Jak stworzyć własny szablon faktury

Szablon faktury

Eric Cramer

Moja żona zdecydowała, że ​​chce zostać w domu po urodzeniu naszego drugiego syna, dlatego zdecydowaliśmy się założyć firmę domową, która specjalizuje się w zaproszeniach klientów. Jednym z wyzwań związanych z rozpoczęciem działalności gospodarczej są wszystkie koszty związane z rozpoczęciem działalności. Jedynym miejscem, w którym możesz zaoszczędzić pieniądze, jest tworzenie własnych faktur w programie Microsoft Excel, ponieważ oprogramowanie rozliczeniowe może być bardzo drogie. Wiele szablonów faktur jest dostępnych do pobrania online; jednak są one bardzo proste i wymagają więcej naciśnięć klawiszy, aby wypełnić każdą fakturę. Ponadto po wypełnieniu każdej faktury będziesz musiał ręcznie usunąć wszystkie dane, aby ponownie z nich skorzystać. To jest powód, dla którego lubię tworzyć własne szablony, aby były bardziej wydajne i użyteczne.Dodaj kilka dodatkowych zakładek, a możesz zmniejszyć część wprowadzania danych i dodać makro, które automatycznie usuwa szablon faktury, aby był gotowy, gdy będziesz go potrzebować następnym razem. Innym powodem, dla którego tworzenie własnego szablonu ma sens, jest to, że można go łatwiej dostosować do tego, co chcesz.

Jak zrobić szablon faktury

Otwórz nowy skoroszyt w programie Excel. Zapisz go jako skoroszyt z włączoną obsługą makr. Wstaw dodatkowe cztery zakładki do skoroszytu, aby mieć łącznie siedem. Sześć zakładek po prawej stronie będzie zawierać dane, które zostaną przeciągnięte do karty głównej.

Zrzut ekranu karty Control

Eric Cramer

Zakładka Control

Zakładka „Sterowanie” będzie zawierać wszystkie łącza komórek z pól rozwijanych, które kontrolują, co jest wyświetlane w każdym z nich.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy skrajną prawą kartę i zmień jej nazwę na „Control” i naciśnij Enter.
• W komórce A1 oznacz arkusz jako „Karta kontrolna”.
• W komórce A4 wpisz „Wysyłka na ten sam adres”.
• W komórce A6 wpisz „Nazwa klienta”.
• W komórce A8 wpisz „Sprzedawca”.
• W komórce A10 wpisz „Metoda wysyłki”.
• W komórce A12 wpisz „Warunki sprzedaży”.
• W komórce A14 wpisz „Termin”.
• W komórce A16 wpisz „Kod podatku od sprzedaży”.
• W komórkach B4, B6, B8, B10, B12, B14 i B16, umieść wokół każdego z nich pogrubioną czcionkę i cieniuj na jasnozielono, aby zaznaczyć, że te pola będą sterowane automatycznie.

Zrzut ekranu karty Konfiguracja podatku od sprzedaży

Eric Cramer

Karta Ustawienia podatku od sprzedaży

Karta „Konfiguracja podatku od sprzedaży” to świetny sposób na skonfigurowanie wszystkich kodów podatku, których będziesz potrzebować podczas tworzenia faktury dla klienta. W przypadku Design Studio Creations mamy tylko jedną lokalizację, a większość naszej sprzedaży znajduje się w Illinois, więc musimy ustawić tylko jeden kod podatkowy. Wiele firm będzie musiało skonfigurować wiele kodów podatkowych. Na tej karcie skonfigurowałem wszystkie 50 stanów i 1 lokalny kod podatkowy. Jednak zaliczyłem wszystkie stawki podatkowe; nie używaj żadnych wprowadzonych przeze mnie stawek. Skontaktuj się ze stanowym departamentem dochodów, aby dowiedzieć się, jaka powinna być właściwa stawka podatku od sprzedaży.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy następną kartę, zmień jej nazwę na „Ustawienia podatku od sprzedaży” i naciśnij Enter.
• W komórce A1 oznacz arkusz jako „Tabela stawek podatku od sprzedaży”.
• W komórce A4 wpisz „Nie”. To tylko symbol zastępczy w tabeli, który daje nam możliwość korzystania z funkcji Vlookup i pobierania danych do głównej karty.
• W komórce B4 wprowadź „Kod stanu”.
• W komórce C4 wpisz „Rate”.
• W komórce A5 wpisz „1” i pozostaw resztę wiersza pustą.
• W komórce A6 wprowadź „2”. Zaznacz A5: A6, kliknij i pociągnij w dół małe okienko po prawej stronie podświetlonego obszaru, aby poprawnie ponumerować kolumnę. Musisz tylko zejść w dół o tyle wierszy, ile będziesz mieć kodów podatku od sprzedaży. Radziłbym przejść o jeden lub dwa wiersze dalej na wypadek, gdybyś musiał dodać więcej kodów. Lepiej jest wstawić tuż nad ostatnim wierszem, a następnie dodać nowy wiersz na samym dole, aby zachować prawidłowe formuły na innych kartach.
• Rozpoczynając od B5 i C5, wprowadź odpowiednio nazwę kodową podatku i stawkę.
• Podświetl A4: C5 i zmień kolor tła na ciemny kolor. Zmień również kolor tekstu na biały lub inny jasny kolor. Powodem, dla którego pokolorowałem wiersz 5, jest przypomnienie, abyś nie wprowadzał niczego w tym wierszu.
• Zaznacz pole od A6 do kolumny C w ostatnim wierszu tabeli podatkowej i odcień go na jasny kolor. Wybieram jasnożółty, aby przypomnieć mi, że jest to obszar, w którym dane należy wprowadzić ręcznie. Pamiętaj, aby zacienić kilka dodatkowych rzędów na dole, aby umożliwić przyszły wzrost.
• Umieść również pogrubioną ramkę wokół całego obszaru.
• Zmień formatowanie w kolumnie C na procent z dwoma miejscami po przecinku. Jeśli nie masz pewności, jak to zrobić, kliknij przycisk „%” w menu „Strona główna” programu Excel i kliknij przycisk dziesiętny ze strzałką skierowaną w lewo dwukrotnie.

Zrzut ekranu karty Warunki sprzedaży

Eric Cramer

Karta Warunki sprzedaży

Zakładka „Warunki sprzedaży” to miejsce na zdefiniowanie warunków fakturowania. Firmy, które decydują się na oferowanie kredytów swoim klientom, zazwyczaj oferują im 30-dniowe terminy netto. Niektóre firmy oferują zniżki, jeśli zapłacisz w ciągu 10 dni w wysokości 1-2 procent. Firmy produkcyjne wielokrotnie będą miały terminy 45-60 dni od daty wystawienia faktury. Jeśli możesz skłonić wszystkich swoich klientów do zapłacenia z góry, jest to najlepszy sposób, jednak często jest to po prostu niepraktyczne. W naszej branży zaproszeń ślubnych moja żona i ja wymagamy 50% zaliczki, gdy podpisujesz z nami umowę, a pozostała kwota jest należna po odebraniu zamówienia. Jest to również świetne miejsce na wpisanie kodów rabatowych, jeśli planujesz zaoferować klientom zniżkę, jeśli ich zamówienie spełnia określone wymagania.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy następną kartę i zmień jej nazwę na „Warunki sprzedaży”.
• W komórce A1 wprowadź „Warunki sprzedaży” jako tytuł arkusza.
• W komórce A4 wpisz „Nie”. Jest to ten sam typ kolumny, co na karcie „Ustawienia podatku od sprzedaży”.
• W komórce B4 wprowadź „Opis warunków sprzedaży”.
• W komórce C4 wpisz „Kiedy termin”.
• W komórce D4 wpisz „Rabat”.
• W komórce A5 wpisz „1” i pozostaw resztę wiersza pustą.
• W komórce A6 wprowadź „2”. Podświetl A5: A6 i pociągnij w dół małe pudełko po prawej stronie podświetlonego obszaru. Zostaw kilka dodatkowych wierszy do przyszłej rozbudowy.
• Wprowadź wszystkie informacje o terminach klienta, których planujesz użyć. Zobacz zdjęcie mojego arkusza kalkulacyjnego po prawej stronie, aby zobaczyć, jakich terminów użyłem.
• Podświetl A4: D5 i pokoloruj tło na ciemny kolor. Zmień kolor czcionki na jaśniejszy, na przykład biały. Zmień format w komórkach A4: D4 na format środkowy.
• Podświetl A6 w prawym dolnym rogu stołu i zmień tło na jaśniejszy kolor. Użyj cienkiej ramki wokół każdej kolumny, aby uatrakcyjnić tabelę.
• Zmień format w kolumnie D na procent z dwoma miejscami po przecinku, powtarzając te same kroki, co na karcie „Konfiguracja podatku od sprzedaży”.

Zrzut ekranu karty Metody wysyłki

Eric Cramer

Zakładka Sposób wysyłki

Karta „Sposób dostawy” może, ale nie musi być odpowiednia dla Twojej firmy. Większość naszych klientów odbiera zaproszenia w naszej siedzibie; jednak wysyłamy kilka zamówień rocznie. W miarę rozwoju naszej firmy zamierzamy zmienić ten trend i stać się bardziej powszechnym. Jeśli wiesz, jakie będą koszty wysyłki, możesz je skonfigurować na tej karcie i pobrać te informacje do karty głównej. Wszystko, co musisz zrobić, to dodać kolumnę z kosztami wysyłki, która może wymagać wielu kodów dla FedEx, UPS, USPS itp. Musisz również dodać kolumnę po lewej stronie opisu metody wysyłki z liczącymi się liczbami z boku. Następnie użyj Vlookup na głównej karcie, która sprawdza metodę wysyłki i automatycznie dodaje sumę do faktury.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy następną kartę i zmień jej nazwę na „Metody wysyłki”.
• W komórce A1 wpisz „Tabela metod wysyłki”.
• W komórce A4 wprowadź „Metody wysyłki”.
• Zaczynając od komórki A6, wprowadź wszystkie metody wysyłki, które chcesz skonfigurować. Zostaw kilka dodatkowych rzędów na dole do przyszłej rozbudowy.
• Zmień kolor tła i czcionki w komórkach A5: A6 na ciemniejszy kolor z jaśniejszą czcionką.
• Podświetl od A6 w dół i zmień kolor tła na jaśniejszy kolor.
• Podświetl cały stół i dodaj do niego cienką ramkę.

Tabela alternatywnych metod wysyłki

Jeśli zdecydujesz się z tego skorzystać, dodaj nagłówek „Koszt” w polu B4 i podaj koszty. Następnie użyj Vlookup opartego na numerze kontrolnym (B10) na karcie „Kontrola”, wyszukaj koszt i przeciągnij go na kartę faktury.

Numer kontrolny	Sposób wysyłki	Koszt
1	Klient. Odebrać	Wolny
2	USPS	5.25
3	FedEx	7,50
4	UPS	7.75
5	Dostawa	8.00

Zrzut ekranu karty Lista sprzedawców

Eric Cramer

Zakładka Sprzedawca

Karta „Sprzedawca” to lista wszystkich sprzedawców. Umieszczanie tego na wszystkich fakturach to świetna rzecz, aby wiedzieć, kto ją utworzył, jeśli w przyszłości pojawią się jakieś pytania. Jest to opcjonalna karta, szczególnie dla naprawdę małych firm, które nie mają żadnych pracowników, ale jest dobrym miejscem na rozwój w przyszłości.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy następną kartę i zmień jej nazwę na „Sprzedawca”.
• W komórce A1 wpisz „Lista sprzedawców”.
• W komórce A4 wprowadź „Nazwisko sprzedawcy”.
• Zaczynając od komórki A6, wprowadź nazwiska wszystkich sprzedawców do listy.
• Takie samo formatowanie jak w przypadku innych kart, ciemniejszy nagłówek z jasnym tekstem i jasny obszar, w którym mają zostać wprowadzone dane.

Zrzut ekranu karty Konfiguracja klienta

Eric Cramer

Karta Konfiguracja klienta

Zakładka „Konfiguracja klienta” to świetny pomysł dla firm, które mają stałych klientów, ponieważ wszystkie ich dane adresowe będą przechowywane na tej karcie. Na głównej karcie pojawi się rozwijane okno, które pozwala wybrać nazwę klienta, a wszystko inne zostanie automatycznie wypełnione. Będziesz mógł zaznaczyć lub odznaczyć pole, jeśli adres wysyłki jest taki sam, jak adres klienta.

• Kliknij prawym przyciskiem myszy następną kartę i zmień jej nazwę na „Konfiguracja klienta”.
• W komórce A1 wprowadź „Tabela konfiguracji klienta”.
• W komórce A4 wpisz „Nie”.
• W komórce B4 wprowadź „Nazwa klienta”.
• W komórce C4 wpisz „Adres”.
• W komórce D4 wprowadź „Adres 1”.
• W komórce E4 wprowadź „Miasto”.
• W komórce F4 wprowadź „Stan”.
• W komórce G4 wpisz „Zip”.
• W komórce H4 wprowadź „Telefon”.
• Zmień szerokość kolumny I na.5.
• W komórce J4 wpisz „Adres”.
• W komórce K4 wprowadź „Adres 1”.
• W komórce L4 wprowadź „Miasto”.
• W komórce M4 wprowadź „Stan”.
• W komórce N4 wpisz „Zip”.
• W komórce O4 wprowadź „Telefon”.
• Podświetl C3: H3 i kliknij przycisk scalania komórek. Wprowadź „Informacje o kliencie”.
• Podświetl J3: O3 i kliknij przycisk scalania komórek. Wpisz „Wyślij do”.
• Podświetl A3: H3 i zmień tło na ciemnoczerwone, a kolor tekstu na biały. Podobnie, zaznacz J3: O3 i zmień tło na ciemnoniebieskie, a kolor tekstu na biały.
• W komórce A5 wprowadź „1”.
• W komórce A6 wprowadź „2”.
• Podświetl A5: A6 i pociągnij małe pudełko po prawej stronie wybranego obszaru i pociągnij w dół kilka rzędów. Decyduję się zejść do wiersza 40, ale w miarę upływu czasu będziesz musiał dodawać kolejne. Pamiętaj, aby zostawić kilka dodatkowych rzędów na dole, aby wstawienie kolejnych rzędów było szybkie.
• Zacieniuj wszystkie liczby, które właśnie wyciągnąłeś, na ciemnoczerwony z białym kolorem czcionki.
• Zablokuj B5: O5, aby nie wprowadzać danych z tego miejsca.
• Począwszy od A6, wprowadź wszystkie posiadane informacje o kliencie. Jeśli nie masz informacji o wysyłce, pozostaw tę sekcję pustą. W komórce C6 dobrze jest umieścić „Zablokuj okienko”, aby zablokować nagłówki kolumn i wierszy, aby były widoczne przez cały czas.

Zrzut ekranu zakładki Faktura

Eric Cramer

Zakładka Faktura

Wreszcie dotarliśmy do zakładki Faktura. Pozostało nam tylko ułożyć fakturę tak, jak chcemy i dodać kilka rozwijanych menu i odnośników. To, jak chcesz, aby wyglądała Twoja faktura, zależy od Ciebie, można ją w pełni dostosować.

• Zmień nazwę ostatniej karty na „Faktura”.
• Podświetl komórki A1: J46 i zmień kolor tła na biały. Dodaj cienką ramkę dookoła całego podświetlonego obszaru.
• W komórce F1 wpisz „Faktura nr:” i siedem razy naciśnij przycisk „Zwiększ wcięcie” w menu „Strona główna” programu Excel. Zmień rozmiar czcionki na 20 i sformatuj ją jako pogrubioną. Zmieniłem czcionkę na „Bookman Old”, ale to zależy wyłącznie od Ciebie.
• W komórce I1 wprowadź swój początkowy numer faktury. Za każdym razem, gdy wystawiasz fakturę, będziesz musiał zmienić numer faktury. Kolejną przydatną zakładką, którą możesz chcieć dodać, jest rejestr faktur, w którym możesz śledzić wszystkie swoje faktury.
• W komórce I2 wprowadź następującą formułę: = dzisiaj (), która pokaże aktualną datę.
• Jeśli chcesz wstawić logo swojej firmy na fakturze, przejdź do menu „Wstaw” programu Excel i kliknij przycisk ze zdjęciem. Spowoduje to wyświetlenie okna umożliwiającego przeglądanie w celu wybrania obrazu logo. Przeciągnij obraz tak, aby znajdował się pośrodku między datą a dolną częścią wiersza 11.
• W komórce B4 zmień format na pogrubiony, a następnie wprowadź nazwę firmy. Wpisz swój adres, miasto, stan, kod pocztowy, numer telefonu, adres e-mail i witrynę internetową w wierszach pod nazwą firmy. Połącz miasto, stan i kod pocztowy w jednym rzędzie.
• Podświetl komórki A1: J11 i zmień tło na dowolny kolor. W razie potrzeby zmień kolor czcionki. Dodaj również cienką ramkę wokół tej sekcji.
• Podświetl kolumnę A i zmień szerokość kolumny na 2,5.
• Podświetl kolumny B i C i zmień ich szerokość na 8.5.
• Podświetl kolumnę D i zmień szerokość kolumny na 12.
• Podświetl kolumnę E i zmień szerokość kolumny na 16.
• Podświetl kolumnę F i zmień szerokość kolumny na 9,5.
• Podświetl kolumnę G i zmień szerokość kolumny na 12.15.
• Podświetl kolumnę H i zmień szerokość kolumny na 9.
• Podświetl kolumnę I i zmień szerokość kolumny na 15.
• Podświetl kolumnę J i zmień szerokość kolumny na 2,5.
• W komórce B13 zmień format na pogrubiony i wpisz „Do:”
• Aby zakończyć następny krok, kliknij ikonę Microsoft Office i wybierz „Opcje programu Excel” u dołu menu. Pojawi się okno dialogowe, pod nagłówkiem „Najważniejsze opcje pracy z programem Excel”, zaznacz pole „Pokaż kartę programisty na Wstążce”. Teraz kliknij kartę programisty. Kliknij strzałkę w dół na ikonie folderu z narzędziami leżącymi w poprzek. Kliknij przycisk „Wstaw kontrolki”, wybierz ikonę pola kombi, która jest drugą ikoną od lewej. Narysuj pole kombi w komórce B14. Ustaw ten sam rozmiar co wiersz i rozciągnij go, aby znalazł się w części kolumny D. Kliknij prawym przyciskiem myszy pole kombi i wybierz „Kontrola formatu”, co spowoduje wyświetlenie okna dialogowego. Aby wyświetlić zakres wejściowy, przejdź do zakładki „Customer Setup” i podświetl B5 aż do końca listy. W polu łącza do komórki przejdź do zakładki „Sterowanie” i kliknij B6.Zawsze zaznaczam pole 3D, ponieważ wygląda czysto i klikam OK.
• W komórce B15 wprowadź następującą formułę:

• W komórce B16 wprowadź następującą formułę:

• W komórce B17 wprowadź następującą formułę:

• W komórce F13 zmień format komórki na pogrubioną i wpisz „Wyślij do:”
• Na karcie „Deweloper” programu Excel kliknij ikonę „Wstaw elementy sterujące” i kliknij pole wyboru. Narysuj go w komórce F12. Zmień opis na „Wyślij do tego samego”. Teraz musimy połączyć pole wyboru z zakładką „Sterowanie”, więc kliknij prawym przyciskiem myszy pole wyboru i wybierz „Kontrola formatu”. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego, które szuka „Łącza komórki”, czyli komórki B4 na karcie „Sterowanie”. Kliknij pole wyboru 3-W i kliknij OK.
• W komórce F14 wprowadź następującą formułę:

• W komórce F15 wprowadź następującą formułę:

• W komórce F16 wprowadź następującą formułę:

• W komórce F17 wprowadź następującą formułę:

• Podświetl B19: C19 i kliknij przycisk „Scal i wyśrodkuj” na karcie „Strona główna” programu Excel. Wpisz „Sprzedawca” do komórki.
• W komórce D19 wprowadź „Metoda wysyłki”.
• W komórce E19 wprowadź „Numer PO klienta”.
• Podświetl F19: G19 i kliknij przycisk „Merge & Center” na karcie „Home” programu Excel. Wprowadź „Warunki płatności” w komórce.
• Podświetl H19: I19 i kliknij przycisk „Merge & Center” na karcie „Home” programu Excel. Wpisz „Termin” w komórce.
• Podświetl B19: I19 i zmień kolor tła na ciemny kolor, a kolor czcionki na jaśniejszy. Dodaj białą cienką ramkę wokół każdej z komórek.
• Podświetl B20: I20 i zmień kolor tła na jaśniejszy.
• W B20 wstaw pole rozwijane i rozciągnij je, aby pasowało do nagłówka powyżej. Kliknij prawym przyciskiem myszy listę rozwijaną i wybierz z menu opcję „Kontrola formatu”. „Zakres wejściowy” to A5 do końca listy na karcie „Sprzedawca”. „Łącze komórkowe” to komórka B8 na karcie „Sterowanie”. Zaznacz pole 3-W i kliknij OK.
• W D20 wstaw kolejne rozwijane pole. „Zakres wejściowy” powinien wynosić od A5 do końca listy na karcie „Metody wysyłki”. „Łącze komórkowe” to komórka B10 na karcie „Kontrola”. Zaznacz pole 3-W i kliknij OK.
• W F20 wstaw kolejne rozwijane pole. „Zakres wejściowy” powinien znajdować się od B5 do końca listy na karcie „Warunki sprzedaży”. „Łącze komórkowe” to komórka B12 na karcie „Kontrola”. Zaznacz pole 3-W i kliknij OK.
• W komórce H20 wprowadź następującą formułę:

• Spowoduje to automatyczne obliczenie terminu płatności na podstawie warunków sprzedaży. Zmień kolor tła tak, aby był taki sam, jak u góry faktury.

• W komórce B22 wprowadź „Ilość”.
• W komórce C22 wprowadź „Nr pozycji”.
• Podświetl D22: G22 i połącz komórki w jedną. Wprowadź „Opis” do komórki.
• W komórce H22 wprowadź „Cena jednostkowa”.
• W komórce I22 wprowadź „Line Total”.
• Podświetl komórki B22: I22 i zmień kolor tła na ciemny kolor, a kolor czcionki na jaśniejszy. Dodaj też białą cienką ramkę wokół każdej komórki. Zmień format na pogrubiony.
• Podświetl komórki D23: G23 i połącz je ze sobą. Skopiuj komórkę i skopiuj ją do komórki D38.
• W komórce I23 wprowadź następującą formułę i skopiuj ją do I38: = H23 * B23
• Podświetl B23: H38 i zmień kolor tła na jaśniejszy. Dodaj też cienką ramkę wokół każdej komórki.
• Podświetl I23: I38 i zmień kolor tła na jasny, ale inny od powyższego. Dodaj też cienką ramkę wokół każdej komórki. Zmień format komórki na walutę.
• Podświetl G39: H39, połącz komórki razem i zmień format na pogrubiony. Ponadto zmień wyrównanie komórek na wyrównane do prawej. Zmień tło komórki, aby pasowało do koloru użytego do cieniowania I23: I38. Skopiuj tę komórkę aż do G44.
• W komórce G39 wprowadź „Suma częściowa”.
• W komórce G40 wprowadź „Rabat”.
• W komórce G41 wprowadź „Suma do opodatkowania”.
• W komórce G42 wprowadź „Podatek od sprzedaży”. Dodaj pole rozwijane po lewej stronie komórki, w której „Zakres wejściowy” B5 znajduje się na samym dole listy na karcie „Ustawienia podatku od sprzedaży”. W zakładce „Sterowanie” należy ustawić „Łącze komórkowe” na B16.
• W komórce G43 wprowadź „Wysyłka / Fracht”.
• W komórce G44 wprowadź „Total Due”.
• Wprowadź następującą formułę do komórki I39: = Suma (I23: I38)
• Wprowadź następującą formułę do komórki I40:

• Spowoduje to sprawdzenie na karcie „Warunki sprzedaży”, pobranie kwoty rabatu, jeśli taki istnieje, i pomnożenie go przez „Suma częściowa”.

• Wprowadź następującą formułę do komórki I41, aby określić sumę podlegającą opodatkowaniu: = SUMA (I39: I39)
• Wprowadź następującą formułę do komórki I42, która pobierze odpowiednią stawkę podatku od sprzedaży i poda kwotę w dolarach:

• Cell I43 to komórka wymagająca ręcznego wprowadzenia danych. Zmień kolor tej komórki na taki sam, jaki został użyty w głównej części szczegółów informacji.
• Wprowadź następującą formułę w komórce I44, aby określić łączną należną kwotę: = SUMA (I41: I43)
• Podświetl I39: I42 i zmień kolor tła, aby pasował do tego, co użyłeś powyżej do określenia sumy linii. Ponadto zmień komórkę I44 na ten sam kolor.
• Podświetl I39: I44 i dodaj cienką ramkę wokół każdej komórki i zmień format na walutę z dwoma miejscami po przecinku.
• Podświetl A1: J46 i ustaw obszar drukowania. Upewnij się, że faktura zostanie wydrukowana na jednej stronie.

Kończenie prac nad szablonem faktury

Zdecydowanie sugeruję dodanie makra, aby wyczyścić zakładkę „Faktura”, tak aby była gotowa do użycia następnym razem, gdy będziesz jej potrzebować. Na karcie „Deweloper” programu Excel kliknij przycisk „Utwórz makro”, a otworzy się okno dialogowe. Nazwij makro „ClearInvoice” i kliknij OK. Kliknij zakładkę „Kontrola” i wpisz „Fałsz” w komórce B4. W komórkach B6, B8, B10, B12 i B16 wprowadź „1” w każdej komórce. Spowoduje to zresetowanie pól rozwijanych, tak aby były puste. Wróć do „Faktury” iw komórce E20 naciśnij klawisz „Usuń”. Podświetl B23: H38 i naciśnij klawisz „Usuń”. Kliknij komórkę I43 i naciśnij klawisz „Usuń”. Na koniec kliknij komórkę N1 i naciśnij przycisk zatrzymania makra. Na karcie „Deweloper” w programie Excel dodaj przycisk, klikając przycisk „Wstaw elementy sterujące”. Przypisz do niego swoje makro i zmień nazwę na przycisku na „Wyczyść fakturę”.

Konfigurowanie szablonu faktury

Po przejściu przez wszystkie zakładki i dodaniu niezbędnych danych nadszedł czas na uzupełnienie informacji o firmie w górnej części karty „Faktura”. Dodaj swoje logo, wstawiając zdjęcie i przeciągając je w prawy górny róg faktury, gdzie znajduje się symbol zastępczy. Przypisz do faktury numer początkowy i formularz jest gotowy do użycia.

Zrzut ekranu ukończonej faktury

Eric Cramer

Jak napisać fakturę

Tworzenie faktury jest proste dzięki nowemu szablonowi faktury. Wybierz klienta z listy rozwijanej. Jeśli klient wymaga konfiguracji, przejdź do zakładki „Konfiguracja klienta” i wprowadź tam swoje dane. Zaznacz pole „Wyślij pod ten sam”, jeśli adres wysyłki klienta jest taki sam, jak jego adres rozliczeniowy. Wybierz odpowiedniego sprzedawcę, metodę wysyłki, wprowadź numer zamówienia klienta i wybierz warunki płatności. Następnie wprowadź szczegółowe informacje o tym, za co rozliczasz klienta. Wybierz odpowiedni kod podatku i wprowadź koszt frachtu, który ma zostać obciążony klientem. Proponuję wydrukować dwie kopie podczas tworzenia faktury, jedną dla klienta, a drugą do przechowywania. Warto również rozpocząć rejestrowanie faktur, aby śledzić ostatnio używany numer faktury.Dzięki temu obliczanie sprzedaży na koniec każdego miesiąca będzie znacznie prostsze.

Podczas pracy w programie Excel pamiętaj, że odrobina konfiguracji w interfejsie użytkownika może zaoszczędzić dużo czasu i kłopotów z tyłu. Możesz dodać więcej do tego szablonu lub uprościć ten szablon, jednak chcesz.