Dostań się do Carnegie Hall: przećwicz rozwiązywanie problemów

Carnegie Hall w Nowym Jorku

Model kategorii problemu według FJG

Prawie wszystko, co robimy w życiu, dotyczy rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. To znaczy, pomyśl o tym przez chwilę. Nieustannie przyglądamy się jakimś problemom i decydujemy, jak sobie z nimi poradzić. Wiele decyzji podejmujemy w stresie i mając niewiele czasu na dokładne przemyślenie tego. W związku z tym od razu szukamy rozwiązania, które działało wcześniej. Ale takie podejście sprawia, że utknęliśmy w kręgu ciągłego rozwiązywania tego samego problemu za pomocą tego samego rozwiązania. A co, jeśli natura problemu się zmieni? Jedno rozwiązanie nieuchronnie straci skutek i nastąpi to w najgorszym możliwym czasie. Dlatego warto skorzystać z zorganizowanej metody, aby zrozumieć problem i ostatecznie go rozwiązać. Pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić, jest określenie, na czym polega problem.

Zdefiniuj i utwórz ramy problemu

W 7 nawykach efektywnych ludzi piąty nawyk Stephena R. Coveya brzmi: „ Najpierw szukaj zrozumienia”. Zrozumienie problemu jest kluczowe, ponieważ pozwala nam po prostu wiedzieć, co musimy rozwiązać. Wielu z nas marnuje cenny czas na rozwiązywanie niewłaściwego problemu. Niewielu z nas może sobie pozwolić na taką stratę czasu. Dlatego dobrym sposobem na rozpoczęcie jest skorzystanie z prostej listy kontrolnej, na której można zadać krótkie, ale wnikliwe pytania.

Z jakim problemem mamy do czynienia?
Co widzisz lub czujesz, co sprawia, że myślisz, że jest problem?
Czy istnieją przejawy problemu, na które mogę wskazać?
Kiedy i jak to się dzieje?
Gdzie i komu to się dzieje?
Dlaczego to się dzieje?

Opierając się na powyższych pytaniach, należy przygotować opis problemu, który będzie punktem wyjścia dla lepszego zrozumienia i ukierunkowanej analizy rozwiązywania problemów. Przykładem prostego, ale efektywnego formatu opisu problemu jest 5 W: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego. Takie stwierdzenie utwierdza problem, a jego ramy, choć czasami prymitywne, mogą poszerzyć nasze zrozumienie problemu.

Kategoryzacja problemu

Dychotomia kontroli jest kluczową koncepcją filozoficzną i psychologiczną. To narzędzie do rozwiązywania problemów, które identyfikuje sposób, w jaki należy skutecznie reagować na wyzwania życiowe. Najpierw określ elementy sytuacji, które możesz kontrolować. Następnie elementy, których nie możesz kontrolować, ale na które masz wpływ. I wreszcie, identyfikuje się rzeczy, na które nie można ani kontrolować, ani na nie wpływać, zmuszając do odpowiedniego przystosowania się. W podobny sposób należy spojrzeć na problemy z odpowiedniej perspektywy, aby zrozumieć, co można, a czego nie można osiągnąć. Pozwala to skoncentrować energię i wysiłki tam, gdzie będą one miały największy wpływ.

Jednym ze sposobów jest użycie modelu kategorii problemu stworzonego przez autora w celu skategoryzowania problemu, z którym ma do czynienia, poprzez powiązanie wpływu i ważności.

Model przedstawia cztery kwadranty kategorii i dwie osie. Oś Y przedstawiająca stopień wpływu (od niskiego do wysokiego) na problem oraz oś X przedstawiająca stopień ważności i / lub poziom priorytetu. Każdy kwadrant to kategoria, do której należy problem, w zależności od poziomu wpływu i wagi problemu.

Kategoria I to Ignoruj. W tym kwadrancie problem ma niewielkie znaczenie i nie chcemy marnować na niego dużo energii. Dlatego jest ignorowany w dającej się przewidzieć przyszłości, skutecznie składany jako zimna sprawa.

Kategoria II to żniwa. Ten rodzaj problemu można, jeśli pozwoli na to czas, przeanalizować i rozwiązać, jeśli nie pojawią się problemy o wyższym priorytecie. Problemy w tym kwadrancie muszą być aktywne, przeglądane i rozwiązywane, jeśli to możliwe. Wyzwanie polega na tym, że jeśli są one ignorowane zbyt długo, gromadzą się i przez swoją masę i prędkość stają się większymi problemami, które mogą utrudniać postęp na większą skalę.

Kategoria III to Rozwiąż. Są to bardzo ważne / priorytetowe problemy, które możemy i musimy rozwiązać. W takim przypadku osoba lub organizacja posiadają umiejętności niezbędne do skutecznego rozwiązania problemu.

Kategoria IV to zarządzanie. Pojawią się problemy, które są krytyczne do rozwiązania, ale są tak złożone i dynamiczne, że ich rozwiązanie wymaga czasu.

Pracujemy nad rozwiązaniem

Teraz, gdy zdefiniowaliśmy problem i skategoryzowaliśmy go, nadszedł czas, aby rozpocząć identyfikację kierunków działań (COA) w celu rozwiązania problemu. Rozważając najlepszy sposób postępowania, należy wziąć pod uwagę następujące punkty:

Który certyfikat autentyczności jest najbardziej skłonny do długoterminowego rozwiązania problemu?
Który certyfikat autentyczności jest obecnie najbardziej wykonalny, akceptowalny i odpowiedni do osiągnięcia?
Jakie jest ryzyko związane z każdym Certyfikatem Autentyczności?

W tym momencie warto zrozumieć, w jaki sposób lider może najlepiej komunikować się ze swoim zespołem i zaufanymi doradcami, aby uzyskać informacje zwrotne i stworzyć zestaw rozwiązań dla konkretnego problemu. Trzy sposoby, które mogą prowadzić do skutecznych informacji zwrotnych i rozwoju COA, to burza mózgów, rzecznictwo i zapytania.

Wszyscy rozumiemy, w jaki sposób burza mózgów zbiera jak najwięcej pomysłów, a następnie sprawdza je, aby znaleźć najlepszy pomysł. Działa to najlepiej, gdy zgromadzisz grupę rówieśników, którzy czują się swobodnie, wypluwając pomysły bez obecności starszych przywódców, którzy mogliby wydać prawdziwe lub domniemane osądy. Kolejne dwa sposoby to rzecznictwo i dociekanie.

W rzecznictwie każdy członek bezpośrednio wyraża swoją opinię. Chociaż pozwala wszystkim graczom wiedzieć, jakie jest stanowisko innych, nie pozwala na wiele zrozumienia, ponieważ nie ma wielu pytań dotyczących pozycji innych. Ten proces, jeśli nie jest dokładnie nadzorowany, może prowadzić do pełnego popierania jednego konkretnego stanowiska, ponieważ może wydawać się, że wyznaczony lider grupy forsuje swój program i chce przerzucić tych z zespołu, którzy sprzeciwiają się propozycji.

Z drugiej strony dochodzenie ma na celu stworzenie bardziej wyrównanych szans, wykorzystując pytania do usunięcia informacji o problemie. Pozwala każdemu podważyć problem poprzez udzielenie odpowiedzi na pytanie. Ta metoda może pozwolić na większe zaangażowanie, ponieważ ma tendencję do tworzenia atmosfery dzielenia się i dialogu.

Ostatnią metodę można nazwać hybrydą. To tutaj lider łączy najlepsze aspekty rzecznictwa i dociekania w dyskursie rozwiązywania problemów.

Odpowiadanie na stwierdzenie problemu

Wcześniej rozmawialiśmy o stworzeniu zestawienia problemu, aby umożliwić nam rozpoczęcie analizy, która otworzyła drzwi do stworzenia kierunków działań dla naszego problemu. Teraz musimy opracować procedurę odpowiedzi na nasze stwierdzenie problemu. Jednym z przydatnych sposobów jest siedmiostopniowe zalecenie tego autora.

Powtórz problem. To ostatni moment, aby upewnić się, że rozwiązano właściwy problem.
Punkt startu; gdzie jesteśmy.
Pożądany punkt końcowy w oparciu o kierunki działań. Może być więcej niż jeden.
Dlaczego rozwiązanie problemu było dla nas ważne? Jaka teoria podkreślała problem?
Co nam powiedziały dane? Jakie wskaźniki wskazywały na nasze wnioski?
Przedstaw tylko analizę faktów. Nigdy nie naginaj danych, aby wyrazić stronniczą opinię. Niech dane mówią same za siebie.
Zrób rekomendację.

Obserwuj - orientuj - decyduj - działaj

Do tego momentu mamy jeszcze jedną rzecz do zrobienia, zgodnie z cyklem pętli OODA Johna Boyda: obserwować - orientować - decydować - działać ; musimy działać - podjąć decyzję. Celem jest odważna, przemyślana decyzja. Jednak zdarzają się sytuacje, w których decyzja jest konieczna, zanim nadejdą wszystkie poszukiwane informacje. Decyzja jest kluczowa, ponieważ nie ma nic gorszego niż spóźnienie.

W kategoriach pilotażowych samolot nie lata sam. Dowódca statku powietrznego musi latać statkiem powietrznym i nigdy nie może zaakceptować bycia jego pasażerem, dlatego zaprasza na niebezpieczeństwo. Przejmij dowodzenie i kontrolę i bądź zdecydowany. To podstawowa umiejętność odnoszącego sukcesy lidera.

Mając w ręku plan działania, należy pamiętać o kilku ważnych rzeczach.

Uważnie zastanów się, jakie wskaźniki spodziewasz się zobaczyć. „Jak będzie wyglądać sytuacja, gdy rozwiążemy problem?”
Jakie kroki należy podjąć, aby wdrożyć najlepszą alternatywę w akceptowalnym terminie. Czas rzadko jest przyjacielem.
Jak będziesz nadzorować wykonanie planu?
Jakich zasobów będziesz potrzebować?
Kto tu rządzi i czy ma niezbędne uprawnienia?
Komunikuj się, komunikuj i komunikuj się.
Nie zapominaj, że zawsze jest coś innego do zrobienia. Musisz być czujny. Zwróć uwagę na problemy takie jak klasa przedszkolna i nic Cię nie zaskoczy.

W końcu lider musi osiągnąć rezultaty. Jeśli ktoś chce zaangażowanego i zorientowanego na wyniki zespołu, wizja, wskazówki i motywacja muszą sprostać wyzwaniu. Dzięki temu członkowie zespołu w całej organizacji mogą wcielić się w przywództwo zarówno pod względem ilościowym, jak i jakościowym, w którym wszyscy koncentrują się na wynikach, jednocześnie rozumiejąc i maksymalizując umiejętności interpersonalne. Niech więc pojawią się problemy, walcz, aby je rozwiązać i każdego dnia stawać się coraz lepszym. Pamiętaj, musimy ćwiczyć, aby dostać się do Carnegie Hall.