Jak pisać lepsze raporty biznesowe i prezentacje

Potraktuj raporty i prezentacje jako podróż - dla Ciebie i Twoich odbiorców.

Pixabay (zmodyfikowany przez Catherine Giordano)

W biznesie często jesteśmy proszeni o napisanie raportu, notatki lub przedstawienie prezentacji. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skuteczniej komunikować się.

Pomyślmy o tym zadaniu jako o podróży. Są rzeczy do zrobienia na początku podróży, rzeczy do zrobienia, aby podróż była łatwiejsza i przyjemniejsza oraz rzeczy do zrobienia na końcu podróży.

Wskazówki dotyczące prezentacji od początku do końca

1. Zacznij od konspektu
2. Najpierw połóż pierwszą rzecz
3. Przejdź od dużego obrazu do szczegółów
4. Postępuj zgodnie z wnioskami z podporami
5. Można zacząć od środka
6. Używaj zwykłego angielskiego
7. Bądź zwięzły i bezpośredni
8. Nie nadużywaj Power Point
9. Upewnij się, że formatowanie działa dobrze
10. Niech White Space stanie się Twoim przyjacielem
11. Napisz dla swoich odbiorców
12. Połącz to wszystko razem z podsumowaniem
13. Osiągnij swój cel

Zacznij od planowania i organizacji.

Pixabay (zmodyfikowany przez Catherine Giordano)

Rozpoczęcie podróży

Przed wyruszeniem w podróż możesz zechcieć zebrać informacje - na przykład zbadać opcje transportu i zakwaterowania oraz otrzymać broszury dotyczące miejsca docelowego. Podobnie pierwszym etapem przygotowania raportu biznesowego lub prezentacji jest zebranie i uporządkowanie informacji o faktach i danych, które chcesz zawrzeć.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć.

1. Zacznij od konspektu

Wypisz wszystkie punkty, które chcesz zawrzeć w raporcie, notatce lub prezentacji. Pogrupuj je w obszary tematyczne. Zdecyduj, które punkty są twoimi wnioskami, a które potwierdzają dowody.

To jest twoja mapa drogowa. Wyznacz trasę - jak dojdziesz od początku do końca. W miarę upływu czasu możesz znaleźć lepszą trasę, więc nie krępuj się wprowadzać zmiany w miarę postępów.

2. Postaw na pierwszym miejscu

Planując podróż, musisz najpierw wiedzieć o pewnych rzeczach, zanim będziesz mógł kontynuować. Na przykład nie zdecydowałbyś, jakie ubrania zapakować, zanim zdecydujesz się na cel podróży.

Podobnie w raporcie punkty muszą być przedstawione we właściwej kolejności. Nie zaczynaj omawiania punktu, zanim nie przedstawisz wszystkich informacji, których odbiorca będzie potrzebował do zrozumienia tego punktu.

Jeśli będziesz używać terminu technicznego, którego Twoi odbiorcy mogą nie znać, powinieneś zdefiniować ten termin przed wprowadzeniem go do raportu lub prezentacji.

3. Przejdź od dużego obrazu do szczegółów

Gdybyś był na wycieczce samochodowej, zacząłbyś od autostrady międzystanowej, następnie przesuwał się na drogi krajowe, a na koniec dojeżdżał na ulice miasta lub drogi gruntowe.

Pisząc raport, chcesz zacząć od całościowego obrazu - głównych problemów, najważniejszych punktów. Stamtąd przejdziesz do szczegółów i mniej ważnych punktów.

4. Postępuj zgodnie z wnioskami z podporami

Tutaj przyda się Twój zarys.

Każdy akapit powinien zaczynać się od zakończenia. Następnie przedstawisz dowody na poparcie tego wniosku. Każdy wniosek powinien zawierać dwa lub trzy stwierdzenia potwierdzające.

Jeśli masz długą listę potwierdzających stwierdzeń, musisz przemyśleć swój zarys. Być może próbujesz zawrzeć dwa lub trzy różne wnioski w jednym wniosku. Spróbuj przegrupować swoje punkty w dwa lub nawet trzy nagłówki zamiast umieszczać je wszystkie w jednym nagłówku.

5. Można zacząć od środka

Kiedy podróżujesz, nie możesz zacząć w środku podróży. Na szczęście kiedy piszesz, dobrze jest zacząć od środka.

Czasami mamy blokadę pisarzy. Po prostu nie możemy znaleźć właściwego sposobu na rozpoczęcie. Kiedy to się stanie, spójrz na swój zarys. Znajdź część, która najbardziej Ci odpowiada. Napisz tę część. Gdy już to zrobisz, reszta często przepłynie łatwo.

Możesz później zmienić kolejność części raportu lub prezentacji, aby uzyskać odpowiedni przepływ.

Jedź pierwszą klasą. Zawsze pisz ze stylem.

Pixabay (zmodyfikowany przez Catherine Giordano)

Podróżowanie w dobrym stylu

Podczas podróży zawsze miło jest podróżować w dobrym stylu - jeśli cię na to stać.

Na szczęście stylowe pisanie nie kosztuje nic więcej. Zawsze powinieneś pisać stylowo, ponieważ sposób, w jaki piszesz lub mówisz, może być równie ważny jak to, co mówisz.

Oto kilka wskazówek, jak pisać i prezentować w dobrym stylu.

6. Używaj zwykłego języka angielskiego

Zapomnij o modnych słowach i żargonie. Być może starasz się brzmieć jak osoba z wewnątrz lub próbujesz zaimponować słuchaczom, ale możesz w końcu brzmieć po prostu pompatycznie.

Używaj zwykłego języka zrozumiałego dla każdego. W miarę możliwości stosuj ton konwersacyjny. Ta rada dotyczy nie tylko prezentacji, ale także pisemnych raportów i notatek.

7. Bądź zwięzły i bezpośredni

Nie komplikuj. Podaj wnioski i oświadczenia potwierdzające, a następnie przejdź dalej. Nie powtarzaj się. Nie wypełniaj prezentacji. Nie przeciążaj go sztuczkami.

Jeśli korzystasz z wykresów lub tabel, ogranicz ilość informacji na każdym z nich do podstawowych.

• Staraj się mieć tylko jedną do trzech kolumn na wykresie - maksymalnie pięć powinno być. Pozostałe dane możesz zawsze podać na innym wykresie lub w tabeli.
• Czytelnik lub widz powinien być w stanie od razu spojrzeć na wykres lub tabelę. Możesz dostarczyć szczegółowe tabele w załączniku do raportu lub w osobnej ulotce.

8. Nie nadużywaj Power Point

To, że oprogramowanie Power Point zawiera wiele dzwonków i gwizdków, nie oznacza, że ​​musisz użyć ich wszystkich w jednej prezentacji. Nie chcesz olśnić swojej publiczności; chcesz ich poinformować.

Minimalizuj slajdy. Czasami wystarczy jedno słowo lub krótkie zdanie. Celem slajdu jest wskazanie sprawy, którą chcesz poruszyć, i skupienie uwagi odbiorców na temacie.

• Nie chcesz, aby ludzie czytali Twoje slajdy, gdy mówisz.
• Dodatkowo, gdy na slajdzie jest dużo tekstu, staje się on zbyt mały, aby osoby z tyłu pomieszczenia mogły je zobaczyć.

Jeśli potrzeba dwóch lub trzech slajdów, aby ukończyć punkt, który chcesz zrobić, powtórz nagłówek na każdym slajdzie. Powtórzenie nagłówka daje widzom znać, że nadal mówisz o tym samym. Na przykład, powiedzmy, że chcę przedstawić listę danych dotyczących sprzedaży na dwunastu głównych rynkach. Mój nagłówek to „Dane sprzedaży” i powtórzyłbym ten nagłówek dla każdego slajdu z tylko trzema lub czterema rynkami wymienionymi na każdym slajdzie.

9. Upewnij się, że formatowanie działa dobrze

Nie pozwól, aby slajdy wyglądały na „zbyt zajęte”. Jeśli chcesz używać obrazów lub efektów specjalnych, ogranicz je do minimum.

Wybierz schemat formatowania i zachowaj spójność w całym raporcie lub prezentacji. Twoja końcowa recenzja powinna zawierać sprawdzenie formatu.

• Używaj tylko jednej czcionki. Jeśli zmieniasz rozmiar czcionki, zachowaj spójność. Na przykład nagłówek może być napisany większą czcionką. Jeśli tak, sprawdź, czy użyłeś tego samego rozmiaru czcionki dla każdego nagłówka.
• Czy używasz wcięć czy punktorów? Jeśli tak, sprawdź, czy ten format jest używany w jednolity sposób i czy liczba wcięć jest taka sama.
• Czy używasz efektów specjalnych w programie PowerPoint? Jeśli tak, wybierz tylko jeden efekt specjalny i używaj go w konsekwentny sposób. Na przykład mogą pojawiać się instrukcje obsługi, ale nie nagłówki ani wnioski.

Jeśli używasz formatu konspektu, nie przekraczaj dwóch poziomów. Jeśli to zrobisz, twój tekst będzie tak daleko w prawo, że będzie wyglądał, jakby miał spaść ze strony.

10. Uczyń White Space swoim przyjacielem

Gęste strony tekstu nie są przyjazne dla czytelnika. Białe przestrzenie są jak małe miejsca do odpoczynku przy autostradzie.

Miej krótkie akapity. Utrzymuj krótkie wykresy. Użyj wcięć, aby wyodrębnić oświadczenia uzupełniające z wniosków.

Musisz poprowadzić publiczność do celu.

Pixabay (zmodyfikowany przez Catherine Giordano)

Dotarcie do celu

Już prawie wszystko - jeszcze tylko kilka przystanków i Twoja podróż jest zakończona.

Oto kilka wskazówek dotyczących „szczęśliwego lądowania”.

11. Napisz dla swoich odbiorców

Czy pisałeś dla swojej publiczności? Czy zastanawiałeś się, co już wiedzą, a co chcą wiedzieć? Czy odniosłeś się do błędnych wyobrażeń, które mogli mieć? Czy przekazujesz im informacje, które z przyjemnością usłyszą, czy też będą chcieli Ci zaprzeczyć?

Przejrzyj tekst, mając na uwadze te pytania i wprowadź potrzebne zmiany. Chcesz uprzedzać pytania i zastrzeżenia i odpowiadać na nie w toku raportu lub w trakcie prezentacji.

12. Połącz to wszystko razem z podsumowaniem

W podsumowaniu nie ma miejsca na powtórzenie danych przedstawionych w głównej części raportu czy prezentacji. To miejsce, w którym można opowiedzieć historię. To miejsce, w którym można to wszystko związać.

W prezentacji pisemnej streszczenie zwykle poprzedza tekst. W prezentacji nastąpi to na końcu. To jest podsumowanie.

Unikaj używania liczb w podsumowaniu. Zamiast tego podaj znaczenie liczb. Uderz w najważniejsze wydarzenia i omów konsekwencje podanych informacji.

Nie musisz przedstawiać faktów w takiej samej kolejności, w jakiej użyłeś w raporcie. To powtórka, a nie podsumowanie. Wymień fakty w kolejności, która najlepiej opisuje historię. Wyeliminuj styczne lub nieistotne informacje.

Użyj podsumowania, aby wyjaśnić wszelkie sprzeczności w danych. Jeśli nie potrafisz wyjaśnić sprzeczności w danych, nie jesteś gotowy do złożenia raportu lub przedstawienia prezentacji. Pracuj z danymi, aż znajdziesz odpowiedzi.

13. Osiągnij swój cel

Dokąd chcesz, aby Twoi czytelnicy i słuchacze poszli? Czy Twoim celem jest popieranie sposobu działania? Czy chcesz, aby Twoi odbiorcy doszli do określonego wniosku?

Być może ustawiłeś swój cel, zanim zacząłeś pisać, ale czasami cel nie jest jasny, dopóki nie pracujesz z danymi. Po ukończeniu pierwszej wersji roboczej przejrzyj swoją pracę i edytuj, aby upewnić się, że osiągasz swój cel.

Pomyśl o sobie jako o braniu publiczności za rękę i prowadzeniu jej krok po kroku do miejsca, w którym chcesz się udać. Kiedy dojdziesz do ostatecznych wniosków lub rekomendacji, chcesz, aby publiczność przytaknęła tak, tak, tak. Przyniosłeś je dokładnie tam, gdzie chcesz, żeby były.

Opowiadasz historię, a nie wypluwasz mnóstwo danych. Widzowie powinni być w stanie zobaczyć, jak wszystkie elementy historii pasują do siebie. Podobnie jak fabuła opowieści, każda informacja prowadzi do zakończenia.

Przedstawiając każdy nowy fakt, pokaż, jak pasuje on do wcześniej podanych faktów.

Czas świętować wspaniałą pracę.

Pixabay (zmodyfikowany przez Catherine Giordano)

Miłej podróży

Jeśli zastosowałeś się do powyższej rady, będziesz czuć się pewnie, przedstawiając raport lub notatkę lub prezentując prezentację. Co równie ważne, twoja publiczność będzie szczęśliwa.

Więc teraz możesz mieć to mai-tai na plaży. Zasłużyłeś na to.

© 2016 Catherine Giordano

Czekam na Twoje pytania i komentarze.

Catherine Giordano (autorka) z Orlando na Florydzie 12 września 2016 r.:

Dziękuję Larry Rankin. Cieszę się, że to lubisz.

Larry Rankin z Oklahomy 12 września 2016 r.:

Wspaniała analiza procesu.

Catherine Giordano (autorka) z Orlando na Florydzie 25 sierpnia 2016 r.:

teahes12345 Wspaniale jest mieć nauczyciela, który mówi mi, że mój esej o pisaniu lepszych raportów i prezentacji (zwłaszcza Power Point) jest przydatny. Najbardziej lubię tę część, w której patrzę na raport lub prezentację jako podróż, a pisarz / prezenter jako przewodnik prowadzący publiczność do konkluzji.

Dianna Mendez 25 sierpnia 2016 r.:

Twoje wskazówki dotyczące programu Powerpoint są dla mnie doskonałe. To są informacje, które przekazałem uczniom do prezentacji i pomagają wskazać najważniejsze. Twój artykuł zawiera cenne informacje, które doprowadzą do sukcesu.

Catherine Giordano (autorka) z Orlando na Florydzie 21 sierpnia 2016 r.:

AudreyHowitt: Thamks za poinformowanie mnie, że podobają Ci się umiejętności, których nauczyłem się w tym artykule.

Catherine Giordano (autorka) z Orlando na Florydzie 21 sierpnia 2016 r.:

heidithorne: Dziękuję bardzo za okazanie uznania. Cieszę się, że jedna z moich wskazówek była przydatna.

Audrey Howitt z Kalifornii, 21 sierpnia 2016 r.:

Cóż za pouczający artykuł - efektywne prezentacje biznesowe wymagają wielkich umiejętności -

Heidi Thorne z Chicago Area 21 sierpnia 2016 r.:

Kilka świetnych wskazówek dotyczących slajdów programu PowerPoint i białych znaków. Udostępnianie tutaj w HP!

Catherine Giordano (autorka) z Orlando na Florydzie 21 sierpnia 2016 r.:

ChitrangadaSharan: Dziękuję za komentarz. Wygląda na to, że większość z nich już wiesz, ale mam nadzieję, że przyjąłeś wskazówkę lub dwie. Jak mówisz, pisanie dobrych raportów i prezentacji to ważna umiejętność biznesowa.

Chitrangada Sharan z New Delhi, Indie, 21 sierpnia 2016 r.:

Prezentacja biznesowa to umiejętność, którą posiada wielu profesjonalistów, podczas gdy inni uczą się jej poprzez doświadczenie.

Bardzo ładnie wyjaśniłeś, punkt po punkcie, jak pisać lepsze raporty i prezentacje. Naprawdę imponujące.

Jestem pewien, że pomoże to wielu zainteresowanym profesjonalistom.

Dzięki za udostępnienie!

Catherine Giordano (autorka) z Orlando na Florydzie 21 sierpnia 2016 r.:

FlourishAnyway: Zgadzam się. Zbyt zajęte prezentacje PowerPoint są bardziej irytujące niż informacyjne. Wypełnienie szczegółów należy do mówcy. Tekst w PowerPoint ma po prostu skupić uwagę widza na temacie. Zdjęcia powinny być używane tylko wtedy, gdy dodają coś do prezentacji, a nie tylko po to, by mieć zdjęcia. Dzięki za komentarz.

FlourishAnyway z USA w dniu 21 sierpnia 2016 r.:

Tutaj znajdziesz świetne wskazówki dotyczące raportów biznesowych i prezentacji. Jednym z moich irytowanych zwierzaków jest wypełniony po brzegi slajd PowerPoint, który jest tak zajęty, że uwaga publiczności jest skierowana na czytanie, a nie słuchanie. Tak naprawdę nie ma powodu dla mówcy.