10 wskazówek, jak przeszkolić inną osobę do wykonywania Twojej pracy

Prowadzenie szkolenia w miejscu pracy

Szkolenie kogoś do wykonywania swojej pracy może być bardzo ważne. Może pomóc w uzyskaniu kopii zapasowej na wypadek, gdyby coś się wydarzyło i potrzebujesz pomocy, lub jeśli musisz wziąć niespodziewany czas wolny i chcesz mieć pewność, że Twoje obowiązki służbowe są dotrzymane. Nawet jeśli ktoś ma w czymś stopień naukowy, nie oznacza to, że zna tę pracę. Trzeba im pokazać, jak działa Twoja organizacja.

Większość ludzi uważa, że ​​szkolenie kogoś innego do wykonywania pracy może stanowić zagrożenie dla Twojego stanowiska, ale tak nie jest. Jeśli już, to pozwala Ci awansować lub wyjechać do innej organizacji, bądź pewny, że ktoś będzie tam, aby zająć Twoje miejsce. Szkolenie kogoś innego do wykonywania Twojej pracy promuje szkolenie w zakresie sukcesji, więc zawsze możesz zapewnić, że ktoś odniesie sukces.

Wreszcie, będzie to dobrze wyglądać w twoim CV, jeśli jesteś zdolnym trenerem. Nie każdy jest w stanie trenować. Jeśli możesz szkolić innych pomimo różnych osobowości, problemów społecznych itp., To da ci to jeszcze większą wiarygodność w miejscu pracy.

Szkolenie na stanowisku pracy

Szkolenie w miejscu pracy to dla większości ludzi najlepszy sposób nauczenia się, jak wykonywać swoją pracę.

Wikilmages, domena publiczna, za pośrednictwem Pixabay

Doświadczenie szkoleniowe

Jestem superwizorem od ponad 15 lat. Musiałem szkolić nadzorców pode mną i personel liniowy pod nimi. Musiałem też przydzielić nowych pracowników do trenerów.

Twoje doświadczenie szkoleniowe

Co zrobić przed rozpoczęciem szkolenia zawodowego

Zanim w ogóle zastanowisz się nad przeszkoleniem kogoś w zakresie wykonywania swojej pracy, musisz trochę się przygotować, aby móc skutecznie przeszkolić tę drugą osobę:

• Przygotuj wszystkie niezbędne systemy komputerowe. Jeśli dana osoba potrzebuje dostępu do oprogramowania, sprzętu lub czegokolwiek innego związanego z technologią, powinieneś spróbować przygotować to z wyprzedzeniem. Zapewnienie osobie własnego dostępu zaszczepi w niej pewność siebie podczas nauki.
• Przygotuj procedury dotyczące wykonywanych zadań. Jeśli masz przygotowany szkic, jak poradzić sobie z czymś krok po kroku, ułatwi to proces. Nie każdy lubi postępować zgodnie z pisemnymi instrukcjami, więc uczyń je przystępnymi i łatwymi do odczytania.
• Znajdź informacje o osobie. Jeśli to możliwe, dowiedz się, czy dana osoba pracowała w dziedzinie, w której pracowałeś, jakie przeszła szkolenie itp. Może to pozwolić ci na przejrzenie niektórych części szkolenia lub skupienie się na innych obszarach, których może brakować.

Jaki rodzaj szkolenia zawodowego preferujesz?

Szkolenie na stanowisku pracy

Szkolenie zawodowe jest prawie wymagane, gdy ktoś zaczyna pracę w Twoim miejscu pracy. Rozpoczynając szkolenie, rozważ następujące kroki:

1. Pokaż osobę. Nawet jeśli ktoś aktualnie pracuje w organizacji, oprowadź go po okolicy. Pozwoli im to zobaczyć przepływ, przez który przechodzisz. Jest to szczególnie ważne dla nowych osób.
2. Dowiedz się o osobie. Porozmawiaj z tą osobą, aby dowiedzieć się, jakie są jej podstawowe umiejętności, w czym ma doświadczenie, itp. Pozwoli ci to ustalić, jakim jest człowiekiem i jak może zareagować w określonych sytuacjach.
3. Zapytaj, jak wolą się uczyć. Niektórzy wolą czytać książkę, aby się uczyć, inni wolą uczyć się wykonując zadanie. Spróbuj dostosować swój trening do tego, co wolą. Może się zdarzyć, że będziesz musiał uciekać się do różnych metod, aby osiągnąć swój punkt widzenia.
4. Zacznij od małych fragmentów pracy, a następnie dodaj do nich więcej części. Jeśli masz wieloetapową pracę, na której musisz ćwiczyć, zacznij od pierwszego kroku i poproś o powtórzenie. W miarę postępów dodaj kolejny krok, a potem kolejny. Gdy zobaczą proces od początku do końca, bez problemu go pokonają.
5. Cień ich. Usiądź obok nich i obserwuj, jak wykonują każde zadanie. Na początku powinieneś wskazać błędy, które popełniają, ale potem pozwól im popełnić błąd i zobacz, czy go złapią. Jeśli zbyt mocno na nie najeżdżasz, mogą czuć się zdenerwowani i popełniać jeszcze więcej błędów, więc uważaj, jak bardzo na nich najeżdżasz.
6. Niech spróbują odgadnąć rozwiązanie. Jeśli osoba podejdzie do Ciebie z pytaniem, odwróć je i zapytaj, jak według niej powinna sobie z tym poradzić. Następnie popraw to, co mówią, jeśli coś jest nieprawidłowe.
7. Nie rób za nich trudnego zadania. Jeśli pojawi się coś trudnego, nie przejmuj się za nich i każ im patrzeć. Porozmawiaj z nimi. Tylko w ten sposób się nauczą. Jeśli zobaczą, że za każdym razem przejmujesz kontrolę nad nimi, nie będą zawracać sobie głowy nauką tego, czego ich uczysz.
8. Sprawdź ich pracę. Po wykonaniu zadania sprawdź swoją pracę, aby upewnić się, że jest wolna od błędów. Jeśli jest błąd, omów go z nimi. Nie mów, że popełnili błąd, po prostu powiedz im, co powinni byli zrobić inaczej.
9. Opracuj harmonogram. W miarę postępów szkolenia informuj ich, czego oczekujesz, że się nauczą w określonym czasie. Nie po to, aby wywierać na nich presję, ale tylko po to, aby dać im cele do osiągnięcia postępu.
10. Bądź elastyczny w sposobie treningu. Każda osoba jest inna. Nie możesz wyszkolić kogoś w ten sam sposób za każdym razem. Musisz dostosować się do osoby. Pamiętaj, że to nowa osoba, więc będzie zdenerwowana, zmartwiona i pod presją, aby jak najszybciej się uczyć. Twoim zadaniem jako trenera jest sprawienie, by poczuli się swobodnie.

To są ogólne zasady. Twoje miejsce pracy może mieć oczekiwania lub sposób na rozpoczęcie szkolenia. Jednak zauważyłem, że wykonanie tych kroków pomogło mi wyszkolić innych do wykonywania mojej pracy w najbardziej efektywny sposób w różnych środowiskach.

Wymagające szkolenia w miejscu pracy

Trener i trener walki

Jeśli wybierzesz niewłaściwego trenera dla nowego pracownika, mogą skończyć walką ze sobą, zamiast współpracować.

Przez tpsdave, Public Domain, za pośrednictwem Pixabay

Wyznaczenie trenera dla nowego pracownika

W Twojej organizacji może być wiele osób, które mogą wykonywać Twoją pracę, a może być konieczne przydzielenie kogoś innego jako trenera dla nowego pracownika. Jako przełożony możesz mieć osobę, która codziennie zajmuje się pracą. odpowiadać za szkolenie, nie denerwując pracownika, że ​​szkoli go przełożony. Wybierając trenera dla nowego pracownika, weź pod uwagę następujące kwestie:

• Niektórzy ludzie po prostu nie są w stanie trenować. Będziesz mieć tych, którym nie zależy wystarczająco, by kogoś wyszkolić, lub którym brakuje umiejętności bycia dobrym nauczycielem. Tak czy inaczej, powinieneś wiedzieć, kim są ci, którzy nie są w stanie zostać trenerami. Nigdy nie zmuszaj nikogo do bycia trenerem.
• Nie wszyscy trenerzy będą dobrze pracować z nowymi pracownikami. W twoim biurze może być ten gwiezdny trener, który wyszkolił wszystkich, ale ten trener i nowy pracownik nie wydają się klikać. W porządku, przydziel nowego pracownika komuś innemu. To nie mówi źle dla trenera. Podobnie jak małżeństwo, nie wszystkie z nich są idealnymi parami.
• Staraj się trzymać tylko jednego trenera. Jeśli nowy pracownik często podskakuje z różnych powodów, ludzie mogą go szkolić na różne sposoby i powodować zamieszanie. Jeśli musisz zmienić osobę, która ich trenuje, spróbuj zrobić to wcześnie.

Przykład szkolenia zawodowego

Twoje doświadczenie ze szkoleniami

Doświadczenia w szkoleniu innej osoby do wykonywania mojej pracy

Przez lata miałem dobre i złe doświadczenia w szkoleniu kogoś do pracy. Wiele się nauczyłem, co pomogło mi stać się skutecznym trenerem. Poniżej podzielę się kilkoma moimi doświadczeniami.

• Zatrudniłem nowego przełożonego do mojego biura, ale ona i ja po prostu nie kliknęliśmy. Podczas wywiadu była świetna, ale kiedy zaczęła, to była inna historia. To nie była jej wina ani moja. Po prostu nie kliknęliśmy, co znacznie utrudniło trening. W końcu zdecydowała się nie zostać, co było dobrą decyzją.
• Wyszkoliłem kogoś, kogo znałem od bardzo dawna. Wcześniej pracowałem z tą osobą na innym stanowisku. Prawie w tym samym czasie oboje przenieśliśmy się do innej organizacji. Ostatecznie pracowaliśmy w tym samym dziale. Byłem jej przełożonym i musiałem ją szkolić, jak wykonywać tę pracę. Znajomość jej sprawiała, że ​​było to o wiele łatwiejsze, ponieważ wiedziałem, jaką była osobą.
• Pracownik odmówił szkolenia nowego pracownika. Mimo że mogłem nakazać jej przeszkolenie tego nowego pracownika, nie zrobiłem tego. Jeśli ktoś nie chce trenować, wyładuje to na nowym pracowniku.
• Pracownik, który dużo trenował, nie mógł przeszkolić nowego pracownika. Przydzieliłem pracownika do przeszkolenia innego pracownika. Wcześniej wiele razy trenowała bez problemu. Ale nowy pracownik w ogóle nie mógł się uczyć. Zderzyli się w sposobie, w jaki robili rzeczy, więc nie było to właściwe. W końcu z sukcesem przeszkoliłem nowego pracownika.
• Nie udało mi się zwolnić pracownika, który się nie uczył. Ta pracownica rozpoczęła inną zmianę i nie radziła sobie dobrze podczas szkolenia. Przeniosłem ją na swoją zmianę, żeby móc obserwować jej postępy. Powoli zaczęła to rozumieć, ale ledwo wystarczyło, by przejść okres próbny. Niestety po tym zaczęła się schodzić. Powinienem był ją wypowiedzieć, gdy trenowała, ponieważ nie mogła efektywnie wykonywać obowiązków zawodowych. Samo opanowanie obowiązków podczas szkolenia nie wystarczy, aby pozostać w pracy.

Mam wiele doświadczeń, na szczęście w większości były one dobre. Może się zdarzyć, że napotkasz ludzi, których po prostu nie można przeszkolić lub które nie są odpowiednie na to stanowisko. W końcu być może będziesz musiał zmniejszyć swoje straty. Nie każdy jest odpowiedni do pracy, bez względu na to, jak bardzo go szkolisz.

Czasami masz pracowników, których nie można przeszkolić, więc nie masz innego wyjścia, jak ich zwolnić.

Geralt, Public Domain, via Pixabay

Pytania i Odpowiedzi

Pytanie: Mój główny przełożony zapytał mnie, czy byłbym skłonny zostać trenerem i powiedziałem mu, że tak. Jedynym problemem jest to, że nie mam doświadczenia jako trener, tylko jako stażysta. Jak mogę dokonać tej zmiany bez większych trudności?

Odpowiedź: Najlepszym sposobem na to jest nauczenie się, jak dana osoba się uczy. Czy chcą, aby im pokazano, jak coś zrobić? Czy może to zrobić metodą prób i błędów? Dowiedz się, jak najpierw się uczą.

Pytanie: Osoba, którą szkolę, chce robić wszystko po swojemu. Musi podążać za naszym sposobem działania. Jak mogę to zrobić?

Odpowiedź: To trudne! Teraz bez dalszych szczegółów trudno powiedzieć. Są powody, dla których rzeczy są robione tak, jak są, ale może być lepszy sposób robienia rzeczy.

Zdarzało mi się to i zawsze mówię tej osobie, aby robiła rzeczy zgodnie z polityką lub procedurą firmy, a wtedy możemy zobaczyć, jak ulepszyć ten proces. Ale musisz nauczyć się przepisanego sposobu, zanim wyjdziemy z tego pudełka. Nie hamuj tego celu, aby szukać innej drogi, ale wzmocnij, że nie możemy na to patrzeć, dopóki nie zostanie zastosowany ustalony proces. Następnie niech pracownik „pokaże swoją pracę”, aby zademonstrować, że nauczył się tego procesu, a następnie porozmawiaj o tym, jak ten proces można ulepszyć.

Pytanie: Potrzebuję pomocy przy szkoleniu dwóch nowych współpracowników, którzy są w różnych działach. Mój menadżer oczekuje, że będę wykonywał wszystkie szkolenia, jednocześnie wykonując swoje obowiązki służbowe. Rada?

Odpowiedź: To trudne! Proponuję udać się do swojego szefa i sprawdzić, czy możesz przekazać swoje obowiązki innym. Lub przekaż część swoich obowiązków początkującym. Kiedy musiałem przeszkolić jednego lub dwóch nowych pracowników, odkryłem, że delegowanie im zadań ułatwiło mi pracę, pozwoliło mi skupić się na ich szkoleniu i dało im umiejętności, których potrzebowali. Ale jeśli to nie jest możliwe, musisz zaplanować, jak chcesz ich wyszkolić i nadal zarządzać swoimi obowiązkami. Jeśli możesz dać im zadanie i pozwolić im działać samodzielnie, to sprawdź później ich pracę, to może być inne rozwiązanie.

© 2013 David Livermore