Powiedział, powiedziała: kto mówi prawdę w dochodzeniu w miejscu pracy?

Dochodzenia HR, aby dowiedzieć się, kto kłamie

Jest to powszechny problem w miejscu pracy: jeden pracownik składa skargę na innego pracownika, twierdząc, że doszło do jakiegoś wykroczenia, takiego jak molestowanie seksualne. Pracodawca musi niezwłocznie podjąć działania naprawcze, aby uniknąć odpowiedzialności. Ktoś z działu zasobów ludzkich pracodawcy musi przeprowadzić dochodzenie, aby dowiedzieć się, co naprawdę się wydarzyło i czy istnieją podstawy do dyscypliny. Osoba HR przeprowadza wywiady z każdym z pracowników, aby poznać obie strony historii. Nie ma innych świadków zdarzenia, a oskarżony pracownik stanowczo zaprzecza, że coś się wydarzyło. I co teraz?

Specjalista ds. Zasobów ludzkich może uważać, że niewiele więcej można zrobić w obliczu scenariusza „powiedział, powiedziała”, takiego jak ten przedstawiony powyżej. Nigdy nie jest dobrym pomysłem wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wobec oskarżonego pracownika bez istotnych dowodów winy. Ale jeśli pracownik naprawdę zrobił coś złego, zamykając dochodzenie jako niejednoznaczne i nie podejmując dalszych działań, pracodawca ponosi ryzyko odpowiedzialności za nieprzyjazne środowisko pracy. Nie daj się złapać w ten dylemat, ucząc się kilku podstawowych technik śledczych. Pracodawca, który przeprowadzi skuteczne dochodzenie w miejscu pracy, będzie w stanie lepiej ustalić, kto mówi prawdę, a kto kłamie.

Krok 1: Zbieranie informacji

Podstawowym celem śledztwa jest ustalenie zasadności skargi, tak aby pracodawca mógł ograniczyć swoją odpowiedzialność poprzez zaprzestanie niewłaściwego zachowania w miejscu pracy. Badacz powinien rozpocząć od stworzenia listy zagadnień do zbadania, odpowiednich dokumentów i innych informacji, które mają zostać przejrzane, oraz osób, które mają być przesłuchane. Ta lista może zostać rozszerzona później, gdy nowe informacje zostaną odkryte.

Następnie zbierz odpowiednie dokumenty i zapisy. Zastanów się, jakie informacje mogą być istotne dla konkretnych zarzutów zawartych w skardze. Jeśli skarżący twierdzi, że w określonym miejscu i czasie wydarzyło się coś niewłaściwego, czy istnieją jakieś dokumenty, które umieszczałyby oskarżonego w tym miejscu o tej godzinie? Jeśli istnieje kontrolowany dostęp do niektórych obszarów miejsca pracy, mogą istnieć zapisy bezpieczeństwa pokazujące, kiedy ludzie wchodzili i wychodzili z tego obszaru. (Takie zapisy mogą być również przydatne do identyfikacji obecności potencjalnych świadków).

Inne stosowne dokumenty biznesowe mogą obejmować dzienniki telefoniczne lub komputerowe, karty czasu pracy, taśmy zabezpieczające i zestawienia wydatków. Prowadzący dochodzenie powinien również przejrzeć akta osobowe zarówno skarżącego, jak i oskarżonego, wszelkie notatki przechowywane przez przełożonych pracowników, odpowiednie zasady i procedury firmy, zapisy wcześniejszych skarg oraz wszelką dokumentację dotyczącą domniemanego incydentu, taką jak pisemne zeznania świadków, Jeśli możliwe.

Zapoznaj się z tymi materiałami przed rozmową z pracownikami, ponieważ wiedza z wyprzedzeniem o tym, co zawierają dokumenty, pomaga określić, kiedy świadek kłamie, i wykorzystać je do przygotowania pytań do przesłuchania.

Atrybuty dobrego badacza

Bezstronność zarówno w rzeczywistości, jak iw percepcji skarżącego pracownika, oskarżonego i wszystkich innych pracowników, którzy mogą być zaangażowani w dochodzenie.
Umiejętność obiektywizmu i powstrzymywania się od osądu, dopóki wszystkie fakty nie zostaną uwzględnione.
Dyskrecja i umiejętność zachowania poufności w celu zachowania integralności dochodzenia.
Znajomość obowiązujących przepisów i zasad firmy.
Dobre umiejętności słuchania.
Umiejętność oceny dowodów.
Kogoś, kto byłby dobrym świadkiem, gdyby został wezwany do złożenia zeznań o śledztwie i ustaleniach.

Krok 2: Przesłuchanie Świadków

Jest dwóch świadków, których zawsze należy przesłuchać: skarżący się pracownik i oskarżony. Niezależnie od sposobu, w jaki skarżący wcześniej złożył skargę, ważne jest, aby śledczy przeprowadził formalne przesłuchanie w ramach dochodzenia. Poproś pracownika o opisanie tego, co się stało, ale nie sugeruj żadnych faktów ani wniosków. Badacz powinien również wykazać się bezstronnością i poinformować, że pracodawca poważnie traktuje skargę.

Bardzo ważne jest również, aby uzyskać wersję wydarzeń oskarżonego. Zacznij od pytań ogólnych („Czy widzieliście się w pracy w piątek?” „O czym rozmawialiście tamtego dnia?”), A następnie przejdź do bardziej szczegółowych pytań. Jeśli pracownik twierdzi, że inny kłamie, zbadaj wszelkie możliwe przyczyny fałszywego roszczenia. Ponieważ prawda zawsze leży gdzieś pośrodku, zbadaj możliwe błędne interpretacje.

W większości przypadków nie wystarczy rozmawiać tylko ze skarżącym i oskarżonym, zwłaszcza jeśli ich historie są bardzo rozbieżne. Inni potencjalni świadkowie to osoby zidentyfikowane podczas przeglądu dokumentów, osoby wskazane przez którąkolwiek ze stron jako posiadające wiedzę, przełożeni stron i współpracownicy. Lista ta może się rozszerzyć na podstawie informacji uzyskanych podczas wczesnych wywiadów.

Jak przesłuchiwać świadków w dochodzeniu w miejscu pracy:

Robić notatki.
Zadawaj pytania otwarte, a nie te wymagające odpowiedzi „tak” lub „nie”.
Zapamiętaj pięć pytań, aby poznać fakty: kto, co, gdzie, kiedy, jak.
Rozróżnij własne bezpośrednie obserwacje świadków i pogłoski.
Jeśli świadek powtarza pogłoski, znajdź źródło informacji. Czy pochodziło od skarżącego, oskarżonego czy kogoś innego, czy też opiera się wyłącznie na plotkach i insynuacjach?
Nie akceptuj ostatecznych stwierdzeń jako odpowiedzi, szukaj „dlaczego”.
Zadawaj dodatkowe pytania.
Zadawaj pytania, aby potwierdzić lub zaprzeczyć innym informacjom lub świadkom - ale nie ujawniaj źródeł.
Zapytaj, czy są jakieś dokumenty potwierdzające lub ktoś inny posiadający istotne informacje.
Wyczerp wszystkie możliwości dociekań.
Pozostań neutralny.
Obserwuj reakcje fizyczne i werbalne.

Krok 3: Dokumentowanie dochodzenia

Zaleca się, aby druga osoba zarządzająca była obecna na rozmowach kwalifikacyjnych w celu wsparcia badacza i sporządzenia szczegółowych notatek. Notatki nie muszą być dosłowne, ale powinny oddawać istotę tego, co powiedział świadek. Posiadanie drugiej osoby, która może to zrobić, pozwala badaczowi skoncentrować się na zadawaniu pytań i formułowaniu pytań uzupełniających. Poza tym druga osoba pomaga uniknąć kolejnego - powiedział, powiedziała - scenariusza, jeśli świadkowie później zmienią swoje historie. Ten „cichy świadek” powinien mieć opinię godnego zaufania i dbałości o szczegóły.

Krok 4: Ustalenie wiarygodności

W przypadku braku naocznych świadków rozstrzygnięcie skargi w miejscu pracy często zależy od ustalenia przez śledczego, która ze stron - oskarżyciel lub skarżący jest bardziej wiarygodna. Przeprowadzając dokładny przegląd dowodów przy użyciu dobrych technik śledczych, badacz powinien być w lepszej pozycji do podjęcia takiej decyzji.

Decydując, komu wierzyć, rozważ:

Jakość dowodów: Fakty są lepsze niż wnioski; bezpośrednie dowody są lepsze niż pogłoski. Weź pod uwagę odległość i czas. Czy świadek był zbyt daleko, by mieć jasny obraz? Jak dawno miały miejsce te wydarzenia? Relacja świadka powinna pozostać wewnętrznie spójna. Wszelkie rozbieżności sugerują, że świadek może być mniej niż prawdziwy.
Czy istnieją dowody potwierdzające: W przypadku braku bezpośrednich dowodów przewaga poszlak może stanowić podstawę argumentacji przeciwko jednej lub drugiej stronie. Zastanów się, czy historia świadka jest zgodna z dokumentacją. Jeśli nie ma świadków samego zdarzenia, poszukaj relacji z pierwszej ręki na temat zachowania stron bezpośrednio przed lub po określonym czasie. Współczesne obserwacje skarżącego płaczącego wkrótce po rzekomym zdarzeniu potwierdzają ustalenie, że stało się coś złego. Czy istnieją dowody na podobne incydenty w przeszłości? Może to ustalić wzorzec lub praktykę. Na koniec zastanów się, czy powinny istnieć dowody potwierdzające na poparcie historii świadka. Jeśli świadek twierdzi, że ktoś wykonał telefon, czy jest to nagranie? Powinien być. Jeśli nie, rozsądne jest założenie, że nie było połączenia.
Interesy świadków: czy ktoś ma motyw, by kłamać? Ktoś, kto nie ma żadnego udziału w wyniku, może być bardziej wiarygodny niż ktoś, kto ma coś do zyskania lub stracenia. Oświadczenia przeciw odsetkom mogą być również bardziej wiarygodne; można bezpiecznie założyć, że ludzie nie mówią rzeczy, aby wyglądać źle, chyba że to prawda.

Nadal nie masz pewności?

Czasami, pomimo najlepszych technik śledczych, ustalenia badacza są naprawdę niejednoznaczne. To nie znaczy, że pracodawca jest wolny. Jako minimum pracodawca powinien powtórzyć swoje zasady i poszukać możliwości ponownego przeszkolenia siły roboczej, aby zapobiec przyszłym naruszeniom.

Dodatkowe zasoby:

Lista kontrolna dla pracodawców przed zwolnieniem pracowników

Lista kontrolna pracodawcy służąca ocenie potencjalnego narażenia prawnego przed zwolnieniem pracownika. Zmniejsz ryzyko niesłusznego zakończenia postępowania sądowego poprzez proaktywne identyfikowanie i przeciwdziałanie zagrożeniom prawnym związanym z rozwiązaniem stosunku pracy przed podjęciem działań.
Strategie unikania roszczeń z

tytułu odwetu pracowników Rośnie liczba roszczeń pracowników z tytułu odwetu. Dowiedz się, co stanowi niezgodny z prawem odwet i co mogą zrobić pracodawcy, aby uniknąć odpowiedzialności.