Odpowiadając na zapytanie ofertowe (rfp) dotyczące audytora irygacyjnego krajobrazu

Jeśli jesteś właścicielem firmy zajmującej się architekturą krajobrazu i chcesz rozszerzyć ją o inny rodzaj usług, możesz rozważyć przeprowadzenie audytów nawadniania krajobrazu (audyty wody na zewnątrz) dla przedsiębiorstw użyteczności publicznej i agencji rządowych.

Jeśli Twoi pracownicy wykonują następujące rutynowe czynności w Twojej firmie, istnieje duża szansa, że ​​uzyskasz kwalifikacje, o ile Twoje umiejętności są wysokie, a klienci wyrażają się o Tobie z uznaniem.

• Zaplanuj kontrolerów według rodzajów nasadzeń i lokalnych warunków pogodowych.
• Dostosuj typy dysz do rodzaju podlewanych roślin.
• Skonfiguruj różne stacje dla różnych potrzeb podlewania.
• Rośnij rodzimą tak często, jak to możliwe.
• Uważaj na wycieki i zepsute tryskacze, naprawiaj i wymieniaj w razie potrzeby.
• Testuj cały system nawadniający co najmniej raz w miesiącu - sterowniki, stacje i dysze.
• Co roku płucz system nawadniający.

Przeprowadzenie audytu nawadniania obejmuje sprawdzenie każdego zraszacza, aby upewnić się, że działa prawidłowo, a następnie sporządzenie notatek na temat tego, co należy poprawić.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Co to jest audyt nawadniania?

Różnica między tym, co zrobiłbyś rutynowo, a tym, co zrobiłbyś w ramach formalnego audytu irygacyjnego, zależy od doskonałości dostarczanych umiejętności, rodzaju raportowania i sposobu rozliczania usług.

Audyt ma charakter czysto diagnostyczny - identyfikujesz problemy i potrzebne modyfikacje w systemie nawadniania nieruchomości przydzielonej Ci przez agencję wynajmującą lub zakład energetyczny, ale nie robisz nic, aby je naprawić (chyba że jest to częścią umowy). Spacerujesz z zarządcą nieruchomości, wskazując spostrzeżenia podczas testowania każdego elementu systemu. Zapisujesz wszystko na liście kontrolnej, więc możesz później skompilować swoje ustalenia w raporcie dla agencji - nie zarządcy nieruchomości, chociaż ostatecznie otrzymają kopię.

Za pośrednictwem agencji uzyskujesz rachunki za wodę dla tej nieruchomości, aby porównać je z faktycznym zużyciem wody w ciągu ostatniego roku. Porównanie zużytej wody z tym, co widzisz na ziemi, pomaga zdiagnozować problemy sezonowe, zidentyfikować potencjalne istnienie ukrytych wycieków, a także przewidzieć, ile wody można zaoszczędzić dzięki zalecanym zmianom.

Pokaż klientom, ile wody mogą zaoszczędzić w porównaniu z tym, ile obecnie zużywają.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (autor)

Dzięki tej prognozie można obliczyć potencjalne oszczędności dolarowe dla każdego głównego typu zalecanej zmiany, np. Pieniądze, które można by zaoszczędzić, modernizując istniejące sterowniki do pogodowych sterowników nawadniania (WBIC) lub zmieniając dysze zraszające na nawadnianie kroplowe. Daje to agencji i właścicielowi nieruchomości wyobrażenie o tym, co mogą najpierw zmodernizować.

Nieodłącznym elementem przeprowadzania audytu nawadniania jest sprawdzenie zaprogramowania sterownika. Na jak długo jest ustawiona każda stacja? Jakie typy zraszaczy znajdują się na tej stacji i jak często działają?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Co to jest zapytanie ofertowe (RFP)?

Załóżmy, że robisz już wszystko z listy punktowanej i wiesz, że możesz zrobić resztę, więc nie możesz się doczekać zbadania tej możliwości. Co to jest zapytanie ofertowe, gdzie je znajdujesz i jak ubiegasz się o kontrakt?

Każda agencja rządowa i narzędzie, które są zależne od finansowania rządowego, jest zobowiązane do wystawienia zapytania ofertowego, gdy projekt osiągnie określoną kwotę w dolarach. W przypadku mniejszych projektów mogą wybrać wykonawcę i po prostu przekazać mu zamówienie, ale w przypadku większych projektów muszą uzyskać konkurencję. Zapytanie ofertowe jest tym, co generuje konkurencję. To dokument, który mówi, jakich usług szukają, jakie są ich parametry, jak napisać propozycję, jak ją oceni, a także jak i kiedy ją złożyć.

Strona tytułowa zapytania ofertowego

Domena publiczna za pośrednictwem sieci

Znajdowanie zapytań ofertowych

Wiele agencji rządowych korzysta z systemów licytacji online. Prawie wszyscy dostawcy wody w południowej Kalifornii są połączeni w system zwany „siecią”. Będziesz musiał się zarejestrować, podając nazwę firmy, rozmiar, lokalizację, rodzaje świadczonych usług i inne informacje. Następnie możesz przeglądać tylko oferty dotyczące Twoich usług lub wszystkie oferowane oferty, aby zobaczyć, co tam jest. System automatycznie wyśle ​​Ci powiadomienie, gdy agencja opublikuje zapytanie ofertowe pasujące do jednego z wybranych przez Ciebie kodów NIGP (kody identyfikujące Twoje usługi).

Jeśli zobaczysz zapytanie ofertowe dla dużego audytora krajobrazu, geodety, firmy zajmującej się audytami nawadniania na zewnątrz (wszystkie są takie same), pobierz je. Agencja prosząca o ofertę zazwyczaj chce audytów dla swoich klientów, jeśli są dostawcami mediów, lub dla rezydencji i / lub firm w okolicy, jeśli są miastem lub hrabstwem. Zapytanie ofertowe może wymagać podania liczby (na przykład łącznie 75 audytów) lub okresu (np. Dwa lata na wezwanie do przeprowadzenia audytów).

Niektóre agencje mają własny system licytacji, dlatego ważne jest, aby sprawdzić stronę internetową agencji, dla której chcesz pracować. Poszukaj sekcji zakupów lub czegoś podobnego. Jeśli są podłączeni do sieci, ich strona internetowa poinformuje Cię o tym i najprawdopodobniej poda link.

Konferencja przed ofertą

Podczas pobierania zapytania ofertowego ważne jest, aby najpierw przyjrzeć się ich harmonogramowi i terminom. W dokumencie może być stwierdzone, że udział w „konferencji poprzedzającej przetarg” jest obowiązkowy, a każdy sprzedawca, który nie weźmie udziału, zostanie automatycznie zdyskwalifikowany. Oferta wstępna to spotkanie z agencją zamawiającą dla wszystkich potencjalnych oferentów, aby mogli się ze sobą spotkać i zadać wszelkie pytania, na którym każdy może usłyszeć odpowiedzi. Jeśli jest to skomplikowana umowa, która wymaga czegoś więcej niż tylko audytów nawadniania, możesz skontaktować się z innymi usługodawcami, którzy mogą kwalifikować się do części umowy, których nie masz. Jeden z Was zostaje wtedy głównym wykonawcą, a drugi podwykonawcą.

Jest to rzadkie, ale niektóre konferencje przed ofertą odbywają się na miejscu, więc oferenci mogą zobaczyć zakres zamówienia, o które ubiegają się. Udział w jednym z nich to dobry sposób na uzyskanie odpowiedzi na pytania, zbadanie konkurencji, a także znalezienie potencjalnych partnerów.

Miasto Portland OR, domena publiczna, za pośrednictwem strony internetowej miasta

Nie wszystkie zapytania ofertowe wymagają udziału w przetargu wstępnym, a wiele z nich jest opcjonalnych. W każdym przypadku istnieje okres, w którym sprzedawca może zadawać pytania telefonicznie lub pocztą elektroniczną. Polecam do nich zadzwonić. Zawsze dobrze jest połączyć się osobiście, aby wiedzieli, kim jesteś, kiedy wysyłasz swoją ofertę.

Po upływie terminu zadawania pytań i odpowiedzi (zwykle dwa tygodnie), agencja prześle każdemu dostawcy odpowiedzi na wszystkie pytania. Opcjonalnie mogą opublikować odpowiedzi w sieci ofert (z której otrzymałeś zapytanie ofertowe), abyś mógł je pobrać.

Następnym terminem, który prawdopodobnie napotkasz, będzie data i godzina złożenia oferty wraz z akceptowalnymi metodami dostawy. Następnie zwykle informują Cię, kiedy spodziewają się rozmowy kwalifikacyjnej z najlepszymi kandydatami, kiedy spodziewają się udzielenia zamówienia i / lub kiedy mają nadzieję rozpocząć pracę nad kontraktem. Pomaga to zaplanować czas.

Pisanie propozycji uczciwie

Po zanotowaniu terminów zacznij pisać swoją ofertę, przeglądając zapytanie ofertowe, aby zobaczyć, jak chcą go zorganizować. Większość zapytań ofertowych poda dokładną kolejność, w jakiej chcą napisać ofertę. Dzieje się tak, aby wszystkie wpisy miały podobny format, co ułatwia agencji ich porównywanie podczas procesu oceny.

Skonfiguruj odpowiednio zarys swojej propozycji, z nagłówkami i podtytułami oraz dodatkowymi stronami, takimi jak spis treści na początku i załącznik z tyłu. Określ jej ogólny wygląd, wszelkie kolory, które chcesz umieścić w nagłówkach i stopkach na każdej stronie, oraz jak ma wyglądać strona tytułowa (ogólnie). Po skonfigurowaniu struktury przenieś zapytanie ofertowe w ciche miejsce, zabierając ze sobą tablet, długopis i zakreślacz, a następnie zacznij robić notatki.

Na początku nie pisz, po prostu przeczytaj, przyswoj i zanotuj kilka rzeczy, które chcesz zapamiętać. Zaznacz obszary, w których według Ciebie Twoja firma będzie się wyróżniać (przypomnienie o podkreśleniu ich we wniosku) i wyobraź sobie, jak Twoja firma faktycznie realizuje projekt. Ta wizualizacja powinna pomóc Ci zwięźle napisać propozycję. Chcesz, aby zobaczyli, kim naprawdę jesteś i jak wspaniale byłoby z tobą pracować.

Chcesz także przedstawiać swoją firmę z jak największą uczciwością, ponieważ otwiera to drogę do zaufania. Bez zaufania nigdy nie możesz mieć naprawdę dobrego, trwałego związku (czyli takiego, który jest przyjemny, płynny i prowadzi do innych umów).

Niech Twoja propozycja będzie atrakcyjna i bogata w informacje.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Identyfikacja najlepszych kwalifikacji

Zanim ukończysz ten etap, kwalifikacje, które będziesz chciał podkreślić, powinny być oczywiste. Twoje słabsze obszary również będą oczywiste. Zwróć uwagę na te słabsze obszary, a mniej więcej w miesiącu, w którym będziesz pisać propozycję, zobacz, co możesz zrobić, aby zapewnić swoim pracownikom większe doświadczenie w tych obszarach - na przykład zapewnienie bezpłatnych audytów obecnym klientom z branży krajobrazowej.

Bardzo ważne jest, aby nie kłamać. Jeśli musisz, zminimalizuj lub nie wspominaj o swoich słabych punktach we wniosku, ale przynajmniej skonfiguruj to tak, aby Twoi pracownicy mieli doświadczenie, zanim złożysz wniosek o kolejną propozycję w przyszłości.

Teraz poszukaj umiejętności lub metod działania, o które nie prosiłeś, a które Twoim zdaniem mogą przynieść dodatkowe korzyści agencji. Jeśli Twój personel mówi płynnie po hiszpańsku, umieść ten fakt w widocznym miejscu w propozycji, ponieważ wielu pracowników krajobrazu w miejscach, które prawdopodobnie będziesz kontrolować, to Latynos. Jeśli twój personel jest wykwalifikowany w pracy z rodzimymi roślinami, da ci to inną przewagę, więc uwzględnij ten fakt również w swojej propozycji. Jeśli masz zdjęcia osób wykonujących którąkolwiek z tych czynności, umieść je w pobliżu miejsca, w którym określasz te kwalifikacje, aby przyciągnąć tam uwagę.

Kwalifikacje specjalne: Zdecydowana większość architektów krajobrazu i pracowników na tym obszarze to Hiszpanie. Ponieważ większość pracowników terenowych naszej firmy biegle włada językiem hiszpańskim, jesteśmy w stanie lepiej komunikować się w terenie niż większość naszych konkurentów.

Tutaj przeprowadzamy test catch can, który określa, jak równomiernie rozpylają się zraszacze. To standardowa procedura, ale nie wszyscy. Jeśli Twoi ludzie tak robią, nie zapomnij o tym wspomnieć.

Kończenie i składanie oferty

Agencja będzie chciała poznać Twoją historię, doświadczenie i referencje, jeśli je masz… więc zbierz je. Jeśli nie masz jeszcze pod ręką referencji, wyślij listy do klientów, którzy szczególnie cię lubią, powiedz im, czego dotyczy umowa, podaj im termin i poproś o napisanie zdania lub dwóch o tym, jak są zadowoleni Twoje usługi. Uwzględnij te referencje w ofercie w specjalnych blokach kolorów, tak jak cytaty, które są.

Gdy skończysz pisać tekst oferty, sprawdź grafiki (wykresy, wykresy, osie czasu) i dodatkowe zdjęcia, które możesz dodać. Pamiętaj, aby używać ich głównie do podkreślania informacji, na które agencja ma zwrócić uwagę, do dostarczenia dodatkowych danych, a także do odciążenia strony z tekstem, która w inny sposób wygląda żmudnie. Robiąc to, poszukaj również reprezentatywnego zdjęcia, które możesz dodać do strony tytułowej. Strona tytułowa powinna być atrakcyjnie sformatowana, schludna i uporządkowana, ponieważ będzie pierwszą rzeczą, którą zobaczy oceniający.

Następnie przejrzyj listę kontrolną zapytań ofertowych, aby upewnić się, że zawiera wszystko, o co prosiła agencja. Przyjrzyj się również ich systemowi punktacji, aby upewnić się, że masz pełne informacje w tych sekcjach, które będą ważniejsze. Następnie edytuj. Następnie świeżym okiem przekaż propozycję innej osobie do edycji. Jest to kluczowe, ponieważ do tego czasu twoje oko będzie zmęczone, a umysł prawdopodobnie wyczerpany.

Upewnij się, że zestawiłeś ofertę w typie powiązań, o które prosi zapytanie ofertowe, lub wyślij ją e-mailem, jeśli jest to dozwolone. Upewnij się też, że wyślesz go do osoby wskazanej w zapytaniu ofertowym. Jeśli zbliżasz się do terminu składania wniosków, zapłać dodatkowe pieniądze, aby wysłać je z dnia na dzień - nie ma sensu wykonywać całej tej pracy i spóźniać się. Większość agencji bardzo ściśle przestrzega terminów składania wniosków.

Działania następcze po złożeniu oferty

Ponieważ nadal masz zapytanie ofertowe, możesz umieścić kolejne kroki w kalendarzu, aby sprawdzić je później, po odpoczynku. Agencja mogła oświadczyć, że wybierze kilku najlepszych kandydatów, którzy zostaną umieszczeni na „krótkiej liście” na rozmowy kwalifikacyjne przed dokonaniem wyboru, lub po prostu podała termin udzielenia zamówienia. W każdym razie dobrym protokołem jest wysłanie im listu, po tym jak dowiesz się, kto wygrał kontrakt, z podziękowaniem za kontrakt lub za możliwość ubiegania się o niego. Tak czy inaczej, przygotujesz Cię do pozytywnych interakcji w przyszłości. Jeśli otrzymałeś zamówienie, raduj się! Jesteś na najlepszej drodze, aby pomóc ludziom zaoszczędzić pieniądze na rachunkach za wodę.

Oto zasób, który może pomóc w lepszym zrozumieniu procesu składania ofert i kwalifikacji:

• Autorzy propozycji, federalne zasoby do pisania propozycji, zapytania ofertowe Zasoby do pisania propozycji dla federalnych autorów propozycji. Napisz zwycięską ofertę federalną, odpowiedz na zapytanie ofertowe, korzystając z szablonów ofert i tekstu modelu oferty.