Najlepszy sposób na uporządkowanie paragonów

Te proste kroki mogą pomóc w uporządkowaniu rachunków.

VirginiaLynne CC-BY przez Hubpages

Szybkie i łatwe systemy organizacji paragonów

Czy spędzasz zbyt dużo czasu na szukaniu paragonu na zwrot towaru? Czy jesteś gotowy na czas podatkowy, czy też trudno jest zdążyć na 15 kwietnia? Jeśli jesteś podobny do mnie, możesz ulec pokusie, aby po prostu pozwolić paragonom piętrzyć się, aż staną się niemożliwym do sortowania bałaganem. Dlatego najlepszym sposobem organizacji paragonów jest zachowanie systemu:

• Łatwe do zapamiętania.
• Szybkie składanie dokumentów.
• Łatwo znaleźć to, czego potrzebujesz.

Pamiętanie o tych trzech celach pomoże Ci w wykonaniu następujących czterech łatwych kroków, aby stworzyć system, który będzie dla Ciebie odpowiedni.

1. Wybierz system

Żaden system archiwizacji nie jest doskonały. Zawsze trzeba rozważyć koszt posiadania szczegółowego systemu, który sprawia, że ​​paragony są łatwe do znalezienia z czasem potrzebnym na ich złożenie. Oto cztery różne systemy z zaletami i wadami każdego z nich.

System segregatorów paragonów wymaga trochę więcej pracy, ale pomaga szybko znaleźć rzeczy. Do archiwizowania mniejszych paragonów należy używać rozdzielaczy kieszonkowych.

VirginiaLynne CC-BY przez HubPages

Spoiwa

Dzięki segregatorowi zawierającemu karty katalogowe do oddzielania typów paragonów możesz łatwo znaleźć to, czego potrzebujesz. Ten system działa najlepiej dla osób, które często wracają i przeglądają paragony, ponieważ można łatwo przewijać do różnych sekcji i ponieważ segregator utrzymuje papiery w porządku. Jeśli zawsze składasz nowe dokumenty z przodu lub z tyłu sekcji, możesz szybko przejrzeć rachunki chronologicznie.

Używałam tego systemu do organizowania rachunków rodziców mojego męża, kiedy był nad nimi opieką, ponieważ musieliśmy regularnie sporządzać raporty na temat ich dochodów i wydatków, a ja musiałem być w stanie łatwo znaleźć pokwitowania.

Plusy i minusy używania segregatorów

• Złożenie pliku zajmuje najwięcej czasu
• Najłatwiej utrzymać pliki w kolejności miesiąca.
• Najlepsze w przypadku paragonów, do których często się odwołujesz
• Schludny i łatwy do utrzymania na półce.
• Ograniczone rozmiarem notebooka lub możesz użyć więcej niż jednego.

Foldery plików są szybkie, łatwe i rozszerzalne.

VirginiaLynne, CC-BY, przez HubPages

Foldery z plikami

System folderów plików jest najłatwiejszym i najszybszym w użyciu systemem, więc masz większą szansę na uporządkowanie rzeczy. Po sześciu miesiącach zaległości w składaniu mojego notebooka do naszych rodzinnych paragonów, w końcu zdecydowałem się wrócić do folderów z aktami. Nieopakowane papiery kładę z przodu i generalnie kładę je na miejscu, gdy ten front jest wypełniony lub mniej więcej raz w miesiącu.

Wskazówka: trzymaj dokumenty, o których wiesz, że będziesz potrzebować później w pliku. Wszystkie informacje podatkowe, w tym datki na cele charytatywne, umieściłem w jednym pliku.

Plusy i minusy korzystania z folderów plików

• Niedrogie i proste.
• Wystarczy foldery z plikami i szafka na dokumenty lub pudełko.
• Szybkie do złożenia.
• Możliwość rozbudowy do dowolnego rozmiaru i liczby plików.
• Trudniej znaleźć papier niż Notebook System.

VirginiaLynne, CC-BY przez HubPages

Rozszerzanie plików

W przypadku mniejszego projektu organizacyjnego weź rozwijany plik zawierający sekcje i zakładki. Jeśli jesteś studentem i masz tylko kilka rodzajów rachunków lub chcesz uporządkować rachunki z projektu, takiego jak projekt remontu domu, jest to świetny sposób na zrobienie tego. Użyłem tego systemu również do wszystkich formalności związanych z naszą adopcją i często używam małego, rozszerzającego się pliku do planów wakacji.

Plusy i minusy korzystania z rozwijania plików

• Przechowuje wszystko w schludnym, przenośnym pliku.
• Świetnie nadaje się do porządkowania paragonów, które chcesz zachować na stałe.
• Dobre dla małych partii dokumentów.
• Przenośny.
• Nie działa dla wielu dokumentów.

Pliki cyfrowe

Zaczynam rezygnować z papieru, a Ty też możesz. Wiele firm chce, abyś zrezygnował z papieru i mogą dać Ci za to premię. Teraz niektóre sklepy, takie jak Home Depot, pozwalają otrzymać potwierdzenie e-mailem zamiast papierowego. Co więcej, możesz skanować, aby robić zdjęcia paragonów, które nie są cyfrowe. Jednak nadal będziesz musiał pamiętać:

• Organizuj pliki cyfrowe: nie tylko wrzucaj wszystkie rachunki do jednego pliku, poświęć trochę czasu na tworzenie grup plików i pamiętaj, aby oznaczyć każdy z rachunków podczas ich tworzenia, bo inaczej będziesz mieć ból głowy związany z otwieraniem każdego próbujesz coś znaleźć.
• Kopia zapasowa: wirusy komputerowe lub awarie komputerów mogą zakłócać działanie systemu, dlatego upewnij się, że masz rachunki na komputerze, który ma kopię zapasową w chmurze, taką jak Carbonite.

Cyfrowe pokwitowania mogą złagodzić wiele bólów głowy podczas składania dokumentów, ale tylko wtedy, gdy jesteś ostrożny. Powinieneś upewnić się, że faktycznie pobrałeś pokwitowania wszelkich ważnych wyciągów, których możesz potrzebować później, ponieważ wiele firm prowadzi jedynie 12-miesięczny zapis tych rachunków. Na przykład, kiedy poszedłem złożyć wniosek o przedłużoną gwarancję karty kredytowej na zepsutą zmywarkę, zażądali naszego oryginalnego oświadczenia z 15 miesięcy wcześniej. Nie było to dostępne