Jak delegować

Nie porzucaj swojej pracy, delegacie

Dla każdego nowego na stanowisku kierowniczym ważne może być nauczenie się skutecznego delegowania zadań. Delegowanie pozwala rozwijać pracowników, osiągać więcej i sprawić, że wprowadzone przez Ciebie działania będą bardziej efektywne.

Na wczesnych etapach procesu oddelegowanie do podwładnego może być czasochłonne, ponieważ prowadzisz go i monitorujesz, ale ostatecznie zaoszczędzisz czas i frustrację, zdobywając coraz bardziej kompetentnych i zainwestowanych pracowników, którzy mogą zwolnić Cię z obowiązków nie wymagają Twojej wiedzy.

Odpowiednio powierzone zadania mogą również motywować pracowników, udaremniać nudę i dodawać energii pracownikom, którzy osiągają gorsze wyniki. Z pewnością pracownicy, którzy przyjmują odpowiedzialność za zadanie lub projekt, są bardziej zaangażowani w jego wynik i prawdopodobnie będą motywowani odpowiedzialnością.

Skuteczna delegacja wymaga jednak znacznie więcej niż zrzucania pracy na innych. Jest to proces, który wymaga:

• dokładnie określ, jakie rodzaje zadań powinny zostać przekazane
• określić, kto powinien podjąć się tego zadania
• kontynuuj działania w sposób konsekwentny i wspierający, aby zapewnić ich sukces

Jakie sprawy należy delegować?

Aby nauczyć się delegować pracę, pierwszym krokiem jest zrozumienie, jakiego rodzaju rzeczy należy odnosić do innych.

Istnieje wiele zadań i przydziałów, które mogą być odpowiednio delegowane.

• Z pewnością zadania, które nie wymagają poziomu umiejętności menedżera lub te, które wymagają wiedzy, której menedżer nie posiada, należą do tych, które można rozważyć do ponownego przydzielenia.
• W idealnej sytuacji rzeczy, które kierownik deleguje pracownikom, powinny ich motywować lub uczyć. Zwykłe powierzenie pracownikowi dodatkowej pracy, która nie daje mu możliwości rozwoju ani nauki, nie jest motywacją. Dla jednych pracowników oznacza to, że potrzebują odpowiedzialności za całe zadanie, dla innych działających na innym poziomie wystarczy przejęcie odpowiedzialności za jeden aspekt projektu.
• Delegowanie zadań, które tylko stymulują pracownika, może być również dobre, ponieważ nuda może być destrukcyjną siłą w pracy.
• Zapewnianie zadań, które krzyżują się z innymi, jest dobre z podobnych powodów i może pomóc w zapewnieniu sprawnego miejsca pracy.

Każde zadanie lub zadanie, które jest delegowane komuś innemu, powinno mieć konkretny zakres i coś, co możecie zmierzyć, abyście wiedzieli, kiedy zostało ukończone i jak pomyślnie zostało wykonane. Idealnie byłoby, gdyby pracownik przyjmujący zlecenie zgodził się na przejęcie go jako odpowiedzialności.

Uwaga: nie należy delegować żadnego zadania wymagającego postępowania z poufnymi informacjami lub decyzjami, za które odpowiedzialność ponosi kierownictwo; takie jak kwestie związane z planowaniem strategicznym, nadzorem nad budżetem, personelem i oceną.

Komu powierzyć zadanie lub przydział?

Następnym krokiem w nauce delegowania zadań jest zrozumienie, które osoby powinny otrzymać przydzieloną pracę.

• Aby zlecenie lub zadanie zakończyło się sukcesem, osoba przyjmująca je musi mieć na to czas. Zmiażdżenie pracownika nieuzasadnionym oczekiwaniem zapewni niepowodzenie projektu i prawdopodobnie zniszczy jego morale.
• Oczywiście równie ważne jest zidentyfikowanie pracownika z odpowiednimi umiejętnościami i kwalifikacjami do pracy. Na przykład poproszenie pracownika o słabej komunikacji o poprowadzenie projektu grupowego jest prawdopodobnie złym wyborem.
• Podczas gdy wybór kogoś z umiejętnościami, które pasują do siebie, jest ważny, dobrze jest mieć zadanie, które stanowi dla pracownika wyzwanie, aby osiągnąć nieco więcej.
• Ogólnie rzecz biorąc, pracownik z łatwością podejmie delegowany obowiązek, jeśli czuje, że może na nim zyskać, dając mu szansę na zaprezentowanie swoich talentów, podniesienie poziomu lub rozwinięcie poszukiwanej umiejętności. Należy to również wziąć pod uwagę przy dokonywaniu wyboru.

Planowanie

Kiedy już zdecydujesz, jakie zadanie lub zadanie chcesz delegować i który pracownik jest najbardziej prawdopodobnym kandydatem, nadszedł czas, aby porozmawiać, aby ustalić jasne cele i opracować plan.

Oczywiście przełożony musi omówić:

• dokładnie to, o co proszą pracownika,
• jaki jest zakres zadania,
• dlaczego zadanie jest krytyczne
• co zyska pracownik podejmując się tej pracy; czy będzie to rozwijanie nowych umiejętności, większe wynagrodzenie, czy po prostu zaspokojenie ich zainteresowania danym obszarem?

Aby zapewnić pomyślne zakończenie projektu, które jest satysfakcjonujące, ważne jest, aby:

• dokładnie określić, co ma zostać osiągnięte
• co będzie stanowić sukces
• ogólny harmonogram realizacji. jeśli pracownik jest wtedy skłonny podjąć się zadania, planowanie będzie kolejnym etapem procesu.

Skuteczna delegacja od tego momentu będzie się koncentrować na następnym etapie planowania. Dobry, przemyślany plan zapewni pracownikowi:

• ich oczekiwania
• ograniczenia czasowe
• zakres ich odpowiedzialności
• Twoja rola w zadaniu

Powinniście opracować plan, który określa:

• wszelkie niezbędne zasoby (ludzie, sprzęt, materiały itp.) potrzebne do zadania
• konkretne terminy zakończenia poszczególnych faz projektu
• w jaki sposób postęp będzie monitorowany przez Ciebie, przełożonego.

Zdefiniowanie, w jaki sposób będą monitorowane postępy, ma na tym etapie kluczowe znaczenie, aby zapewnić, że Twoja rola jest dyskretna i oczekiwana. Może składać się z:

• regularny harmonogram pisemnych raportów
• krótkie spotkania z ustnymi aktualizacjami
• obserwacje
• lub jakąś kombinację każdego z nich

Ważne jest również, aby mieć pewność, że pracownik odpowiedzialny za pracę ma aktywny głos w planowaniu. Mogą nie robić rzeczy tak, jak Ty byś to robił, ale muszą mieć pewną kontrolę nad tym, jak to się robi, ponieważ będą osobą przynajmniej częściowo odpowiedzialną za wynik. Ponownie, nie tylko akceptują dodatkową pracę, ale także odpowiedzialność.

Inną ważną częścią podejmowania odpowiedzialności jest przyznanie potrzebnych uprawnień. Na przykład, jeśli pracownik bierze na siebie odpowiedzialność za kierowanie grupą w ramach zadania, grupa i wszyscy inni pracownicy związani z nią powinni zostać poinformowani o nowej roli przywódczej. Wszystkich innych zaangażowanych menedżerów należy poprosić o wsparcie i uznanie ich autorytetu w powiązanych sprawach.

Podobnie pracownik musi rozumieć granice swoich uprawnień w projekcie już na etapie planowania. Na przykład, jeśli trzeba kupić materiały, muszą wiedzieć, czy wszystkie prośby muszą przejść przez menedżera, czy też ich ocena będzie ostatecznym słowem.

Trwa

Menedżer, który naprawdę wie, jak delegować obowiązki, rozumie, że po wdrożeniu planu jego obowiązki są dalekie od wykonania. Poważnym błędem jest zwolnienie pracownika, zaniedbanie regularnego monitorowania lub udzielenie wskazówek w razie potrzeby. Ostatecznie za sukces nadal odpowiada kierownik nadzorujący, chociaż za codzienną pracę odpowiedzialny jest wyznaczony pracownik.

Po wdrożeniu planu raporty i aktualizacje powinny być wykonywane rutynowo i bez zakłóceń. Menedżer może audytować planowane interakcje.

W zależności od zadania i pracownika kierownik może zapewnić:

• zachęta
• informacje zwrotne
• ogólne wytyczne
• pomoc w rozwiązywaniu problemów w razie potrzeby

Jednak przydzielony pracownik powinien być prowadzony w kierunku przemyślenia problemów i rozwiązań, a nie przekazywania tego kierownikowi. Menedżer powinien interweniować tylko wtedy, gdy jego rola jest potrzebna do nawiązania współpracy, rozwiązania problemów o szerszym charakterze i tak dalej. Ogólnie rzecz biorąc, menedżer ma działać jako coach i mentor.

Podsumowanie

Na zakończenie zadania ważne jest, aby rozpoznać wydarzenie. Jeśli projekt się nie powiedzie, kierownik będzie musiał wziąć na siebie odpowiedzialność. Jeśli zadanie zakończyło się sukcesem, co zwykle się zdarza, ukończona praca powinna zostać publicznie uznana.

Obszary wymagające rozwoju można określić niezależnie od ogólnego wyniku. Mogą one kierować przyszłymi zadaniami.

Jak wspomniano wcześniej, delegowanie może pomóc w wykonaniu większej ilości pracy, ale ostatecznie powinno również pomóc w rozwoju i motywowaniu pracowników. Do menedżera należy:

• dokonać odpowiednich zadań
• starannie planuj
• regularnie monitorować
• zapewnić pomyślne wykonanie zadania, zapewniając pozytywne doświadczenie

© 2009 Christine Mulberry