Jak zaprojektować zestaw multimedialny

Heidi Thorne (autorka) przez Canva

Myślisz, że nie jesteś godny prasy? Fakt jest taki, że prawdopodobnie tak. Kluczem do sukcesu jest umiejętność zaprezentowania siebie i swojej firmy mediom, aby Twoja historia mogła zostać opublikowana w gazetach, magazynach, programach telewizyjnych, na stronach internetowych i nie tylko.

Twój zestaw medialny to Twoja „broszura sprzedażowa” public relations. Z tego artykułu dowiesz się, jak zaprojektować zestaw multimedialny, który pokaże potencjalnym redaktorom i dziennikarzom, co masz do zaoferowania im i ich odbiorcom.

Co to jest zestaw nośników?

Przede wszystkim porozmawiajmy o tym, czym jest zestaw multimedialny. W rzeczywistości istnieją dwa rodzaje zestawów multimedialnych: jeden do przyciągania potencjalnego zainteresowania mediów, a drugi do przyciągania potencjalnych reklamodawców do Twojej publikacji, bloga lub programu. Tym, o czym będziemy mówić w tym artykule, jest przyciągnięcie mediów.

Po prostu jest to narzędzie public relations, które jest zbiorem dokumentów, zwykle atrakcyjnie zapakowanych w jakiś folder lub kopertę, rozdawanych dziennikarzom i innym zainteresowanym stronom, aby mogli z łatwością dowiedzieć się więcej o tobie. W przeciwieństwie do zestawu sprzedażowego, który dałbyś klientom, sprzedaje Ciebie i Twoją firmę jako potencjalne podmioty do zaprezentowania w różnych publikacjach, transmisjach i wydarzeniach.

Oto lista typowych elementów, które można dołączyć do zestawu nośników:

• Arkusz danych kontaktowych i / lub wizytówka.
• Najnowsza broszura firmy.
• Kopie najnowszych i / lub istotnych informacji prasowych.
• Lista lub kopie ostatnich wzmianek lub opublikowanych artykułów o Tobie i Twojej firmie.
• Zdjęcia wysokiej jakości (ważny punkt sprzedaży), filmy i / lub klipy audio przedstawiające Ciebie, Twoją firmę, produkty i usługi zebrane na liście pokazującej, gdzie można je pobrać z sieci. Możesz również dołączyć ich CD / DVD, ale zazwyczaj nie jest to warte wydatku.
• Białe księgi lub inne raporty, które mogłeś opublikować.
• Ulotka promocyjna dla mówcy (w przypadku wygłaszania przemówień).

(Nieco później porozmawiamy o cyfrowych zestawach multimedialnych, które w wielu przypadkach zastępują fizyczne).

Redaktorzy i reporterzy mogą pobierać informacje prasowe i zdjęcia bezpośrednio z zestawu i automatycznie umieszczać je w nadchodzącym numerze lub transmisji. Mogą również skontaktować się z Tobą, aby uzyskać więcej informacji, jeśli uznają, że Twoja historia ma wartość i pasuje do ich kalendarzy redakcyjnych lub innych projektów wydawniczych, które są w toku. Albo mogą nigdy się z tobą nie skontaktować. (Przepraszam, to się zdarza.) Ale twój dobrze zaprojektowany pakiet może otworzyć więcej drzwi do opłacalnych możliwości public relations.

Wskazówki dotyczące oszczędzania pieniędzy

Zakładam, że ponieważ szukasz w Internecie porad dotyczących zestawów medialnych, nie pracujesz dla dużej agencji reklamowej lub public relations. Gdybyś był, nawet nie pytałbyś. Zakładam też, że nie wynająłeś takiej agencji do przygotowania pakietu medialnego PR. Gdybyś to zrobił, załatwiliby to wszystko za Ciebie.

Więc ty, jako właściciel małej firmy lub przedsiębiorca, prawdopodobnie będziesz to robić samodzielnie. A przy zazwyczaj napiętych budżetach w mniejszych firmach chcesz znaleźć wskazówki dotyczące oszczędzania pieniędzy, aby wyglądać profesjonalnie bez konieczności zatrudniania kogoś, kto zrobi to za Ciebie.

Właściwie jest to dość prosty proces. Wielcy faceci w świecie korporacji zwykle wydają na specjalnie wydrukowane i zaprojektowane foldery i wkładki. Ale zwykle nie jest to konieczne.

Spójrzmy więc szybko na elementy z powyższej listy zawartości zestawu. Czy któraś z nich, z wyjątkiem broszury sprzedaży, musi być drukowana komercyjnie? Nie! Dzięki dzisiejszym usługom kserokopiarki (takim jak FedEx, UPS, sklepy z artykułami biurowymi i szybkie drukarnie) często można drukować bezpośrednio z pliku cyfrowego, aby tworzyć wyraźne, czyste kopie wkładek. Znacznie tańsze niż drukowanie komercyjne, zwłaszcza jeśli potrzebujesz tylko kilku zestawów, powiedzmy mniej niż 100.

Do swojej teczki możesz kupić wysokiej jakości teczki z dwiema kieszeniami, zwykle za mniej niż kilka dolarów za sztukę (czasem znacznie mniej) w Internecie lub w sklepach z artykułami biurowymi. Teczki z błyszczącym wykończeniem nadają jej elegancki wygląd.

Aby dostosować folder do swojej firmy, umieść większą etykietę z nazwą firmy, logo, sloganem (lub opisem firmy w kilku słowach) i witryną internetową z przodu folderu. Jeśli planujesz drukować na drukarce atramentowej, używaj etykiet najwyższej jakości, jakie możesz znaleźć.

Zestaw nośników cyfrowych

Tworzenie zestawu multimediów cyfrowych jest naprawdę łatwe - i tanie. W dzisiejszych czasach wielu redaktorów i reporterów woli nawet materiały cyfrowe bardziej niż folder pełen papieru.

Najpierw musisz założyć stronę „Prasa” w swojej witrynie lub blogu. Prześlij wszystkie dokumenty zestawu nośników do swojej witryny internetowej. Na nowo utworzonej stronie Prasa utwórz krótki akapit wprowadzający, który da członkom mediów szybki przegląd Ciebie i Twojej firmy. Następnie wykonaj listę łączy do każdego z dokumentów zestawu nośników.

Spokojnie, schmeasy, gotowe!

Co mam zrobić z moim zestawem multimedialnym?

Masz gotowy zestaw multimedialny. Co teraz?

Ponownie, w przeciwieństwie do zestawu sprzedażowego, nie zamierzasz wysyłać paczki prasowej jak bezpośredniej przesyłki pocztowej. Oto sposoby dystrybucji zestawów nośników:

• Na życzenie wyślij do odpowiednich kontaktów w mediach.
• Wyślij razem z propozycjami do redaktorów.
• Udostępniaj je w salach prasowych lub salonach na targach i wystawach. Ten przywilej dystrybucyjny jest zwykle przyznawany tylko tym firmom, które oficjalnie biorą udział w tych wydarzeniach. Tylko uwaga: kiedy byłem w branży targowej, usuwaliśmy wszystkie zestawy multimedialne, które przedostały się do strefy prasowej przez osoby niebędące wystawcami.
• Miej je dostępne na swoim stoisku targowym dla kontaktów z mediami, które mogą się zatrzymać.
• Umieść swój zestaw multimediów cyfrowych na stronie prasowej swojej witryny internetowej, aby przedstawiciele mediów mieli do niego dostęp 24/7/365.
• Wyślij do organizatorów wydarzeń, którzy mogą chcieć zatrudnić Cię do przemawiania.

© 2013 Heidi Thorne