Jak przypisać pracowitą pracę pracownikom

Istnieje wiele różnych prac, które można przypisać pracownikowi.

Geralt, Public Domain, via Pixabay

Jako przełożony możesz czasami przydzielić pracownikom intensywną pracę. Więc czym właściwie jest zajęta praca? Zasadniczo jest to praca mająca na celu zajęcie pracownika, co może nie mieć bezpośredniego wpływu na organizację. Istnieje jednak sposób, w jaki zajęta praca może okazać się korzystna dla pracownika i organizacji, nawet jeśli ma na celu wypełnienie czasu pracą, która jest postrzegana jako bezcelowa.

W tym artykule opisano, dlaczego zajęta praca może być korzystna, potencjalne pułapki i rodzaje intensywnej pracy. Wchodzę również w moje osobiste doświadczenia związane z intensywną pracą.

Zalety zajętej pracy

Przydzielanie pracownikowi zajętej pracy wiąże się z wieloma korzyściami:

1. Może uwolnić cię od innych, ważniejszych spraw. Zasadniczo, jeśli musisz zostać sam, aby wykonać krytyczny projekt, w którym pracownik nie może naprawdę pomóc, zajęta praca może rozpraszać go, abyś mógł wykonać pracę, której potrzebujesz.
2. Może poprawić wiedzę lub umiejętności pracownika. Może to być okazja do poprawy umiejętności pracownika, nawet jeśli jest to podstawowa umiejętność. Pracownik może nawet nauczyć się czegoś nowego, co może przynieść korzyści organizacji w przyszłości.
3. Możliwe, że można odkryć ukryty problem lub lepszy sposób działania. Podczas wykonywania pracy pracownik widzi problem i zwraca na niego uwagę lub stwierdza, że ​​istnieje lepszy sposób na wykonanie innego zadania.

Organizowanie dużej liczby plików może być bardzo intensywną pracą, ale może też być nudne.

Myrfa, Public Domain, via Pixabay

Wady zajętej pracy

Przy przypisywaniu pracownikowi zajętej pracy należy wziąć pod uwagę negatywne aspekty:

1. Pracownik może czuć się niedoceniony. Jeśli pracownik utknie, wykonując ciężką pracę, która nie przynosi rzeczywistych korzyści, może czuć, że nie jest wykorzystywany w pełnym zakresie swoich możliwości. Mogą stracić zainteresowanie swoją pracą, a nawet z jej powodu odejść.
2. Może to pokazać Twojej organizacji, że stanowisko może nie być potrzebne. Jeśli przełożeni zauważą, że pracownikom przydzielana jest tylko praca zajęta, mogą czuć, że te stanowiska nie są potrzebne i starają się przenieść lub wyeliminować stanowiska.
3. Zajęta praca może stać się standardową procedurą. W zależności od zadania może się skończyć przekształceniem w standardową procedurę. Może to być dobre, jeśli okaże się, że jest to korzystne, ale może być po prostu dodatkowym zadaniem, które nie przynosi żadnych korzyści. Ludzie po prostu to robią, ponieważ „zawsze było to robione w ten sposób”.

Rodzaje zajętej pracy

Więc jaki rodzaj zajętej pracy przydzielasz swojemu pracownikowi? Cóż, wszystko zależy od rodzaju pracownika, z którym masz do czynienia i tego, co chcesz osiągnąć, nawet jeśli jest to tylko praca, aby pracownik był zajęty. Poniżej znajduje się kilka ogólnych pomysłów.

1. Trening. Jednym z najlepszych sposobów na wypełnienie czasu pracownika jest udział w szkoleniu. Szkolenia online, takie jak LinkedIn Learning, mogą być świetne. Można to wykorzystać do rozwijania istniejących umiejętności lub nowych umiejętności, jeśli pracownik chce awansować na inne stanowisko. Problem polega na tym, że pracownik może doświadczyć wypalenia, więc rozłóż szkolenia, które robią.
2. Spotkania. Poproś osobę, aby uczestniczyła w spotkaniach, na które normalnie nie uczęszcza, nawet jeśli nie ma żadnych informacji zwrotnych. Mogą robić notatki i opowiadać o tym, czego się nauczyli. Mogą nawet otrzymać opinie, których inni nie wzięli pod uwagę.
3. Badania. Poproś pracownika o zbadanie czegoś, co może przynieść korzyści organizacji w przyszłości, lub zbadanie nieudanego projektu, aby zobaczyć, jakie są jego opinie na temat przyczyn niepowodzenia.
4. Zorganizować. Nie ma znaczenia, czy są to materiały w magazynie, szafie na dokumenty, czy pliki w bazie danych. Zawsze jest organizacja, którą trzeba zrobić, co można zrobić jako zajęty zajęcie.
5. Zapytaj ich o pomysły. Możesz odwrócić to od pracownika. Zapytaj ich, jakie zadania chcieli wykonywać w wolnym czasie, bez względu na to, jak nieszablonowe jest to. Może to być świetny sposób, aby spełnić to, czego chcą, jednocześnie dając im coś do zrobienia.

Poniższa tabela przedstawia bardziej szczegółowe rodzaje pracy, jaką może wykonywać pracownik, jeśli potrzebujesz bardziej szczegółowych pomysłów.

Różne rodzaje zajętej pracy

To tylko niektóre rodzaje zajętej pracy, które można przypisać pracownikowi. Gdy wymyślę więcej, dodam je do listy.

Skanuj dokumenty	Dokumenty sprawdzone	Konwertuj pliki PDF na dokumenty edytowalne
Badania bieżących wydarzeń mających zastosowanie do organizacji	Zorganizuj materiały biurowe	Monitoruj obecność organizacji w mediach społecznościowych
Skontaktuj się z klientami, aby się zameldować	Zweryfikuj informacje kontaktowe	Cień innych pracowników
Weź udział w webinarach	Uczestnicz w spotkaniach w innych sekcjach	Zimne rozmowy
Wyczyść biuro	Weź udział w kursie uniwersyteckim dotyczącym czasu pracy	Szkolenie innych pracowników

Doświadczenia z zajętą ​​pracą

Miałem kilka doświadczeń z zajętą ​​pracą, zarówno dobrą, jak i złą, którymi podzieliłem się poniżej.

• W czasie epidemii COVID-19 wszyscy pracownicy zostali skierowani do pracy z domu. Moi pracownicy nie mieli wielu obowiązków do wykonania w domu, jednak była to dla pracownika świetna okazja do odbycia szkolenia online w interesującej go dziedzinie. Rozmawialiśmy o ich aspiracjach zaledwie kilka tygodni wcześniej, więc to była doskonała okazja do trenowania w tym obszarze, nawet jeśli nie dotyczyło to ich aktualnego stanowiska.
• Pracownik nie mógł już pełnić przypisanej mu roli, więc przydzielono go do innego obszaru, którego podstawowym obowiązkiem było skanowanie dokumentów. Chociaż nie był to wysoki priorytet i wyraźnie był zajęty, pracownik musiał zostać przeszkolony i miał z tym pewne trudności. Jednak było to zgodne z ich obowiązkami zawodowymi iz czasem okazało się, że dorastają do tej roli. Dało im to pracę, a organizacja przyniosła w końcu korzyść.
• Kiedy przyszedłem jako przełożony do obszaru, w którym wcześniej pracowałem, niektóre prace były ustalonym standardowym procesem, mimo że nie było to wtedy, gdy ostatnio tam pracowałem. Jednak było to oczywiście zrobione jako zajęta praca, tylko po to, aby powiedzieć, że coś zostało zrobione. Pierwszego dnia przerwałem ten proces, pomimo irytacji pracowników, którzy w zasadzie sugerowali, że zawsze tak było. Jednak zaprzestanie intensywnej pracy nie miało negatywnego wpływu na organizację.

Na koniec upewnij się, że nie przeciążasz pracowników zbyt intensywną pracą, której nie mogą wykonywać swoich zwykłych przydzielonych obowiązków.

Autor: mrkaushikkashish, Public Domain, za pośrednictwem Pixabay

Bardzo chciałbym usłyszeć, jakiego rodzaju intensywną pracę przydzielasz swoim pracownikom, abym mógł uwzględnić ich w swoim stole. Dlatego prosimy o podzielenie się komentarzami poniżej.

© 2020 David Livermore