Jak być świetnym managerem projektu

Te wskazówki i triki pomogą Ci być najlepszym menedżerem.

Canva.com

Świetny kierownik projektu to osoba, której bardzo zależy na zrozumieniu wszystkich aspektów projektu, zanim zacznie on działać, a następnie upewnieniu się, że wszyscy są na bieżąco, pracują razem i na tej samej stronie przez cały cykl zarządzania projektem. Elitarni kierownicy projektów rozumieją, że można zapobiec wielu bólom serca w późniejszych fazach projektu, poświęcając dużo czasu na wczesnych fazach. W tym artykule opisano, co wyróżnia dobrego kierownika projektu.

Jak zostać świetnym kierownikiem projektu

Miej jasny plan.
Dowiedz się, jak komunikować się ze wszystkimi interesariuszami.
Bądź szczery.
Zarządzaj zakresem.
Ruszaj drużyną do przodu.
Natychmiastowe rozwiązywanie sporów zespołowych.

1. Miej jasny plan

Posiadanie solidnego planu projektu na początku projektu nie gwarantuje, że projekt zejdzie z torów w dalszej części linii, ale znacznie zmniejszy ryzyko, że tak się stanie. A jeśli projekt wypadnie z torów, to daje Ci coś namacalnego, co możesz pokazać swojemu szefowi, co ilustruje, że zrobiłeś wszystko, co w Twojej mocy, aby wszystko przebiegało zgodnie z planem.

Chociaż plan projektu jest w dużej mierze żywym, oddychającym dokumentem, który będzie się zmieniać i dostosowywać w miarę przechodzenia projektów przez kolejne fazy cyklu życia zarządzania projektem, konieczne jest, aby następujące elementy zostały wcześnie wprowadzone do planu projektu i często aktualizowane:

Ważne jest nie tylko, aby upewnić się, że zidentyfikowałeś wszystkich interesariuszy, ale musisz także zarządzać komunikacją, którą otrzymujesz, i ich oczekiwaniami w trakcie całego procesu.

SimpliLearn

2. Dowiedz się, jak komunikować się ze wszystkimi interesariuszami

Świetny kierownik projektu musi pójść dalej niż posiadanie mocnego planu komunikacji i naprawdę pracować nad zrozumieniem osobowości swoich interesariuszy projektu i tego, co ich motywuje. Niektórzy interesariusze mogą docenić, że od czasu do czasu wpadasz do ich biura i osobiście rozmawiasz o statusie projektu, podczas gdy inni interesariusze mogą chcieć usłyszeć od ciebie tylko wtedy, gdy coś jest w tarapatach. Musisz również wziąć pod uwagę politykę biurową, która może mieć wpływ na interesariuszy. Większość zespołów projektowych składa się z przedstawicieli różnych grup funkcyjnych, a grupy te często mają własny program, nad którym pracują.

Jak uzyskać wymagania projektu od interesariuszy projektu

3. Bądź uczciwy

Przede wszystkim świetny kierownik projektu jest zawsze uczciwy i stara się odpowiednio określać oczekiwania, a jeśli wiadomości są złe, odpowiedzialność za ich dostarczenie spoczywa na Tobie. Jednak często można złagodzić cios, proponując rozwiązanie. Może nie jest to kierunek, w którym zespół zdecyduje się podążać, ale interesariusze są zawsze bardziej otwarci, jeśli przedstawiasz rozwiązanie, a nie po prostu rzucasz problem na kolana. Dodatkowo jasno przedstaw problem i sposób, w jaki się tam dostałeś, ale nie próbuj winić innych osób. Obwinianie innych osób rzadko przynosi cokolwiek, a jedynie opóźnia rozpoczęcie pracy nad rozwiązaniem.

4. Zarządzaj zakresem

Po pracy ze wszystkimi niezbędnymi interesariuszami w celu zebrania wymagań dotyczących pracy, która zostanie wykonana, uzyskania potwierdzenia tych wymagań, wygenerowania szacunków i zestawienia zasobów w oparciu o te wymagania, ważne jest, aby zarządzać tym zakresem, aby zapobiec pełzaniu zakresu. Pełzanie zakresu jest ostatecznym niszczycielem projektów i pojawia się, gdy interesariusz nadal dodaje wymagania do projektu po zapewnieniu finansowania i zasobów na podstawie wstępnych szacunków. Kiedy tak się stanie, możesz szybko znaleźć się w sytuacji, w której spróbujesz wykonać więcej pracy przy tej samej ilości pieniędzy i tej samej liczbie zasobów w tym samym czasie, co często skutkuje słabym wykonaniem pracy. Jeśli wszyscy podpisali się pod wymaganiami określonymi w planie projektu,wtedy kierownik projektu może zwrócić się do interesariuszy żądających uwzględnienia dodatkowych wymagań i powiedzieć, że jeśli chcą, aby te wymagania zostały uwzględnione, będą potrzebować więcej zasobów i więcej czasu. W tym momencie piłka trafia do sądu interesariuszy i jeśli chcą oni kontynuować uwzględnianie tych wymagań, spoczywa na nich obowiązek zaokrąglenia finansowania i sprzedania reszty zespołu projektowego w celu wydłużenia harmonogramu projektu. Nigdy nie powinieneś bać się odpychać. Jeśli nie będziesz się cofać i spróbujesz dodać więcej wymagań bez dodawania zasobów i czasu, wina za tę decyzję spada na ciebie.wtedy będą potrzebować więcej zasobów i czasu. W tym momencie piłka trafia do sądu interesariuszy, a jeśli chcą oni kontynuować uwzględnianie tych wymagań, spoczywa na nich obowiązek zaokrąglenia finansowania i sprzedania reszty zespołu projektowego w celu wydłużenia harmonogramu projektu. Nigdy nie powinieneś bać się odpychać. Jeśli nie będziesz się cofać i spróbujesz dodać więcej wymagań bez dodawania zasobów i czasu, wina za tę decyzję spada na ciebie.wtedy będą potrzebować więcej zasobów i czasu. W tym momencie piłka trafia do sądu interesariuszy, a jeśli chcą oni kontynuować uwzględnianie tych wymagań, spoczywa na nich obowiązek zaokrąglenia finansowania i sprzedania reszty zespołu projektowego w celu wydłużenia harmonogramu projektu. Nigdy nie powinieneś bać się odpychać. Jeśli nie będziesz się cofać i spróbujesz dodać więcej wymagań bez dodawania zasobów i czasu, wina za tę decyzję spada na ciebie.t odepchnij i spróbujesz dodać więcej wymagań bez dodawania zasobów i czasu, wtedy wina za tę decyzję spada na ciebie.t odepchnij i spróbujesz dodać więcej wymagań bez dodawania zasobów i czasu, wtedy wina za tę decyzję spada na ciebie.

Jak kierownicy projektów mogą korzystać z programu Microsoft OneNote

5. Ruszaj drużyną do przodu

Projekty mogą się utknąć, jeśli członkowie zespołu projektowego nie wiedzą, jakie cele powinni osiągnąć. Świetny kierownik projektu może temu zapobiec, upewniając się, że istnieją większe krótko-, średnio- i długoterminowe cele projektu, a wszystkie osoby mają jasność, do czego dążą zarówno w krótkim, średnim i długim okresie. Regularne, szybkie punkty kontaktu z członkami zespołu mogą być świetnym sposobem na zapewnienie, że ludzie będą wykonywać swoje zadania. Ewentualnie, jeśli członkowie zespołu spędzą pięć minut pod koniec dnia i napiszą szybkie, ogólne podsumowanie tego, co zrobili tego dnia i co mają na pokładzie na jutro, to kolejny świetny sposób, aby upewnić się, że wszyscy posuwają się naprzód.

6. Natychmiastowe rozpatrywanie sporów zespołowych

Nieporozumienia i debaty między członkami zespołu mogą być bardzo zdrowe dla projektu. Ilustruje pasję ludzi do tego, nad czym pracują, i często prowadzi do głębokiej eksploracji najlepszej ścieżki naprzód. Jednak konfrontacje mogą czasami posunąć się za daleko i mogą skutkować prawdziwą złą krwią między członkami zespołu. Świetny kierownik projektu będzie pracował nad powstrzymaniem dyskusji, jeśli będzie wyglądać na zbyt gorącą. Jeśli jednak doprowadzi to do złej woli między członkami zespołu, świetny kierownik projektu będzie pracował nad odpowiednim zarządzaniem tym konfliktem, niezależnie od tego, czy oznacza to wciągnięcie tych osób do pokoju, aby porozmawiać o ich problemach, rozmowę 1 na 1 z nimi na temat lub współpracować z przełożonymi w celu zakończenia sporu.Najgorszą rzeczą, jaką kierownik projektu może zrobić w tej sytuacji, jest zignorowanie problemu i pozwolenie na zaostrzenie się sporu, ponieważ może to spowodować obniżenie projektu.