Jak radzić sobie z kradzieżą pracowników

Jak radzić sobie z kradzieżą pracowników

Autor

Kradzież pracowników: może ci się to przydarzyć

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, zaufanie swoim pracownikom jest konieczne i ryzykowne. Z jednej strony potrzebujesz osób, które pomogą Ci we wszystkich aspektach prowadzenia firmy, od interakcji z klientami po kontakty z dostawcami, przyjmowanie płatności, prowadzenie ksiąg rachunkowych, śledzenie wydatków i składowanie półek. Jednak nawet niektórzy pracownicy z imponującymi CV i referencjami mogą być nieuczciwi. Kiedy taki pracownik jest odpowiedzialny za przyjmowanie płatności, kupowanie przedmiotów związanych z biznesem i / lub rachunki bilansujące, pokusa, by oderwać się od firmy może być zbyt duża. Niektórzy pracownicy są biegli w ukrywaniu kradzieży, ale inni po prostu angażują się w oszustwa.

Statystyki dotyczące kradzieży pracowników są zaskakujące, jeśli nie szokujące.

W 2011 r. Ankieta przeprowadzona przez National Retail Federation wykazała, że ​​straty wynikające z kradzieży pracowników, kradzieży sklepowych, błędów papierkowych i oszustw dostawców wyniosły 34,5 miliarda dolarów, czyli 1,41 procent sprzedaży detalicznej, z czego 43,9% można przypisać kradzieży pracowników, znacznie więcej niż straty w wyniku kradzieży w sklepach (35,7%).

Podczas gdy niektóre kradzieże pracowników można sklasyfikować jako stosunkowo niewielkie (kradzież materiałów biurowych, używanie sprzętu firmowego do użytku osobistego), bardziej znaczące straty wynikają z fałszowania rejestrów czasu pracy, kradzieży zastrzeżonych informacji biznesowych, takich jak listy klientów, oraz sprawdzanie kont i dokumentów w celu wpłacenia większej ilości pieniędzy. w kieszeni pracownika.

Niestety dla tego autora odkryłem, że zaufany pracownik, który był w mojej kancelarii od dnia jej otwarcia, zarówno przepłacał z listy płac, jak i korzystał z firmowej karty kredytowej do szerokiej gamy zakupów osobistych w okresie 5 miesięcy w 2019 roku. Była moim jedynym pracownikiem i pracowałem z nią, gdy rok wcześniej oboje byliśmy zatrudnieni w innej firmie. Pracownica ta odpowiadała za przyjmowanie klientów, listy płac (dla nas dwojga), należności, a także była moją sekretarką i asystentką prawną. Miała dostęp zarówno do firmowej karty kredytowej, jak i firmowych rachunków bieżących. Pracownik założył również na moje zlecenie nasze usługi kadrowo-płacowe, stronę internetową, reklamę i marketing. Wielokrotnie mówiła do mnie: „Chcę, żebyś mógł skupić się na praktyce prawniczej - zajmę się wszystkim innym”.Te słowa wróciły, by mnie prześladować, ponieważ kradzież jej pracownika kosztowała mnie nieco ponad 20 000 dolarów w ciągu pięciu krótkich miesięcy.

Pięć oznak kradzieży pracowników

Co zrobić, jeśli odkryjesz lub podejrzewasz kradzież pracownika

1. O ile nie przyłapiesz pracownika na gorącym uczynku (patrz punkt 7 poniżej), natychmiast zgłoś podejrzenie kradzieży do działu kadr, jeśli taki posiadasz, i uzgodnij z działem, przestrzegając wszelkich procedur opublikowanych w podręczniku dla pracowników. Możesz zechcieć omówić tę kwestię ze swoim działem księgowości, jeśli również taki masz.
2. Jeśli pracownik ma dostęp do firmowych kart kredytowych, gotówki, rachunków bankowych, kont klientów lub towarów, natychmiast ogranicz lub zamroź dostęp. Obejmuje to zgłoszenie podejrzenia kradzieży do banków i usunięcie pracownika jako upoważnionego sygnatariusza lub agenta na wszystkich kontach. Jeśli to możliwe, ogranicz dostęp pracowników do siedziby firmy i wszystkich lokalizacji, w których prowadzona jest Twoja firma.
3. Jeśli nie masz działu kadr i / lub nie masz opublikowanego podręcznika pracownika, umów się na rozmowę telefoniczną lub spotkanie z pracownikiem podejrzanym o kradzież.
4. Przygotuj się na rozmowę telefoniczną lub spotkanie z pracownikiem, wyciągając dowody, które posiadasz, lub potwierdzające podejrzenie kradzieży.
5. Natychmiast zawieś lub zwolnij pracownika, w zależności od Twoich dowodów i jeśli istnieje podręcznik pracownika, po zastosowaniu się do opublikowanych zasad i procedur. Zaleca się, aby podczas tego spotkania lub rozmowy telefonicznej była obecna trzecia osoba.
6. Natychmiast zgłoś kradzież na policji.
7. Jeśli złapiesz pracownika na kradzieży, natychmiast zadzwoń na policję, zanim pozwolisz mu wyjść.
8. Natychmiast zgłaszaj kradzież klientom lub klientom, jeśli pracownik miał dostęp do poufnych informacji, w tym między innymi numerów ubezpieczenia społecznego, numerów kont bankowych i / lub numerów kart kredytowych.
9. Jeśli pracownik ma wydany mu laptop lub inne urządzenie przenośne, na którym przechowywane są poufne informacje o klientach lub klientach, należy niezwłocznie zabezpieczyć zwrot takiego komputera lub urządzenia (urządzeń). Należy zażądać zwrotu całego majątku firmy, w tym telefonów komórkowych, kart członkowskich i wszelkich innych metod pokrywania kosztów firmy (np. Karty kredytowe na paliwo).

Zapobiegaj kradzieżom pracowników w Twojej firmie

Kroki, które możesz podjąć, aby zapobiec lub zminimalizować kradzież pracowników

Zatrudnianie pracowników to delikatna praktyka. Możesz skonsultować się z prawnikiem do spraw zatrudnienia, aby upewnić się, że twoje praktyki rekrutacyjne nie są dyskryminujące. Adwokat może również pomóc w opracowaniu podręcznika dla pracowników, który dotyczy takich sytuacji, jak kradzież pracowników. W celu ochrony tajemnic handlowych i list klientów może być również wskazane zawarcie umowy o zakazie konkurencji.

Od samego początku bądź proaktywny w zapobieganiu stratom. To, w połączeniu ze starannymi, legalnymi praktykami kontroli pracowników, może zapewnić właścicielowi małej firmy pewne ubezpieczenie.

Oto kilka kroków, które możesz podjąć, aby zapobiec lub zminimalizować kradzież pracowników:

• Poproś o co najmniej trzy referencje zawodowe wymienione przez potencjalnego pracownika i skontaktuj się z nimi przed zatrudnieniem
• Jeśli pracownik będzie miał dostęp do gotówki i / lub kont, przeprowadzaj regularne audyty i często bilansuj księgi (nie rzadziej niż raz w miesiącu)
• Wyjaśnij i poproś pracownika o podpisanie zasad i procedur dotyczących zatrudnienia w zakresie autoryzowanego używania firmowych kart kredytowych oraz płatności firmowymi środkami za wszelkie zakupy związane z działalnością biznesową
• Wyjaśnij i poproś pracownika o podpisanie zasad i procedur dotyczących zatrudnienia, które zabraniają używania firmowych kart kredytowych i płacenia środkami firmy za jakiekolwiek wydatki osobiste
• Rozważ zwrócenie się do prawnika o sporządzenie egzekwowalnej umowy o zakazie konkurencji w celu ochrony zastrzeżonych list klientów i strategii marketingowych firmy
• Rozważ wymaganie preautoryzacji wszelkich wydatków związanych z zakupem biznesowym przekraczającym sto dolarów w pojedynczej transakcji oraz w każdej sytuacji, w której liczba transakcji związanych z działalnością przekracza trzy w danym tygodniu
• Rozważ wymaganie od każdego pracownika (nie na zegarze) rozliczania godzin spędzonych na co dzień na zadaniach w pracy wraz z opisem każdego zadania
• Jeśli zgadzasz się opłacić ubezpieczenie zdrowotne lub inne wydatki (np. Telefon komórkowy), rozważ zorganizowanie bezpośredniej płatności na rzecz dostawcy zamiast bezpośredniego zwrotu kosztów pracownikowi

Poznaj swoje prawa, jeśli pracownik cię okradł

Autor

Kradzież pracowników: na wynos

Lekcje, które wyciągnąłem z kradzieży pracowników, były trudne. Na dzień sporządzenia niniejszego pisma sprawa jest objęta postępowaniem karnym. Nie zdecydowałem jeszcze, czy ścigać mojego byłego pracownika w postępowaniu cywilnym.

Ten właściciel małej firmy może nigdy nie odzyskać strat, które poniosłem. Z pewnością nie odzyskam niezliczonych godzin spędzonych na składaniu raportów na policję i FBI, spotkaniach z instytucjami bankowymi i kartami kredytowymi, śledzeniu klientów w celu ostrzeżenia ich o kradzieży i radzeniu sobie z potencjalnym ujawnieniem poufnych informacji klientów. Tym razem i jego emocjonalne żniwo znacznie przewyższa faktyczną ilość pieniędzy skradzionych z mojej małej firmy.

Odkąd odkryłem kradzież pracowników, dowiedziałem się, że wiele innych znajomych i kolegów spotkało się z podobnymi sytuacjami. Chociaż uważam, że pełna profilaktyka jest trudna do osiągnięcia, małe firmy z pewnością mogą podjąć pewne kroki, aby zminimalizować ryzyko strat.

Jak powszechna jest kradzież pracowników?

Rozmowa z nieznajomymi: co powinniśmy wiedzieć o ludziach, których nie znamy

W przypadku kradzieży pracownika może być konieczne podjęcie działań prawnych

Autor

© 2020 Stephanie Marshall