Jak ułożyć plan zarządzania projektem

Plan projektu: co i dlaczego?

Plan jest niezbędny do powodzenia każdego projektu. Szczerze mówiąc, większość projektów kończy się niepowodzeniem, nawet te z dobrymi planami. Ale projekt bez planu jest beznadziejny. Zespół projektowy z pewnością dostarczy jedną rzecz, gdy klient będzie chciał innej, spóźni się lub przekroczy budżet. Dobry plan projektu może pomóc nam odnieść sukces, unikając wszystkich tych i wielu innych problemów.

Plan projektu wyznacza nas do zarządzania projektem. Co to właściwie znaczy? Z planem będziemy mogli:

• postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w planie
• koordynować wysiłki zespołu o wielu umiejętnościach
• być wystarczająco elastycznym, aby radzić sobie ze zmianami, w tym nowymi dobrymi pomysłami i rozwiązywaniem problemów
• dostarczać pożądane rezultaty na czas i w ramach budżetu

Jako kierownik projektu moim celem jest coś więcej niż zadowolenie klienta - to jego zachwyt. A plan zarządzania projektem jest moim najważniejszym narzędziem.

Dobry plan zarządzania projektem obejmuje każdy aspekt projektu. Według Project Management Institute (PMI) istnieje dziewięć obszarów, które musimy zaplanować i poddać zarządzaniu, aby odnieść sukces w projekcie. Chodź ze mną, a pokażę ci, czym one są i jak ułożyć plan zarządzania projektem na następny projekt.

Uczyłem ponad 4000 kierowników projektów i napisałem cztery książki o zarządzaniu projektami. Nie musisz ich wszystkich czytać. W rzeczywistości, jeśli będziesz postępować zgodnie z instrukcjami w tym artykule, wyprzedzisz większość profesjonalistów, których spotkałem!

Spis treści

• Kompletny plan się opłaca

  Projekt z planem zostanie ukończony szybciej, przy niższych kosztach.

• Najprostszy plan projektu: zakres, czas i

  plan kosztów, co dostarczysz, kiedy to zrobisz i ile to będzie kosztować.

• Kluczowe elementy wielkiego planu projektu

  Dowiedz się, jak zaplanować sześć czynników procesu (p), które zapewnią sukces projektu

• Opracowanie planu następnego projektu

  Wykonując czynności opisane w tym artykule, możesz ułożyć plan następnego projektu.

• Używaj planu projektu każdego dnia

  Twój plan kieruje Twoim projektem - każdego dnia!

Kompletny plan się opłaca

Kiedy skończysz czytać ten artykuł, będziesz wiedział, jak stworzyć kompletny plan zarządzania projektem, obejmujący dziewięć zagadnień, które wymagają planowania i zarządzania.

Brzmi jak dużo pracy - ale niekoniecznie jest to prawda.

Mogę opracować taki plan w około 45 minut dla małego projektu. A jeśli to zrobię, ten projekt prawdopodobnie zajmie 5 godzin zamiast 8 i zachwyci klienta, zamiast go frustrować. W rzeczywistości właśnie podwoiłem swoje dochody, opracowując plan projektu. Pracuję mądrzej - zmniejszyłem frustrację i marnotrawstwo.

Oczywiście planowanie dużego projektu trwa dłużej. Ale to zawsze się opłaca. Czas spędzony na planowaniu za każdym razem oszczędza więcej czasu na projekcie, niż potrzeba.

W rzeczywistości oszczędności mogą być ogromne. Kiedyś wezwano mnie do ratowania projektu z budżetem 10 milionów dolarów. To już była totalna katastrofa - wydano 1,5 miliona dolarów, nic do pokazania i zmarnowane miesiące. Akcje firmy miały zanurkować, gdyby ten produkt również pojawił się późno. Nauczyłem zespół, jak tworzyć plan projektu i wspólnie opracowaliśmy plan. Niecały miesiąc później mieliśmy nowy plan, który wykorzystywał najlepsze umiejętności każdego członka zespołu i każdego konsultanta, a nowy produkt miał być dostarczony na czas w ramach nowego planu projektu.

Jasne, stworzenie tego planu kosztowało około 10 000 dolarów. Ale to zaoszczędziło firmie 10 milionów dolarów i pomogło firmie zarobić około stu milionów dolarów w ciągu następnych kilku lat.

Rysunek 1: Żelazny trójkąt

Żelazny trójkąt: Zwiększenie zakresu wymaga więcej czasu i pieniędzy.

Sid Kemp

Najprostszy plan projektu: zakres, czas i koszt

Najprostszy plan projektu obejmuje co najmniej trzy elementy: zakres, czas i koszt. Lub w prostym języku angielskim:

• Zakres: Co robimy?
• Czas: jak długo to potrwa? Kiedy zaczniemy i kiedy skończymy?
• Koszt: ile to będzie kosztować?

Powiedzmy, że klient zatrudnia mój zespół, aby zbudował mu witrynę internetową. Jeśli powiem: „Wykonam żądaną witrynę za dwa tygodnie za 1200 dolarów”, będzie to podsumowanie zakresu, czasu i kosztu projektu. Muszę jednak opracować pełny plan, aby upewnić się, że budowana przez nas witryna jest tym, czego chce klient i że naprawdę możemy to zrobić w dwa tygodnie za 1200 USD.

Zakres, czas i koszt nazywane są „żelaznym trójkątem”, jak pokazano na rysunku 1. Czemu? Ponieważ żelazo się nie rozciąga, a gdy trójkąt ma ustalone dwa boki, druga strona nie może się zmienić bez złamania trójkąta. Żelazny trójkąt to sposób na przypomnienie klientom, że nie mogą dostać więcej, niż zapłacili. Jeśli uzgodnią określony zakres na określony czas i za określony koszt, nie mogą wrócić później i powiedzieć „Chcę więcej”. Jeśli tak, pokażemy im diagram Żelaznego Trójkąta i powiemy: „Nie możesz rozciągnąć żelaznego trójkąta. Jeśli chcesz uzyskać więcej wyników, potrzebujemy więcej czasu na wykonanie pracy, a to też będzie kosztować więcej pieniędzy”.

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z tych trzech elementów.

Zakres: Co robimy?

To może wydawać się proste: tworzymy witrynę internetową. Ale klient może założyć, że będzie wideo, szesnaście stron i koszyk, mimo że w Twojej ofercie było jasno określone, że witryna internetowa o wartości 1200 USD zawierała do pięciu zdjęć, sześć stron, bez wideo i koszyka na zakupy. Tak więc, aby sporządzić deklarację zakresu, która jest pierwszą częścią planu projektu, zapisujemy, co dostarczymy.

Zapisujemy też, czego nie dostarczymy. Klienci zwykle pamiętają, że powiedziałeś „tak” na wszystko, czego chcieli, nawet jeśli powiedziałeś „nie”. Załóżmy więc, że klient poprosił o film, a Ty powiedziałeś: „Z przyjemnością podam link do filmu, jeśli go udostępnisz. Jednak utworzenie filmu nie jest objęte ceną 1200 USD i nie można tego zrobić w dwóch tygodni ”. Jeśli zdarzyło się to na spotkaniu dotyczącym planowania, upewnij się, że jest to również zawarte w planie projektu, w sekcji zwanej „wykluczeniami”. Możemy być uprzejmi. Nie musimy mówić „SŁUCHAJ: BRAK WIDEO”. Możemy jednak powiedzieć: „Obecny plan 1200 USD nie obejmuje żadnej produkcji wideo. Jeśli chcesz, aby film znalazł się w serwisie, możemy wyprodukować 3-minutowy film i dodać go za dodatkowe 350 USD po uruchomieniu witryny.Utworzenie filmu zajmie dodatkowy tydzień ”.

Innym częstym błędem w instrukcjach zakresu jest uwzględnienie obsługi. Klient może założyć, że po uruchomieniu strony internetowej będziesz wprowadzać zmiany i uzupełnienia bezpłatnie. Twoja deklaracja zakresu powinna obejmować wsparcie, które zapewniasz, i wyraźnie wykluczać wsparcie, którego nie zapewniasz.

Dobra deklaracja zakresu jasno przedstawia wszystkie założenia, dzięki czemu można mieć pewność, że wszyscy zaangażowani w projekt mają ten sam cel. W miarę postępów projektu będziesz przypominać ludziom o deklaracji zakresu, aby wszyscy byli na tej samej stronie. A kiedy skończysz, porównasz swoje rezultaty z deklaracją zakresu. Dostarczysz wszystko, czego chce klient i zapewnisz mu zadowolenie!

Czas: jak długo to zajmie?

Powiedzenie: „Mogę zbudować witrynę internetową w dwa tygodnie” może wydawać się proste. Ale co to naprawdę oznacza? Dobre planowanie i szacowanie czasu projektu to znacznie więcej niż takie stwierdzenie. Oto kilka kwestii do rozważenia:

• Wysiłek to całkowita liczba godzin, w których będziemy pracować z naszym zespołem.
• Czas trwania to całkowity czas, jaki zajmie projekt, od początku do końca.
• Trwanie i wysiłek nie mają prostego związku. Na przykład możemy działać szybciej, gdy więcej osób pracuje nad tym samym projektem w tym samym czasie. Lub możemy potrzebować więcej czasu na oczekiwanie na dostarczenie informacji od klienta lub ponieważ pracujemy nad kilkoma projektami jednocześnie.

Jeśli wykonujemy projekt, który jest bardzo rutynowy dla nas i naszego zespołu, możemy oszacować czas, porównując go z podobnym projektem z przeszłości. Ale uważaj, aby nie robić założeń na temat projektu. Dokładnie sprawdź różnice w zakresie, ponieważ niewielka różnica w zakresie może spowodować dużą różnicę w czasie. Na przykład, jeśli wszystkie Twoje poprzednie witryny internetowe były hostowane na jednym hoście internetowym, a ten klient chce, abyś używał innego hosta, może to potrwać znacznie dłużej.

Istnieją również inne pułapki czasowe. Co się stanie, jeśli klient nie dostarczy tekstu na stronę internetową na początku projektu? A jeśli szybko nie zatwierdzą grafiki i stron? Może to wydłużyć czas trwania projektu. I jeśli nie będziesz komunikować się jasno, klient nie będzie wiedział, że to on opóźnia swój własny projekt.

Koszt: ile to będzie kosztować?

Najprostszym planem kosztów jest czas i materiały: godziny pracy pomnożone przez stawkę za usługi plus koszt wszelkich pozycji, które kupujesz dla klienta. Często to wystarczy. Powinieneś jednak również dołączyć warunki rozliczeń i oświadczenie, w jaki sposób zostaną rozwiązane przekroczenia kosztów.

Gdy plan projektu obejmuje zakres, czas i koszt, masz już podstawy. Czy plan jest wykonany? Daleko stąd! Zakres, czas i koszty to wynik dobrej pracy, nie popełniania błędów i zajmowania się problemami, gdy tylko się pojawią. Musimy więc zaplanować również te czynniki procesu .

Rysunek # 2: Żelazny trójkąt jest wspierany przez 6 czynników procesowych

Możemy dostarczyć zakres na czas i w ramach budżetu tylko wtedy, gdy zarządzamy również sześcioma innymi obszarami procesu.

Sid Kemp

Kluczowe elementy wielkiego planu projektu

Zaplanowanie żelaznego trójkąta nie wystarczy. Jeśli tylko planujemy i zarządzamy zakresem, czasem i kosztami, wszystko pójdzie źle, zanim się zorientujemy. Spóźnimy się, dostarczymy z opóźnieniem lub przekroczymy budżet. W rzeczywistości ostatni raz, kiedy ktokolwiek pomyślał, że plan projektu zawierający zakres, czas i koszt jest kompletny, to około 50 lat temu.

Rysunek nr 2 powyżej pokazuje, w jaki sposób Żelazny Trójkąt, trzy czynniki Wyniki (r), zależą od sześciu innych czynników Procesu (p). Zapewniamy pomyślne dostarczanie wyników na czas iw ramach budżetu, zarządzając wszystkimi dziewięcioma czynnikami, trzema (r) czynnikami opisanymi powyżej, a także tymi sześcioma (p) czynnikami:

• Jakość: co sprawia, że ​​jest dobra?
• Ryzyko: co może pójść nie tak i co z tym zrobimy?
• Zasoby ludzkie: kto będzie wykonywał pracę, a kto jaką pracę?
• Komunikacja: jak będziemy utrzymywać kontakt i pozostać na tej samej stronie?
• Zaopatrzenie: co kupimy i jak to zdobędziemy?
• Integracja: jak utrzymamy razem wszystkie te dziewięć obszarów i jak poradzimy sobie ze zmianami?

Teraz może nie być konieczne tworzenie planu dla każdego z tych dziewięciu obszarów. Ale musisz zapytać, czy musisz opracować plan dla każdego obszaru. Każdy obszar, który potrzebuje planu, ale go nie ma, jest oparty na domysłach i założeniach. Jest tak samo prawdopodobne, jak samolot trzymany razem za pomocą drutu i gumy do żucia. Tak więc, oto krótki przewodnik po sześciu obszarach procesu (p) dobrze rozplanowanego planu zarządzania projektem.

Jakość: co sprawia, że ​​jest dobra?

Kluczowe pytania: Jakie są najważniejsze części produktu dostarczanego klientowi? Co by ich zachwyciło? Jak upewniamy się, że wykonujemy dobrą robotę przy tych konkretnych przedmiotach?

Ryzyko: Co może się nie udać? A co możemy z tym zrobić?

Najprostszym sposobem stworzenia planu ryzyka jest zadanie pytania: Co poszło nie tak w ciągu ostatnich pięciu razy, kiedy robiliśmy projekt taki jak ten? Możemy otrzymać listę taką jak:

• Dostarczyliśmy późno, ponieważ ktoś zachorował.
• Klient potrzebował trzech dni na dostarczenie akceptacji grafiki, a my otrzymaliśmy je w piątek i musieliśmy pracować cały weekend, aby zakończyć.
• Klient nie podał nam hasła do serwisu i zaczęliśmy z trzydniowym opóźnieniem.
• Klientowi spodobała się ta strona internetowa, ale nigdy nie zapłacił rachunku.

Czy któryś z nich brzmi znajomo? Cóż, stwórz własną listę, taką jak ta, a następnie zapisz, w jaki sposób możesz zapobiec problemowi, zmniejszyć ryzyko jego wystąpienia lub dobrze sobie z nim poradzić, jeśli tak się stanie. Oto rozwiązania do zarządzania dla każdego z tych zagrożeń:

• Przeszkol dwie osoby w zespole do wykonania każdego zadania lub poproś konsultanta na wezwanie, aby wypełnić lukę w zespole.
• Poinformuj klienta przed rozpoczęciem projektu, informując go, jak szybko oczekujemy zatwierdzeń lub wniosków o zmianę, a opóźnienie ze strony klienta opóźnia termin realizacji projektu.
• Zrób listę kontrolną wszystkiego, czego potrzebujemy od klienta, dostarcz go klientowi i nie rozpoczynaj projektu, dopóki nie będziemy mieć wszystkiego pod ręką.
• Wymagaj zaliczki. Klienci bez sprawdzonej historii płatności wymagają depozytu.

Plan ryzyka może być znacznie bardziej skomplikowany. W rzeczywistości kierownicy projektów o dużym obciążeniu planują ryzyko przy użyciu statystyk! Ale jeśli stworzyłeś listę zagrożeń i zaplanowałeś, jak im zapobiegać lub sobie z nimi radzić, jesteś znacznie powyżej średniej.

Zasoby ludzkie: kto jest w zespole i co będzie robić każda osoba?

Tutaj najważniejszą rzeczą jest upewnienie się, że mamy zespół ze wszystkimi umiejętnościami potrzebnymi do wykonania pracy. Jednak w przypadku dużych, skomplikowanych projektów planowanie zasobów ludzkich w projekcie może obejmować takie kwestie, jak zatrudnienie, utrzymanie, nadgodziny, harmonogramy urlopów i zasady związkowe.

Komunikacja: jak będziemy utrzymywać kontakt i pozostać na tej samej stronie?

Większość projektów jest opóźniona, ponieważ kluczowe decyzje nie są podejmowane na czas, a praca zatrzymuje się. W filmie Aviator jest scena o Howardzie Hughesie, w której zaczyna wariować, a setki pracowników czekają bezczynnie, czekając na instrukcje, podczas gdy Hughes próbuje wybrać odpowiedni kształt joysticka. Niestety, ta scena jest aż nazbyt dobrze znana nam kierownikom projektów, nawet jeśli nikt nie wariuje!

Widziałem również niepowodzenie projektu, ponieważ różni członkowie zespołu otrzymali różne wersje planu. Kiedyś zdecydowaliśmy się usunąć jakiś moduł z produktu, a klient się zgodził. Ale nikt nie powiedział o tym programiście, a on dosłownie nie spał całą noc, starając się, aby to zadziałało. Nie muszę wam mówić, jak czuł się programista następnego ranka, kiedy powiedzieliśmy mu, że nie spał całą noc bez powodu. Powiedzmy, że takie błędy komunikacyjne nie budują lojalności! Przy słabej komunikacji połowa zespołu myśli, że robimy konia, a druga połowa sądzi, że robimy osła. Kiedy projekt jest skończony, mamy coś z głową konia i ogonem osła, a to sprawia, że ​​kierownik projektu wygląda jak tylny koniec konia!

Tak więc komunikacja jest kluczowa. A jest to jeszcze bardziej prawdziwe w dzisiejszych czasach, kiedy wiele projektów jest wykonywanych przez Internet, e-mail i telefon. Często pracujemy z członkami zespołu, którzy mieszkają w różnych strefach czasowych i mówią różnymi językami. W takich przypadkach plan komunikacji jest kluczem do sukcesu. Po prostu zapytaj każdą osobę, kiedy i jak się z nią skontaktować, i zapisz wytyczne dotyczące spotkań, rozmowy oraz prośby o zatwierdzenie lub zmianę.

Zaopatrzenie: co kupimy i jak to zdobędziemy?

Niektóre projekty nie wymagają zamówień. Jeśli nie kupujemy, nie wynajmujemy ani nie leasingujemy niczego i nie korzystamy z usług podwykonawcy, możemy pominąć tę sekcję. Ale jeśli robimy którąkolwiek z tych rzeczy, musimy skoordynować umowy, umowy, ubezpieczenie, przestrzeganie przepisów itp. Z planem projektu. W ten sposób tworzymy Plan Zakupów Projektu.

Integracja

Przy tworzeniu planu projektu integracja ma dwa znaczenia. Po pierwsze: musimy upewnić się, że wszystkie części planu są ze sobą powiązane. Załóżmy, że klient prosi o dodatkowe strony w witrynie internetowej, a my się z tym zgadzamy. Następnie dodajemy dziesięć godzin pracy. Ale czy zaktualizowaliśmy koszt, aby odzwierciedlić zmiany w zakresie i czasie? A co, jeśli te 10 godzin liczy się jako nadgodziny, a zgodnie z zasadami działu kadr musimy płacić półtora czasu? Wszystkie dziewięć obszarów jest ze sobą powiązanych, a kiedy przygotowujemy plan projektu, musimy wszystko sprawdzić.

Nawet jeśli sprawdzimy wszystko, to nie wystarczy. Projekty zmieniają się w połowie do. Zatem druga część integracji następuje po zaplanowaniu - polega na zarządzaniu kontrolą zmian w trakcie projektu, aby wszystko przebiegało zgodnie z planem.

Zaplanuj swój następny projekt

Wykonując czynności opisane w tym artykule, możesz ułożyć kolejny plan projektu. Jeśli wcześniej planowałeś projekt, prawdopodobnie możesz go znacznie ulepszyć, zwracając uwagę na dziewięć obszarów.

Project Management Institute nazywa te dziewięć obszarów wiedzy w zarządzaniu projektami. Ale zachęcam do prostoty. W zarządzaniu projektami zdrowy rozsądek jest dużo ważniejszy niż wiedza. Poświęć trochę czasu na przemyślenie tych dziewięciu obszarów, które będą wymagały zarządzania, a to, co wymyślisz, będzie świetne.

Oczywiście niektóre plany projektów są znacznie łatwiejsze niż inne. Wyjątkowość projektu jest kluczowym czynnikiem: im bardziej rutynowy jest projekt, tym łatwiej jest go zaplanować. Oczywiście rozmiar, złożoność i presja na redukcję kosztów lub szybką dostawę również wymagają planowania. Jeśli potrzebujesz więcej pomocy, możesz zajrzeć do mojej książki Project Management Made Easy lub zapoznać się z zasobami dostępnymi w PMI.

Używaj planu projektu każdego dnia

Największą przyczyną niepowodzenia projektu jest brak dobrego planu. Gratulacje! Masz już ten problem. Teraz jesteście gotowi popełnić drugi największy błąd, którym jest wyrzucenie planu do szuflady, zabranie się do pracy i niezbyt dobre wykorzystanie wykonanej pracy.

Kiedy jedziesz w miejsce, w którym nigdy wcześniej nie byłeś, ustawiasz GPS w samochodzie, a następnie go ignorujesz i po prostu jedziesz, aż całkowicie się zgubisz. Oczywiście nie!

Ale to jest to, do czego robi zbyt wielu kierowników projektów. Korzystanie z planu projektu każdego dnia i każdego tygodnia jest jak słuchanie GPS. Każdego dnia niech twój plan mówi ci:

• co robić dzisiaj
• co zrobic nastepnie
• co powiedzieć swojemu zespołowi
• kiedy skontaktować się z klientem i co powiedzieć
• na jakie zagrożenia należy uważać i im zapobiegać lub którymi należy zarządzać

Co tydzień sprawdzaj wykonaną pracę w stosunku do planu i rozwiązuj wszelkie pojawiające się problemy. Jeśli po prostu prześledzisz czas i koszty w porównaniu z wynikami, po prostu odkryjesz, że jesteś spóźniony i przekroczyłeś budżet. Ale jeśli będziesz obserwować również sześć czynników procesu, wykryjesz problemy, zanim zrujnują Twój budżet, spowodują duże opóźnienia i pogłębią Twój projekt. Mając dobry plan, jesteś na najlepszej drodze do sukcesu.