Jak zorganizować zdezorganizowanego szefa

Są szefami z jakiegoś powodu (ale umiejętności organizacyjne to nie to)

Pomaganie szefowi w zorganizowaniu się poprawi jego wizerunek zawodowy. Pomóż im zrobić to bez popisywania się.

Maggie przez Flickr, CC-BY-SA 2.0, zmodyfikowane przez FlourishAnyway

Pomóż swojemu szefowi zebrać jego (lub jej) rzeczy razem

Jest szefem nie bez powodu, ale z pewnością nie są to jego umiejętności organizacyjne.

Czasami zaniedbuje kluczowe szczegóły. Jego biuro to góra zagubionych plików. Kiedy szef nie może znaleźć tego ważnego dokumentu, zbliżające się terminy mogą sprawić, że biuro będzie wyglądać jak szybkowar. Brzmi znajomo? Jeśli tak, pomóż swojemu szefowi zarządzać jego czasem i ustalać priorytety - cały czas pozwalając mu myśleć, że to jego pomysł.

Gdy twój szef stanie się bardziej zorganizowany, poprawi swój wizerunek zawodowy. Będzie również bardziej świadomy tego, co jest w jego harmonogramie i będzie lepiej władał swoim czasem. Z kolei pan może czerpać korzyści z pozostałych mniej stresu i większej efektywności.

Pomyśl o dodatkowym czasie i wysiłku potrzebnym do zorganizowania go jako inwestycji. Zarządzając, będziesz jednocześnie zarządzać własnym rozwojem kariery i profesjonalnym wizerunkiem.

Gotowy żeby zacząć?

Masz to!

Daj przykład. Najpierw sam zademonstruj solidne umiejętności organizacyjne.

StartUpStockPhotos via Pixabay, darmowa domena

Najpierw zbuduj zaufanie

Zanim spróbujesz cokolwiek naprawić, musisz zasłużyć na to prawo. Oznacza to budowanie fundamentów zaufania.

Daj przykład

Upewnij się, że sam wykazujesz się solidnymi umiejętnościami organizacyjnymi, dostosowując system, aby utrzymać się na dobrej drodze. Utrzymuj porządek w swoim miejscu pracy. Pokaż się na przygotowanych spotkaniach. Przestrzegaj wszystkich terminów. Ponadto wykazuj się pomysłowością, mając pod ręką najczęściej używane informacje (np. Kluczowe kontakty, często dostępne raporty).

Postaraj się zrozumieć

Kiedy zdobędziesz zaufanie szefa, także słuchaj, zwracając szczególną uwagę na wszelkie wyrażane uczucia. Zwróć uwagę na oznaki, że słabe umiejętności organizacyjne szefa powodują frustrację, konflikt, a nawet konsekwencje w organizacji. Przykłady obejmują nieprzekraczalne terminy lub spotkania, utracone dokumenty i komentarze innych osób.

Najpierw oceń sytuację, zanim wskoczysz na pomoc, a zwłaszcza unikaj przekazywania mu informacji zwrotnych, które mogą obrócić się przeciwko tobie. (Pamiętaj, że jesteś w trybie zbierania informacji.) Na jego szaleństwo może istnieć metoda, jakkolwiek nieskuteczna, którą musisz zrozumieć.

Poza tym, bez względu na to, jak irytuje cię jego niechlujstwo, nigdy nie wtrącaj się do nikogo, kto go skrzywdzi. Twoje wyrzuty sumienia mogą do niego wrócić, a takie krytyczne komentarze są niezgodne z Twoim zamiarem pomocy.

Budowanie opartego na zaufaniu partnerstwa jest kluczem do sukcesu

Wykaż się solidnymi umiejętnościami organizacyjnymi, przychodząc na przygotowane spotkania i utrzymując porządek w swoim miejscu pracy. Posłuchaj, z jakimi uczuciami lub konsekwencjami wiążą się słabe zdolności organizacyjne szefa.

rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0

Zapewnij wsparcie strategiczne

Upewnij się, że zarówno Twoja rola, jak i zachowanie wspierają najlepsze wyniki szefa, minimalizując czynniki rozpraszające i zwiększając jego wydajność.

Wyrównaj cele

Dowiedz się, jakie są cele twojego szefa i jak jest mierzony w firmie. Upewnij się, że Twoje cele dotyczące wyników są powiązane z jego celami. Jeśli zauważysz rozłączenie, powiedz mu, że chciałbyś uzyskać jasność co do tego, w jaki sposób Twoje cele mogą pełniej wspierać cele jego i organizacji.

Minimalizuj przerwy

Zapytaj go, w jaki sposób woli otrzymywać informacje, zarówno jeśli chodzi o jego kanał (np. Elektroniczny, osobiście, telefon), jak i preferencje czasowe. Niektórzy ludzie są „rannymi ludźmi” i lubią nurkować w ciągu dnia, podczas gdy inni powoli się rozgrzewają.

Zrozum także, w jaki sposób chce, aby mu przeszkadzano, i pomóż mu unikać tych, które są niepotrzebne. Badania wskazują, że pracownicy biurowi są przerywani średnio raz na trzy minuty. ¹ Biorąc pod uwagę, że powrót do pierwotnego zadania może zająć do 23 minut, nic dziwnego, że każdy może dokończyć to, co zaczął.

Zamiast wpadać i zadawać to szybkie pytanie - które często nie jest wcale takie szybkie, prawda? - wypróbuj tę technikę. Zbierz kilka mniej ważnych rzeczy, a następnie zarezerwuj 15 minut w kalendarzu szefa, aby zająć się nimi wszystkimi na jednym posiedzeniu. Po kilkukrotnym użyciu tej techniki wyjaśnij mu, że Twoim uzasadnieniem jest efektywność i minimalizacja zakłóceń. Omów, jak to działa dla was obojga. Może się okazać, że jest to świetny początek rozmowy na temat wydajności.

Uczyń dobrego szefa zorganizowanym

Komunikuj się zwięźle i pomóż przełożonemu uniknąć rozpraszania uwagi.

ernestoeslava przez Pixabay, bezpłatna domena

Sonda czytelnika

Komunikuj się jasno

Bądź zwięzły

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ The Wall Street Journal. „Rozpraszanie uwagi w miejscu pracy: oto dlaczego nie skończysz tego artykułu”. Ostatnia modyfikacja: 11 grudnia 2012 r.