10 Niezbędne umiejętności i strategie zarządzania czasem

Umiejętności uczenia się i strategie, jak dobrze zarządzać swoim czasem, mają kluczowe znaczenie dla prowadzenia takiego życia, jakie naprawdę chcesz.

Bez względu na to, jak na to patrzysz, każdy z nas ma te same 24 godziny każdego dnia. Jest to niezależne od naszej rasy, rangi, inteligencji czy salda konta bankowego. To te same 24 godziny dla wszystkich.

Wiele można powiedzieć o ludziach sukcesu, ale łączy ich jedno to, że celowo troszczą się o to, jak spędzają czas. Wszyscy mamy te same 24 godziny, więc zrozumiałe jest, że krytyczna różnica polega na tym, jak mądrze wykorzystujemy nasz czas .

W tym artykule omówimy niektóre sposoby, dzięki którym możesz stać się znacznie bardziej produktywny, efektywnie zarządzając swoim czasem.

10 kluczowych umiejętności i strategii zarządzania czasem

1. Oceń obecną sytuację
2. Utrzymuj harmonogram
3. Ustal priorytety swoich zadań
4. Ustaw granice tego, czego się od Ciebie oczekuje
5. Wyeliminuj wszelkie przeszkody
6. Kontroluj swoje myśli
7. Trzymać się planu
8. Znajdź najbardziej dogodne miejsce i czas
9. Połącz podobne zadania razem
10. Zorganizuj się

1. Oceń obecną sytuację

Przede wszystkim musisz się zatrzymać i sporządzić spis tego, jak ostatnio wykorzystywałeś swój czas. To jest osobista samoocena, która da ci obraz tego, jak dokładnie korzystasz z tego niezastąpionego zasobu.

Być może zauważyłeś, że Twój dzień mija szybko. Zanim się zorientujesz, minęły 24 godziny i prawie nie byłeś w stanie osiągnąć tego, co zamierzałeś zrobić. Jeśli tak, musisz zacząć rejestrować swoje codzienne czynności.

Gdy zidentyfikujesz czynności, które zajmują Twój czas, będziesz w stanie odizolować się i skupić na tych, które przynoszą największe zyski. Usiądź i oblicz, ile czasu spędzasz na każdym zadaniu od momentu przebudzenia.

Jak więc śledzisz swój czas? Dostępne są przydatne aplikacje, które możesz pobrać, aby każdego dnia śledzić swój czas. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z listą 10 najlepszych aplikacji do śledzenia czasu w 2020 roku.

Ustalanie i utrzymywanie harmonogramu pomaga rozbić duże projekty na mniejsze, wykonalne zadania - w ten sposób nie są one tak onieśmielające i są łatwiejsze do wykonania.

2. Utrzymuj harmonogram

Przygotuj prosty szablon, który możesz wypełnić zadaniami do wykonania na dany dzień. Tę listę rzeczy do zrobienia należy podzielić na kategorie: czynności osobiste, rodzinne, biznesowe itd.

Konieczne jest rozbicie dużych projektów na mniejsze, wykonalne zadania, aby nie były tak zastraszające i były łatwiejsze do wykonania.

3. Ustal priorytety swoich zadań

Jeśli czujesz, że zawsze masz więcej do zrobienia niż godziny w ciągu dnia, musisz ustalić priorytety. Uporządkowanie zadań według ich priorytetów pozwoli Ci poświęcić czas na sprawy, które mają największe znaczenie w Twoim życiu.

Tutaj możesz przeprowadzić kilka eksperymentów, aż znajdziesz układ, który najbardziej Ci odpowiada. Dzięki oprogramowaniu do przetwarzania dokumentów możesz użyć kodowania kolorami, aby rozróżnić kategorie w kolejności ich ważności.

Alternatywnie możesz po prostu oznaczyć je jako działania A, B i C, gdzie A to zadania o najwyższym priorytecie, B to zadania o umiarkowanym priorytecie, a C to zadania o najniższym priorytecie.

Decydując się na priorytetyzację zadań, należy zadać sobie następujące pytania:

• Jakie zadania trzeba dzisiaj wykonać?
• Które zadania można przełożyć na inny termin?
• Które zadania można delegować?
• Które zadania są kluczowe dla moich osobistych celów?
• Które zadania można wyeliminować?

4. Ustaw limity tego, co chcesz zrobić

Zdaj sobie sprawę, że nie musisz wyrażać zgody na wszystko lub prośby wszystkich. Naucz się mówić nie. Jeśli Twoja lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, prawdopodobnie są rzeczy, którym poświęcasz swój czas, a które są zbędne.

Bądź zdecydowany w swoim postanowieniu i ustal jasne granice w swoim życiu. Zanim się na coś zgodzisz lub zgodzisz, zadaj sobie następujące pytania:

• Czy naprawdę mam możliwości i czas, aby sobie z tym poradzić?
• Czy będzie to opłacalne?
• Czy jest to zgodne z moimi priorytetami, misją i celami?
• Jaki byłby koszt niewykonania tego zadania?

5. Wyeliminuj wszelkie rozpraszacze

Wszędzie, gdzie się dzisiaj zwrócisz, są frajerzy czasu. Mnóstwo rozrywek. Zatrzymaj się i pomyśl przez chwilę o nieoczekiwanych rzeczach, które pojawiają się w Twoim codziennym życiu, które są nieplanowane i pochłaniają Twój czas.

Może to być wszystko, od e-maili i wiadomości tekstowych na telefonie po nieplanowane spotkania towarzyskie. Możesz oprzeć się temu trendowi, wyłączając pocztę e-mail podczas pracy. Jeśli ktoś z rodziny lub znajomy zadzwoni do Ciebie w towarzystwie, uprzejmie poproś go, czy możesz oddzwonić w późniejszym czasie.

Przerwy mogą być uciążliwe, gdy pracujesz nad zarządzaniem czasem, zwłaszcza gdy te przerwy nie są ani pilne, ani ważne. Tutaj musisz ćwiczyć dyscyplinę trzymania się zadania od początku do końca. Jeśli pojawi się coś innego, czym należy się zająć, zanotuj to na liście i kontynuuj pracę nad projektem lub zadaniem.

6. Kontroluj swoje myśli

Jednak nie wszystkie rozrywki są zewnętrzne. Wiele z nich ma charakter wewnętrzny i ma związek z naszym „życiem myślowym”. Czasami może się wydawać, że twój własny umysł spiskuje przeciwko tobie i sabotuje twoje wysiłki.

Możesz bardzo starać się poświęcić swoją uwagę zadaniu, ale potem myśli dotyczące czegoś, co wydarzyło się w przeszłości, lub jakieś okropne wiadomości, które niedawno otrzymałeś, lub emocjonalna wymiana, którą miałeś z kimś, wkradają się i wytrącają cię z celu.

Przeciętny człowiek ma około 70 000 myśli dziennie. Jeśli masz zamiar załatwić sprawy w swoim życiu, będziesz musiał zarządzać swoim umysłem. Ilekroć znajdziesz się nad rozpraszającym ciągiem myśli zamiast skupiać się na swoim projekcie, natychmiast zatrzymaj się i zadaj sobie pytanie:

Poćwicz w ten sposób, a zauważysz, że łatwo będzie wyeliminować rozpraszające myśli i ponownie skupić się na tym, co naprawdę liczy się w obecnym czasie.

7. Trzymaj się planu

Jest to tak ważne, że potrzebuje własnej sekcji. Po stworzeniu strategii zarządzania czasem musisz jej przestrzegać bez względu na to, co się stanie.

Zrozum, że wiele osób, które nie są zainteresowane zarządzaniem swoim czasem, będzie miało sytuacje awaryjne, z którymi będą się spodziewali. Innymi słowy, źle się dzieje w ich życiu z powodu ich złego zarządzania czasem, a potem zawrócić i chcemy, aby rozwiązać problem.

Naucz się rozróżniać między tym, czym jest prawdziwa sytuacja kryzysowa, a tym, co po prostu Cię powstrzyma. Wyznacz sobie terminy dla projektów, które masz na swojej liście i zorganizuj się, aby dotrzymać tych terminów. W przypadku rozproszenia uwagi należy mieć zainstalowany system filtrowania, aby uniknąć marnowania czasu.

8. Znajdź najbardziej dogodne miejsce i czas

Podczas wykonywania czynności, które zaplanowałeś na dany dzień, wykonuj te, które wymagają najwyższego poziomu myślenia w momencie, gdy jesteś najświeższy.

Czy jesteś najbardziej produktywny rano, czy jesteś nocną marką? Zaplanuj swój plan tak, aby móc sprostać najbardziej wymagającym zadaniom, gdy jesteś najbardziej produktywny.

Upewnij się, że miejsce przeznaczone do pracy jest wolne od bałaganu i elementów rozpraszających. O ile to możliwe, otoczenie powinno mieć inspirujące wrażenie, które motywuje Cię do tworzenia wyników w swoim czasie.

9. Łącz razem podobne zadania

Przejrzyj utworzoną listę. Jeśli istnieją działania o podobnym charakterze lub należące do tej samej podkategorii, zgrupuj je razem i wykonaj w jednej kolejności.

W rzeczywistości zaoszczędzi ci to więcej czasu na przełączanie się między różnymi zadaniami w podkategoriach i będziesz mógł szybciej przetwarzać swoje działania.

Kiedy połączysz zadania w ten sposób, Twojemu mózgowi będzie łatwiej się po nich poruszać. Z biegiem czasu zaczniesz uzależniać się od systematycznej pracy, w przeciwieństwie do powszechnego, rozproszonego podejścia do życia, które jest tak powszechne w naszych współczesnych czasach.

10. Zorganizuj się

Kiedy wszystko jest na swoim miejscu, oszczędzasz czas i możesz skoncentrować się na wykonywanym zadaniu. Organizacja osobista różni się w zależności od osoby, ponieważ nie wszyscy jesteśmy tacy sami, jeśli chodzi o podejście do różnych sytuacji.

Z tego powodu pracownicy firmy mogą czuć się uwięzieni i zdławieni do poziomu nieproduktywnego, gdy kierownictwo wdraża ogólny proces organizacyjny, który jest zbyt szczegółowy i nie pozwala im na ustalenie własnego rytmu.

Jak więc możemy zorganizować się w życiu osobistym?

W naszych czasach wiele czasu poświęcamy na różne formy komunikacji. Jednym ze sposobów organizacji jest uporządkowanie list telefonów lub kontaktów w grupy i oznaczenie ich zgodnie ze sposobem ich wykorzystania, na przykład: rodzina, krewni, przyjaciele, współpracownicy itd.

Pogrupuj e-maile w kategorie i utwórz dla nich foldery. Jeśli regularnie otrzymujesz dużo e-maili z pewnych źródeł, najlepiej byłoby skonfigurować regułę skrzynki odbiorczej, która automatycznie przenosi wszystkie takie wiadomości do odpowiednich folderów. Zamiast korzystać z wielu kalendarzy lub planistów do śledzenia terminów pracy, innych wydarzeń i spotkań, zaplanuj je wszystkie w jednym.

Jak wspomniano wcześniej, uporządkuj swoje obszary robocze, aby nic nie wpłynęło na twoją koncentrację. Nabierz zwyczaju przygotowywania wszystkiego, czego potrzebujesz na dzień poprzedniego wieczoru, przed przejściem na emeryturę.

Kiedy odpowiednio zarządzasz swoim czasem, osiągniesz więcej przy mniejszym wysiłku. Nigdy nie pozwól, aby czas po prostu przemknął. Raczej przejmij kontrolę i przejmij kontrolę.

Bądź selektywny w sposobie spędzania czasu. Skoncentruj się na działaniach zgodnych z Twoją wizją i celami.

Na początku nie będzie to łatwe, ale im bardziej przyzwyczaisz się do monitorowania, mierzenia i zarządzania czasem, tym bardziej zaczniesz dostrzegać pomyślne wyniki w swoim życiu. Nagrody będą warte wysiłku.