorzystał to i kupił komputer o wartości 1 miliona dolarów, który będzie działał 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, z podwójną automatyczną kopią zapasową wszystkiego. Kiedy powiedział klientowi, byli w szoku. „Ale jesteśmy otwarci tylko 16 godzin dziennie. Nie potrzebujemy, aby działał całą noc. I na pewno nie zamierzamy za to płacić!”

Firma utknęła z komputerem o wartości 1 miliona dolarów, którego klient nie chciał. A rzeczywiste rozwiązanie kosztowało znacznie mniej niż połowę tego, co zakładał kierownik projektu.

Lekcja: nie zakładaj z góry założeń i nie zakładaj, że rozumiesz, co klient ma na myśli, kiedy używa określonego języka. Sprawdź każdy szczegół w jasny, możliwy do zdefiniowania sposób.

Wymagania wstępne: co musisz mieć przed utworzeniem oszacowania czasu i kosztów

Wyobraź sobie, że przyszedł do ciebie przyjaciel i powiedział: „Ile będzie mnie kosztować zakup nowego samochodu?”. Nie ma sposobu, aby odpowiedzieć na to pytanie bez pytania: „Jaki samochód chcesz?” A co, jeśli odpowie: „Och, nie wiem nic o samochodach. Po prostu kup mi samochód, który będzie dla mnie odpowiedni. Ile to będzie kosztować?”.

W takiej sytuacji nie możemy oszacować kosztu samochodu. Musimy współpracować z naszym przyjacielem, zadając pytania typu „Jak duża jest Twoja rodzina?” "Czy jedziesz do pracy?" i „Co lubisz robić na wakacjach?” Jeśli nasz przyjaciel pracuje z nami przez to wszystko, a my znamy samochody, prawdopodobnie możemy wybrać dla niego dobry samochód, a następnie podać mu cenę. Ale jeśli nasz znajomy powie: „Nie mam czasu odpowiadać na wszystkie pytania! Po prostu powiedz mi, ile kosztuje samochód!” wtedy wracamy donikąd. Lub, powiedzmy, między 12 500 USD, jeśli chcesz mieć Hyundaia, a 85 000 USD, jeśli chcesz Cadillaca. To prawdziwa odpowiedź, ale niezbyt przydatna.

Jako kierownicy projektów cały czas znajdujemy się w takiej sytuacji. Na przykład klient może chcieć nowej witryny internetowej. Ale tak naprawdę nie wie, jaka jest dobra strona internetowa dla jego firmy. Po prostu wie, że jego obecny nie działa. Wiemy, że strona internetowa może kosztować od 1200 do 15 000 USD i zajmować od dwóch tygodni do czterech miesięcy, w zależności od tego, jakie funkcje są potrzebne w danej firmie. Ale dopóki nie poznamy jego działalności, nie możemy oszacować czasu ani kosztów.

Wniosek jest taki: zanim będziemy mogli przygotować dokładny kosztorys lub czas, musimy współpracować z klientem w celu określenia zakresu projektu. Jeśli termin „zakres” jest nieznany, oznacza „to, co robimy”. Pełna definicja zakresu to jasne określenie tego, co robimy, wykonując ten projekt. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, zobacz Jak ułożyć plan zarządzania projektem.

Oprócz jasnego określenia zakresu potrzebujemy jeszcze trzech rzeczy:

• Musimy wyeliminować niewypowiedziane założenia. Na przykład nasz przyjaciel poprosił o „nowy” samochód. Czy miał na myśli zupełnie nowy, tegoroczny model, czy też „nowy dla mnie” i kupno używanego samochodu byłoby w porządku. Nie wiemy, dopóki nie zapytamy. Zobacz pasek boczny „Komputer działający cały czas”, aby zobaczyć prawdziwy przypadek katastrofy związanej z kosztorysowaniem projektu, takiej jak ta.
• Musimy zdecydować, w jaki sposób projekt będzie wykonany, i uzyskać zgodę klienta na podstawowe podejście. Nie musimy znać wszystkich szczegółów. Ale musimy znać ogólne podejście. Na przykład, jeśli nasz projekt zakłada utworzenie zakładu montażowego, będziemy chcieli wiedzieć, czy klient spodziewa się, że wkrótce go przerośnie. Jeśli tak, to wynajęcie nieruchomości, a nie kupowanie jej lub długoterminowa umowa najmu, jest prawdopodobnie najlepszym pomysłem. Koszt projektu obejmującego wynajem nieruchomości jest zupełnie inny niż koszt projektu polegającego na kupnie lub leasingu budynku.
• Musimy znać aktualną sytuację. Jeśli klient chce mieć nową witrynę internetową, musimy wiedzieć wszystko o jego starej witrynie oraz o tym, co działa, a co nie. Musimy również wiedzieć o ich drukowanych materiałach marketingowych, opisach produktów i zdjęciach ich produktów. Stworzenie strony internetowej z aktualnego katalogu kosztuje dużo mniej niż stworzenie strony internetowej od podstaw, na którą musimy umówić się na zdjęcia i opisy kilkudziesięciu projektów.

Jest taka historia, która ilustruje ten ostatni punkt. Pewnego razu był projekt osuszania bagna. Urzędnik hrabstwa zapytał: „ile będzie kosztować osuszenie tego bagna?” Kierownik projektu odpowiedział: „to zależy od liczby aligatorów”. - Cóż, skąd wiemy, ile jest tam aligatorów? „Osuszamy bagno i widzimy, ile się skończy”.

To jest duży problem z szacowaniem czasu i kosztów. Musimy zaplanować wystarczająco dużo, aby wiedzieć, czego naprawdę chce klient, i wykonać wystarczająco dużo pracy nad projektem, aby odkryć, co naprawdę się dzieje, zanim będziemy mogli dokonać dokładnego oszacowania kosztów. Jednak często kierownicy chcą dokładnego oszacowania kosztów jeszcze przed rozpoczęciem projektu.

Jest jeszcze jedna rzecz, której będziesz potrzebować, i napisałem o tym artykuł: zrozumienie kluczowych czynników dobrego oszacowania czasu, kosztów lub czegokolwiek innego.

Teraz, gdy przedstawiliśmy problem, przyjrzyjmy się kilku rozwiązaniom.

Nasze studium przypadku: proste oszacowanie kosztów witryny internetowej

Ilość pracy potrzebnej do wykonania dobrego oszacowania kosztów zależy od wielkości projektu, który wykonujesz, a także od tego, jak dobrze Ty i zespół jesteście zaznajomieni z pracą nad projektem. Opisane tutaj techniki szacowania mogą zapewnić dobre oszacowanie kosztów projektu w ciągu kilku godzin w przypadku projektu kosztującego poniżej 10 000 USD. Te same techniki, zastosowane w ciągu kilku tygodni, mogą oszacować koszty projektów na około 100 000 USD. Te same techniki, starannie stosowane w wielu badaniach, mogą być użyte do oszacowania projektów, które będą kosztować miliony dolarów. Ale zajmie to miesiące pracy, a wiele innych przydatnych planów projektu będzie obejmowało oszacowanie kosztów i czasu.

Ponieważ skupiamy się na technikach, będziemy pracować nad bardzo prostym, małym projektem: pierwsza witryna internetowa dla nowej firmy, zawierająca 40 stron tekstu i grafiki oraz koszyk z około 200 produktami. Katalog drukowany ze wszystkimi zdjęciami i opisami produktów został już sporządzony. Jednak firmie nie podoba się układ katalogu i potrzebuje nowej grafiki i projektu koncepcyjnego strony internetowej, które będzie również wykorzystywane do przyszłego marketingu w druku.

Tabela 1: Wczesne szacunki

Komponent projektu	Niska	Średni	Wysoki
Hosting (pierwszy rok)	300 $	360 $	396 $
Grafika	2500 $	3500 $	5000 $
Strony internetowe	1824 $	2280 $	3.420 $
Elementy katalogu	1920 $	2400 $	3600 $
Przejdź na żywo	300 $	500 $	600 $
Całkowity	6.844 $	9 040 $	13 016 $

Techniki wczesnego szacowania kosztów i czasu

Jak już powiedzieliśmy, najwcześniejszy kosztorys musi nastąpić po dokładnym zdefiniowaniu zakresu projektu, uzgodnieniu podejścia do projektu i wyjaśnieniu założeń. Kiedy to zrobimy, ale nie mamy jeszcze planu wykonania wszystkich prac krok po kroku, możemy przygotować wstępny kosztorys. Wczesne oszacowanie kosztów jest nazywane szacunkiem kosztów rzędu wielkości przez Project Management Institute. Tworząc go, podajemy zakres, w którym mamy prawie pewność, że koszt projektu spadnie. Ale to całkiem spory zasięg. Dolna granica to 50% naszych szacunków, a górna - dwa razy więcej. Jeśli więc sądzimy, że projekt będzie kosztował 100 000 USD, możemy z całą pewnością stwierdzić, że koszt projektu wynosi od 50 000 do 100 000 USD.

Przedstawianie szacunków rzędu wielkości

Kiedy dostarczymy kosztorys z tak dużym zasięgiem, sponsorzy projektu prawdopodobnie będą balistycznie. Większość sponsorów projektu chce i potrzebuje znacznie dokładniejszego oszacowania znacznie wcześniej niż jest to możliwe. Potrzeba edukacji w górę, to znaczy nauczenia naszych szefów tego, co jest realistyczne, aby pomóc im zrozumieć, że oszacowanie rzędu wielkości jest najlepsze, co mogą zrobić nawet najlepsi kierownicy projektów na świecie, na początku projektu, zanim plan będzie prawie kompletny. Na tym etapie jest po prostu zbyt wiele niewiadomych, aby uczynić bardziej realistyczną gwarancję.

Jest kilka dobrych wiadomości dla nas i dla naszych sponsorów na temat wczesnej oceny projektu:

• Jeśli wykonujemy typ projektu, który jest znany zespołowi, możemy być bardziej pewni, że koszty nie będą zbytnio wyższe niż centralny punkt naszego oszacowania.
• Jeśli możemy kontrolować zakres, możemy ograniczyć projekt do dostępnego budżetu, dostarczając niektóre, ale nie wszystkie funkcje.

Załóżmy na przykład, że utworzyliśmy szacunkową kwotę między 50 000 a 200 000 USD, a sponsor mówi: „Naprawdę mogę przeznaczyć tylko 120 000 USD, a jeśli to przekroczy, być może uda mi się wycisnąć łącznie 150 000 USD. Możemy odpowiedzieć, 100 000 USD jest bardzo prawdopodobne i jest bardzo duża szansa, że ​​przekroczymy 120 000 USD. Jeśli chcesz mieć gwarancję na 150 000 USD, zgódź się, że jeśli absolutnie musimy, możemy wyciąć dwie z pięciu pozycji z listy, a my zrealizuje projekt za 150 000 USD lub mniej. Prawdopodobnie dostaniesz wszystko, co chcesz. Jeśli nie, dostaniesz trzy lub cztery najważniejsze rzeczy, a my możemy zrobić ostatnią jedną lub dwie w ramach przyszłorocznego budżetu ”.

Podzielenie naszego przykładowego projektu na kilka dużych części

Większość projektów można rozbić na kilka dużych części, a szacunki zestawione z części są zawsze lepsze niż szacunki utworzone na podstawie całego projektu. Przyjrzyjmy się więc fragmentom projektu witryny sieci Web w naszym przykładzie. Uwzględnimy:

1. Hosting: skonfiguruj hosting i szkielet witryny eCommerce z koszykiem na zakupy
2. Grafika: Opracuj nowy projekt graficzny: kolory, obraz witryny, logo, kluczowe obrazy dla każdej z 7 linii produktów
3. Strony internetowe: utwórz 40 stron z tekstem i grafiką
4. Katalog przedmiotów: utwórz koszyk na 200 pozycji z katalogu na podstawie istniejących nazw produktów, opisów produktów i zdjęć
5. Rozpocznij transmisję na żywo: przetestuj całą witrynę, napraw problemy i zacznij działać

Uzyskiwanie wysokich i niskich szacunków dla każdego elementu

Naszym pierwszym krokiem jest znalezienie najlepszego sposobu oszacowania kosztów dla każdej z pięciu części projektu wymienionych powyżej. W przypadku pozycji pierwszej, drugiej i piątej naszym najlepszym rozwiązaniem jest oszacowanie kosztów na podstawie rzeczywistych kosztów zrobienia tych samych rzeczy w podobnych witrynach dla byłych klientów. W przypadku przedmiotu nr 1 prawdopodobnie możemy nawet zablokować stałą cenę. W punkcie nr 2 rozmawiamy z grafikiem. Może powiedzieć: „Cóż, to zależy. Jeśli znają ogólny styl działalności i spodobają im się moje pierwsze pomysły, to jedno. Ale jeśli nie mają pojęcia, czego chcą, i mają komitet, który podejmuje decyzje i potem zaczną zmieniać nazwy swoich linii produktów, kiedy ja zajmuję się grafiką, może to kosztować znacznie więcej ”. Jeśli mamy dobrą komunikację z klientem, możemy spróbować uzyskać odpowiedzi na te pytania. Ale powiedzmy, że nie.Następnie prosimy grafików o oszacowanie kosztów dla najlepszego i najgorszego scenariusza, a to są nasze niskie i wysokie szacunki.

Pozycje 3 i 4 najlepiej oszacować przy użyciu metody wiadra. Ale metoda opisana w punktach 1, 2 i 5 będzie również działać.

Pozycja 5 jest podobna do pozycji 2. Na przykład, jeśli cała sprzedaż odbywa się w kontynentalnych Stanach Zjednoczonych, testowanie koszyka jest standardem. Jeśli potrzebna jest wysyłka międzynarodowa, wraz z międzynarodowymi podatkami i taryfami, wymagane będą znacznie więcej testów. W tym przypadku poszliśmy do klienta, a on powiedział: „Och, jesteśmy w USA i teraz sprzedajemy tylko w Stanach Zjednoczonych. Mamy więc dość wąski zakres niskich i wysokich naszych szacunków dotyczących uruchomienia, ponieważ widać w Tabeli nr 1.

Ta metoda zapewnia dobre oszacowanie czasu i kosztów. Kosztorys ilustruje Tabela 1. Szacunkowy czas jest tworzony w podobny sposób, prosząc każdego pracownika lub lidera zespołu o niskie, prawdopodobne i wysokie oszacowanie czasu trwania pracy, a szacunki są sumowane.

Kluczową zaletą tego podejścia jest to, że nawet jeśli jedna część zostanie oszacowana zbyt nisko, inna część prawdopodobnie zostanie oszacowana wysoko. Zatem całkowite oszacowanie ma większe szanse na trafienie niż jakakolwiek inna część. Jest to główny powód, dla którego należy podzielić projekt na części i oszacować każdą z nich oddzielnie, zamiast próbować oszacować cały projekt od razu.

Dokładność zależy od branży

Jak dokładne są nasze szacunki? To bardzo się różni w zależności od branży, a także innych czynników związanych z projektem i zespołem. W branży budowlanej, w której firmy gromadzą konkurencyjne oferty na budowę dróg dla projektów finansowanych przez państwo, które zazwyczaj wybierają najtańszą ofertę, widziałem projekt o wartości 25 milionów dolarów szacowany do ostatniego dolara. Zbyt wysoka oferta nie zapewni kontraktu, a zbyt niska będzie oznaczać straty finansowe dla firmy.

Projekty budowlane można oszacować tak precyzyjnie, ponieważ metody, materiały i koszty są bardzo standardowe.

Z drugiej strony, projekty informatyczne (IT) są notorycznie źle oceniane. Najgorszym przypadkiem, jaki znam, był projekt informatyczny szacowany na 2000 USD, który ostatecznie kosztował ponad 170 000 USD - ale to był skrajny przypadek. Jednak faktyczne wyniki, które kończą się dwukrotnie lub trzykrotnością oszacowania czasu lub kosztów, są zbyt powszechne. Jednym z powodów jest to, że narzędzia, techniki i środowiska szybko zmieniają się w świecie IT. Zdarza się nawet, że program jest napisany, powiedzmy, dla jednej wersji systemu Windows, a następnie musi zostać przebudowany na inną wersję systemu Windows, zanim zostanie wydany.

Jak dokonać najlepszych szacunków w naszej branży? Konsekwentne, kompletne planowanie i śledzenie zarządzania projektami oraz wnioski wyciągnięte z doskonalenia naszych metod pod koniec każdego projektu są kluczowe. Dokonując każdego oszacowania, zapytaj: „Jak bardzo mój zespół jest zaznajomiony z tym rodzajem pracy? Czy kiedykolwiek pracowaliśmy razem? Co nowego i innego w tym projekcie?”. Im częściej Twój zespół wykonywał wcześniej tego typu prace, tym dokładniejsze mogą być Twoje szacunki. Jednocześnie, gdy szacujesz pracę przy użyciu nowych narzędzi i metod, opracowujesz eksperymentalne prototypy lub pracujesz z nowymi klientami, weź to pod uwagę i daj więcej swobody na nieoczekiwane.

Techniki późnego szacowania kosztów

W dalszej części procesu planowania projektu możemy stworzyć znacznie dokładniejszy kosztorys. I jest to o wiele łatwiejsze do zrobienia. PMI odwołuje się do szacowania czasu późnego i szacowania kosztów oddolnych, ponieważ szacujemy każdą szczegółową czynność i dodajemy je wszystkie, aby uzyskać sumę. PMI mówi, że rzeczywisty koszt wyniesie -10% do + 15% szacowanego kosztu przy zastosowaniu szacowania oddolnego. A wariancja harmonogramu jest taka sama. Oznacza to, że jeśli szacunek wynosi 100 000 USD, rzeczywisty koszt projektu powinien spaść między 90 000 a 115 000 USD. Jeśli projekt ma trwać 100 dni od początku do końca, jest bardzo prawdopodobne, że będzie trwał od 90 do 115 dni. Taki mniejszy zakres jest znacznie łatwiejszy dla sponsorów projektu.

Późne oszacowanie czasu i kosztów wymaga szczegółowego planu projektu, w tym:

• Struktura podziału pracy (WBS) - szczegółowa lista wszystkich elementów projektu
• Lista czynności - lista wszystkich prac, które zostaną wykonane i kto to zrobi.
• Szczegółowe informacje o kosztach, takie jak stawki godzinowe za wynagrodzenie, prace kontraktowe i inne pozycje, takie jak powierzchnia biurowa lub sprzęt.
• Plan zamówień, w tym szacunkowe lub, jeśli to możliwe, potwierdzone koszty każdego zakupionego przedmiotu.
• Plan ryzyka

W idealnym przypadku szczegółowy kosztorys będzie częścią pełnego planu projektu, w którym uwzględnione zostaną wszystkie dziewięć obszarów wiedzy z zakresu zarządzania projektami, jak opisano w artykule, który wymieniłem powyżej, Jak ułożyć plan projektu.

Przy tych wszystkich dostępnych informacjach stworzenie szczegółowego oszacowania kosztów jest dość łatwe - w rzeczywistości jest łatwiejsze niż utworzenie wczesnego oszacowania. Po prostu sumujemy koszt (czas i materiały) dla każdego działania w ramach projektu i obliczamy sumę. W ramach tego procesu możemy skorzystać z oszacowania PERT. PERT to skrót od Project Evaluation and Review Technique i jest to sposób na uzyskanie pojedynczego oszacowania kosztów przy użyciu średniej centralnej optymistycznych, prawdopodobnych i pesymistycznych szacunków dla każdej pozycji. Możesz nauczyć się PERT, czytając Jak używać wykresu PERT do zarządzania projektami.

Najlepszą praktyką w zakresie szacowania kosztów jest uwzględnienie ryzyka w równaniu. Część zarządzania ryzykiem jest to plany awaryjne, czyli plany pracy, które mogą zrobić w przypadku wystąpienia zdarzeń ryzyka. Powiedzmy, że budujemy nowy budynek na Florydzie. Zdajemy sobie sprawę z ryzyka konieczności zatrzymania budowy na okres do dwóch tygodni w przypadku huraganu. Planujemy harmonogram, który zakończy budowę, nawet jeśli przejdzie huragan, wykorzystując nadgodziny w weekendy po huraganie. To oczywiście zwiększa koszty. Czynniki ryzyka możemy przedstawić jako fundusze awaryjne. Na przykład, możemy powiedzieć: „Szacunkowy koszt budowy tego budynku to 1 milion dolarów. Jeśli jednak nastąpi poważny huragan, będziemy potrzebować dodatkowych 50 000 dolarów środków na nieprzewidziane wydatki, aby zakończyć projekt na czas”.

Śledzenie prac projektowych i korygowanie szacunków

Po zaakceptowaniu planu projektu, harmonogramu i kosztorysu prace związane z planowaniem projektu są zakończone i można przystąpić do pracy. Formalnie nazywa się to wykonywaniem i kontrolą projektu. Wykonanie oznacza wykonanie pracy. Kontrola oznacza śledzenie pracy i upewnianie się, że jest wykonywana na czas i w ramach budżetu. Proces śledzenia wykonanych prac (wyników zakresu) w odniesieniu do czasu i kosztów nazywa się analizą wartości wypracowanej (EVA). Ponieważ robimy EVA, pracujemy nad tym, aby dostarczać w ramach budżetu. Dowiadujemy się również, czy wykonaliśmy dobrą robotę, dokonując wyceny w pierwszej kolejności.

Śledzenie faktycznego czasu i kosztów podczas naszej pracy jest bardzo ważne z dwóch powodów. Przede wszystkim dane te są użytecznymi danymi wejściowymi do przyszłych szacunków. Po drugie, pod koniec projektu porównujemy nasze szacunkowe koszty z kosztami rzeczywistymi, linia po linii, a nasz planowany harmonogram z naszym rzeczywistym harmonogramem, dzień po dniu; i utwórz dokument zawierający wnioski. Wyciągnięte wnioski obejmują lepsze metody szacowania kosztów dla naszego następnego projektu.

Techniki szacowania