Jak stworzyć dokładny harmonogram projektu i kosztorys

Dowiedz się, jak lepiej szacować projekty - i je przyspieszać.

Canva

Dlaczego dokładność jest ważna

Jako kierownicy projektów często jesteśmy pod presją, aby sporządzać szacunki bardzo szybko i przy zbyt małej ilości informacji. Co gorsza, jesteśmy pod presją, aby powiedzieć to, co chcą usłyszeć sponsorzy wykonawczy: „Mam tylko 15 000 $ na aktualizację bazy danych. Możesz to zrobić, prawda? I to też musi być zrobione w ciągu dwóch miesięcy!”

Jeśli jednak powiemy tak, a jest to po prostu niemożliwe, to pogorszy sprawę. Nie wyglądamy zbyt dobrze dwa miesiące i piętnaście tysięcy dolarów później, kiedy wrócimy i poprosimy o kolejne dziesięć tysięcy i kolejny miesiąc. A jednak 3 miesiące i 25 000 $ to najlepsze, co ktokolwiek mógł zrobić, i mogliśmy to wiedzieć z góry.

Świat zawodowy oczekuje złych szacunków

Niestety, wiele organizacji przyzwyczaiło się do akceptowania niskich szacunków i przewidywania, że większość projektów przekroczy budżet i zostanie dostarczona z opóźnieniem. Według Project Management Institute 55% wszystkich projektów nie przynosi zadowalających rezultatów. Odsetek projektów, które przynoszą zadowalające wyniki w terminie i w ramach budżetu, jest znacznie niższy.

Kierownicy projektów również doszli do przekonania, że nie możemy dokonać realistycznych szacunków, a nawet gdybyśmy mogli, nie możemy tego zrobić w dostępnym nam czasie. A gdybyśmy mogli, szef nie chciałby tego słuchać.

Mówiąc prościej, świat zawodowy spodziewał się złych ocen.

Dlaczego potrzebujemy dobrych szacunków

Oznacza to, że będziemy wyglądać naprawdę dobrze, jeśli potrafimy dokonać dobrych szacunków. Teraz będę szczery, ich przedstawienie nie będzie łatwe. Przekonanie naszych szefów, że potrzebujemy dobrych informacji i wystarczająco dużo czasu, aby dobrze oszacować, będzie wyzwaniem. Przedstawienie realistycznych szacunków na początku będzie oznaczać przedstawienie wyższych budżetów projektów i dłuższych harmonogramów - więcej argumentów. Ale spójrz, co się dzieje z drugiej strony: zaczynamy dostarczać nasze projekty na czas i w ramach budżetu - lub bardzo blisko. I tylko my to robimy.

To jest na wagę złota.

Zasłonięcie oczu pani sprawiedliwości jest oznaką jej ślepoty na osobiste plany, status, przekupstwo i inne elementy, które odciągają nas od prawdy.

Praca własna (wyretuszowana), za pośrednictwem Wikimedia Commons

Eliminowanie uprzedzeń

W szacunkach błąd jest presją, która prowadzi nas do oszacowania, które jest albo za niskie, albo za wysokie. Więc pierwszą rzeczą, którą musimy zrobić, to chcieć dokonać dokładnego oszacowania. Pamiętaj tylko, że pod koniec projektu chcesz spojrzeć wstecz i powiedzieć: Moje oszacowanie było prawidłowe; moje zarządzanie było dobre i osiągnąłem cel.

W rzeczywistości jednym ze sposobów zrozumienia stronniczości jest myślenie, że jest to coś, co sprawia, że konsekwentnie tracisz cel. W łucznictwie boczny wiatr zdmuchnie strzały w kierunku wiatru. To jest uprzedzenie. Kompensujemy stronniczość, będąc świadomym presji i nie pozwalając nam się zrzucić.

Oto kilka rzeczy, które mogą nas zrzucić, i co z nimi zrobić:

Wymagane lub narzucone budżety i zestawienia dostępnych środków. Wymagany lub narzucony budżet to deklaracja tego, co sponsorzy projektu lub klient są skłonni wydać. Zestawienie dostępnych środków mówi, ile pieniędzy jest w budżecie. Jasne, że żadna z tych informacji nie ma nic wspólnego z szacunkami. Albo nie znasz tej kwoty, zanim oszacujesz (jak ślepa dama na rysunku 2), albo, jeśli ją znasz, odłóż ją na bok. Po dokonaniu realistycznego oszacowania możesz przedstawić porównanie szacowanego budżetu i wymaganego budżetu.
Myślenie życzeniowe lub pełne urazy. Jeśli lubimy naszego szefa, będziemy chcieli dopasować pracę do tego, na co jego zdaniem stać go. Jeśli uznamy, że nasz szef jest nierealny, będziemy chcieli żądać dwa razy więcej. Są to naturalne, ludzkie reakcje życzliwości lub urazy. Proszę odłóż je na bok. Skoncentruj się na dumie zawodowej, która wiąże się z realistycznym, dokładnym oszacowaniem pracy do wykonania, jej kosztów i czasu.
Chcesz po prostu użyć kopii starej wyceny projektu. Nie kopiuj po prostu wyceny z innego projektu. Jeśli to zrobisz, wystąpią dwa błędy. Po pierwsze, oszacowanie to mogło nie być dokładne. Zawsze używaj dokładnych faktycznych zestawień kosztów i harmonogramów, a nie wcześniejszych szacunków. Po drugie, nie ma dwóch takich samych projektów. Nawet jeśli Twój projekt jest bardzo podobny do poprzedniego, skup się na różnicach, a nie na podobieństwach.
Szacowanie całego projektu jako jednej rzeczy. To nie działa. Dokładne szacunki są oparte na szczegółach. Pomyśl, ile będzie kosztował każdy element projektu i ile czasu to zajmie. Otrzymasz dokładniejszy obraz. Ponadto, jeśli jedna pozycja jest wysoka, a inna niska, wszystko się wyrówna.

Teraz wiesz, jak unikać presji, które powodują stronniczość. Spójrzmy na kilka wskazówek, jak dokonać dobrego oszacowania.

Zbyt często ludzie w pracy kłócą się bez słuchania. Przedstawienie realistycznych szacunków naszym szefom może być wyzwaniem w Twojej kulturze korporacyjnej.

Tambako the Jaguar (CC BY-ND), przez flickr

Wskazówki, jak dokonać dobrego oszacowania

Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby dokonać dobrego oszacowania:

Upewnij się, że wiesz, co projekt ma dostarczyć. Bez jasno zdefiniowanego zakresu dokładne oszacowanie jest niemożliwe.
Daj sobie jak najwięcej czasu. Twoje pierwsze szacunki nową metodą będą przebiegać powoli. Po tym będziesz wiedział, ile potrzebujesz.
Zdobądź dobre informacje. Nie odrzucaj tylko kilku e-maili. Znajdź czas, aby porozmawiać z ludźmi, wyjaśnić, co robisz, upewnić się, że rozumieją, i upewnić się, że pomyślą o tym, o co prosisz, i udzielą ci dobrych informacji.
Skoncentruj się najpierw na unikalnych elementach. Każdy projekt ma unikalne elementy. Najpierw dokładnie oszacuj. Następnie można skopiować rzeczywisty budżet i harmonogramy z poprzedniego projektu dla części, które są bardziej rutynowe.
Nie pomijaj niczego. Po wyeliminowaniu uprzedzeń największe błędy w oszacowaniu wynikają z prostego zapomnienia części planu projektu.

Proces i techniki szacowania

W przypadku średniego lub dużego projektu możemy dokonać dwóch szacunków. Pierwsza, czyli wczesna ocena, jest wykonywana po tym, jak mamy jasne określenie zakresu, ale zanim zostanie ona dokładnie opracowana w strukturze podziału pracy. Wczesne oszacowanie można utworzyć przez porównanie z wczesnymi projektami, metodą wiadra lub wyrafinowaną (i kosztowną) techniką zwaną zmodyfikowanym szerokopasmowym Delphi.

Po ukończeniu WBS i listy działań tworzone są bardzo dokładne szacunki przy użyciu PERT, techniki oceny i przeglądu projektu. Zależność między procesem planowania projektu a szacowaniem wczesnym i późnym jest opisana dokładniej w Techniki szacowania czasu i kosztów zarządzania projektem: Przegląd.

Gdziekolwiek jesteś w procesie planowania projektu i niezależnie od używanej techniki szacowania, wszystkie metody w tym artykule zapobiegają błędom i ułatwiają szacowanie.

Dokonanie dobrego oszacowania - szybko

Dokonując kilku pierwszych szacunków, zechcesz tak skonfigurować rzeczy, aby następnym razem zrobić to szybciej. Oto jak:

Organizuj i przechowuj swoje dane. Będziesz często korzystać z rzeczywistych danych z poprzednich projektów (harmonogramów i budżetów). Upewnij się, że jest on łatwo dostępny, dobrze zorganizowany i, jeśli to możliwe, w standardowych formatach i umożliwiający wyszukiwanie. Najlepiej, gdyby był w formacie łatwym do skopiowania, takim jak baza danych, arkusz kalkulacyjny lub edytowalny dokument, a nie w formacie gotowym do druku, takim jak plik PDF.
Zrób listę kontaktów. Przekonasz się, że niektórzy ludzie są naprawdę pomocni. Rozumieją, jakiego rodzaju danych potrzebujesz. Niektórzy będą innymi kierownikami projektów. Niektórzy będą księgowymi. Niektórzy będą sprzedawcami, którzy z przyjemnością dokonają szybkiej wyceny, mając nadzieję, że kupisz od nich. Sporządź listę osób, które szczególnie dobrze radzą sobie z udzielaniem informacji na temat szacunków, i zapisz ich obszary specjalizacji.
Twórz szablony. Twórz własne szablony, formularze i arkusze kalkulacyjne. Dzięki temu następnym razem wszystko będzie naprawdę szybkie. Upewnij się, że usunąłeś wszystkie dane z aktualnych szacunków z szablonu - nie chcesz, aby pojawiały się błędy. Posiadanie tych szablonów ułatwia również szkolenie innych, aby pomóc Ci szybciej wykonać oszacowania.
Zbuduj zespół. Najszybszym sposobem sprawdzenia liczb jest poproszenie jednej osoby o przeczytanie źródła, a druga sprawdzenie ostatecznego dokumentu. Możesz również podzielić części projektu, a pracownicy oszacują swój czas i koszty. Jest to o wiele dokładniejsze, a także zachęca do posiadania szacunku, aby starali się sprostać temu, co powiedzieli, że mogą zrobić.

Na koniec, po zakończeniu projektu, porównaj to, co faktycznie wydarzyło się w projekcie, z oszacowaniem. Jeśli oszacowanie było prawidłowe, masz świetny proces. Jeśli oszacowanie było błędne - a to jest w porządku, a czasami będzie - sprawdź i dowiedz się dlaczego, a następnie zaktualizuj szablony, aby usprawnić proces.

W mgnieniu oka uzyskasz szybki i dokładny kalkulator. Cóż, nie, to nie jest dokładne. To stronniczy szum. Wkrótce będziesz szybkim, dokładnym estymatorem, a wcześniej, jeśli dołożysz wszelkich starań!