Spisu treści:
Julie DeNeen 2012
Wydawałoby się, że w dobie internetu pisanie notatek wyszło z mody. Kto musi wysyłać notatki, kiedy możesz napisać lub wysłać e-mail? Ale faktem jest, że nadal istnieje wiele powodów, aby wysłać taką wiadomość, a jeśli chcesz wyglądać na profesjonalistę, musisz przestrzegać pewnych zasad. Oto jak to zrobić poprawnie.
Sytuacje, które wymagają wydrukowanej notatki
- Faksowanie dokumentów do organizacji, które wymagają kopii papierowych zamiast e-maili (gabinety lekarskie, biura rządowe itp.)
- Wysłanie paczki, książki lub dokumentu, który wymaga notatki wyjaśniającej działania dla odbiorcy
- Prywatna wiadomość, której nie należy wysyłać pocztą elektroniczną
- Masowe dostarczanie informacji do pracowników rozproszonych w ich skrzynkach pocztowych (jeśli system poczty elektronicznej nie został jeszcze wdrożony)
Pamiętaj, że nawet jeśli możesz wysyłać informacje pocztą elektroniczną, użycie nieformalnego formatu notatki w wiadomości e-mail jest profesjonalnym sposobem komunikacji.
Nagłówek
Wszystkie notatki zaczynają się od słowa „notatka” lub „memorandum”. Jeśli korzystasz z programu Microsoft Word, znajdź szablon pasujący do stylu Twojej firmy lub organizacji. Wiele biur używa pliku nagłówka dostosowanego do ich działalności. Następnie chcesz umieścić najważniejsze informacje na górze, aby było to łatwe dla czytelnika.
- Do kogo to jest
- Od kogo to pochodzi
- Data
- Kto jeszcze mógł otrzymać notatkę
- Temat
Julie DeNeen 2012
Ciało
Pisanie treści notatki jest dość proste. Powiedz, co chcesz, używając jak najmniejszej liczby słów. Jeśli możesz użyć pogrubionych podtytułów i list, zrób to, ponieważ ułatwi to czytelnikowi szybkie zebranie ważnych informacji. Stosuj te same zasady i gramatykę, jak gdybyś pisał artykuł online. Nie używaj slangowych słów, takich jak „zamierzam” lub „chcę”. Unikaj akronimów, takich jak „LOL” lub „TTL”. Są one zbyt nieformalne, aby nawet nieformalna notatka.
Skorzystaj ze sprawdzania pisowni w programie Word i upewnij się, że nie masz literówek i niewygodnych sformułowań. Wszystkie nazwy i miejsca zamieniaj wielką literą, ale nie pisuj wielkimi literami słów w nagłówku (z wyjątkiem pierwszego słowa).
Na końcu dokumentu wypisz się tak, jak list. Nawet jeśli umieścisz informację „od” w nagłówku, dobrze jest ją podpisać. Ponieważ większość notatek jest trudnych do skopiowania, zostaw miejsce na podpis. Jeśli wyślesz to w e-mailu, nie jest to konieczne.
Julie DeNeen 2012
Różne rodzaje notatek
- Dyrektywy: ten typ instruuje współpracowników o nowym działaniu, które chcesz, aby wykonali.
- Odpowiedzi: ten typ jest zwykle zapisywany w wyniku zmiany elementu działania. Jeśli Twoja notatka z dyrektywami ogłaszała zmianę w cotygodniowym czasie spotkań, może ona pochodzić od współpracownika, który ma konflikt.
- Raporty z podróży: ten typ zawiera podsumowanie informacji o spotkaniu, podróży służbowej lub innym przedsięwzięciu, które wymaga od pracownika złożenia raportu przełożonemu lub większej grupie.
- Raporty terenowe: ten typ jest zwykle odpowiedzią na inspekcję.
- Noty kredytowe: ten typ ma zupełnie inny format, ponieważ zwykle opisuje informacje finansowe dotyczące usług lub towarów. Sprawdź szablony Microsoft Word dotyczące not kredytowych, aby zobaczyć format.
Memo poszło źle!
Jak zawsze…
Pamiętaj, że żadne zapisane informacje nie mogą zostać wycofane. Upewnij się, że Twoje sformułowanie brzmi profesjonalnie i rzeczowo, nawet jeśli jest to nieformalna notatka. Dzięki praktyce i Ty staniesz się ekspertem w pisaniu notatek!