Jak sformatować i napisać profesjonalny list biznesowy

Dla niektórych list biznesowy to codzienny rytuał.

Petar Miloševi? (Praca własna), CC-BY-SA-3.0, za pośrednictwem Wiki Commons

Komunikacja biznesowa jest kluczem do prowadzenia dochodowej, szanowanej firmy. List biznesowy to codzienny rytuał dla wielu firm i ich pracowników. List biznesowy może zawrzeć lub zepsuć umowę biznesową i oczywiście dobrze napisany list jest w stanie lepiej przypieczętować umowę.

Przykładowy format listu biznesowego. Liczby odnoszą się do głównych elementów listu biznesowego.

Teresa Coppens, 2012

Główne elementy dobrego listu biznesowego

Duży list biznesowy składa się z dziesięciu głównych elementów:

Adres nadawcy
Data
Adres odbiorcy
Dobre pierwsze wrażenie (pozdrowienie)
Powód napisania (treść listu)
Kończąc co do litery
Nawiązując do przyszłego kontaktu
Zamknięcie listu
Obudowy
Inicjały maszynistek

1. Adres nadawcy

Ten element często znajduje się na papierze firmowym. Jeśli jednak nie używasz papieru firmowego, adres nadawcy będzie wyświetlany z wyrównaniem do lewej dwa cale od góry strony. Podaj tylko adres, miasto i kod pocztowy, a następnie numer telefonu kontaktowego, numer faksu i adres e-mail, jeśli dotyczy. Odpowiednia czcionka Twojego listu powinna być czytelna i formalna. Powszechnie akceptowaną czcionką jest Times New Roman o rozmiarze 12, który jest czcionką konserwatywną.

2. Data

Ten element służy do wskazania daty napisania listu. Jeśli napisanie listu zajęło ci kilka dni, użyj daty, w której list został ukończony. Pisząc do firm w Stanach Zjednoczonych, używaj amerykańskiego formatu daty, który umieszcza miesiąc przed dniem (12 kwietnia 2012). Linia danych powinna być wyrównana do lewej i pojawić się jeden wiersz poniżej adresu nadawcy.

3. Adres odbiorcy

Pozostaw jedną pustą linię po adresie nadawcy, a po niej adres odbiorcy, który również powinien zostać wyrównany. W przypadku adresów międzynarodowych wpisz nazwę kraju wielkimi literami w ostatnim wierszu. Jeśli to możliwe, powinieneś napisać do konkretnej osoby. Zadzwoń do firmy lub porozmawiaj z pracownikami firmy, jeśli nie znasz nazwiska tej osoby. Dołącz dokładny tytuł osobisty, taki jak Pani, Pani, Pan lub Dr. W przypadku wątpliwości co do preferencji kobiety co do tytułu osobistego, należy podać nazwę Pani

4. Dobre pierwsze wrażenie (pozdrowienie)

Twoje pierwsze wrażenie na czytelniku będzie powitaniem Twojego listu. Upewnij się, że imię i nazwisko osoby oraz stanowisko są prawidłowe i poprawnie napisane. Jeśli znalezienie imienia i nazwiska tej osoby było niemożliwe, należy: „Szanowni Państwo:” Jeśli nie jesteś pewien płci tej osoby, możesz użyć pełnego imienia i nazwiska w pozdrowieniu. Na przykład, możesz napisać Drogi Chrisie Williamsie: jeśli nie jesteś pewien płci Chrisa. Imię w Twoim pozdrowieniu powinno być takie samo, jak w adresie odbiorcy. Po pozdrowieniu pozostaw jedną pustą linię.

5. Powód napisania listu biznesowego (treść listu)

Listy biznesowe można pisać z wielu powodów, takich jak:

Zapytanie (w celu uzyskania informacji)
Prośba (poprosić kogoś o zrobienie czegoś)
Przeprosiny (przepraszam)
Reklamacja (reklamacja problemu)

Pisząc list z zapytaniem lub prośbą, możesz rozpocząć swój list słowami: „Czy mógłbyś…” lub „Byłbym wdzięczny, gdybyś…” Przekazując złe wieści lub przepraszając, powinieneś być taktowny i uprzejmy, podając powód za problem. „Niestety nie będziemy w stanie zrealizować Twojego zamówienia na czas z powodu…” lub „Niestety nie będziemy mogli się teraz z Tobą spotkać z powodu przytłaczających wcześniejszych zobowiązań”.

Pisząc list, używaj formatu bloku. Nie wcinaj akapitów, ale zrób pojedynczą spację. Pozostaw jedną pustą przestrzeń między akapitami. Podczas pisania listu biznesowego bardzo ważne jest, aby pamiętać, że zwięzłość jest kluczowa. W pierwszym akapicie otwórz w przyjazny sposób, a następnie opisz na piśmie swój cel. Następny akapit powinien zawierać szczegółowe informacje uzasadniające powód napisania. Trzeci akapit może zawierać podstawowe informacje i dodatkowe informacje.

6. Zakończenie listu biznesowego

W ostatnim akapicie należy powtórzyć cel listu i, jeśli to konieczne, zażądać jakiegoś rodzaju działania. „Skontaktuj się z nami, jeśli masz dodatkowe pytania”. „Chciałbym się z Tobą spotkać w dogodnym dla Ciebie terminie, aby dokładniej omówić tę sprawę”. Ponadto, jeśli dokumenty mają zostać załączone, należy to zaznaczyć w akapicie końcowym. "Prosimy o zapoznanie się z załączonym…"

7. Zezwolenie na przyszły kontakt

Ostatni akapit powinien również odnosić się do przyszłych kontaktów, na przykład „Nie mogę się doczekać spotkania z wami w następną środę”.

8. Zamknięcie listu

Zakończenie listu zależy od relacji z odbiorcą. „Z poważaniem” jest dużo bardziej formalne niż „Z poważaniem”. Jeśli czytelnik jest ci dobrze znany, możesz użyć słowa „Pozdrawiam”. Po odpowiednim zamknięciu, po którym następuje przecinek, zostaw cztery wiersze na swój podpis, a następnie wpisz swoje imię i nazwisko oraz stanowisko.

9. Załączniki

Jeśli załączniki są dołączone do listu, zaznacz to, pisząc „Enk.”. jedna linia poniżej zamknięcia. Jeśli dołączonych jest kilka dokumentów, należy nazwać każdy z nich.

10. Inicjały maszynistek

Jeśli skomponowałeś list, ale wpisał go ktoś inny lub napisałeś list dla kogoś innego, inicjały maszynistki pojawiają się po załącznikach. Jeśli jesteś nadawcą i sam wpisałeś list, pomiń inicjały maszynistki.

Nie spiesz się!

Profesjonalne listy biznesowe mają formalny zarys, który nadaje im dopracowany wygląd. Jednak treść jest najważniejszą cechą, która zapewni pozytywny skutek dla celu twojego listu. Niezbędne jest, aby Twoja pisownia i gramatyka były nieskazitelne. Dlatego przed wysłaniem sprawdź swoją pracę dwa lub trzy razy. Upewnij się, że twoje sformułowanie jest uprzejme, taktowne i na temat. Kadra kierownicza ma ograniczenia czasowe i nie jest prawdopodobne, aby spędzała czas na czytaniu prozy, która wędruje i zabiera zbyt dużo czasu, aby dojść do sedna. Poświęć trochę czasu na przestrzeganie wskazówek zawartych w tym artykule i uważnie zredaguj zwięzłą treść, a wynikiem tego będzie profesjonalny list.