Wyjaśnienie 4 etapów skutecznego spotkania

Zdjęcie: rawpixel.com via Unsplash

W prawie każdym odcinku amerykańskiej wersji The Office dziwaczny Michael Scott Steve Carella wprowadzał swoich pracowników do sali konferencyjnej na spotkanie, które zaczęło się źle, donikąd i zwykle kończyło się komuś grożeniem zwolnieniem, obrażeniami fizycznymi lub niechcianym przytulić. W prawdziwym życiu spotkania w miejscu pracy (lub spotkania w dowolnym miejscu - w kościele, programach pozaszkolnych, a nawet spotkaniach z rodziną) mogą być równie arbitralne i niewygodne. Jeśli chodzi o burzę mózgów i ostateczne znalezienie rozwiązań, to stłoczenie się przy stole w sali konferencyjnej lub zaokrąglenie 40 pracowników za pomocą Zoomu bez określonego kierunku jest jak wskakiwanie do żaglówki bez żagli. Naprawdę nigdzie się nie wybierasz.

Postępuj zgodnie z tymi krokami, aby uzyskać lepsze spotkania, które dobrze się rozpoczynają i kończą, a pomiędzy nimi osiągnięto duży postęp.

Wskazówki dotyczące skutecznego spotkania

Wybierz czas i miejsce, które nie będą rozpraszać członków. Spotkanie na godzinę przed lunchem w biurze naprzeciw stołówki będzie zupełnie nieciekawe dla uczestników.
Jeśli możesz wirtualnie poprowadzić spotkanie, zrób to. Nie ma już powodu, aby prosić ludzi o zmianę dnia na spotkanie w jednym miejscu.
Upewnij się, że twój cel ma solidny i określony cel. Spotkanie w celu omówienia sposobów zmniejszenia budżetu na następny kwartał nie jest wystarczająco wąskie. Utwórz temat „Decydowanie, na które trzy rzeczy nie musimy wydawać pieniędzy w następnym kwartale”.
Zapraszaj tylko osoby istotne dla punktu spotkania. Ludzie na ogół nie lubią chodzić na spotkania, więc nie zmuszaj nikogo, kto nie jest potrzebny do rozwiązania problemu.
Stwórz podstawowe zasady przed rozpoczęciem spotkania i upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają kopię - uniwersalną podstawową zasadą jest „nie przeszkadzać sobie nawzajem”.
Wysyłaj kolejne e-maile w ciągu 24 godzin od spotkania, potwierdzające i podjęte decyzje oraz kto będzie pełnił określone role w tych decyzjach.

4 etapy efektywnych spotkań

Pierwszą rzeczą, jaką należy zauważyć w prowadzeniu efektywnych spotkań, jest to, że nie tylko magicznie łączą się one, gdy wchodzisz do dusznego pokoju konferencyjnego. Jak w przypadku każdego niesamowitego spotkania, istnieje element planowania i przygotowania, bez którego samo spotkanie jest całkowicie bezcelowe.

Cztery etapy efektywnych spotkań to:

Przygotowanie. To jest czas, aby naprawdę zdefiniować, o co chodzi w Twoim spotkaniu. Czy to burza mózgów na temat tego, jak lepiej wykorzystać letnich stażystów? Zastanawiasz się, na co wydać dodatkowe pieniądze w budżecie działu artystycznego? Dobrze sformułowany główny temat dyskusji jest kluczem do sukcesu spotkania, ponieważ uczestnicy chcą poczuć, że ten dodatkowy czas oderwany od rutyny jest wart zachodu.
Spotkanie. Podczas spotkania z pewnością będziesz postępować zgodnie z porządkiem obrad, który ustaliłeś podczas p reparacji , aby wszystkie kluczowe kwestie do rozmowy zostały poruszone, a każdy ma szansę wnieść swój wkład bez wychodzenia z tematu, dzięki czemu spotkanie będzie dłuższe niż to konieczne. być.
Zamknięcie. Kilka minut przed planowanym zakończeniem spotkania podsumujesz dyskusje, w razie potrzeby ustalisz czas na następne spotkanie i przeanalizujesz możliwość skontaktowania się z Tobą w przypadku dodatkowych pytań.
Kontynuacja. Działania następcze są równie ważne dla jakości spotkania, jak etap przygotowań. W tym miejscu zamykasz wszelkie luki i zawiązujesz luźne końce, aby upewnić się, że decyzje podjęte podczas spotkania są właściwie realizowane.

Ze wszystkich etapów spotkania najwięcej czasu powinno zająć przygotowanie. Usiądź w cichym otoczeniu i zaplanuj, czego oczekujesz od nadchodzącego spotkania, koncentrując się tylko na tym, co pomoże we wdrożeniu ulepszeń.

Zdjęcie: Alejandro Escamilla via Unsplash

Przygotowanie do efektywnego spotkania

Zdecyduj o celu spotkania

Tutaj znajdujemy się na najważniejszym etapie planowania spotkania - decydowania o tym, dlaczego się spotykasz. Aby zdecydować o celu spotkania w pierwszej kolejności, zadaj sobie dwa proste pytania:

Jaki problem należy rozwiązać?
Dlaczego należy się zająć tym problemem?

Odpowiedzi na te pytania będą celem spotkania.

Wybierz najlepszy czas i lokalizację

Pomyśl o czasie i miejscu, które będą sprzyjały burzy mózgów i otwartej dyskusji oraz o tym, jakie otoczenie będzie najlepiej odpowiadać wielkości Twojej grupy.

Jeśli wybierzesz zdalną lokalizację, możesz skorzystać z usługi czatu wideo, takiej jak Zoom, prostego połączenia konferencyjnego, a nawet rozmowy na czacie za pośrednictwem usługi komunikatora. Ogromną zaletą spotkań zdalnych jest to, że czas może być znacznie bardziej elastyczny, ponieważ uczestnicy mogą po prostu dołączyć przez telefon z dowolnego miejsca.

Jeśli zdecydujesz się spotkać osobiście, rozważ wybranie czasu, w którym brzuszki nie będą dudnić, a oczy nie będą patrzeć na zegar. Spotkanie tuż przed wyjściem z pracy lub tuż przed obiadem to chyba zły pomysł.

Utwórz agendę

Następnie musisz utworzyć plan. Czasem nazywany „mapą drogową”, program poprowadzi spotkanie i pomoże tobie jako dyrygentowi i wszystkim innym zaangażowanym w śledzenie, gdzie jesteś i dokąd powinieneś się udać.

Dobry program spotkania będzie obejmował:

Tematy, które należy omówić
Kluczowe kwestie do omówienia związane z każdym konkretnym tematem
Zdefiniowany czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania
Miejsce na pytania przed końcem czasu

Plan może wyglądać mniej więcej tak:

Plan spotkania

15:00 Rozpoczyna się spotkanie

3: 00-3: 05 Wprowadzenie uczestników i tematu

3: 05-3: 20 Dyskusja na temat i punkty do omówienia

3: 20–3: 30 Pytania

15:30 Zakończenie spotkania

Godzina zakończenia: 15:30

Główny wątek niepokoju: Gdzie powinniśmy umieścić nowe automaty do sprzedaży?

Pojawią się trzy nowe automaty - dwa z przekąskami i jeden z napojami
Czy wszystkie automaty powinny znajdować się w jednym miejscu, czy powinny być rozmieszczone w budynku?
Kod przeciwpożarowy stanowi, że automaty nie mogą znajdować się w pobliżu wyjść z budynku

Prosimy o przesłanie e-maila do [email protected] do 28 czerwca z dodatkowymi pytaniami i obawami.

Ten program działa, ponieważ wyznacza jasne wytyczne dotyczące ścieżki spotkania. Wydrukuj swój plan i rozdaj go każdemu uczestnikowi na początku spotkania lub wyślij go wcześniej pocztą e-mail, aby każdy mógł przejrzeć program i wrócić do niego w trakcie spotkania. Dobrym pomysłem jest również umieszczanie go w dowolnym miejscu, w którym się spotykasz, tak aby był zawsze przed Tobą i uczestnikami podczas całej dyskusji.

Wybierz i zaproś członków na spotkanie

Zdecyduj, kto powinien być na spotkaniu i dlaczego
Wysyłaj prośby członków przez e-mail, SMS lub inną formę profesjonalnej komunikacji

Ustal podstawowe zasady

Granice pomagają w utrzymaniu funkcjonowania społeczeństwa w państwie głównie obywatelskim. Pomyśl o swoim spotkaniu jak o mini-społeczeństwie i ustal pewne granice, zwane Podstawowymi Zasadami. Aby ustanowić podstawowe zasady skutecznego spotkania, bądź konkretny i zajmij się potencjalnymi rozproszeniami, takimi jak:

Technologia. Czy telefony i komputery powinny być dozwolone podczas spotkania?
Szanowanie innych członków. Należy zniechęcać się do przerywania, głośnego mówienia o sobie nawzajem lub zbyt długo.
Przerwy. Jeśli spotkanie będzie długie, czy będą przerwy i kiedy i gdzie członkowie powinni spodziewać się ponownego spotkania?

Cele wynikające z zasad podstawowych

Podstawowe zasady powinny być konkretne i zapewniać wszystkim obecnym na spotkaniu szansę zaangażowania się i uczestniczenia w produktywnym środowisku.

Przypisz krytyczne role

Jak każda dobrze naoliwiona maszyna, udane spotkanie wymaga więcej niż osoby, która je prowadzi. Będziesz musiał przypisać trzy krytyczne rzuty w trakcie spotkania, aby utrzymać go od początku do końca.

Facylitator

Facylitator utrzymuje przebieg spotkania, egzekwuje podstawowe zasady i pomaga prowadzić członków z powrotem do celu spotkania, jeśli rozmowa zbacza z tematu.

Chronometrażysta

Sędzia mierzący czas będzie śledził określone godziny rozpoczęcia i zakończenia spotkania, okresowo przypominając członkom, ile czasu minęło i ile czasu pozostało.

rejestrator

Rejestrator rejestruje pomysły poruszone podczas spotkania i zawsze prosi o wyjaśnienie, jeśli rozmowa staje się zagmatwana, tak aby wszystkie nagrane informacje były pomocne i można je było wykorzystać jako skuteczne odniesienie po spotkaniu.

Pozyskiwanie i organizowanie materiałów

Zdecyduj, jakie materiały są potrzebne na spotkanie i zbierz je przed spotkaniem. Jeśli więc będziesz używać laptopa, sprawdź, czy aktualizacja nie rozpocznie się po prostu w połowie spotkania, a jeśli spodziewasz się, że wszyscy będą robić notatki, weź wystarczającą liczbę długopisów i notatników, aby je przekazać. Jeśli planujesz przedstawić dane, poświęć trochę czasu na stworzenie kilku wizualizacji, które będą wspierać Twoje liczby.

Przyjdź na spotkanie gotowy do podjęcia jednej lub dwóch dobrze zdefiniowanych kwestii. Zbyt wiele punktów do dyskusji może utrudnić prawdziwy postęp i doprowadzić do nieostrożnej dyskusji.

Zdjęcie: Tim Gouw via Unplash

Spotkanie

Przedstaw

Przeprowadź krótkie wprowadzenie, aby zapoznać wszystkich członków spotkania ze sobą, a następnie określ cel spotkania i zapoznaj się z podstawowymi zasadami, aby wszyscy mieli jasne zrozumienie, jak będzie przebiegało spotkanie.

Podaj cel spotkania

Omów cel spotkania, dlaczego wszyscy tam jesteście i co macie nadzieję osiągnąć (aby dojść do jednomyślnej decyzji w sprawie najlepszej lokalizacji lub lokalizacji dla trzech nowych automatów).

Przejrzyj program

W przypadku spotkań osobistych rozdaj wydrukowane kopie porządku obrad, które obejmują tematy do dyskusji, punkty do dyskusji oraz czas rozpoczęcia i zakończenia.

W przypadku spotkań zdalnych sprawdź, czy wszyscy zostali wysłani i mają dostęp do programu, zanim zaczniesz. Daj uczestnikom dodatkową minutę, aby mogli się nią zająć, zanim zagłębią się w dyskusję.

Wyznacz czas na zakończenie spotkania i trzymaj się go. Twoi pracownicy i współpracownicy docenią Twoją determinację. Zachęcaj wszystkich do wysyłania Ci e-maili z dalszymi pytaniami, aby nikt nie czuł się pozostawiony bez niczego.

Zdjęcie: Eder Pozo Perez via Unsplash

Zamknięcie spotkania

Podsumowanie

Nawet jeśli spotkanie idzie naprawdę dobrze i wszyscy wpadają na świetne pomysły, ważne jest, aby trzymać się ostatecznego czasu zakończenia ustalonego na początku spotkania. Jeśli jest więcej do omówienia, można to zrobić w fazie kontynuacji .

Aby zapewnić płynne zamykanie:

Pod koniec spotkania daj członkom kilka minut na zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi.
Zdecyduj, czy osiągnięto rozwiązanie, czy też zostanie ono ponownie omówione na następnym spotkaniu.
Jeśli osiągnięto rozwiązanie, utwórz plan działania z określonym harmonogramem.
Jeśli nie osiągnięto rozwiązania, ustal inny termin spotkania, który odbędzie się w najbliższej przyszłości.

Stworzenie planu działania

Kiedy nadejdzie czas na stworzenie planu działania, musisz uwzględnić następujące elementy:

Rozwiązanie. Rozwiązaniem jest przeniesienie wszystkich trzech automatów do jednej centralnej lokalizacji, z automatem z napojami pośrodku, aby były one łatwe do zlokalizowania, a wszystkie przekąski można było kupić w jednym miejscu.
Jak wdrożyć rozwiązanie. Aby wdrożyć to rozwiązanie, maszyny zostaną przeniesione na odcinek holu naprzeciwko łazienek.
Kto będzie uczestniczył we wdrażaniu rozwiązania i jakie będą pełnić role. Jackie skontaktuje się ze sprzedawcami, aby powiadomić ich o tym, gdzie maszyny powinny zostać zainstalowane, a Juan spotka się z nimi w dniu instalacji, aby upewnić się, że maszyny są zainstalowane we właściwej lokalizacji.
Harmonogram procesu rozwiązania. Jackie zadzwoni do dostawców w poniedziałek rano z informacją i ustali datę instalacji, podczas gdy Juan skontaktuje się ze swoim menedżerem, aby poprosić o czas wolny od zwykłych porannych zadań na spotkanie z dostawcami.

W ciągu tygodnia od spotkania skontaktuj się z uczestnikami za pośrednictwem poczty e-mail, aby wyjaśnić wszelkie pytania i rozwiązać problemy, które pojawią się po spotkaniu. Utrzymuj otwarte linie komunikacyjne, aby w pełni skorzystać ze spotkania.

Zdjęcie: Andrew Neel via Unsplash

Zagryźć

Wysyłaj kolejne wiadomości e-mail

Zachowaj rozmach spotkania po jego zakończeniu, wysyłając notatki rejestratora do uczestników spotkania w kolejnej wiadomości e-mail. Przypomnij wszystkim o obowiązkach Jackie i Juana i upewnij się, że każdy ma Twoje dane kontaktowe, jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy lub pytania.

Wysyłaj indywidualne e-maile uzupełniające

Osoby wybrane do wykonywania określonych obowiązków w celu wdrożenia rozwiązania, wyślij wiadomość e-mail, aby sprawdzić postępy i przedyskutować wszelkie problemy, które mogą utrudnić harmonogram. Upewnij się, że Juan uzyskał zgodę swojego przełożonego na wzięcie wolnego czasu na spotkanie z dostawcami i sprawdź ponownie w poniedziałek po południu, czy Jackie skontaktował się z dostawcami, aby potwierdzić czas i miejsce instalacji.

Przestrzeganie tych prostych wskazówek dotyczących krótkiego i bardzo skutecznego spotkania pomoże Tobie i Twoim współpracownikom pozostać na bieżąco z problemami bez całkowitego ich wykolejenia.