Jak kogoś zwolnić

Brett Lider

Jak należy kogoś zwolnić?

W przypadku każdego, kto zajmuje stanowisko bezpośrednio odpowiedzialne za pracowników, może nadejść czas, kiedy staną przed koniecznością rozwiązania stosunku pracy. Z pewnością sytuacja finansowa, w której konieczne są zwolnienia, jest jednym z takich scenariuszy, ale nie jest to temat tej dyskusji. Zamiast tego w tym artykule skupimy się na tym, jak radzić sobie ze zwolnieniem osoby, której skuteczność była niezadowalająca.

Zawarte tutaj informacje pochodzą z około 20 lat na stanowiskach nadzorczych i zarządczych z pracownikami „do woli”. Nie jestem specjalistą ds. Zasobów ludzkich ani prawnikiem, a jedynie mówię z doświadczenia. Staram się przedstawić przegląd kroków, które sumienny menedżer powinien podjąć, decydując się na zwolnienie pracownika.

Co zrobić, zanim kogoś zwolnisz

Zanim przejdziemy do zalecanego, krok po kroku procesu zwalniania kogoś, omówmy tutaj kilka podstawowych pomysłów.

• Poznaj prawo. Po pierwsze, ważne jest, aby zrozumieć wszelkie przepisy federalne i stanowe, które mają wpływ na sposób zatrudniania, oceny i zwalniania pracownika. Z tego powodu skonsultowanie się z działem zasobów ludzkich może mieć kluczowe znaczenie przed podjęciem ostatniego etapu rozwiązania stosunku pracy.
• Poznaj zasady swojej firmy. Oprócz przestrzegania wszelkich przepisów ważne jest również, aby znać pisemne zasady firmy dotyczące zatrudnienia / wypowiedzenia i przestrzegać ich. Pracodawcy powinni być w stanie wykazać, że istnieje pewien rodzaj norm, które pracownik musi spełnić i że pracownicy są ich świadomi. Niektóre z nich mogą być ogólne, takie jak wymagania dotyczące obecności, a inne mogą być specyficzne dla danego stanowiska.

  
  Firma powinna także być w stanie wykazać, że standardy są konsekwentnie stosowane. Na przykład, jeśli jeden pracownik ma nadmierną nieobecność i nie podlega postępowaniu dyscyplinarnemu, ale inny zostaje zwolniony za takie samo zachowanie, może wystąpić problem, ponieważ istnieją wyraźne dowody na faworyzowanie.

• Spójrz na Rejestr ocen pracowników. Ponadto ważna jest regularna ocena pracowników. Na przykład oceny półroczne lub roczne mogą być bardzo przydatne, aby pokazać, że wszyscy pracownicy są oceniani i otrzymują informacje zwrotne, dając im możliwość dowiedzenia się, na czym stoją. Oczywiście, jeśli są oceny, należy odnotować wszelkie problemy z wydajnością. Jeśli stosunek pracy zostanie rozwiązany, a przegląd ocen i innej dokumentacji nie wykaże wcześniejszych problemów z wydajnością, sprawa do sądu jest silniejsza.
• Zapoznaj się z właściwymi praktykami dotyczącymi dokumentacji. Kolejnym krytycznym punktem jest to, że proces prowadzący do rozwiązania stosunku pracy powinien być udokumentowany w celu ochrony Twojej firmy lub firmy przed potencjalnymi procesami sądowymi wynikającymi z rozwiązania stosunku pracy. Dokumentacja powinna jasno wskazywać, że pracownik jest świadomy swoich oczekiwań i wszelkich podjętych działań doradczych lub naprawczych. Idealnie byłoby, gdyby znali również prawdopodobny wynik, jeśli nie spełnią tych oczekiwań.

Wiele działań, które podejmujesz w zakresie dokumentowania procesu, ochroni Twoją firmę, ale są również dobrą praktyką zapewniającą sprawiedliwe traktowanie pracowników.

Zwolnienie kogoś nie powinno być zaskoczeniem. Pracownicy powinni wiedzieć, kiedy ich wyniki są nie do przyjęcia, jak je poprawić i jakie są potencjalne konsekwencje przed zwolnieniem. Powinni mieć możliwość ratowania sytuacji, jeśli to możliwe.

Pamiętaj też, że ważna jest dokumentacja wszystkich pracowników. Przegląd dokumentacji firmy powinien wykazać, że wszyscy pracownicy mają oceny, plany ulepszeń w razie potrzeby i tak dalej. To pokazuje, że nikt nie jest wybierany.

Dee Teal

Kroki zwalniania pracownika

Kroki, które powinieneś wykonać, aby kogoś zwolnić, będą zależały od twojego stanu i polityki twojej firmy. Wiele firm zidentyfikuje oczekiwania dotyczące wydajności, które są krytyczne dla działania, a ich niespełnienie może skutkować natychmiastowym zakończeniem. Na przykład noszenie pistoletu do pracy, walka itp. Może skutkować oddaniem strzału na miejscu. W takim przypadku wiele z poniższych kroków nie ma zastosowania. Jednak w typowych sytuacjach, w których wydajność jest niezadowalająca, następujący ogólny proces powinien być skuteczny.

1. Upewnij się, że pracownik jest świadomy oczekiwań zawodowych.

W idealnym przypadku powinna istnieć dokumentacja potwierdzająca, że ​​pracownik zna swoje oczekiwania zawodowe. Z tego powodu wiele firm zapewnia, że ​​pracownicy przy zatrudnianiu otrzymują kopię opisu stanowiska, a także kopie wszelkich podpisanych przez siebie recenzji wyników.

Kiedy problemy z wydajnością są rozpoznawane po raz pierwszy, obowiązkiem przełożonego jest próba pomocy pracownikowi w spełnieniu oczekiwań. Powinni pracować nad edukacją, identyfikacją wszelkich barier i określeniem, czy można podjąć działania, aby pomóc pracownikowi osiągnąć to, co jest wymagane. Jednak to od pracownika zależy wykonanie na poziomie określonym w planie działań naprawczych.

2. Poinformuj pracownika o potrzebnych usprawnieniach.

Jeśli wyniki są niezadowalające, przełożony powinien spotkać się z pracownikiem w celu omówienia tego. Komunikacja powinna obejmować:

• opis problemu
• oczekiwanie na poprawę (czego od nich oczekujesz)
• cel z harmonogramem do osiągnięcia

A kiedy sprawa stanie się bardziej formalna

• wyjaśnienie konsekwencji w przypadku nieosiągnięcia celu.

Jak zobaczysz poniżej, format rozmowy z pracownikiem rozwija się od:

• rozmowa ustna, do
• pisemne plany działań naprawczych; czasami kilka, czasami tylko jeden
• zawieszenie i wreszcie
• zakończenie, jeśli poprzednie kroki nie powiodły się

Rozmowy ustne powinny być przynajmniej dokumentowane w aktach osobowych przełożonego. Wszystkie działania wykraczające poza ten zakres powinny być formalnie udokumentowane jako plan poprawy wyników, a następnie opatrzone datą i podpisane przez przełożonego i pracownika. Pracownik, przełożony i dział zasobów ludzkich powinni mieć kopie.

3. Poinformuj pracownika o postępach lub utrzymujących się problemach.

Oczywiście ważne jest, aby monitorować postępy i przekazywać pracownikowi informacje zwrotne dotyczące ich wyników w odniesieniu do ustalonego planu. Jako minimum, przełożony powinien usiąść z pracownikiem, aby zweryfikować swoje cele poprawy wydajności po osiągnięciu terminu.

Jeśli początkowe cele nie zostaną osiągnięte, dalsze działania są określane na podstawie wagi i potencjalnych konsekwencji problemu. Dodatkowe pisemne plany / działania naprawcze mogą być uzasadnione lub może być właściwe podjęcie poważniejszych działań, takich jak zawieszenie. Dopiero po tym wypowiedzenie jest zwykle uważane za konieczne. Ponownie, powaga problemu decyduje o tym, jak szybko można przejść przez te kroki lub czy każdy krok jest właściwy. Oczywiście polityka firmy również temu kieruje.

4. Daj prawne rozwiązanie stosunku pracy.

Jeśli plany doskonalenia nie pozwalają na osiągnięcie pożądanego poziomu wydajności pracy, rozwiązaniem może być rozwiązanie umowy.

• Osoba nadzorująca powinna skonsultować się z zasobami ludzkimi, aby przyjrzeć się sprawie przed podjęciem jakichkolwiek ostatecznych działań. Następnie należy zaplanować krótkie spotkanie z pracownikiem, aby zweryfikować fakt, że cele dotyczące wyników nie zostały osiągnięte i że umowa o pracę zostanie zakończona ze skutkiem natychmiastowym.
• Podczas spotkania z pracownikiem dobrze jest posługiwać się rodzajem scenariusza myślowego, aby uniknąć powiedzenia czegoś podżegającego lub mogącego później stwarzać problemy. To spotkanie jest prowadzone przez przełożonego, ton powinien być współczujący, ale stanowczy. Możesz im dobrze życzyć, ale nie powinieneś za nic przepraszać. Możesz przejrzeć obszary problemowe, plany działania, niewystarczające wyniki i stwierdzić, że z tego powodu zatrudnienie jest kończone. Niektóre firmy decydują się na obecność świadków w pokoju, gdy ta rozmowa ma miejsce.
• Wszelkie inne stosowne informacje dotyczące rozwiązania umowy należy przekazać ustnie i na piśmie. Na przykład wszelkie szczegóły dotyczące odpraw, pokrycia COBRA i tak dalej. W tym momencie należy zwrócić wszelkie rzeczy firmowe, takie jak klucze lub telefony komórkowe. Nie chcesz, aby zdenerwowany pracownik pozostawał w miejscu pracy. Powinieneś wyprowadzić ich za drzwi, gdy pozwolisz im zabrać swoje rzeczy.
• W wielu firmach ktoś eskortuje pracownika z powrotem do miejsca pracy lub biura, aby usunąć jego osobiste rzeczy, zanim zostanie odprowadzony. Pracownikowi można pozwolić na odprężenie się podczas spotkania, ale nie należy się z nim kłócić, nie powinno to być przedłużającą się dyskusją. Spotkanie nie jest miejscem na powtórzenie wszystkiego, co wydarzyło się wcześniej, ale na pójście naprzód.
• Wszelkie kwestie związane z bezpieczeństwem należy również rozwiązać przed spotkaniem lub bezpośrednio po nim. Na przykład wszelkie hasła należy dezaktywować i należy podjąć kroki, aby zwolniony pracownik nie opuszczał budynku z żadnymi wrażliwymi lub firmowymi informacjami. Jak wspomniano wcześniej, klucze i tak dalej należy odebrać natychmiast.

Mamy nadzieję, że dzięki proaktywnemu podejściu do problemów z wydajnością można uniknąć zakończenia. We wszystkich przypadkach pracownicy zasługują na jasną komunikację, spójność, uczciwość i możliwość podniesienia się do oczekiwanego poziomu wydajności. Przełożeni i menedżerowie muszą znać przepisy prawa, przestrzegać polityk i przechowywać odpowiednią dokumentację, aby zapewnić, że ich firma lub firma jest chroniona, a decyzje o rozwiązaniu umowy są uzasadnione i wykonywane przy minimalnych trudnościach i złej woli.

Kilka pomocnych zasobów

• Departament Pracy Stanów Zjednoczonych - znajdź według tematu - rozwiązanie umowy

• Bezprawne przepisy dotyczące wypowiedzenia

• Instytut Informacji Prawnej: Prawo pracy i prawa pracy

© 2009 Christine Mulberry