Jak prowadzić efektywne spotkania w pracy

Jak nie dopuścić do tego, aby spotkania były stratą czasu

Spotkania to jeden z najpowszechniejszych sposobów komunikowania się ludzi w pracy. Dobrze wykonane spotkania mogą zmniejszyć nieporozumienia, generować nowe pomysły, wzmacniać wspólne cele zespołu i rozwiązywać problemy. W większości organizacji spotkania są ważną częścią procesu decyzyjnego. Ale sprytny przywódca wie również, że za każdym razem, gdy zwołuje spotkanie, jego pracownicy są zabrani z pracy, do której zostali zatrudnieni. Spotkania, które nie są odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone, mogą powodować frustrację, lekceważenie i przepracowanie ludzi.

Uczestnicy powinni wychodzić ze spotkań z poczuciem siły i inspiracji, a nie zdezorientowani i rozczarowani. Oto kilka wskazówek i sugestii, które pomogą Ci prowadzić efektywne i przyjemne spotkania w miejscu pracy. Starannie zaplanowane spotkania kończą się, gdy wszyscy czują, że coś znaczącego zostało osiągnięte.

Efektywne prowadzenie spotkań zaczyna się od wybrania odpowiedniej przestrzeni do spotkania. Zarezerwuj salę konferencyjną z dużym wyprzedzeniem, aby była dostępna, gdy jej potrzebujesz.

9 sposobów na efektywne i produktywne spotkanie robocze

1. Wybierz odpowiednie miejsce na spotkanie.

Wybierz odpowiednią lokalizację spotkania i upewnij się, że zarezerwowałeś je z rozsądnym zapasem czasu przed i po spotkaniu, aby móc ustawić salę, powitać gości i później odpowiedzieć na ich pytania. Tworząc przestrzeń przed i po głównej części spotkania, unikniesz tych niezręcznych sytuacji, w których ludzie pojawiają się, zanim będziesz gotowy lub spotkanie trwa po godzinach i musisz szybko wyjść z pokoju, aby grupa zaplanowana później rozpocząć na czas.

2. Zrozum, jakiego rodzaju spotkanie będziesz mieć (i postępuj zgodnie z tym celem).

Czy będzie to spotkanie oparte na współpracy, podczas którego wszyscy będą uczestniczyć w dyskusji, czy też będzie to spotkanie, na którym będziesz mówił przez większość czasu? Ogólnie rzecz biorąc, istnieją trzy główne typy spotkań oparte na przepływie informacji.

Spotkania informacyjne: lider przedstawia fakty, wyjaśnia nowy kierunek polityki lub demonstruje proces lub procedurę. Uczestnicy mogą mieć czas na zadawanie pytań po prezentacji głównej, ale w większości informacje przepływają z góry na dół.
Spotkania informacyjne: Lider poszukuje wkładu i informacji zwrotnej od uczestników. Na przykład przewodniczący podkomisji mogą zostać poproszeni o przedstawienie ustaleń swojej grupy. A może lider spotkania potrzebuje pomysłów, które pomogą ulepszyć procesy produkcyjne lub administracyjne i chce dać pracownikom szansę zaprezentowania swoich pomysłów. Na spotkaniach tego typu przepływ informacji odbywa się od uczestników grupy do lidera.
Spotkania oparte na współpracy: sesje burzy mózgów, interaktywne warsztaty, planowanie strategiczne i spotkania, których celem jest generowanie pomysłów na rozwiązanie problemu lub opracowanie planu na przyszłość, wymagają wzajemnego przepływu informacji w tę iz powrotem. W tego typu sesjach lider spotkania często służy jako facylitator, który zapewnia sprawne działanie i kieruje kreatywną energię grupy na użyteczne rozwiązania, które służą całej organizacji.

3. Rozpowszechnij program z wyprzedzeniem.

Wysyłając program wszystkim uczestnikom spotkania z wyprzedzeniem, ludzie mogą odpowiednio przygotować się do swojej roli. Będą wiedzieli, jakie kwestie są omawiane, o których sekcjach mają mówić i kto jeszcze będzie obecny na spotkaniu. Po prostu nieprofesjonalne i nieefektywne jest oczekiwanie, że ludzie pojawią się na spotkaniu, na które nie mogą się przygotować. Organizujesz spotkanie biznesowe, a nie przyjęcie-niespodziankę, więc podaj jasne informacje.

4. Zaproś odpowiednich ludzi.

Czy kiedykolwiek siedziałeś na spotkaniu i zastanawiałeś się, dlaczego tam byłeś? Omawiane kwestie nie mają wpływu na Twój dział, nie masz doświadczenia lub wiedzy specjalistycznej potrzebnej do udziału w dyskusji lub masz napięty termin na własny projekt działowy i po prostu nie masz czasu do stracenia. Tak, niestety niektórzy menedżerowie planują spotkania z nastawieniem `` im więcej, tym weselej '' i zamiast zapraszać tylko osoby, które najbardziej potrzebują przedyskutować kwestie z programu, wysyłane jest ogólne zaproszenie i ludzie ze wszystkich zakątków organizacji są oczekiwany udział.

Jeśli chcesz zaplanować efektywne spotkanie, bądź ostrożny podczas tworzenia listy uczestników. Jednym ze sposobów podjęcia decyzji, czy ktoś powinien uczestniczyć w spotkaniu, jest zadanie sobie pytania, czy dana osoba będzie musiała wykonać którąkolwiek z decyzji podjętych na spotkaniu. Jeśli tak, umieść tę osobę na liście zaproszonych.

Najefektywniejsi organizatorzy spotkań to ci, którzy cenią czas uczestników tak samo, jak własny.

5. Ustaw dźwięk na początku.

Przyjedź wcześnie i przygotuj swoje materiały przed rozpoczęciem spotkania. Skonfiguruj i przetestuj swój sprzęt AV, zanim uczestnicy zaczną przyjeżdżać. Zanim przejdą przez drzwi sali konferencyjnej, powinieneś mieć czas na szybką kontrolę stanu czystości, a następnie być gotowym na powitanie ich przyjaznym uśmiechem i sympatycznym powitaniem. Rozluźnij uczestników spotkania i upewnij się, że wiedzą, że ich obecność jest doceniana - kiedy spotkanie się rozpocznie, będzie bardziej prawdopodobne, że zwrócą uwagę i będą zaangażowani w to, co się dzieje.

6. Wybierz odpowiednią konfigurację sali na spotkanie.

Rodzaj spotkania (udzielanie informacji, zbieranie informacji lub rozwiązywanie problemów) pomoże Ci zdecydować, jak ustawić stoły i krzesła. Na przykład na spotkaniu informacyjnym, na którym jedna osoba zajmuje się najwięcej - jeśli nie całą - przemawianiem, ustawienie stołów i krzeseł w stylu klasowym z uczestnikami skierowanymi do przodu byłoby właściwe. Na spotkaniu, które jest bardziej interaktywne, na przykład na spotkaniu dotyczącym rozwiązywania problemów, podczas którego chcesz, aby ludzie mogli rozmawiać i słuchać siebie nawzajem, wtedy ustawienie w podkowę (kwadrat lub prostokąt z siedzeniami i krzesłami po trzech z czterech boków) pasować.

7. Upewnij się, że jesteś odpowiednio wypoczęty i pełen energii.

Jako lider spotkania nadajesz ton temu, w jaki sposób odbędzie się spotkanie. Jeśli tłumisz ziewanie lub szurasz po pokoju, jakby Twoje baterie się wyczerpały, nie możesz oczekiwać, że inni w pokoju będą zaangażowani i zainteresowani tym, co mówisz.

8. Zapewnij odpowiednie napoje.

Jeśli masz długie spotkanie, które zajmie większość poranka lub popołudnia, o ile to możliwe, dobrym pomysłem jest zapewnienie lekkich przekąsek, takich jak herbata, kawa, ciastka owocowe i herbaciane, aby pomóc ludziom odpocząć. Przynajmniej zapewnij wodę. Jeśli nie możesz zapewnić poczęstunku, zrób sobie przerwę podczas spotkania, aby ludzie mogli zjeść własne przekąski lub kupić coś w kiosku z kawą.

9. Zdobądź dodatkową praktykę w zakresie prowadzenia skutecznych spotkań, biorąc udział w kursach i programach szkoleniowych.

Wskazówki i sugestie zawarte w tym artykule, jak prowadzić efektywne spotkanie, zostały zainspirowane przez organizację, która od prawie 100 lat uczy umiejętności mówienia i przywództwa: Toastmasters International. Na spotkaniu Toastmasters nie tylko nauczysz się, jak uspokoić swoje obawy przed rozmową z publicznością, ale także dowiesz się, jak planować spotkanie i przewodniczyć mu, efektywnie zarządzać czasem, radzić sobie z rozproszeniami oraz udzielać znaczących informacji zwrotnych i wsparcia swoim rówieśnikom. Dowiesz się nawet, jak zachować spokój i myśleć na nogach, gdy sprawy nie idą zgodnie z planem.

Rozwijając swoje umiejętności planowania spotkań i wydarzeń w ramach stałego zaangażowania w rozwój zawodowy, przygotujesz się na sukces w miarę postępów w swojej karierze. Kto nie kocha pracownika, który potrafi po mistrzowsku poprowadzić razem przyjemne, produktywne spotkanie?