6 obowiązkowych procedur zgodnie z ISO 9001: 2008

Norma ISO 9001 i procedury jakości

ISO 9001: 2008 to międzynarodowa norma, która definiuje wymagania dla systemu zarządzania jakością: systemu, dzięki któremu Twoja firma gwarantuje, że wszystkie procesy są kontrolowane i powtarzalne, aby zapewnić jakość produktów i usług.

Twoje procesy są normalnie kontrolowane poprzez obecność i audyt pisemnych procedur jakości ISO 9001, które określają, co należy zrobić. ISO 9001: 2008 określa najlepsze praktyki dla każdego procesu w Twojej organizacji, aby zapewnić kontrolę. Jednak standard definiuje tylko 6 obowiązkowych procedur, które musisz mieć;

6 Obowiązkowe procedury dla ISO 9001: 2008

1. Kontrola dokumentów (4.2.3)
2. Kontrola zapisów (4.2.4)
3. Audyty wewnętrzne (8.2.2)
4. Kontrola produktów niezgodnych (8.3)
5. Działania naprawcze (8.5.2)
6. Działanie zapobiegawcze (8.5.3)

Schemat blokowy procedury ISO 9001

LeanMan

Schemat blokowy procedury ISO 9001

LeanMan

Co to jest procedura jakości?

Procedura to stwierdzenie, co zostanie zrobione, kiedy to zostanie wykonane i przez kogo. Jest to zbiór instrukcji i intencji, których może przestrzegać każdy w firmie (nie jest to ściśle tajny dokument firmowy dla oczu kierownictwa, jak powiedział mi kiedyś jeden kierownik ds. Jakości!). Jest to specyficzny sposób przeprowadzania procesu, zestaw jasnych instrukcje, do których pracownicy mogą się odwoływać, aby pomóc im zrozumieć i wykonywać codzienną pracę w sposób wydajny i powtarzalny.

ISO 9001 mówi, że tylko niektóre wymagania w systemie zarządzania jakością muszą mieć udokumentowaną procedurę. Inne wymagania proceduralne zależą od wielkości i złożoności procesów oraz całego systemu, a także kompetencji personelu.

Prosta procedura ISO 9001

LeanMan

Schemat blokowy: procedury ISO 9001 a dokumenty programu Word

LeanMan

Pisanie procedury ISO 9001

Procedura ISO 9001 nie musi składać się ze stustronicowego dokumentu informującego osobę, w jaki sposób i kiedy wziąć pióro, przed utworzeniem liter w specjalnie zaznaczonym polu formularza nr XYZ sprawdź, czy jest atrament we właściwym odcieniu. Zbyt wiele osób i organizacji zbytnio komplikuje swoje procedury ISO 9001.

Jeśli podzielisz procedury i instrukcje pracy, same procedury mogą być bardzo proste, pamiętaj, że muszą one zawierać tylko odpowiednią ilość informacji dla osób wykonujących pracę, aby wykonać ją skutecznie i w najlepiej zalecany sposób. Jeśli twoi ludzie są wysokiej jakości, dobrze wyszkoleni, doświadczeni lub proces jest bardzo prosty i oczywisty, może w ogóle nie być potrzeby wykonywania procedury.

Wolę używać prostych schematów blokowych do tworzenia procedur, używać oprogramowania takiego jak Visio w pakiecie programów biurowych. Muszą to być tylko prosta instrukcja krok po kroku, mówiąca, co należy zrobić, a następnie następny krok w sekwencji. Nie muszą być zbyt skomplikowane.

Na poziomie instrukcji pracy istnieje również możliwość wyjaśnienia procesu za pomocą takich rzeczy, jak zdjęcia, aby podkreślić i wyjaśnić określone rzeczy.

Zbyt wiele organizacji przesadza z procedurami ISO 9001, uważając, że waga ich podręcznika procedur jest odzwierciedleniem skuteczności ich systemu. Zbyt wiele, zbyt skomplikowanych procedur po prostu prowadzi do nieporozumień i prawdopodobieństwa, że ​​system nigdy nie będzie czytany i przestrzegany.

Film dotyczący procedur ISO 9001

Obowiązkowe procedury ISO 9001

W ramach ISO 9001 istnieje tylko sześć obowiązkowych procedur. Musisz udokumentować te sześć. Nie oznacza to, że możesz uciec tylko z tymi sześcioma; potrzebne procedury będą w dużym stopniu zależeć od wielkości i złożoności Twojej organizacji. Jednak te sześć to te, które musisz mieć.

4.2.3 Kontrola dokumentów

Pisemna procedura kontroli zatwierdzania i ponownego zatwierdzania procedur przed wydaniem, a także zapewniająca wyświetlanie aktualnego statusu rewizji. Aby zapewnić czytelność dokumentów i dostępność aktualnych wersji w miejscu ich użycia. Upewnij się również, że nieaktualne dokumenty są kontrolowane, a dokumenty od stron zewnętrznych, takich jak klienci.

4.2.4 Kontrola zapisów

Procedura kontroli identyfikacji, przechowywania, ochrony, wyszukiwania, przechowywania i usuwania zapisów.

8.2.2 Audyty wewnętrzne

Procedura definiowania planowanego programu audytów w celu zapewnienia, że ​​procesy spełniają zarówno wymagania ISO 9001, jak i wymagania własne. Również w zakresie sprawozdawczości, działań następczych i zapisów z tych audytów.

8.3 Kontrola niezgodnego produktu

Procedura zapewniająca, że ​​niezgodny produkt nie będzie używany i zostaną podjęte odpowiednie działania.

8.5.2 Działania naprawcze

Pisemna procedura zapewniająca zidentyfikowanie pierwotnych przyczyn problemów i podjęcie działań w celu ich usunięcia; działania muszą zostać zweryfikowane w celu zapewnienia skuteczności

8.5.3 Działania zapobiegawcze

Pisemna procedura podobna do działań naprawczych, ale organizacja powinna podjąć kroki w celu zidentyfikowania POTENCJALNYCH problemów i wyeliminowania ich, zanim problem się pojawi.

Wdrażanie procedur ISO 9001

Struktura procedury jakości

Procedura może przybierać różne formy. Może to być przegląd procesu określający wyłącznie, co ma być zrobione, przez kogo i kiedy lub może to być szczegółowe szczegółowe instrukcje. Większość firm stara się rozdzielić dwa poziomy dokumentacji ze względu na przejrzystość, mając procedury, a następnie standardowe instrukcje operacyjne, instrukcje robocze lub inne szczegółowe dokumenty na niższym „lokalnym” poziomie w systemie ze szczegółowymi instrukcjami „jak”.

Procedura powinna wyszczególniać kilka prostych sekcji przed faktycznymi szczegółami tego, czym w rzeczywistości jest procedura, abyś mógł zachować kontrolę nad określoną procedurą.

• Zakres: Jaki jest obszar objęty procedurą, tj. Przychodząca dostawa materiałów eksploatacyjnych, z wyłączeniem elementów międzyfirmowych. ”
• Odpowiedzialność: kto jest właścicielem i osobą odpowiedzialną za tę procedurę, w końcu są to dokumenty specyficzne dla procesu, więc kierownik ds. Jakości nie jest odpowiedzialny za zatwierdzanie i tworzenie procedur zakupowych, na przykład to miejsce szefa zakupów!
• Kontrola lub problem: Jaka jest data wydania, zatwierdzenie itp. Musisz zachować kontrolę nad swoimi procedurami, muszą one zostać zatwierdzone, ludzie muszą mieć pewność, że jest to aktualna wersja itp.
• Odnośniki lub dokumenty pokrewne: należy wymienić inne dokumenty i formularze, które mogą być powiązane i istotne dla tej procedury.

Po tych sekcjach przyjdzie właściwa treść procedury.

Ogólne procedury „z półki”

Jeśli zamierzasz opracować procedury systemu zarządzania jakością ISO 9001, możesz rozważyć alternatywę dla produkcji wszystkiego od podstaw. Istnieje wiele systemów, które można kupić, które mają już zaprojektowane i sformatowane ogólne procedury i formularze. Wpisując nazwę Twojej firmy i inne informacje mogą stworzyć podstawowe dokumenty spełniające wymagania normy ISO 9001.

Systemy te są w porządku jako punkt wyjścia, aby zaoszczędzić Ci wysiłku związanego z projektowaniem od zera, zapewnią również, że spełnisz wszystkie wymagania proceduralne ISO 9001, w tym procedury obowiązkowe. Większość konsultantów z doświadczeniem w instalowaniu systemów ISO 9001 będzie korzystać z czegoś takiego, albo z zakupionego pakietu, albo z czegoś wykonanego samodzielnie.

Uważaj na firmy, które reklamują się, aby tworzyć wszystkie twoje procedury i dostarczają ci certyfikat potwierdzający, że spełniasz wymagania ISO 9001, wiele z tych firm to oszustwa, a certyfikaty są bezwartościowe. O ile nie są zarejestrowani w UKAS (link poniżej), nie są akredytowaną jednostką, która może wydać certyfikat ISO 9001.

Dodatkowa pomoc dotycząca procedur

Poniżej znajdują się przydatne linki, które pomogą Ci uzyskać dodatkowe informacje dotyczące norm ISO 9000;

Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna; Witryna ISO, na której można dowiedzieć się o innych normach międzynarodowych oraz monitorować zmiany i rozwój norm.

British Standards Institute; British Standards Institute to kolejna uznana jednostka certyfikująca działająca na całym świecie, która również może zaoferować audyty certyfikacyjne i szkolenia, które pomogą Ci wdrożyć procedury ISO 9001: 2008.

Amerykańska Organizacja Normalizacyjna; (ANSI) American Standards Organization może pomóc we wdrożeniu procedur ISO 9001 w taki sam sposób, jak powyższe firmy Lloyds i BSI.

Międzynarodowy Rejestr Biegłych Rewidentów (IRCA); W Międzynarodowym Rejestrze Biegłych Rewidentów sprawdzasz kwalifikacje trenera lub audytora.

UKAS; Służba akredytacyjna Zjednoczonego Królestwa jest odpowiedzialna za akredytację jednostek certyfikujących w celu przeprowadzania audytów ISO 9001. Posiadają listę wszystkich akredytowanych jednostek, które są w stanie zapewnić ważny certyfikat ISO 9001 dla twoich procedur ISO 9001.

Chartered Quality Institute (CQI); Chartered Quality Institute (dawniej Institute of Quality Assurance). Są w stanie zapewnić duże wsparcie we wszystkich obszarach związanych z jakością, jeśli jesteś profesjonalistą zajmującym się jakością, polecam członkostwo.

Amerykańskie Towarzystwo Jakości (ASQ); Amerykańskie stowarzyszenie ds. Jakości może Ci pomóc w taki sam sposób, jak CQI w Wielkiej Brytanii.

Powyższe linki mogą pomóc w zakresie norm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, certyfikacji, audytów, szkoleń, systemów zarządzania jakością, procedur, ciągłego doskonalenia jakości itp.