Jak uporządkować swoją dokumentację finansową

Rok po roku żyłem w stresie związanym z chaotycznymi stosami papieru rozrzuconymi po całym domu. Tu i tam, przy wejściu, w kuchni i na moim biurku były małe stosy. Miałem system skrzynki odbiorczej / nadawczej, ale nie działał skutecznie. Rachunki się gubiły, oświadczenia rzadko trafiały do ​​ich akt i nigdy nie mogłem znaleźć tego, czego potrzebowałem, kiedy tego potrzebowałem. Najprościej mówiąc, moje finanse nie były odpowiednio zorganizowane.

Efektywne zarządzanie finansami wymaga systemu do śledzenia wszystkich rachunków, sprawozdań finansowych, polis ubezpieczeniowych i innych ważnych dokumentów. Nie wymaga zapisywania każdego skrawka papieru, paragonu czy rachunku, który przechodzi przez Twoje ręce. Poniżej znajduje się przewodnik, który pomoże Ci określić, czego musisz się trzymać, a co możesz zniszczyć. Gdy już poznasz te wymagania, możesz wyczyścić stare pliki i stosy dokumentów oraz skonfigurować system, który jest szybki i łatwy do codziennego nadążania.

Domowy system archiwizacji

Co należy złożyć? Co należy rzucić?

Większość z nas oszczędza zbyt dużo papierkowej roboty, co staje się ciężarem do zarządzania. Nie trzeba zapisywać każdego paragonu z bankomatu ani rachunku za kabel. Jak często potrzebujesz ich w celach informacyjnych? Wyrób sobie nawyk codziennego przeglądania całej poczty i pozbycia się wszystkiego, czego nie potrzebujesz. Nieustannie kontroluj przepływ papieru do domu, przez biuro lub ułożony na biurku.

Po ustanowieniu działającego systemu, utrzymanie go w porządku zajmie tylko kilka minut każdego dnia.

Oto krótkie spojrzenie na niektóre dokumenty finansowe, które musisz zachować i złożyć, oraz te, które możesz rzucić. Podczas „rzucania” pamiętaj, że rozdrabnianie i recykling to najbardziej odpowiedzialny sposób - dla ochrony Twojej tożsamości i naszej planety.

• Odcinki wypłaty: po sprawdzeniu odcinków wypłaty pod kątem dokładności nie są one potrzebne. Możesz zachować najnowszą, na wypadek gdybyś potrzebowała jej na dowód zatrudnienia przy ubieganiu się o pożyczkę.
• Wyciągi bankowe , anulowane czeki: zapisuj i archiwizuj wyciągi bankowe za pełne trzy lata podatkowe. Będą potrzebne, jeśli zostaniesz poddany audytowi i mogą służyć jako pokwitowanie potwierdzające zapłacone rachunki. Anulowane czeki należy przechowywać przez co najmniej rok. Gdy oświadczenia i kontrole nie są już istotne, spal je lub zniszcz.
• Rachunki za media : Nie ma potrzeby zapisywania rachunków za media przez miesiące lub lata. Po otrzymaniu rachunku sprawdź, czy ostatnia płatność została zaksięgowana, a następnie wyrzuć lub zniszcz stary rachunek. Zapisz tylko najbardziej aktualne.
• Wyciągi z karty kredytowej: Podobnie jak w przypadku rachunków za media, sprawdź, czy ostatnia płatność została zaksięgowana, i zachowaj tylko najbardziej aktualny wyciąg. Nie musisz zapychać plików wyciągami ze starych kart kredytowych, chyba że te karty zostały użyte do uzyskania kosztów uzyskania przychodów.
• Polisy ubezpieczeniowe i rachunki: zachowaj je na czas, gdy będą obowiązywać. Anulowane polisy i powiązane oświadczenia można podrzucić.
• Potwierdzenia wpłaty, pokwitowania z karty debetowej i pokwitowania z bankomatu: Zachowaj je tylko do otrzymania następnego wyciągu bankowego, abyś mógł je sprawdzić i zweryfikować kwoty. Jeśli nie stanowią one kosztu uzyskania przychodu i nie będą potrzebne jako dowód roszczenia gwarancyjnego, możesz je odrzucić.
• Dokumentacja dotycząca nieruchomości: Dokumentacja dotycząca nieruchomości musi być przechowywana przez cały okres posiadania. Jeśli istnieje szansa, że ​​dokumenty będą potrzebne do celów podatkowych, zachowaj je po przeniesieniu własności lub sprzedaży.
• Dokumentacja inwestycyjna: wszystkie dokumenty inwestycyjne i wyciągi bankowe związane z inwestycjami należy zachować. Jeśli Twoje wyciągi się kumulują, możesz zachować tylko najnowsze i zniszczyć nieaktualne dokumenty.

Poświęć trochę czasu na przejrzenie wszystkich dokumentów - w tym starych plików - aby usunąć wszystko, co nie jest już potrzebne. Dzięki temu uporządkowanie dokumentacji finansowej stanie się łatwiejsze i mniej zagracone. Ostatecznie będziesz mieć uporządkowany system archiwizacji, który pozwoli Ci znaleźć to, czego potrzebujesz w jednej chwili.

Bill Payer, zestaw do organizowania finansów w domu.

Skonfiguruj system archiwizacji

Należy wziąć pod uwagę kilka różnych rodzajów systemów archiwizacji. W zależności od potrzeb może być wymagane wszystko, od przenośnego pilnika akordeonowego po małą szafkę na akta. Po wyczyszczeniu wszystkich zbędnych dokumentów finansowych oceń, ile miejsca będziesz potrzebować do przechowywania pozostałych plików. Wybierz tylko trochę większy rozmiar niż obecnie potrzebujesz, więc nie musisz się później martwić o przejście na większy system i możesz szybko i łatwo składać dokumenty.

Używam prostego tradycyjnego systemu archiwizacji z zakładkami dla każdej kategorii (zobacz sekcję powyżej dotyczącą kategorii ogólnych). Dodatkowo mam osobne teczki do przechowywania ważnych dokumentów dla każdego z moich dzieci, rachunków medycznych i ubezpieczenia. Każda polisa ubezpieczeniowa i powiązane oświadczenie również mają swój własny plik.

Skonfiguruj stanowisko płacące rachunki. Może to być proste, małe pudełko do przechowywania zawierające wszystko, czego potrzebujesz do opłacenia rachunków, biurkowy organizer plików lub produkt do organizowania oparty na kalendarzu zaprojektowany specjalnie do tego zadania. Nawet jeśli większość rachunków płacisz online, nieuchronnie będziesz musiał płacić nieparzyste rachunki w „staromodny” sposób i będziesz potrzebować książeczki czekowej, znaczków itp. W dogodnym miejscu. Zamiast pojedynczego pliku „do zapłaty” używam systemu opartego na kalendarzu. Płacenie jak największej liczby rachunków online pomaga ograniczyć papier do minimum i mogę zaznaczyć w kalendarzu również te należne płatności.

Dokumenty, które powinny być przechowywane w sejfie

Aby być bezpiecznym, rozważ przechowywanie poniższych ważnych, często niezastąpionych dokumentów w wynajętym sejfie lub w ognioodpornym sejfie w domu.

• Akty urodzenia, zgonu i małżeństwa
• Dokumenty dotyczące ugody, opieki i rozwodu
• Dokumenty adopcyjne lub obywatelstwo
• Akty własności, tytuły do ​​pojazdów mechanicznych
• Akcje, amerykańskie obligacje oszczędnościowe
• Umowy dotyczące kredytów hipotecznych i gruntów lub wszelkie prawnie wiążące umowy
• Dokumenty wojskowe
• Patenty, prawa autorskie
• Lista wyposażenia domu, w tym zdjęcia i pokwitowania.

W razie wypadku

Czy jesteś jedyną osobą w Twojej rodzinie, która zajmuje się opłacaniem rachunków i dokumentacją finansową? Czy Twój współmałżonek lub inna ukochana osoba byłaby w stanie znaleźć potrzebne dokumenty podczas Twojej nieobecności?

Poświęć trochę czasu na utworzenie pliku „W nagłym wypadku”, który wyjaśnia Twój system, wyjaśnia, gdzie są przechowywane ważne informacje prawne i ubezpieczeniowe oraz instrukcje, jak znaleźć to, co może być potrzebne w nagłej sytuacji. Dołącz ważne numery telefonów, takie jak numer Twojego księgowego, prawnika i brokera inwestycyjnego. Oznacz plik wyraźnie, aby można go było łatwo znaleźć podczas Twojej nieobecności. Regularnie go aktualizuj.

Podejmij zobowiązanie

Kluczem do tego, aby jakikolwiek zbiór danych działał i dobrze zorganizował dokumentację finansową, jest zobowiązanie się do codziennego nadążania za nim. Po uruchomieniu systemu poświęć kilka minut każdego dnia na sortowanie poczty, archiwizowanie wyciągów i bycie na bieżąco z rachunkami.

Wkrótce wyrobisz sobie nawyk, który jest niezbędny dla długoterminowej kondycji finansowej i ograniczysz część stresu generowanego przez zarządzanie swoimi finansami.

Przydatne wideo o tym, jak zorganizować swoją dokumentację