Jak powiedzieć szefowi, że masz za dużo pracy

Zdjęcie Roberta Bye na Unsplash

Czy czujesz się przytłoczony całą pracą piętrzącą się na Twoim biurku? Miałem to doświadczenie, kiedy byłem analitykiem systemów w biurze korporacji.

Odkryłem najlepszy sposób, aby powiedzieć szefowi, że mam za dużo pracy. Ma to związek z właściwą postawą. Wyjaśnię, jak to zrobiłem z pozytywnymi wynikami.

Skutecznie komunikuj się ze swoim szefem

Miałem mnóstwo pracy, a wiele zadań piętrzyło się, ponieważ inne osoby w firmie przychodziły do naszego działu po wsparcie. Byliśmy Działem Usług Systemowych dla korporacyjnego systemu komputerowego.

Mój szef nie zawsze był świadomy tego, czego żądają ode mnie inni pracownicy działu, a ja wiedziałem, że ważne jest, aby go o tym powiadomić.

Czy masz podobną sytuację, w której Twój szef nie wie, jaką pracę zlecili Ci inni menedżerowie w firmie?

Nawet jeśli twój szef jest jedynym, który daje ci pracę bezpośrednio, może nie zdawać sobie sprawy, ile czasu potrzeba na wykonanie wszystkich zadań.

Nie jest łatwo poradzić sobie w tego rodzaju sytuacjach. Możesz odnieść wrażenie, że jeśli narzekasz, szef może mniej o tobie myśleć.

Zastanawiałem się, jak mogę przedstawić mój dylemat szefowi, nie nadając mu brzmienia, jakbym narzekał. Wpadłem na genialny pomysł.

Twoja sytuacja może być inna, ale główna idea, którą zamierzam Ci przedstawić, będzie działać w każdych okolicznościach.

Nie bądź ofiarą

Wiele osób skupia się tylko na tym, jak wpływa na nich przepracowanie. Nie biorą pod uwagę drugiej strony, szefa biura.

Postawa poczucia się ofiarą nie pozostawia miejsca na rozwiązanie. Możesz jednak osiągnąć oczekiwane rezultaty, pokazując swojemu szefowi, że jesteś otwarty na wysłuchanie jego uczuć.

Pozwól szefowi ustalić priorytety pracy

Zdałem sobie sprawę, że wszystko, co muszę zrobić, to wyrównać obciążenie pracą jednym zadaniem na raz. Można by rozważyć „ zarządzanie obciążeniem ”.

Aby to osiągnąć i móc pracować nad jedną rzeczą na raz, musiałem ustawić priorytet dla każdego zadania. Jednak wiedziałem, że muszę omówić to z moim szefem?

Musiałem przedstawić swój dylemat tak, aby dobrze wyglądał. Istotne było, żebym nie narzekał.

Poszedłem do biura swojego szefa i grzecznie zapytałem, czy mogę z nim porozmawiać. Wyjaśniłem, że przydzielono mi te różne zadania, które muszę wykonać.

Jasno nakreśliłem wszystkie zadania, żeby wiedział, jakie one są. Opisując je, pokazałem, że dobrze rozumiem znaczenie każdej pracy.

Kontynuowałem, mówiąc, że chcę wiedzieć, jaki priorytet, według niego, powinienem nadać każdej pozycji. To był rozstrzygający. Wtedy tego nie wiedziałem, ale to miało potężny wpływ na jego odpowiedź.

Jego reakcja była bardzo pozytywna. Był niezwykle zadowolony, że dałem mu uprzejmość i pozwoliłem mu decydować o priorytecie każdego zadania.

Chciałem tylko dać mu znać, że jestem przeciążony pracą, bez narzekania. Ze względu na sposób, w jaki mu to przedstawiłem, zdał sobie sprawę, że rozważam jego odczucia w tej sprawie.

Wynik był właśnie tym, czego potrzebowałem. Mój szef powiedział mi, jaki priorytet preferuje dla każdego zadania. To pozwoliło mi pracować tylko nad jedną rzeczą naraz. Rezultatem był znacznie mniejszy stres.

Robienie jednej rzeczy na raz, bez obawy, że nie załatwię innych rzeczy, było naprawdę pomocne. W rezultacie każdą pracę wykonałem lepiej, ponieważ mogłem skoncentrować się na każdym zadaniu pojedynczo.

Twój szef będzie chciał dać ci podwyżkę

Jest więcej! Odkryłem satysfakcjonujący efekt uboczny, którego wcześniej nie brałem pod uwagę. Twój szef zapamięta Twoje nastawienie.

Kiedy nadeszła pora na recenzję podwyżki, mój szef przypomniał mi o tym, co zrobiłem.

Powiedział do mnie: „Czy pamiętasz czas, kiedy pytałeś mnie o priorytet Twoich zadań?”

Nie wiedząc, co powie na ten temat, nieśmiało powiedziałem: „Tak, pamiętam”.

Następnie powiedział mi, że moje podejście pokazało mu, że rozważam, co on myśli o kolejności ważności.

Kontynuował: „Zasługujesz na najlepszą podwyżkę, jaką mogę ci dać”.

Firma miała odrębny zakres wynagrodzeń, których musieli przestrzegać menedżerowie. Jednak mój szef dał mi podwyżkę na górnym końcu tego zakresu. Mój sposób komunikowania się z nim pomógł mi przekroczyć moje oczekiwania.

Podsumowanie kluczowych punktów

Ty też możesz to zrobić. Pamiętaj tylko o kluczowych punktach:

Jasno opisz wszystkie zadania.
Bądź uprzejmy w swojej prezentacji.
Wyraźnie zaznacz, że chcesz, aby Twój szef miał wpływ na priorytety.
Upewnij się, że nie używasz słów, które brzmią, jakbyś narzekał.

Teraz, gdy powiedziałem Ci, jak sobie z tym radziłem, będziesz wiedział, jak skutecznie komunikować się ze swoim szefem w sposób, który Ci odpowiada.