Jak efektywniej zarządzać pocztą e-mail w pracy

Czy nie byłoby miło, gdyby Twoja skrzynka odbiorcza mogła wyglądać jak stos papieru po prawej, a nie ten po lewej? Oto jak rozpocząć sortowanie wiadomości e-mail.

Jak efektywnie obsługiwać pocztę elektroniczną w pracy

Czy czujesz, że w pracy dostajesz zbyt dużo e-maili? Czy przewracasz oczami i wzdychasz, otwierając konto e-mail i znajdując setki wiadomości czekających na otwarcie, zeskanowanie, usunięcie lub zajęcie się?

Czasami wydaje się, że zajmowanie się zadaniami e-mailowymi zajmuje więcej czasu niż wykonanie jakiejkolwiek pracy. Poczta e-mail nie miała sprawiać, że nasze dni robocze były bardziej zajęte. Poczta e-mail została opracowana jako sposób na przyspieszenie dostarczania ważnych wiadomości i ograniczenie marnotrawstwa papieru. Ale rzeczywistość jest taka, że technologia poczty e-mail nie jest panaceum na poprawę efektywności komunikacji biznesowej. Czemu? Ponieważ, podobnie jak wszystkie technologie, poczta e-mail jest całkowicie zależna od tego, w jaki sposób z niej korzystasz, aby spełnić Twoje potrzeby. Porzekadło „śmieci przychodzą, wyrzucają śmieci” odnosi się do tego, jak używasz (lub nadużywasz) swoich służbowych kont e-mail.

W swojej książce Managing Your E-mail: Thinking Outside the Inbox ekspert ds. Komunikacji Christina Cavanagh zawiera wskazówki, jak:

Skutecznie kontroluj i filtruj to, co trafia do Twojej skrzynki odbiorczej

Identyfikuj i zarządzaj banalnymi wiadomościami o niskiej wartości, które powodują bałagan w Twojej skrzynce odbiorczej

Zrozum i zarządzaj problemami powodowanymi przez grupowe wysyłanie e-maili i listy dystrybucyjne

Książka zawiera również przydatne wskazówki i sugestie, jak uniknąć problemów prawnych wynikających z niewłaściwego korzystania z poczty elektronicznej w miejscu pracy. Oto kilka prostych przypomnień, które pomogą Ci uniknąć typowych błędów związanych z pocztą e-mail.

1. Zawsze pamiętaj, że e-maile są trwałym zapisem.

Nie ma czegoś takiego jak usunięta poczta elektroniczna. Mimo że wiadomość e-mail może wyglądać na usuniętą z systemu, nie masz możliwości dowiedzenia się, czy wiadomość została usunięta przez odbiorcę. W rzeczywistości po wysłaniu wiadomości e-mail nie ma możliwości dowiedzenia się, co się z nią stanie. Można go przesłać dalej, skopiować lub zapisać jako zrzut ekranu. Używaj służbowego adresu e-mail tylko do profesjonalnych i legalnych wiadomości. Zawsze unikaj umieszczania w swoich e-mailach związanych z pracą informacji, których nie chciałbyś, aby Twój przełożony był publicznie znany lub analizowany.

2. Nigdy nie zostawiaj swojego e-maila bez opieki.

Zawsze chroń swoje konto e-mail hasłami i upewnij się, że programy pocztowe nie pozostają otwarte na laptopie lub komputerze stacjonarnym. Cavanagh zauważa, że jeśli ktoś inny uzyska dostęp do Twojego konta e-mail w celu wysłania obraźliwych, potencjalnie nielegalnych lub szkodliwych informacji w Twoim imieniu, może być bardzo trudno udowodnić, że nie jesteś autorem tej wiadomości.

3. Przejrzyste zasady organizacji dotyczące używania, przechowywania i monitorowania poczty e-mail w miejscu pracy.

Użyj banerów na końcu wiadomości e-mail, aby powiadomić użytkowników (zarówno nadawców, jak i odbiorców) o ich prawach i obowiązkach związanych z przesyłaniem wiadomości e-mail. Banery mogą służyć do powiadamiania użytkowników poczty e-mail, czy i w jaki sposób ich transmisje e-mail będą monitorowane. Fragment z Managing Your Email zawiera przykładowe sformułowanie banera powiadamiającego użytkowników rządowej sieci e-mail o ograniczeniach prywatności:

Następnym razem, gdy wyślesz lub otrzymasz wiadomość e-mail od korporacji lub organu rządowego, przyjrzyj się uważnie i zobacz, czy używają oni banera informacyjnego w swoich wiadomościach e-mail.

Czy ten darmowy e-book, który otrzymałeś za zapisanie się do e-biuletynu, naprawdę wart jest dodatkowego bałaganu w Twojej skrzynce odbiorczej?

4. Przestań zapisywać się na subskrypcje e-mail, których nigdy nie będziesz czytać.

Miałem kiedyś dodatkowe konto e-mail, które wyglądało dokładnie tak, jak to. Odkładałem radzenie sobie z e-mailami, więc po prostu piętrzyły się. Ostatecznie zdecydowałem się po prostu zamknąć całe konto. Skonfigurowałem go do czytania e-biuletynów, kanałów i innych bezpłatnych subskrypcji, ale po prostu nie miałem czasu na przeczytanie wszystkich bezpłatnych e-listów, na które się zapisałem.

5. Rzadziej korzystaj z poczty elektronicznej.

Kontrolowanie liczby generowanych e-maili pomaga kontrolować liczbę otrzymywanych e-maili.

Jeśli chcesz zmniejszyć ilość otrzymywanych wiadomości-śmieci i bezużytecznych informacji, pamiętaj o tym, ile e-maili wysyłasz do innych osób. Cavanagh zauważa, że to, co najbardziej kochamy w e-mailach, jest także tym, czego najbardziej w nim nienawidzimy. Mówi: „Uwielbiamy to, ponieważ możemy wysłać tę samą wiadomość do wielu ludzi za jednym naciśnięciem klawisza; nienawidzimy tego, ponieważ otrzymujemy zbyt wiele takich wiadomości”.

Od korzystania z funkcji „odpowiedz wszystkim” zamiast poświęcania czasu na wybranie odpowiednich odbiorców po przekazywanie „inspirujących lub zabawnych” łańcuszków - większość z nas stosuje złe praktyki e-mailowe, które spowalniają nas i naszych współpracowników. Spróbuj zastosować kilka dobrych nawyków związanych z pocztą e-mail, takich jak:

Niech wiadomości będą krótkie i na temat.

Aktualizuj swoje listy dystrybucyjne i usuwaj odbiorców wiadomości e-mail, którzy nie są już częścią działu lub aktywnie uczestniczą we współdzielonym projekcie.

Nie używaj list dystrybucyjnych swojej organizacji do promowania osobistych projektów lub kolejnej zbiórki pieniędzy Twojego dziecka. Udostępnij tego typu powiadomienia w stołówce lub na zwykłej tablicy.

Co myślisz? Jakie są Twoje największe problemy związane z zarządzaniem pocztą elektroniczną? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzach.

Przypomnienie: nie polegaj zbytnio na e-mailach!

Bez względu na to, jak skuteczny jesteś w zarządzaniu pocztą e-mail i zapobieganiu przejęciu przez nią codziennych obowiązków, czasem osobisty telefon jest najlepszym sposobem radzenia sobie z sytuacją. Ale jeśli myśl o podniesieniu słuchawki i rozmowie z prawdziwym człowiekiem sprawia, że jesteś zdenerwowany, zrelaksowany, jesteś w dobrym towarzystwie. Jest wiele osób, które wolą wysłać SMS-a lub e-mail niż rozmawiać przez telefon. Artykuł online w The Science of Us zawiera wskazówki i spostrzeżenia psychologów na temat tego, dlaczego niektórzy z nas boją się telefonować i co możemy zrobić, aby przezwyciężyć ten strach.

Psychologowie wyjaśniają niepokój związany z telefonem i wyjaśniają, jak sobie z tym poradzić

Dodatkowa wskazówka dotycząca e-maili : Jeśli jedną z rzeczy, która doprowadza Cię do szaleństwa w korzystaniu z poczty elektronicznej, jest fakt, że odpowiadanie na Twoje wiadomości trwa wiecznie, być może nadszedł czas, aby przyjrzeć się końcowi wiadomości. Czy kończysz swoją wiadomość e-mail konkretnym, wyraźnym wezwaniem do działania, czy może Twój podpis jest zbyt życzliwy?

Zamiast kończyć obszerną wiadomość: „Co myślisz o tym planie?” spróbuj zadać bardziej szczegółowe pytanie. Możesz spróbować zapytać: „Który z pięciu punktów, które wymieniłem, według Ciebie powinniśmy zastosować od razu?” Zadajesz konkretne pytanie odnoszące się do punktów, które przedstawiłeś w e-mailu i stwarzasz poczucie pilności, pytając, które elementy wymagają teraz największej uwagi.