Jak przekazać opinię swoim pracownikom

Inteligentni liderzy i przełożeni wiedzą, jak udzielać jasnych informacji zwrotnych.

Silni liderzy w miejscu pracy opanowali sztukę udzielania znaczących informacji zwrotnych swoim pracownikom. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skutecznie komunikować się z pracownikiem podczas oceny wyników.

Korzyści z zapewniania skutecznej informacji zwrotnej

Kiedy przełożeni i menedżerowie mają umiejętności udzielania informacji zwrotnej swoim pracownikom, wyniki są generalnie zawsze pozytywne zarówno dla pracowników, jak i liderów zespołów. Pracownicy osiągają swoje cele. Po drodze uczą się nowych umiejętności, gdy liderzy udzielają wskazówek i informacji zwrotnych na temat tego, co działa, a co nie. Ich pewność siebie rośnie, a ich energia i entuzjazm dla projektu są odnawiane za każdym razem, gdy są doceniani za swoje wysiłki.

Na czym powinna się koncentrować opinia

Aby organizacja mogła się rozwijać i prosperować, jej lider musi mieć możliwość wygodnego udzielania informacji zwrotnej członkom personelu. Skuteczna informacja zwrotna w miejscu pracy zasadniczo koncentruje się na czterech kluczowych kwestiach:

Zachowanie pracownika : czy pracownik przychodzi punktualnie? Czy wykonuje swoje obowiązki w sposób bezpieczny i sumienny? Czy postępuje zgodnie z instrukcjami i zwraca uwagę na szczegóły?
Postawa: Czy nastawienie pracownika jest pozytywne i energiczne? Czy jest to negatywne i powolne? Czy pracownik wydaje się być dumny ze swojej pracy?
Relacje interpersonalne: Jak dobrze pracownik dogaduje się z innymi członkami personelu? Jak pracownik traktuje klientów? Czy pracownik ma dobre granice?
Postęp w realizacji ustalonego celu: Jak dobrze pracownik radzi sobie w porównaniu z ustalonymi celami i zadaniami?

Jak przeprowadzić znaczącą ocenę

Przygotowując się do oceny, przygotowując się do niej i przeprowadzając ją, wykonując kolejne cztery kroki, menedżerowie mogą przekazywać swoim pracownikom i wolontariuszom informacje zwrotne, które są znaczące i odpowiednie.

1. Wyznacz wyraźne cele

Jednym z pierwszych kroków do skutecznego przekazywania pracownikom informacji zwrotnych jest nastawienie ich na sukces od samego początku. Najlepszym sposobem na to jest ustalenie konkretnych celów i zadań, a następnie przekazanie ich w jasny i zwięzły sposób przed podjęciem projektu lub zadania.

2. Obserwuj wydajność personelu bez zbytniego unoszenia się

Aby być skutecznym liderem, który udziela pracownikom przydatnych informacji zwrotnych, ważne jest, aby być obecnym i wspierającym podczas nadzorowania personelu. Nie możesz zaproponować przydatnych sugestii ulepszeń, jeśli nie spędziłeś czasu na obserwowaniu, jak pracownicy wykonują swoje obowiązki w jak najbardziej „naturalnym” środowisku pracy.

Obserwując wydajność pracownika, uważnie zanotuj, co robi dobrze, a które obszary wymagają poprawy. Notatki, które zrobisz, będą cenne, gdy przekażesz swoją opinię członkowi personelu.

3. Regularnie melduj się ze swoim personelem

Zawsze udzielaj informacji zwrotnych w odpowiednim czasie. Najlepszym sposobem, aby upewnić się, że Twoja opinia dla personelu jest zrozumiała i wykorzystana, jest upewnienie się, że przekazujesz informację zwrotną o wynikach jak najbliżej działania lub czynności tak szybko, jak to możliwe. W ten sposób, jeśli pracownik zmierza w złym kierunku, możesz pomóc mu jak najszybciej wrócić na właściwe tory.

Niezwykle zniechęcające jest praca nad projektem, bliski jego ukończenia, a wtedy menedżer mówi, że uważa, że robisz to nieprawidłowo. Pracownik prawdopodobnie będzie krzyczał: „Dlaczego nie powiedziałeś mi tego wcześniej!” w głowie, jeśli nie mówi tego głośno.

4. Rozpoznaj wydajność

Dobrzy liderzy wiedzą, że uznanie i uznanie są podstawą tworzenia zdrowej dynamiki zespołu. Upewnij się, że oceniając pracownika, zawsze znajdziesz pozytywne rzeczy do skomentowania.

Przekazywanie pracownikom jasnych i istotnych informacji zwrotnych nie tylko poprawi wydajność w miejscu pracy, ale także zwiększy satysfakcję z pracy.

Jak sprawić, by opinie były pomocne i wspierające

Zawsze pamiętaj, że skuteczne przekazywanie informacji zwrotnych zawsze podnosi na duchu, a nie rozrywa ludzi. Oto kilka wskazówek i sugestii, jak sprawić, by opinie były pomocne i wspierające.

1. Potwierdź postęp

Skuteczna informacja zwrotna musi zawsze obejmować uznanie ulepszeń, które pracownik wprowadził w trakcie trwania projektu lub okresu oceny.

2. Wykorzystaj uznanie jako narzędzie inspirowania innych

Dzielenie się osiągnięciami i sukcesami członka zespołu z innymi członkami zespołu w uczciwy i pełen szacunku sposób może zainspirować ich do kontynuowania tego. Rozpoznawanie członka personelu przed innymi członkami personelu nigdy nie powinno mieć na celu zawstydzenia słabych pracowników. Prawdopodobnie doprowadzi to do urazy, ponieważ niektórzy pracownicy będą postrzegani jako lepsi niż inni pracownicy.

3. Podaj konkretne przykłady tego, co pracownik zrobił dobrze

W ten sposób będzie im łatwiej dobrze wykonywać to zadanie. Jeśli używasz szerokich stwierdzeń i zwrotów, takich jak „To była świetna prezentacja, którą przedstawiłeś naszym interesariuszom w zeszłym tygodniu, po prostu wyrażasz pochwały, a nie opinie, które mogą być wykorzystane, aby pomóc pracownikowi podążać we właściwym kierunku.

Zamiast tego spróbuj powiedzieć coś konkretnego: „Z infografiki, którą zaprojektowałeś, widzę, że naprawdę dobrze znasz strukturę zarządzania łańcuchem dostaw. Myślałem, że twoje slajdy były dobrze rozplanowane, łatwe do zrozumienia i napisane w języku zrozumiałym dla publiczności. Nie użyłeś za dużo żargonu i myślę, że to pomaga ludziom łatwiej przyswajać informacje ”.

4. Wyraź wdzięczność

Podziękuj za wysiłki Twojego pracownika. Podaj jeden lub dwa przykłady tego, jak ich dobra praca wpłynęła pozytywnie na organizację.

5. „Umyj. Płucz. Powtórz”.

Zachęcaj swojego pracownika do wykonywania większej ilości tej samej dobrej pracy.

Sposób, w jaki rozmawiasz ze swoim pracownikiem podczas oceny, może mieć duży wpływ na to, czy pracownik jest w stanie z powodzeniem włączyć informacje zwrotne do swojej pracy.

Wskazówki dotyczące przekazywania opinii

Nie chodzi tylko o to, co mówisz, ale jak to mówisz.

Uważaj na wyrażenia, które brzmią krytycznie. Wypowiadanie ogólnych stwierdzeń, takich jak „Dobrzy liderzy nie…” lub „Gdybyś właśnie to zrobił zamiast…”.
Pamiętaj o kim mówisz: o sobie. Nie oceniasz pracownika w imieniu świata. Używaj zwrotów „ja” z pierwszej osoby, takich jak „Myślę…” lub „Z mojego doświadczenia…”. Nawet jeśli jesteś dyrektorem generalnym największej firmy na świecie, nadal możesz mówić tylko za siebie.
Nie omawiaj swoich punktów. Przekazując opinię członkowi personelu, zachowaj koncentrację i nie powtarzaj tematu, o którym już rozmawiałeś w rozmowie. Może to brzmieć tak, jakby pracownik był krytykowany. Twoim celem jest przekazywanie swoich obaw, a nie ciągłe napastowanie negatywnych punktów.
Nie używaj absolutów w swojej ocenie. Zwroty, które używają absolutów, obejmują „nigdy” lub „zawsze”. Rzadko się zdarza, aby ludzie wciąż zachowywali się w ten sam sposób. Podchodź realistycznie do swoich ocen. Nazywanie pracownika absolutem, niezależnie od tego, czy jest ono pozytywne, czy negatywne, wywiera niemożliwą do osiągnięcia presję na wydajność jednostki. Na przykład, jeśli pracownik słyszy, że uważasz, że zawsze się spóźnia, brzmi to tak, jakbyś już ocenił pracownika, więc skąd pochodzi zachęta do prawidłowego zachowania.

Szanuj godność swojego pracownika. Jeśli chcesz wyrazić surową opinię na temat wyników pracownika, zrób to na osobności. Nie ma potrzeby krzyczeć, zawstydzać ani poniżać pracownika w obecności innych. Nie tylko lekceważące traktowanie pracownika w obecności innych osób szkodzi pewności siebie i motywacji danej osoby, ale także wpłynie to na innych, którzy będą świadkami twojego nazywania i zawstydzania. Twoim zadaniem jako lidera jest pielęgnowanie pełnej szacunku, bezpiecznej i zdrowej atmosfery w miejscu pracy.

Z przewodnika Efektywna ocena: wskazówki i techniki udzielania pomocnych ocen opublikowanych przez Toastmasters International.

Pod koniec oceny pracownik powinien czuć się upoważniony i zmotywowany do zrobienia wszystkiego, co w jego mocy.

Oceny pomagają zarówno pracownikom, jak i menedżerom w osiągnięciu ich celów

Poświęcenie czasu na przygotowanie i dostarczenie miarodajnej oceny wyników pracy pracownika nie tylko wzmocni i poprawi zdolność pracownika do wykonywania jego pracy, ale pomoże Ci jako kierownikowi lub przełożonemu osiągnąć cele, które wyznaczyła Ci Twoja organizacja!