Jak napisać skuteczną reklamację do firmy: przewodnik krok po kroku i przykładowe listy

Pisanie listu reklamacyjnego

Wszyscy byliśmy tam, kiedy firma nie zostawiła nas zadowolonych ze swojego produktu. Kupując produkt, który jest wadliwy, złej jakości lub po prostu nie przekracza Twoich oczekiwań, zawsze należy się zwrócić. Czasami restauracja może podawać Ci jedzenie, które nie jest tym, czego się spodziewałeś (ktoś z włosów w mięsie?).

Chociaż ludzie są na ogół zadowoleni z produktu lub usługi, czasami firma może zrobić wyjątek lub po prostu zostawić Cię w spokoju.

Otrzymanie wadliwego produktu lub złe traktowanie przez kelnera nie powinno pozostać niezauważone! Takie problemy można łatwo rozwiązać - listem lub e-mailem ze skargą.

Jak napisać list z reklamacją o silnym brzmieniu: podsumowanie

Każdy z tych kroków został szczegółowo opisany poniżej.

Kroki	Co musisz powiedzieć	Przykład - produkt
Krok 1: Upewnij się, że wyślesz go we właściwe miejsce	Adres działu i firmy po lewej stronie. Pozdrawiam Szanowny Panie / Pani	Adres, Szanowny Panie / Szanowna Pani lub Szanowny Panie / Pani Blakey
Krok 2: Rozpocznij literę odpowiednim tonem	Kupiłeś produkt w _store_ w dniu _date_. Podaj inne istotne informacje, takie jak kody referencyjne, szczegóły gwarancji, gwarancje i daty ważności żywności.	Niedawno kupiłem zasłony Pastel Lavender o wymiarach 1,5 mx 2 m w Super Stores, Bakers Lane, 12 września 2020 r. Kod referencyjny zasłon to 338J.
Krok 3: Skutecznie wyjaśnij problem	Co było nie tak z produktem lub usługą? Bądź zwięzły, precyzyjny i zwięzły. Powiedz dokładnie, co jest nie tak z produktem.	Zasłony miały rozdarcie na szwie zewnętrznym, które jest bardzo widoczne i nie można go naprawić bez uszkodzenia materiału.
Krok 4: Zaproponuj rozwiązanie	Powiedz, w jaki sposób chcesz rozwiązać problem, co zmieni problem? Może to być zwrot / naprawa / wymiana / zmiana usługi / kupon / darmowe produkty	Aby rozwiązać ten problem, chciałbym w pełni opłacić wymianę wyżej wymienionego typu kurtyny.
Krok 5: Dołącz lub dołącz odpowiednie i niezbędne dokumenty	Można również wspomnieć, że dołączone są odpowiednie dokumenty, tj.: gwarancje, pokwitowania	W załączeniu paragon z niezbędnymi szczegółami i roczną gwarancją.
Krok 6: Ustaw limit czasu	Podaj odpowiednie ramy czasowe na odpowiedź.	Byłbym zaszczycony, gdybyś mógł wysłać zamiennik w dowolnym czasie od 6 czerwca do 15 czerwca.
Krok 7: Napisz mocne zakończenie	Na zakończenie powiedz, że masz nadzieję, że rozwiążą problem i się wylogują.	Jestem przekonany, że wyślesz zamiennik i poprawisz problem. Z poważaniem….

Jak napisać skuteczne pismo reklamacyjne

Krok 1: Upewnij się, że wyślesz go we właściwe miejsce

Pierwszą rzeczą, której potrzebujesz, jest plik

adres siedziby firmy w Twoim kraju oraz
dział, do którego go wyślesz.

Na początku może być trudno znaleźć miejsce, do którego można pisać, ponieważ firmy mogą nie wskazywać, gdzie są ich bazy bardzo skutecznie. Najprawdopodobniej będziesz mógł znaleźć ich dane kontaktowe na:

gwarancja lub strona gwarancji dostarczona z produktem
ich stronie internetowej. Kliknij łącza „Skontaktuj się z nami” lub „O nas”, które zawierają odpowiednie informacje
sam produkt. Żywność i napoje zazwyczaj mają dane kontaktowe na opakowaniu, więc koniecznie je sprawdź! Zdziwiłbyś się, że informacje znajdują się w najłatwiejszych miejscach.

Po uzyskaniu adresu koniecznie sprawdź właściwy dział, do którego wyślesz list. W przypadku małych usług, takich jak restauracje, nie ma takiej potrzeby, ale w przypadku firm o dużej mocy (na przykład Unilever lub Pepsi) potrzebny będzie dział. Na swojej stronie internetowej firma określi, gdzie wysłać Twój list, czy jest to kwestia techniczna, obsługa klienta itp.

Krok 2: Rozpocznij literę odpowiednim tonem

Gdy już znajdziesz ten nieznośny adres i będziesz gotowy do pracy, możesz zacząć list!

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest umieszczenie adresu nadawcy w prawym górnym rogu, a swojego adresu w lewym rogu. Dzieje się tak ze względu na formalność, która zawsze dodaje miłego akcentu do Twojego listu.
Następnie napisz Szanowni Państwo, jeśli nie wiesz, kto jest przedstawicielem obsługi klienta. Jeśli piszesz do menedżera lub prezesa, napisz Szanowny Panie / Pani…..

Następnie zacznij pisać treść listu, która będzie w centrum uwagi każdego, kto będzie go czytał!

Zacznij od stwierdzenia, że kupiłeś przedmiot w dowolnym sklepie w dowolnym dniu. W przypadku żywności podaj datę ważności i kod sklepu. W każdym innym przypadku jest to istotne. np.: Niedawno kupiłem 2-litrową butelkę Pepsi Max w Super Stores 19 listopada 2014. Data ważności butelki to 30 listopada 2014, a kod na szyjce to 113A.
Powiedz, że zawsze oczekiwałeś od tej firmy najwyższej jakości i tego dnia Twoje oczekiwania zostały osłabione, np.: Zawsze wysoko ceniłem TechnoPC i ufałem każdemu z Twoich laptopów. Poszedłem do Super Store, aby kupić laptopa z tymi samymi oczekiwaniami, ale moje doświadczenie z laptopem uznaje to stwierdzenie za nieprawdziwe.

Krok 3: Skutecznie wyjaśnij problem

Kolejna część jest najważniejsza, ponieważ dokładnie opisuje, co się wydarzyło, gdy korzystałeś z produktu lub uczestniczyłeś w serwisie.

Powiedz, w jakim stanie był produkt po otwarciu opakowania i co dokładnie jest z nim nie tak. Jeśli nie możesz zidentyfikować, co jest nie tak wewnętrznie, po prostu powiedz, że nie działa poprawnie, a firma zajmie się tym, np.: Stwierdziłem, że kamera nie działa poprawnie. Za każdym razem, gdy włączałem aparat, wchodził do galerii zdjęć. To nie pozwoliło mi na zrobienie zdjęcia, ponieważ umożliwiło mi tylko dostęp do galerii.
Jeśli mówisz o usłudze, powiedz, co się wydarzyło podczas wizyty, np.: Kiedy miałem wizytę u fryzjera o nazwisku „Lizze”, spędziła 30 minut na rozmowie z przyjaciółmi, a ja czekałem na bardzo długi czas!

Wskazówki dotyczące przekazywania właściwego tonu:

Zachowaj spokój przez cały czas. Nie denerwuj się, masz do tego pełne prawo, ale wyobraź sobie, ile skarg otrzymał zespół obsługi klienta tego dnia. Czytelnik może być sfrustrowany, zirytowany Tobą i wyrzucić go, uznając go za fałszywy lub spam.
Zachowaj zwięzłość, nie dodawaj do listu nieistotnych stwierdzeń, takich jak stwierdzenie, co to była strata pieniędzy, ile wycierpiałeś lub jaki to zły produkt. Po prostu chcą wiedzieć, co jest nie tak i to naprawić, zwykle nie czytają nawet połowy litery, tylko kluczowe zdania.
Mów jak najdokładniej, co jest nie tak z produktem lub usługą. Pozwoli to zaoszczędzić firmie dużo czasu.

Jeśli masz skargę, nie wahaj się! Po to jest obsługa klienta. Idź po to!

Krok 4: Zaproponuj rozwiązanie

W tej sekcji powiesz, co chcesz zrobić, aby rozwiązać problem. Masz wiele opcji, o które możesz poprosić firmę, w tym:

Zwrot pieniędzy za produkt
Kupon do wykorzystania w dowolnym asortymencie
Produkt do naprawy
Zmiana ich usług, na przykład podawanie większej ilości wysokiej jakości jedzenia, podwyższenie higieny lub zmiana postawy personelu.
Kupony żywnościowe

Przykłady: Chciałbym otrzymać pełny zwrot pieniędzy za mój aparat, ponieważ zamiast tego chciałbym kupić inny aparat.

Powiedz, jak chciałbyś, aby produkt był w przyszłości, gdybyś kupił go ponownie, np.: Mam nadzieję, że ten problem nie powtórzy się innym klientom i zawsze otrzymam od Twoich produktów najwyższą jakość.

Krok 5: Dołącz lub dołącz odpowiednie i niezbędne dokumenty

Jeśli masz jakieś zdjęcia, które chciałbyś załączyć (szczególnie do wiadomości e-mail), strony referencyjne, takie jak gwarancje, strony gwarancyjne lub pokwitowania, musisz o tym wspomnieć w liście.

Powiedz, że dołączona jest gwarancja / gwarancja / paragon.

Przykłady:: „W załączeniu przesyłam kopię mojego oryginalnego paragonu wraz ze stroną gwarancyjną budzika i informacjami dotyczącymi numeru seryjnego”.

Jeśli masz uszkodzony produkt, który chciałbyś naprawić, pamiętaj o tym również wspomnieć.

Przykład: W załączeniu przesyłam również uszkodzony aparat, o którym pisałem w liście.

Krok 6: Ustaw limit czasu

Po co wyznaczać limit czasu? Cóż, firmy codziennie otrzymują dziesiątki, jeśli nie setki listów. Są szanse, że odpowiedź firmy może zająć od 6 tygodni do 3 miesięcy, a jeśli chcesz naprawy, potrwa to jeszcze dłużej. Teraz to dość długo czekać!

Większość firm przyjrzy się Twojemu listowi po około 2 tygodniach od wysłania go ze względu na zaległości. Aby uniknąć rzucania go na backburner, możesz ustawić ramy czasowe, w których chcesz uzyskać odpowiedź. Teraz to fajne.

Przykłady: Chciałbym otrzymać odpowiedź jak najszybciej, w dowolnym czasie od 16 sierpnia do 30 sierpnia. Byłoby to bardzo mile widziane.

Krok 7: Napisz mocne zakończenie

Możesz zakończyć swój list, mówiąc, że masz nadzieję, że problem zostanie rozwiązany i podpisać się z Yours Faithfully - jeśli nie znasz ich nazwiska lub Z poważaniem - jeśli znasz ich imię.

Przykład: Mam nadzieję, że ten problem zostanie rozwiązany i jestem przekonany, że poprawisz ten problem.

Wyślij swój list i powinieneś spodziewać się odpowiedzi w podanym przez siebie terminie.

Powody, dla których warto napisać skargę

Wiele osób ignoruje produkt, który zawodzi ich, nie robiąc nic. Jako konsument masz prawo do zwrotu pieniędzy za swój produkt lub do wymiany na inny. Oto kilka powodów, dla których napisanie listu reklamacyjnego jest skuteczne:

Firma zostanie powiadomiona o wszelkich wadliwych produktach w swojej linii, które mogą spowodować większe zagrożenie dla innych. Kontaktując się z nimi, mogą zobaczyć, dlaczego było to wadliwe i zapobiec powtórzeniu się tego problemu.
Firmy nienawidzą niezadowolonych klientów, więc masz dużą szansę na wymianę lub zwrot pieniędzy za produkt.
W przypadku napojów i artykułów spożywczych zamiast zamienników możesz otrzymać darmowe kupony lub nawet darmowe produkty! Firmy zawsze je trzymają, aby Cię osłodzić.
Restauracja lub inna firma świadcząca usługi może zostać powiadomiona przez pracownika, który może nie wykonywać swojej pracy prawidłowo.
Jeśli coś jest nie tak, przyznaj się! Zapłaciłeś pieniądze za ten produkt lub usługę, więc powinieneś mieć produkt wysokiej jakości. Nigdy nie milcz o tym, ponieważ problem zostanie rozwiązany dość szybko!

Poniższy list to reklamacja wadliwego smartfona.

William, Public Domain, za pośrednictwem Pixabay

Przykładowy list dotyczący wadliwego smartfona

Szanowni Państwo, Niedawno kupiłem smartfon Samsung Galaxy S5 w Super Stores, Baker Street w Londynie, 17 lipca. Gwarancja jest ważna przez rok, a numer referencyjny na pudełku to SSF319.

Smartfon był uszkodzony i jestem bardzo rozczarowany Twoimi produktami. Smartfon wyświetla ekran menu, ale nie pozwala mi na dostęp do aplikacji ani na otwarcie nowego okna. Ekran pozostaje zamrożony na ekranie menu.

Proszę o jak najszybszą naprawę telefonu, najlepiej w podanym poniżej terminie.

Do telefonu dołączona jest gwarancja wraz z paragonem, który sklep przekazał mi przy zakupie. W tych dokumentach znajdziesz wszystkie niezbędne kody referencyjne.

Chciałbym otrzymać odpowiedź w terminie 27 lipca - 10 sierpnia i chciałbym aby telefon był w pełni naprawiony i działał normalnie.

Mam nadzieję, że to się nie powtórzy i u innych klientów. Nadal będę Twoim klientem, jeśli problem zostanie zmieniony. Mam nadzieję, że problem zostanie rozwiązany i jestem przekonany, że tak się stanie.

Z poważaniem, Susan Wells

Przykładowy list za słabą obsługę w restauracji

Szanowni Państwo, Piszę, aby szczegółowo opisać moje rozczarowujące doświadczenie w Taco Hut, w środę 26 lipca. Jako Twój stały klient jestem bardzo zdenerwowany, gdy mówię, że miałem najbardziej przerażające doświadczenie w Twojej restauracji.

Kiedy zamówiłem tacos, personel całkowicie opóźnił proces, ignorując moje zamówienie! Kiedy zapytałem ich, czy mogę zamówić, wzięli to, ale byli bardzo zgryźliwi i niegrzeczni. Jeden z pracowników o nazwisku „Emma” podał zamówienie, ale nie było to, co zamówiłem. Nie zmieniła zamówienia, a ja zostałem do jedzenia, o które w ogóle nie prosiłem!

Myślę, że pracownicy potrzebują zmiany podejścia do swoich klientów. Chciałbym, żeby wykonywały swoją pracę poprawnie, były przyjazne i pomocne. Ich zgryźliwość i nastawienie „ugh, inny klient” powinny zniknąć. Jedynym sposobem na udaną restaurację jest przyjazny personel, który jest chętny do pomocy.

Będę nadal Twoim klientem po poprawieniu problemu. Proszę powiadom mnie, kiedy nastąpiła zmiana.

Z poważaniem, Susan Wells.

Jak najlepiej złożyć skargę: list czy e-mail?

Trudno jest zdecydować, czy napisać wiadomość e-mail, czy list. Oba mają swoje wady i zalety, ale generalnie lepiej jest napisać list odręczny. Dzieje się tak, ponieważ firma potraktuje Cię poważniej i może wysłać Ci naprawę / wymianę o wiele szybciej.

Jednak niektóre firmy (takie jak Apple) nie mają prawidłowego adresu, na który można napisać w celu naprawy, więc będziesz musiał wysłać je e-mailem do odpowiedniego działu.

Najważniejsze wskazówki

Poniższe najważniejsze wskazówki pomogą Ci w rozwiązaniu problemu!

Bądź zwięzły. Jakiekolwiek fluffowanie lub narzekanie na ten problem spowoduje tylko zamieszanie i frustrację czytelnika, a to ostatnia rzecz, której chcesz! Firmy chcą zwięzłych, formalnych listów, które można łatwo zeskanować, a następnie wykorzystać do odzyskania ważnych informacji, takich jak to, co jest nie tak, ramy czasowe, w których oczekujesz odpowiedzi i co rozwiąże problem. Dzięki temu proces będzie szybki i łatwy.
Nie przeklinaj, nie bądź niegrzeczny ani nie okazuj temperamentu! To bardzo zła atmosfera, a tylko pogorszy sprawę!
Nie grozić firmie, chyba że skonsultowałeś się z prawnikiem. W przypadku drobnych problemów, takich jak wadliwe produkty, nie ma potrzeby stosowania żadnych prawnych zagrożeń.
Upewnij się, że dasz im wrażenie, że jeśli rozwiążą problem, nadal będziesz ich klientem. Jeśli powiesz, że już nigdy nie kupisz ich produktów, mogą zignorować Twój list i nigdy nie rozwiązać problemu. Ale mówiąc, że jeśli zwrócą Ci pieniądze / dokonają zmiany, zrobią to, aby zatrzymać Cię jako klienta.
Podaj ramy czasowe, kiedy chcesz uzyskać odpowiedź lub rozwiązanie. Dzięki temu wszystko działa szybko i płynnie. Bez ram czasowych firma może nie odpowiadać tygodniami.

Wszystkie komentarze są mile widziane! Czy kiedykolwiek doświadczyłeś niezadowalającego produktu lub usługi? Podziel się swoimi doświadczeniami poniżej. Dziękuje za przeczytanie!