Obsługa poczty: dyplom ocr nvq poziom 3 w biznesie i administracji

Wprowadzenie:

Ta jednostka jest opcjonalną jednostką Grupy B na poziomie 2 z łącznie trzema punktami. Ta jednostka pomaga kandydatowi przedstawić swoje umiejętności w zakresie usług pocztowych. Kandydaci będą mieli dobrą znajomość przestrzegania procedur bezpieczeństwa i ochrony podczas obsługi poczty wewnętrznej i zewnętrznej, zarówno przychodzącej, jak i wychodzącej, oraz powodów, dla których tak należy postępować. Będą mieli dobrą wiedzę na temat różnych dostępnych usług, powodów, dla których te usługi są potrzebne i jak są używane. Będą umieli wybierać usługi w zależności od potrzeb i priorytetów, obliczać opłaty pocztowe, rozwiązywać problemy, postępować zgodnie z procedurami, zgłaszać błędy i problemy.

Dołączono również osobiste oświadczenie dla tego urządzenia!

1.1 / 2 Jaki jest cel procedur bezpieczeństwa przy obsłudze poczty lub paczek?

Poczta może zawierać informacje poufne. Może zawierać dane osobowe pracowników lub tajemnice handlowe, takie jak nazwiska klientów i informacje poufne dotyczące firmy, klientów i klientów. Poczta i paczki również muszą być sprawdzane pod kątem podejrzanych funkcji. Dlatego procedury bezpieczeństwa będą musiały być przestrzegane.

Na przykład, gdy otrzymujemy pocztę lub paczki z dziwnych adresów lub które mają podejrzane formy, kształty lub rozmiary, należy przestrzegać procedur bezpieczeństwa i zgłaszać je kierownikowi biura.

2.1 Dlaczego powinieneś rozsyłać / wysyłać pocztę do właściwego odbiorcy w uzgodnionych ramach czasowych?

Wiadomości e-mail należy zawsze wysyłać lub rozsyłać do właściwego odbiorcy, ponieważ mogą to być ważne i poufne informacje, których nie należy ujawniać innym. Muszą być one również rozesłane na czas, aby zadanie określone w e-mailu zostało wykonane w podanym terminie i dotrzymanym terminie, dzięki czemu unikniemy reklamacji lub innych poważnych problemów.

2.2 Jaka jest struktura organizacyjna oraz nazwiska, role i lokalizacje osób i zespołów?

Nie opublikowałem tutaj swoich odpowiedzi, ponieważ są to informacje poufne. Możesz narysować schemat blokowy dla swojej organizacji lub możesz go pobrać ze strony internetowej swojej organizacji, jeśli taką masz. Zacznij od szefa swojego działu, następnie przejdź do różnych zespołów i menedżerów, a na koniec zakończ z członkami zespołu. Pamiętaj, aby podać imię i nazwisko każdej osoby, stanowisko i lokalizację, aby uzyskać wyraźny portret.

Mam nadzieję że to pomoże!

2.3 Jakie wewnętrzne i zewnętrzne usługi pocztowe są dostępne dla organizacji?

Dostępne usługi poczty wewnętrznej służą do dystrybucji poczty w biurach i działach ______________________ (usunięte ze względu na poufność) . Są codziennie odbierane i dostarczane.

Poczta zewnętrzna jest wysyłana za pośrednictwem ___________________ (usuwana w celu zachowania poufności) . Zewnętrzne usługi pocztowe są używane, gdy poczta może lub nie spełnia kryteriów wewnętrznych usług pocztowych. Na przykład, gdy poczta musi być dostarczona do klientów lub innych firm albo korespondencja spoza hrabstwa. Jest również codziennie dostarczany i odbierany.

2.4 Podaj powody wyboru wewnętrznych i zewnętrznych usług pocztowych

Zewnętrzne usługi pocztowe są wybierane, jeśli dostawa odbywa się poza hrabstwem i dla innych firm lub klientów. Będą to obszary, które nie należą do ___________________ (usuniętych ze względu na poufność) obszarów biurowych.

Poczta wewnętrzna jest używana, gdy dostawy muszą być realizowane do biur lub działów objętych ____________________ (usuniętymi ze względu na poufność) . Poczta wewnętrzna oszczędza czas i pieniądze. Tak więc każda poczta, którą można wysłać pocztą wewnętrzną, jest wysyłana w ten sposób, a tylko pozostała jest wysyłana za pośrednictwem zewnętrznego systemu pocztowego.

2.5 Jakich metod używasz do obliczania opłaty pocztowej?

Post należy posortować według pilności i ważności jako pierwszą lub drugą klasę. Wszelkie posty zagraniczne muszą zostać uporządkowane. Należy znać opłaty pocztowe za przesyłki różnej wielkości, a także opłaty pocztowe za przesyłki masowe. Usługi pocztowe mogą dawać zniżki na przesyłki masowe i można je zastosować tylko w przypadku wstępnego sortowania poczty.

Jeśli potrzebujemy wysłać przedmiot i zagwarantować, że zostanie dostarczony następnego dnia roboczego lub tego samego dnia, lub jeśli przesyłka musi zostać wysłana przesyłką poleconą, musimy sprawdzić opłaty pocztowe i ramy czasowe, w których poczta musi zostać wysłana wysłane i odpowiednio wyślij.

2.6 Jakie problemy mogą wystąpić z pocztą przychodzącą i wychodzącą i jak sobie z nimi radzisz?

Główne problemy, które mogą wystąpić, to opóźnienia, brakujące dostawy i podejrzana poczta. Aby uniknąć opóźnień, musimy wysłać pocztę we właściwym czasie, z poprawną wysyłką. Aby uniknąć brakujących dostaw ważnego dokumentu, można go dostarczyć za pośrednictwem przesyłki poleconej, która umożliwia śledzenie dostawy. Każda podejrzana poczta lub paczka musi być traktowana z najwyższą starannością i zgłaszana osobie odpowiedzialnej.