Spisu treści:
- 1. Wyślij materiały z wyprzedzeniem
- 2. Ogranicz liczbę zaproszeń
- 3. Ustal podstawowe zasady, ale nie nagrywaj
- 4. Mądrze zmieniaj role
- 5. Zacznij od pozytywu
- 6. Unikaj szczegółowego rozwiązywania problemów
- 7. Najmniej ważne tematy umieść na końcu
rawpixel
Połączenia konferencyjne często robią niewiele więcej, niż tylko sprzyjają wielozadaniowości i złośliwym rozmowom na Slacku lub Gchacie. W najgorszym przypadku są one całkowitą stratą czasu ludzi i mogą osłabić morale, jeśli rozmowa jest źle zarządzana. Czasami te wezwania są nieuniknione, ponieważ są logistycznie konieczne lub ponieważ wymaga ich jakiś wyższy poziom, więc oto, jak je najlepiej wykorzystać.
1. Wyślij materiały z wyprzedzeniem
Warto wysłać plan z wyprzedzeniem, aby ludzie mogli z wyprzedzeniem zawrzeć wszystko, co chcą dodać. Zmniejsza to prawdopodobieństwo, że ludzie powiedzą „Och, jeszcze jedna rzecz!” tak jak wszyscy pożegnali się podczas rozmowy.
Jeśli masz zamiar odnieść się do danego dokumentu lub innej wizualizacji, pomocne może być udostępnienie go wszystkim podczas rozmowy. Wyrzucanie niektórych liczb, a następnie konieczność ich trzykrotnego powtarzania jest stratą czasu. Nawet jeśli dany dokument powinien znajdować się w skrzynkach odbiorczych osób, spróbuj wysłać go ponownie dzień przed rozmową, zwłaszcza jeśli został wysłany kilka tygodni lub miesięcy temu.
Powinieneś także upewnić się, że poinformujesz ludzi z wyprzedzeniem, czy będą odpowiedzialni za przekazanie aktualnych informacji o pewnym projekcie. Chociaż czasami prośby z ostatniej chwili są nieuniknione, a menedżerowie powinni być generalnie przygotowani na taką możliwość, najlepiej jest dać ludziom znać, zamiast zakładać, że znają i zgłaszać ich na miejscu.
2. Ogranicz liczbę zaproszeń
Są dwie grupy ludzi, o których warto pomyśleć: ludzie, którzy muszą być na telefonie, i ludzie, którzy nie muszą, ale nadal mogą być korzystne. Osoby należące do tej pierwszej kategorii to prawdopodobnie decydenci i liderzy zespołów, którzy mają dostarczyć aktualizacje. Identyfikacja tych osób powinna być dość łatwa.
Druga kategoria może obejmować osoby, które mogą odpowiedzieć na dowolne pytania dotyczące konkretnej sytuacji lub które stoją na ich drodze do ról przywódczych i mogą skorzystać na wezwaniu. To nie nie koniecznie obejmować każdy pracownik lub każdy dział. Pamiętaj, że spędzanie czasu na rozmowach konferencyjnych może być stratą siły roboczej, kiedy menedżerowie mogliby po prostu przekazać później kluczowe informacje swoim zespołom. W razie wątpliwości skonsultuj się z menedżerami i liderami zespołów, jak efektywnie wykorzystać ich czas.
W zależności od organizacji rozsądne może być zaproszenie wszystkich, ale obecność obowiązkowa może być tylko dla niektórych osób. Dzięki temu zainteresowane strony mogą dołączyć, dowiedzieć się więcej i miejmy nadzieję, że w końcu coś wniosą. Upewnij się, że jasno przedstawiłeś te różne oczekiwania - i pamiętaj, że im więcej osób dzwoni, tym więcej czasu to zajmie!
3. Ustal podstawowe zasady, ale nie nagrywaj
Wytyczne dotyczące tego, kiedy zadawać pytania, kto ma uczestniczyć w spotkaniu i pamiętaj, aby podać swoje imię podczas dołączania lub przemawiania, powinny zostać przekazane, na przykład w tym samym e-mailu, który zawiera program. Pamiętaj, że te wytyczne często zawierają uzasadnione wyjątki, w przeciwnym razie nowicjusz może nie znać kultury pracy w Twojej organizacji. Nikt też nie będzie doskonały, jeśli chodzi o pamiętanie o wyciszeniu telefonu, więc nie narzekaj na ludzi z powodu niewielkiego hałasu w tle lub innych drobnych wykroczeń.
Jeśli coś naprawdę przeszkadza w rozmowie, spróbuj szerokiego „Czy każdy może upewnić się, że jego telefon jest wyciszony, jeśli jest w jakimś głośnym miejscu?”, Nawet jeśli dokładnie wiesz, kto jest sprawcą. Przekazywanie informacji zwrotnej tak pośrednio, jak to tylko możliwe, może uchronić pracowników o dobrych intencjach przed poczuciem skarcenia lub niemile widzianego.
4. Mądrze zmieniaj role
Przypisywanie ludziom ról bez uwzględnienia ich chęci i umiejętności prawdopodobnie tylko sprawi, że połączenie konferencyjne będzie bardziej uciążliwe. Spróbuj przypisać role związane z robieniem notatek, ustalaniem porządku dziennego i moderatorem osobom, które są rzeczywiście zainteresowane prowadzeniem. W innych przypadkach możesz chcieć odszukać członków zespołu, którzy są żywo zainteresowani tematem konkretnego zaproszenia. Niezależnie od przyczyny, poinformuj ludzi, dlaczego prosisz ich o przyjęcie tej roli, ponieważ może to zwiększyć ich pewność siebie i morale.
Fajnie jest też mieć od czasu do czasu świeży głos podczas rozmów. Być może jeden z regionalnych menedżerów jest bardzo lubiany, a Twój zespół może cieszyć się, gdy on lub ona robi wszystko.
Chociaż losowa lub zaplanowana rotacja ról może wydawać się sprawiedliwa, może to przynieść odwrotny skutek. Nowicjusz może skończyć z urazą do ciebie, jeśli sprawisz, że będzie odpowiedzialny za notatki na temat czegoś, na czym są nowi. Prawdopodobnie nie jest też dobrze powierzać obowiązki komuś, kto jest odpowiedzialny za obsługę sytuacji awaryjnych i może być zmuszony do wyjścia w trakcie rozmowy.
5. Zacznij od pozytywu
Chociaż nie chcesz z tym przesadzać i wydawać się nieszczery, miło jest przyznać, że wykonano świetną robotę lub podjęto specjalny wysiłek. Jeśli jakaś grupa lub osoba właśnie osiągnęła coś ważnego, otwórz się z tym, nawet jeśli nie jest to zbyt istotne dla rozmowy. Możesz także krzyknąć komuś świeżo po powrocie z dużej podróży służbowej, a może całemu biurze, jeśli wskakuje do strefy czasowej, w której jest jeszcze wcześnie rano. Może to nadać pozytywny ton wyczerpującym połączeniom.
Nie rób jednak tej części zbyt długiej, w przeciwnym razie marnuje się czas. Uważaj również, aby nie zasypywać tych samych ludzi pochwałami przy każdym telefonie, ponieważ może to przynieść odwrotny skutek i obniżyć morale innych.
6. Unikaj szczegółowego rozwiązywania problemów
Pozostawanie na temacie jest oczywiście celem połączeń konferencyjnych, ale czasami napotykasz na trudne sytuacje, w których czyjeś pytanie dotyczy tematu, ale jest to skomplikowane lub bardzo specyficzne dla jego sytuacji. Jeśli w ogóle nie dotyczy to innych osób w trakcie rozmowy, nie bój się odpowiedzieć: „To trudne rozwiązanie, które jest dość specyficzne dla biura. Czy możemy omówić to offline? ”
W niektórych przypadkach możesz także wypróbować bardziej szczegółowe uzasadnienie, na przykład „Wiem, że niektórzy pracownicy działu HR mają kolejne spotkanie za 10 minut; czy możemy odłożyć tę dyskusję, ponieważ ich nie dotyczy? ” Ważną częścią jest upewnienie się, że osoba pytająca nie czuje, że jej pytanie jest nieodpowiednie lub uciążliwe - wystarczy, że rozpatrzy je w innym czasie lub miejscu.
7. Najmniej ważne tematy umieść na końcu
Chociaż celem jest zawsze terminowe zakończenie połączenia konferencyjnego, są dni, kiedy problemy techniczne lub skomplikowane problemy mogą sprawić, że potrwa to dłużej. Możliwe jest również, że pojawi się nagły wypadek, zmuszając co najmniej jedną osobę do przerwania połączenia.
Jeśli Twoja rozmowa jest zaplanowana na dłużej niż pół godziny, istnieje duże prawdopodobieństwo, że zapracowany menedżer lub inny decydent będzie musiał pobiec na inne, pilniejsze spotkanie, planowane lub nie. Postaraj się umieścić wszystkie elementy wrażliwe na czas, które wymagają ich wprowadzenia na wcześniejszym etapie rozmowy. Chociaż możliwe jest późniejsze przywrócenie brakującego menedżera do pętli, wymaga to czasu i uwagi z Twojego dnia - lub kogoś innego.