Co to jest Six Sigma w zarządzaniu operacjami?

Six Sigma jest najważniejsza, gdy życie toczy się na linii, i została zaprojektowana z myślą o inżynierii i produkcji wysokiej klasy. Ale działa dla wszystkich firm - nawet tych z branży usługowej.

vestman (CC BY), via Flickr, przycięty

Six Sigma to świetna metoda (z pewnymi problemami) o kiepskiej nazwie. Six Sigma to mało znana koncepcja statystyczna podniesiona do celu korporacyjnego przez Jacka Welcha z GE. Niestety, jest to również modne hasło branżowe i większość ludzi nie wie, co to jest, co to znaczy i do czego służy.

Czym jest Six Sigma

Six Sigma to metodologia poprawy jakości zarządzania operacjami poprzez eliminację błędów i defektów, redukcję kosztów i oszczędność czasu. Jest przeznaczony przede wszystkim dla zaawansowanych technologii inżynieryjnych i produkcyjnych, gdzie firmy poszukują jakości „six sigma” (mniej niż siedem defektów na milion), ale można go zastosować w innych branżach produktowych i usługowych. Jest drogi we wdrożeniu, ale właściwie wykonany, zwraca się i sprawia, że firmy stają się liderami w branży i centrami doskonałości.

Czym nie jest Six Sigma

Six Sigma nie jest:

Szybka naprawa: początkowa inwestycja może być kosztowna. Po tym (być może w ciągu roku) nastąpi duży zwrot.
Magiczna pigułka: każdy chce uniwersalnych rozwiązań. DMAIC nie jest taki. To bardziej przypomina wizytę u lekarza specjalisty na całą serię testów. Potem będzie operacja i rehabilitacja. Ale kiedy to się skończy, Twoja firma będzie jak człowiek za sześć milionów dolarów: lepszy, silniejszy, szybszy.
Szybki romans: pamiętaj, że twoi konkurenci też mogą wdrożyć Six Sigma! Nie możesz wdrożyć tego tylko raz i oczekiwaćpozostać liderem w branży.
Najlepsze rozwiązanie: rynki, klienci i gospodarka będą się zmieniać. Six Sigma to najlepszy sposób na zmierzenie się z tymi zmianami i pozostanie liderem w branży. Ale stanie się to tylko wtedy, gdy wszyscy w Twojej firmie przyjmie myślenie Six Sigma i zastosuje je do każdego problemu: nowych, które się pojawiają i starych, które wracają, aby nas prześladować.

Zasady Six Sigma dotyczące usprawnienia operacji

Nie ma standardowej metody Six Sigma, ale jeśli przeczytasz dużo tekstów, znajdziesz wszystkie te podstawowe zasady:

Wsparcie wyższego kierownictwa. Six Sigma będzie działać tylko wtedy, gdy inżynierowie jakości i kierownicy działów będą wspierani przez kierownictwo wyższego szczebla. Należy zauważyć, że różni się to od klasycznego zarządzania jakością, w którym wymagane jest kierownictwo wykonawcze. I może to być zasadnicza różnica. Czasami wsparcie ze strony kierownictwa nie wystarcza, a inicjatywy Six Sigma zawodzą z powodu braku przywództwa wykonawczego.
Trening odgórny. Six Sigma może korzystać z usług zewnętrznych konsultantów-ekspertów, ale nie może na nich długo polegać. Wszyscy w firmie, oddziale lub dziale muszą przejść szkolenie Six Sigma. Kadra kierownicza i menedżerowie wyższego szczebla muszą rozumieć jej wartość biznesową i jak ją wspierać. Menedżerowie nietechniczni muszą wiedzieć, jak z tym pracować. Inżynierowie muszą wiedzieć, jak to zrobić. A pracownicy muszą wiedzieć, jak komunikować problemy z inżynierami.
Uwzględnij głos klienta. Ostatecznie jest tylko jedna miara sukcesu: zadowoleni klienci, którzy kupują nasze rzeczy i wracają po więcej. Zacznijmy więc od tego: klient definiuje jakość naszych produktów i usług poprzez grupy fokusowe, ankiety, skargi i inne narzędzia, których używamy do słuchania naszych klientów.
Stwórz infrastrukturę wspierającą sukces. Six Sigma nie jest jednorazową poprawką. Aby utrzymać wysoką jakość produkcji, cała organizacja musi być w stanie komunikować się o błędach i defektach oraz o sposobach ich eliminacji.
Opracuj krótkoterminowe projekty z określonymi celami. Zamiast próbować biegać i naprawiać wszystko na raz, organizujemy inicjatywy Six Sigma w konkretne projekty. Każdy projekt ma jasny cel, a te, które przynoszą największe korzyści, należy wykonać jako pierwsze.
Skoncentruj się na doskonaleniu procesów. Istotnym elementem całego zarządzania jakością jest zapobieganie, wykrywanie i redukcja błędów w procesie w celu zredukowania defektów produktu.
Jasna i spójna metodologia. W różnych firmach istnieje wiele sposobów realizacji Six Sigma. W jednej firmie musi istnieć jedno jasne, ogólne podejście, dostosowane do każdego obszaru działalności.
Skoncentruj się na ludziach i procesie. Skoncentrowanie się na zyskach kwartalnych lub na wadliwych produktach nie poprawi zysków ani nie zmniejszy defektów. Doskonałe procesy wykonywane przez wyszkolonych, zmotywowanych członków zespołu dają produkty wysokiej jakości i wysokie zyski.

Działając zgodnie z tymi zasadami, firmy Six Sigma poprawiają operacje i jakość za pomocą wielu specyficznych narzędzi.

Narzędzia Six Sigma

Zestaw narzędzi Six Sigma jest pełen: typowy tekst zawiera ponad 50 różnych narzędzi, które można wykorzystać do rozwiązywania problemów związanych z zarządzaniem, operacjami i jakością. Niektóre mają zdrowy rozsądek, inne są prostą logiką, a inne używają bardzo zaawansowanych statystyk. Zadaniem Six Sigma Black Belts i Green Belts jest wybór odpowiedniego narzędzia do każdego zadania.

Najbardziej centralnym narzędziem jest DMAIC, co oznacza zdefiniowanie, pomiar, analizę, poprawę i kontrolę. DMAIC to zarówno metodologia, która zarządza całym systemem zarządzania Six Sigma, jak i metoda, która tworzy kroki dla każdego projektu. Krótko mówiąc, myślimy diagnostycznie. My:

Zdefiniuj wymagania klienta lub dyrektywy wykonawcze, które mają zostać spełnione.
Zmierz, co się teraz dzieje. Co musi się zmienić w miejscu, w którym jesteśmy teraz, aby osiągnąć wyznaczone przez nas cele?
Przeanalizuj podstawowe przyczyny problemu, abyśmy wiedzieli, jakie zmiany możemy wprowadzić, aby osiągnąć nasze cele.
Usprawnij proces, aby osiągnął cele.
Kontroluj proces tak, aby postępując naprzód zawsze osiągał cel.

Niektóre narzędzia Six Sigma są metodami zdroworozsądkowymi. Na przykład Diagram Spaghetti to plan piętra, który pokazuje, w jaki sposób rzeczy przemieszczają się w trakcie produkcji z jednego działu do drugiego. Jeśli diagram wygląda jak kupa spaghetti, oznacza to, że marnuje się dużo czasu i pieniędzy na przemieszczanie rzeczy, opóźnienia i zamieszanie. Możemy sobie z tym poradzić, przeprojektowując fabrykę i usprawniając proces.

Wiele narzędzi Six Sigma jest zapożyczonych z innych metodologii. Struktura podziału pracy (WBS) to podstawowe narzędzie do zarządzania projektami. Lean Methodology pochodzi z produkcji Just-In-Time (JIT). Diagramy blokowe pochodzą z inżynierii chemicznej i przetwarzania danych. System Five S wywodzi się z japońskiego ciągłego doskonalenia (kaizen). Zasada Six Sigma brzmi: Jeśli narzędzie działa, użyj go!

Wiele narzędzi Six Sigma to narzędzia statystyczne. Niektóre, takie jak histogramy i diagramy Pareto, nie wymagają statystyki. Inne, takie jak ANOVA i nieparametryczny test równości średnich, powinny być używane tylko przez statystyków. (Każdy inny upuściłby ich spaghetti!)

Szkolenie Six Sigma polega na dogłębnej analizie tych narzędzi i tego, jak z nich korzystać. Szkolenie Green Belt koncentruje się na wykorzystaniu narzędzi do wspierania projektów. Szkolenie Black Belt koncentruje się na zarządzaniu projektami do sukcesu.

Klucze do sukcesu Six Sigma

Inicjatywy Six Sigma mogą uchronić firmy przed bankructwem w tych trudnych czasach. Mogą również poprowadzić firmę na szczyt w swojej branży, czyniąc ją liderem w branży, doskonałym miejscem pracy, czołowym konkurentem i centrum doskonałości.

Mogą też ponieść klęskę, marnując tony pieniędzy, tworząc konflikt i pozostawiając rzeczy gorsze niż wtedy, gdy inicjatywa została rozpoczęta. Aby zrozumieć dlaczego, przeczytaj artykuł Sukces biznesowy: dojrzałość i możliwości lub negatywna synergia. Pomysły tam zawarte odnoszą się do Six Sigma, a także do modelu dojrzałości zdolności (CMM).

Te cztery elementy są jednak kluczem do sukcesu Six Sigma i zapobiegania katastrofom operacyjnym:

Przywództwo wykonawcze. Six Sigma twierdzi, że potrzebne jest tylko wsparcie kierownictwa. Doświadczenie pokazuje jednak, że całkowite zaangażowanie na szczeblu kierowniczym z przykładaniem przywództwa jest niezbędne do długoterminowego sukcesu.
Standardowa metodologia. Six Sigma będzie działać tylko wtedy, gdy wszyscy są przeszkoleni i faktycznie korzystają z części Six Sigma, które mają zastosowanie do ich pracy. Zbyt często ludzie wypowiadają się o metodach, odchodzą i robią swoje. Wtedy problemy się utrzymują - i powodują duży spadek zysków - aż do następnej inicjatywy.
Projektowanie. Six Sigma nie może być zaimplementowana wszędzie naraz, ani w miszmaszu, tu i tam. Musi być wdrażany w serii projektów, najpierw zajmujących się największymi ulepszeniami, a następnie kontynuujących.
Mierz, zarządzaj i ulepszaj. Zaangażowanie korporacji i zespołu w sukces musi być poparte kontrolami zarządzania i komunikacją, które mierzą wyniki i zapewniają trwały sukces.

Pracując w ten sposób, możesz wdrożyć Six Sigma bez powodowania katastrofy. Pozostaniesz w biznesie i wyprzedzisz konkurencję. Może się okazać, że Twoja praca i miejsce pracy to również świetne miejsce!

Czy Six Sigma jest odpowiedni dla Twojej firmy?

Jeśli potrzebujesz pomocy w podjęciu decyzji, czy Six Sigma jest dobrym wyborem dla Twojej firmy, przeczytaj artykuł Czy Six Sigma pomoże w zarządzaniu operacjami w Twojej firmie?