Jak zachować porządek dzięki liście kontrolnej

W tym artykule opisano, jak korzystać z list kontrolnych, aby zachować porządek.

mohamed_hassan, CC0, przez PIxabay

Czy czujesz, że straciłeś kontrolę?

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że wychodziłeś z pracy z poczuciem, że nic nie osiągnąłeś?

Twoje biurko wygląda na bardziej zagracone niż przed przybyciem.
Twoja skrzynka odbiorcza osiągnęła maksimum w zeszłym tygodniu.
Karteczki samoprzylepne zakrywają ekran komputera.
Pod biurkiem nie ma miejsca na stopy.
I to poranne spotkanie w końcu zakończyło się godzinę temu.

Utrzymanie porządku to wyzwanie. Informacje bombardują nas ze wszystkich stron. Wiadomości tekstowe, media społecznościowe, e-maile, odpowiedzi z formularzy internetowych, wezwania na spotkania, przechodzące rozmowy, rozmowy telefoniczne i standardowa poczta elektroniczna.

Nic dziwnego, że poziom stresu jest wysoki. Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne (APA) podaje, że 39% Amerykanów w 2017 roku cierpiało z powodu „nieco znaczącego” do „znacznego stresu” spowodowanego „zbyt dużym obciążeniem pracą” w miejscu pracy.

Dezorganizacja w miejscu pracy

Nierealistyczne lub niepewne role znalazły się również wśród pięciu głównych czynników stresujących w miejscu pracy w badaniu APA w 2017 r. Te negatywne aspekty, wraz ze zbyt dużą ilością pracy, utrudniają utrzymanie się na szczycie swojej pracy.

Nie tylko pracownicy biurowi zmagają się z nadmiarem zadań i ograniczeniami związanymi z zarządzaniem czasem. Handlowcy, sprzedawcy i artyści również mają trudności z załatwianiem spraw.

Większość miejsc pracy zawiera opis stanowiska, w którym wyróżniono obowiązki i zadania. Czasami są nieaktualne lub nie obejmują wszystkiego, co robisz. I chociaż mogą przekazać listę obowiązków, brakuje im szczegółów.

Nawet jeśli miejsce pracy ma udokumentowane procedury krok po kroku, nadal możesz mieć zbyt wiele do zrobienia. Umiejętność ustalania priorytetów i zarządzania dużym obciążeniem pracą za pomocą listy kontrolnej ma zalety. Listy kontrolne służą jako podstawowe narzędzie organizacyjne.

Jeśli czujesz się przytłoczony w pracy, zorganizuj się za pomocą listy rzeczy do zrobienia. Na początku każdego ranka zapisuj wszystko, co musisz zrobić. Być specyficznym.

Prowadź codzienną listę, która się przenosi

Codzienna lista zadań i czynności:

Działa jako przypomnienie
Pomaga ustalić priorytety dnia
Pokazuje, czy zbytnio się angażujesz
Oszczędza Twój czas

Zarządzaj swoim czasem i priorytetami w górę

Lista kontrolna pomaga również w organizacji pracy. Jeśli jesteś sekretarką lub osobistym asystentem, który odpowiada przed więcej niż jednym kierownikiem liniowym, lista kontrolna pomoże Ci osiągnąć wyższą pozycję. Dołącz kolumnę do listy, aby zapisać szacunkowy czas wykonania każdego zadania.

Zachęcaj swoich menedżerów, aby zapisywali zadania, które Ci zlecają, na Twojej liście zadań do wykonania. Lista kontrolna poszerza ich świadomość Twojego obciążenia pracą. Widzą, co jeszcze musisz zrobić i kiedy jest to wymagane. Lista zarządza ich oczekiwaniami.

Nawet jeśli masz tylko jednego bezpośredniego przełożonego, lista kontrolna jest istotnym dowodem obciążenia pracą. Skorzystaj z listy rzeczy do zrobienia, aby:

Odkryj wydajniejsze procesy pracy
Zmniejsz obciążenie pracą
Poproś o pomoc
Argumentacja za asystentem lub nowym członkiem zespołu

Jednak to, co mam zamiar się z wami podzielić, nie jest zwykłą listą rzeczy do zrobienia. To organizator listy kontrolnej.

Co jest potrzebne do stworzenia listy kontrolnej

Notatnik (zalecam używanie książki w formacie A5).
Co najmniej cztery kolorowe pisaki, takie jak zielony, żółty, fioletowy i czerwony
Linijka (opcjonalnie)
Naklejki z gwiazdami (dowolny kolor)

Po wykonaniu wszystkich zadań na stronie daj sobie gwiazdkę.

Organizator listy kontrolnej w 7 krokach

Otwórz notatnik na pierwszej dostępnej stronie.
Napisz dzisiejszą datę u góry.
Zapisz wszystkie rzeczy, które musisz wykonać, zanim wrócisz do domu.

* Uwzględnij nowe zadania, nawet te, których nie musisz wykonywać danego dnia.

* Użyj jednej linii na zadanie.

* Nadaj priorytet każdemu zadaniu za pomocą kolorowych długopisów (patrz przewodnik kolorów poniżej).

Wskazówka: możesz podzielić niektóre obowiązki na wiele zadań, aby łatwiej nimi zarządzać.
Wykonuj każde zadanie prostą linią. Lub zaznacz zaznaczenie na końcu linii.
Rozpocznij jutro nową listę na nowej stronie.
Każdego dnia przeglądaj książkę i znajduj strony bez gwiazdek. Oceń niedokończone zadania. Jeśli chcesz przenieść zadanie na nową stronę, wykonaj zadanie na starej stronie, aby nie wracać do niej.
Nagradzaj się gwiazdą, gdy lista dnia zostanie wypełniona. Umieść naklejkę z gwiazdą na stronie, tak aby można ją było łatwo zobaczyć. Kiedy wizualnie nagradzasz swoje wysiłki, oznacza to również, że każda pozycja na stronie jest ukończona. Strona bez gwiazdki zawiera niedokończone sprawy.

Naklejki z gwiazdkami oznaczają, że pozycje na liście są ukończone lub przeniesione na inny dzień.

Ustal priorytety swojej listy za pomocą kolorów

Czerwone zadania mają poczucie pilności. Muszą zostać ukończone tego dnia.
Niebieskie zadania są powtarzalne.
Zadania ekologiczne dotyczą długich projektów. Spodziewasz się, że ich ukończenie zajmie więcej niż tydzień.
Czarne zadania to ogólne zadania, które możesz znaleźć w swoim opisie stanowiska.

Możesz użyć innych kolorów do dalszej kategoryzacji. Na przykład możesz chcieć użyć różnych kolorów, aby rozróżnić powtarzalne zadania codzienne i cotygodniowe.

Zachowaj porządek w domu dzięki swojej liście kontrolnej

Organizator listy kontrolnej działa wszędzie. Możesz zachować dwa notatniki: jeden do pracy, a drugi do życia osobistego.

Utrzymuj swój dom w czystości, a trawnik skoszony, dodając obowiązki do listy kontrolnej organizatora domu. Możesz go również użyć do:

Zorganizuj swój ślub
Polowanie na pracę
Zaplanuj przyjęcie emerytalne wuja Bena
Ustal priorytety i opłacaj rachunki
Umów się na następne wakacje za granicą

Możesz go używać do zarządzania większością typów wydarzeń lub okoliczności życiowych.

Organizatorzy cyfrowej listy kontrolnej

Czy masz proces w miejscu pracy, który wymaga częstego sprawdzania? Rozważ automatyzację organizatora listy kontrolnej do użytku na smartfonie lub tablecie. Utwórz formularz PDF lub wypróbuj jedną z poniższych aplikacji.

Formularz organizatora listy kontrolnej PDF

Miejsca pracy, w których klienci uzyskują dostęp do obiektów, często rozpoczynają dzień od audytu zakładu w celu sprawdzenia sprzętu i obiektów. Utwórz listę z priorytetami, taką jak ta poniżej, aby wyznaczony pracownik mógł zaznaczyć lub skomentować. Po zakończeniu pracownik zapisuje listę kontrolną audytu i przesyła ją pocztą elektroniczną do kierownika lub pracownika ds. BHP.

Lista kontrolna Aplikacje na PC, smartfony i tablety

Jeśli nie chcesz nosić przy sobie notebooka, te aplikacje mogą również pomóc w organizacji.

Apple iOS jest wyposażony w standardową aplikację Przypomnienie. Użyj tego jako alternatywnego procesu, aby utrzymać swoją organizację.

Czy aplikacja Apple Reminder ogranicza lub nie korzysta z urządzenia IOS? Wypróbuj Todoist: Lista zadań i Menedżer zadań. Jest dostępny bezpłatnie na wielu urządzeniach, ale ma również opcję premium. Zaloguj się do aplikacji za pomocą konta Google lub Facebook lub utwórz nowe. Używam go na moim komputerze z systemem Windows 10.

Inne listy kontrolne i aplikacje organizacyjne (niektóre mają niewielką opłatę lub zawierają zakupy w aplikacji) obejmują:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (zgrywalizowana lista rzeczy do zrobienia)
OmniFocus 2
2Do (lista rzeczy do zrobienia, zadania i notatki)

Aplikacje a listy kontrolne w formie papierowej

Aplikacje automatyzują listy kontrolne. Ułatwiają udostępnianie i integrację przepływu pracy z innymi osobami, programami i procesami pracy. Jednak w przypadku awarii systemu komputerowego lub awarii zasilania ręczny organizator listy kontrolnej pozwala zachować kontrolę.

Lista kontrolna w formie papierowej jest podstawowym narzędziem w sytuacjach awaryjnych. Rozważ trzymanie pod ręką drukowanej kopii cyfrowej listy kontrolnej.

Jeśli masz kontrolę nad bezpieczeństwem w miejscu pracy, przechowuj notatnik i wydruk list kontrolnych BHP w miejscu łatwo dostępnym. Dobrym pomysłem może być również posiadanie listy kontrolnej dotyczącej procedur zaciemnienia.

Zachowaj listy kontrolne w formie papierowej na wypadek zaniku zasilania.

Dlaczego warto zachować organizację dzięki liście kontrolnej

Korzystając z organizatora listy kontrolnej, takiego jak lista zadań do wykonania, odzyskujesz kontrolę nad swoją pracą. Zamiast ciągle pamiętać wszystko, co musisz zrobić, zapisywanie zadań uwalnia myśli i pozwala skupić się na wykonywanej pracy.

Organizator listy kontrolnej wykracza również poza zwykłą listę rzeczy do zrobienia. Użyj go do zakończenia określonego procesu, takiego jak kontrola bezpieczeństwa i higieny pracy lub audyt zakładu. Lub zorganizować wszystko, co musisz zrobić, aby odpocząć i cieszyć się weekendem.

Uczyniając listy kontrolne częścią swojego dnia, zmniejszasz stres w miejscu pracy. Możesz też skorzystać z listy rzeczy do zrobienia, aby:

Przedstaw uzasadnienie biznesowe dotyczące większej ilości zasobów
Zaktualizuj opis stanowiska i przypisz obowiązki

Przede wszystkim listy kontrolne pomagają wizualnie zarządzać i organizować proces lub rzeczy, które musisz zrobić. W rezultacie ten ostatni tik zdejmuje z Ciebie ogromną presję.

Jak jesteś zorganizowany? Czy używasz list?

Czy angielski w dniu 1 maja 2013 r.:

niezorganizowany? To mi codziennie lol. Nic dziwnego, że nadal jestem zdrowy na umyśle. Właściwie mam iPhone'a i cały czas używam aplikacji „Przypomnienie”. Nie wiem, jak jestem zorganizowana dzięki niej, ale bardzo pomaga. Dobre centrum.