Spisu treści:
- Sztuka delegowania
- Jakie zadania możesz zlecić podwładnym?
- Dlaczego przełożeni delegują?
- Wybór właściwej osoby do pracy
- Komunikacja jest kluczowa
- Delegacja może wzmocnić miejsce pracy
Delegowanie obowiązków świadczy o wierze przełożonego w podwładnych.
Autor
Sztuka delegowania
Przy skromnych budżetach i mniejszej liczbie pracowników wykonujących taką samą ilość pracy pracodawcy musieli nauczyć się pracować mniej. Faktem jest, że wyzwania gospodarcze ostatnich kilku lat wymagały zmian w sposobie prowadzenia działalności przez pracodawców. Menedżerowie musieli delegować zadania podwładnym i ponownie przydzielać zadania z powodu dużego obciążenia pracą, którego nie może już obsłużyć jedna osoba. Miejsce pracy po prostu nie jest tym, czym było kiedyś. Pracodawcy nauczyli się nowego sposobu prowadzenia starej działalności, jednocześnie kontynuując rozwój. Sztuka delegowania to narzędzie, z którego od lat często korzystają menedżerowie, ponieważ wiedzą, że nie mogą tego wszystkiego zrobić. Kiedy praca jest odpowiednio delegowana, menedżerowie mogą realizować cele organizacji w sposób wydajny i skuteczny. Następnie,pracownicy zyskują na tym, że mogą błyszczeć, gdy rosną i rozwijają się zawodowo dzięki doświadczeniu.
Jaka jest definicja delegowania?
„Delegacja”, zgodnie z definicją zawartą w Free Merriam-Webster Dictionary, jest „aktem upoważnienia do działania dla innego”.
Jakie zadania możesz zlecić podwładnym?
W miejscu pracy przełożeni często delegują obowiązki, określone zadania lub obowiązki pracownikowi. Delegowanie takich zadań pozwala temu pracownikowi na podjęcie pewnych decyzji, których normalnie by nie podjął. Uprawnienie pracownika do wykonania zadania lub przejęcia odpowiedzialności jest wielkim zasobem dla każdej organizacji, ponieważ pozwala pracownikom zdobyć cenne doświadczenie zawodowe. Praktyczne doświadczenie zdobyte podczas wykonywania pracy w porównaniu z obserwowaniem, jak robią to inni, może być satysfakcjonujące.
W niektórych organizacjach przełożeni niechętnie delegują obowiązki. W przypadku tych nadzorców istnieje potrzeba posiadania całkowitej kontroli nad wszystkim, co znajduje się pod ich władzą. Inni idą dalej tą filozofią kontrolowania, zakładając, że jedynym sposobem na zrobienie czegoś dobrze jest zrobienie tego samemu. Myślenie, że można zrobić wszystko sam, jest głupotą, ponieważ osiągnięcie sukcesu wymaga wysiłku całego zespołu. Powody, dla których przełożeni delegują obowiązki podwładnym, są różne. Efekt końcowy może jednak być satysfakcjonujący dla pracownika, przełożonego i miejsca pracy.
Dlaczego przełożeni delegują?
Przełożeni decydują się na delegowanie zadań podwładnym z różnych powodów. Typowe powody delegowania to:
- Szansa na rozwój zawodowy - pracownicy, którym powierzono nowe obowiązki, mają szansę na osiągnięcie doskonałości w zadaniu, które zostało powierzone ich opiece i kierownictwu. Przełożeni delegujący określone zadania wybierają kogoś, kto może wykonać pracę w sposób, który doprowadzi do pomyślnego wyniku.
- Szkolenie przekrojowe - inteligentni przełożeni wiedzą, że skuteczna organizacja obejmuje wszechstronny personel, który może zająć się sprawą, gdy przełożony jest nieobecny z powodu choroby lub urlopu. Delegowanie zadań daje taką możliwość.
- Nowe projekty i zadania dla pracodawcy - jeśli organizacja otrzyma nową odpowiedzialność, przełożeni mogą uznać nowe zadanie za doskonałą okazję do przekazania nowych obowiązków. Ponieważ zadanie delegowane powinno być tym, które wykonałby przełożony, nowe zadanie może być dla organizacji czymś nowym, co może wymagać staranności podwładnego pod nadzorem przełożonego. Podczas gdy przełożony nie powinien być apodyktyczny ani analizować każdego posunięcia, przełożony powinien być dostępny, jeśli podwładny z nowym delegowanym zadaniem potrzebuje pomocy lub wskazówek.
- Ograniczony personel w organizacji - Zmniejszony personel z powodu ograniczeń budżetowych powoduje, że organizacje muszą od czasu do czasu przydzielać zadania. Przełożeni często oceniają swoich pracowników pod kątem ich mocnych i słabych stron, aby wybrać najlepszą osobę do wykonania powierzonego zadania. Ponieważ przełożeni będą zbyt słabi, aby nadal wykonywać większość pracy „w praktyce”, często konieczne jest delegowanie niektórych obowiązków podwładnym.
- Potrzeba okazywania wsparcia zespołowi - delegowanie obowiązków jest dowodem zaufania, jakim przełożony darzy swoich podwładnych pod ich nadzorem, że przejmą odpowiedzialność.
Najważniejsze dla większości nadzorców jest to, że nie mogą zrobić wszystkiego samodzielnie. Każdy przełożony, który myśli, że może, jest głupcem, ponieważ do sukcesu organizacji potrzebny jest wkład wszystkich członków zespołu. Przełożeni powinni pamiętać, że kiedy ich pracownicy świecą, oni też. Dodatkowo, powierzając pracownikom określone obowiązki, przełożony okazuje zaufanie i wiarę w zespół. Każdy pracownik w organizacji może przyczynić się do sukcesu organizacji. Myślenie, że jakiekolwiek cele, które zostały osiągnięte lub jakikolwiek sukces, który jest osiągnięty, nie jest zasługą pracowników, którzy pomagają osiągnąć te cele, jest krótkowzroczne wobec przełożonego. Aby przewodzić zespołowi i dawać mu dobry przykład, potrzebne jest doskonałe przywództwo. Jednak,sukces całego zespołu wymaga wysiłku. Delegowanie zadań do odpowiedniego personelu pomoże przełożonemu poprowadzić innych do ich własnego rozwoju zawodowego.
Wybór właściwej osoby do pracy
Po ustaleniu przez przełożonego potrzeby przekazania odpowiedzialności kolejnym krokiem będzie wybranie najlepszej osoby do zadania. Delegowanie zadań pracownikom musi odbywać się w sposób zapewniający satysfakcjonujące doświadczenie pracownikowi, któremu powierzono nową możliwość. Chociaż z pewnością istnieje wiele poziomów odpowiedzialności i znaczenia ponownie przydzielonych zadań, istnieje kilka podobnych kwestii do rozważenia po stronie przełożonego. Kilka przydatnych rzeczy do rozważenia przy podejmowaniu decyzji o delegowaniu obowiązków:
- Nigdy nie przekazuj zadania podwładnemu w złości. Pozwól, aby chłodniejsze głowy zwyciężyły, naprawdę badając naturę pracy i kto w zespole jest w stanie odnieść sukces w jej wykonywaniu. Delegowanie zadania nigdy nie powinno odbywać się w gniewie lub jako kara.
- Wybierz osobę z odpowiednim doświadczeniem i przeszkoleniem. Aby wybrać najlepszą osobę do zadania, przełożeni powinni zwrócić uwagę na doświadczenie, wykształcenie i przeszkolenie poszczególnych członków zespołu. Ponieważ przełożony chce, aby pracownik odniósł sukces, ważne będzie, aby wybrać pracownika, który ma możliwość wykonywania powierzonych mu zadań.
- Nie traktuj „nie” jako odpowiedzi. Ponieważ możliwość wzięcia na siebie odpowiedzialności może nieco zniechęcać wybranego pracownika, konieczne będzie zaproponowanie zadania w sposób wspierający, aby pracownik wiedział, że nie zostanie „rzucony wilkom”. Przełożony powinien raczej pozostawać w ciągłym kontakcie, aby okazywać wsparcie temu pracownikowi i wierzyć, że wykona zadanie.
- Nagradzaj dobre wyniki. Delegowanie zadania to okazja do nagrodzenia dobrych wyników i nowej okazji, by zobaczyć, jak pracownik błyszczy i rozwija się zawodowo.
- Nie pozwól, aby osobiste uprzedzenia były decydującym czynnikiem przy wyborze pracownika. Przełożeni muszą zawsze wybierać pracownika wyłącznie ze względów biznesowych. Pozostawienie wszystkich uprzedzeń poza wyborem pracownika jest najważniejsze, ponieważ to zadanie należy postrzegać jako zaletę. Delegacja nie powinna być okazją do okazywania faworyzowania.
Komunikacja jest kluczowa
Po podjęciu decyzji o oddelegowaniu i wybraniu podwładnego ważne będzie, aby przełożeni okresowo sprawdzali pracownika, aby zaoferować wszelkie potrzebne wsparcie lub wskazówki. Komunikacja z tym pracownikiem staje się kluczowa, ponieważ stwarza kolejną okazję do okazania wiary, która powierzyła pracownikowi delegowaną odpowiedzialność. Przełożeni mogą wymagać od tych pracowników regularnych aktualizacji postępów w realizacji zadania. Ponadto podczas regularnych spotkań i corocznego spotkania oceniającego wyniki przełożeni mogą przekazywać ważne informacje zwrotne na temat postępów delegowanej odpowiedzialności. Pracownicy docenią możliwość przekazania informacji zwrotnej przełożonemu.
Delegacja może wzmocnić miejsce pracy
Jak wspomniano powyżej, każdy pracownik w miejscu pracy może wnieść cenny wkład w osiągnięcie celów w miejscu pracy. Wzmocnione więzi, które będą istniały między przełożonymi a pracownikami, będą bezpośrednim efektem doświadczenia, jakie pracownik zyska w wyniku powierzenia mu delegowanego zadania. Potrzeba współpracy pracownika i przełożonego w celu komunikowania wszelkich występujących problemów zostanie zaspokojona, gdy zarówno pracownik, jak i przełożony będą się regularnie spotykać w celu omówienia wykonywanej pracy. Stosunki robocze z pewnością można poprawić, ponieważ między przełożonym a podwładnym regularnie budowane jest zaufanie. Pracodawcy, którzy wykorzystują delegację z odpowiednich powodów i dla osób, które mogą zająć się odpowiedzialnością, odniosą większy sukces dzięki jednolitemu działaniu przełożonych i podwładnych.