Jak pisać zasady i procedury dla Twojej firmy

To jest przewodnik po tym, jak napisać zasady i procedury dla swojego miejsca pracy.

David Livermore

Co to jest polityka i procedura?

Więc co to jest polityka i procedura? Mówiąc najprościej, są to instrukcje krok po kroku, jak zrobić coś w Twojej organizacji. Może to być coś ogólnego, jak to, czego oczekuje się od wszystkich pracowników, lub może to być sposób wykonania określonego zadania. Tak czy inaczej, polityka i procedura mogą zapisać te myśli na papierze, aby każdy mógł je zobaczyć i śledzić.

W tym artykule omówiono następujące kwestie:

• Co należy uwzględnić w zasadach i procedurze
• Jak sformatować politykę i procedurę.
• Przykład jednego
• Porady
• Zalety i wady korzystania z polityki i procedury.

Co należy uwzględnić w zasadach i procedurze

Poniżej opisano, co jest potrzebne w każdej polityce i procedurze.

• Nagłówek - powinien zawierać nazwę organizacji, działu itp. Pozwoli to określić, dla kogo jest przeznaczona procedura.
• Tytuł - tytuł procedury. Staraj się nie robić tego zbyt długo. Spraw, aby było łatwe do zapamiętania i odniesienia się do niego.
• Numer procedury - również dla łatwego odniesienia. Pozwala to na ułożenie procedur w określonej kolejności w książce, segregatorze, bazie danych online itp. Nie tylko powinny one być uporządkowane numerycznie, ale także powinny być równe odstępy między numerami procedur (np. 100, 105, 110 itd.).
• Data wejścia w życie - data wprowadzenia procedury w życie. Może być ważny przy próbie ustalenia harmonogramu dla określonego zadania.
• Zmieniona data - jeśli w pewnym momencie wprowadzono zmiany w procedurze, data ta musi zostać zmieniona na datę zmiany procedury. Dzięki temu wszyscy są na bieżąco z aktualnymi zmianami.
• Data przeglądu - jeśli procedura została poddana przeglądowi w celu sprawdzenia, czy konieczne jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian, należy zmienić tę datę. Nie ma znaczenia, czy nie wprowadzono żadnych zmian, tę datę należy zmienić na wskazaną, kiedy była ostatnio przeglądana.
• Autoryzowany przez - nazwisko osoby, która upoważniła do wydania polityki i procedury. Byłby to kierownik działu lub przełożony.
• Polityka - powinno to dotyczyć tego, kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak. Jednak ta część powinna być krótka. Powinien to być co najwyżej przegląd tego, dlaczego polityka obowiązuje.
• Dyrektywa - jeśli coś jest do zrobienia lub jeśli istnieje ogólne polecenie, którego dana osoba musi przestrzegać, powinno to być zawarte w dyrektywie. Nie uwzględniaj tego, chyba że jest coś krytycznego, na co należy od razu zwrócić uwagę.
• Procedura - będzie to większość Twojej polityki i procedury. Zawiera szczegółowe kroki, jak osiągnąć to, co nakazuje polityka.
• Numer strony - na każdej stronie powinien znajdować się numer strony.
• Nagłówki stron - nagłówki stron powinny zawierać tytuł i numer procedury zasad i procedury.
• Inicjały - powinny to być inicjały ostatniej osoby, która zapoznała się z polityką i procedurą. Powinien również zawierać datę ostatniego przeglądu.
• Przykłady - będą na oddzielnych stronach, które nie będą miały nagłówka, numerów stron itp. To są przykłady tego, co jest opisywane na ważnych etapach procedury.

Jak sformatować zasady i procedury

Istnieje kilka podstawowych zasad, jeśli chodzi o pisanie polityki i procedury:

• Czcionka - czcionka powinna być powszechnie używana i rozpoznawana, ale nie jest uważana za nieprofesjonalną. Na przykład Comic Sans to nieprofesjonalna czcionka.
• Rozmiar czcionki - co najwyżej nie powinieneś używać dużego rozmiaru czcionki podczas całej procedury. Powinien być zawsze spójny w każdej procedurze.
• Kolory - kolory nie są naprawdę potrzebne. Procedura powinna być na białym tle z czarną czcionką. Jednak w przykładach można użyć kolorów.
• Odstępy - część procedury powinna być odpowiednio rozmieszczona, aby ułatwić czytanie. Jeśli nie ma spacji między krokami, tekst będzie składał się razem, gdy ktoś przeczyta zasady.
• Marginesy - powinny być wykonane zgodnie ze standardami obowiązującymi w Twojej organizacji dla innych dokumentów. To sprawia, że ​​użytkownicy są bardziej skłonni do czytania i korzystania z procedury.

Poniżej znajdują się zalecane wymagania dotyczące stylizacji dla każdej z wymienionych powyżej kategorii.

• Nagłówek - nagłówek powinien zawsze być pośrodku, pogrubiony, wielkimi literami i na samej górze zasady. Powinien mieć również największy rozmiar czcionki w porównaniu z resztą zasad i procedur.
• Tytuł i numer procedury - oba powinny znajdować się w tym samym wierszu, ponieważ są używane jako odniesienia w zasadach i procedurze. Mogą być tego samego rozmiaru lub nieco mniejsze niż nagłówek, ale powinny być pogrubione i zapisane dużymi literami. Tytuł powinien znajdować się po lewej stronie, a numer procedury po prawej stronie.
• Data wejścia w życie, poprawiona i zweryfikowana - widziałem je na różne sposoby. Czasami są we własnej kolumnie, innym razem widziałem ich we własnym rzędzie. To osobiste preferencje, ale zawsze powinny znajdować się pod tytułem i mieć małą czcionkę. Podobnie jak poprzednie kategorie, powinny one być pogrubione i pisane wielką literą.
• Autoryzowany przez - może to być ostatni wiersz w górnej części zasad i procedury. Powinien być wytłuszczony, pisany wielką literą i umieszczony po lewej stronie dokumentu.
• Polityka - powinno być coś, co wskazuje, że polityka zaczyna się w tym momencie. Zazwyczaj słowo „polityka” można wpisać wielkimi literami i pogrubioną czcionką, podczas gdy sama polityka nie jest wytłuszczona ani pisana wielkimi literami. Będziesz chciał również uzasadnić tekst w dokumencie.
• Dyrektywa - to jest coś, co zazwyczaj chcesz wyróżnić, więc będzie to wytłuszczone i zapisane wielkimi literami. Uzasadnij akapit, aby dobrze wyglądał w zasadach i procedurze.
• Procedura - najtrudniej to wyjaśnić, ponieważ jest tak szczegółowa. Zasadniczo będziesz chciał oddzielić kroki tak bardzo, jak to możliwe. Nie chcesz akapitów informacji, chcesz łatwo śledzić tekst. Rozbijaj więc jak najwięcej, używając różnych rodzajów list w różnych wcięciach. Na przykład A.1.ia, każdy z innym wcięciem niż poprzedni. Jednakże, przechodząc do „B”, musi to być to samo wcięcie, co „A” przed nim. Poniższy przykład pokaże prawdziwy tego przykład.
• Numer strony - powinien być wyśrodkowany w stopce dokumentu. Albo wprowadź numer dla każdej strony, albo pokaż bieżącą stronę i całkowitą liczbę stron (np. Strona 1 z 2). Pierwsza strona nie musi mieć numeru strony.
• Nagłówki stron - nagłówek strony na każdej kolejnej stronie po pierwszej powinien wyglądać tak samo, jak w przypadku tytułu, a numer procedury znajduje się na pierwszej stronie.
• Inicjały - na samym końcu każdej procedury osoba dokonująca przeglądu / poprawiająca procedurę powinna dołączyć swoje inicjały oraz datę ostatniego przeglądu / korekty.
• Przykłady - są one niezależne od pisanej procedury. Mogą zawierać zrzuty ekranu z programu, tabele do przejrzenia itp. W odpowiednim punkcie procedury należy odnieść się do przykładu (np. Przykład A). Następnie w prawym górnym rogu każdego przykładu powinno znajdować się odniesienie do tego, jaki to przykład.

Najlepsza czcionka do użycia w zasadach i procedurach

Polecam cztery czcionki:

1. Arial - ta czcionka jest uważana za standard branżowy dla większości dokumentów. Wiele komputerów domyślnie używa tej czcionki i jest łatwa do odczytania. Nigdy nie możesz się pomylić z tą czcionką.
2. Times New Roman - kolejny standard branżowy. Jest również używana jako domyślna czcionka w niektórych programach komputerowych. Niektórzy uważają to za stary styl, który rozpoznaje pierwsze pokolenie użytkowników komputerów.
3. Calibri - aby uzyskać bardziej miękkie podejście, możesz wybrać tę czcionkę. Nie męczy oczu i wygładza wygląd dokumentu. Ponieważ zasady i procedury mogą być nudne w czytaniu i pisaniu, może to być jedna z lepszych czcionek w użyciu.
4. Georgia - To rzadko używana czcionka, ale taka, która może wyskoczyć na ciebie. Uważam to za skrzyżowanie Arial i Times New Roman.

Nie użyłbym żadnego frontu, który jest zbyt trudny do odczytania lub wygląda nieprofesjonalnie. Nikt nie potraktuje poważnie tej polityki i procedury, jeśli zostanie użyta nieprofesjonalna czcionka.

Poniższy rysunek przedstawia wszystkie cztery czcionki w akcji.

Przykłady wyżej wymienionych czcionek.

David Livermore

Przykład polityki i procedury.

David Livermore

Formatowanie użyte w powyższym przykładzie zasad i procedury

Ta tabela obejmuje formatowanie, którego użyłem w powyższym przykładzie. Użyta czcionka to Arial, a tekst jest domyślny po lewej stronie, chyba że określono inaczej.

Kategoria	Format
nagłówek	14 pkt., Pogrubienie, środek
Tytuł	14 pkt., Pogrubiona
Numer procedury	14 pkt., Pogrubiona
Daktyle	12 pkt., Pogrubienie, środek
Autoryzowany przez	12 pkt., Pogrubienie, środek
Polityka	12 pkt., „Polityka” jest pogrubiona, uzasadniona
Dyrektywa	12 pkt., Pogrubienie, uzasadnienie
Procedura	12 pkt., Uzasadniony
Numer strony	10 pkt., Środek
Nagłówek	12 pkt., Pogrubiona
Inicjały	12 pkt.

Wskazówki dotyczące zasad i procedur

Oto kilka ogólnych wskazówek, których należy przestrzegać w odniesieniu do zasad i procedur.

• Często przeglądaj procedury. To, że piszesz procedurę, nie oznacza, że ​​jest ona zakończona. Okresowo musisz wracać i przeglądać swoją procedurę pod kątem wszelkich zmian. Niektórzy zalecają przeglądanie ich co kilka lat, ale ja lubię przeglądać je co roku, jeśli to możliwe. Ponadto, gdy w organizacji coś się zmieni, co ma wpływ na procedurę, należy natychmiast zmienić zasady i procedury.
• Przed udostępnieniem procedury przejrzyj procedurę. Niech kilka osób przejrzy procedurę, aby sprawdzić, czy ma ona sens. Uwzględnij w tym procesie zarówno nowych, jak i doświadczonych pracowników. Mogą dostarczyć informacji, o których być może nie pomyślałeś. Jeśli masz regularną komisję, która dokonuje przeglądu procedur, to jeszcze lepiej.
• Niech wszyscy potwierdzą, że przejrzeli procedurę po jej wydaniu. Gdy skończę pisać lub poprawiam procedurę, wysyłam ją do wszystkich moich pracowników. Podpisują i datują, kiedy przeglądają. Wysyłam również e-maile do pracowników, aby poinformować o zmianach w polityce i procedurze. W ten sposób mam dokumentację, o której powiadomiłem wszystkich. W dużych organizacjach powinni się tym zajmować przełożeni na poziomie zespołu lub sekcji.
• Opracuj spis treści. Jeśli w końcu opracujesz wiele zasad i procedur, opracuj spis treści, aby ułatwić zlokalizowanie określonej polityki.
• Pozwól na drżenie w procedurze. Nie należy oczekiwać od personelu przestrzegania zasad i procedur co do joty. Powinien służyć jako przewodnik po wykonaniu zadania. Dopóki nie popełniono błędów i nie złamano prawa, można dopuścić pewien margines swobody przy przestrzeganiu procedury.
• Procedura powinna być jak najkrótsza. Nie uwzględniaj wszystkich scenariuszy lub sytuacji, które mogą się pojawić. Jeśli coś dzieje się raz w roku, po co opracowywać na to procedurę? Najlepiej byłoby to podać w notatce lub e-mailu.
• Sprawdź, czy nie łamiesz żadnych zasad ani praw w ramach procedury. W dużych organizacjach może być konieczne sprawdzenie, czy nie narażasz pracodawcy lub pracownika na szkodę podczas opracowywania procedury. W razie potrzeby uwzględnij podstawę prawną, dla której opracowano politykę i procedurę w części procedury dotyczącej polityki.
• Wygoogluj to. Zanim zaczniesz pisać politykę, wyszukaj w Internecie, czy inna organizacja opracowała podobną politykę. Nie plagiatuj procedury. Zamiast tego, po prostu przeczytaj go i utwórz własny na podstawie pomysłów tego, który znajdziesz.

Zalety stosowania zasad i procedur

Poniżej znajdują się zalety w tworzeniu polityki i procedury:

• Pozwala na jednolity sposób robienia rzeczy. Bez odpowiedniej polityki i procedury mogłoby to pozwolić ludziom robić rzeczy tak, jak chcą. Mogą popełniać błędy lub powodować błędy w procesie. Polityka i procedura rozwiązują ten problem.
• Eliminuje ciągłe zadawanie pytań personelowi. Jako przełożony ciągle otrzymuję pytania od moich pracowników. Teraz, gdy nasza polityka i procedura są w pełni zaktualizowane, mogę po prostu wskazać im procedurę, aby odpowiedzieć na ich pytania. Czasami jednak konieczne jest wyjaśnienie procedury.
• Polityka i procedura pociągają pracowników do odpowiedzialności. Jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, stosowanie zasad i procedur może sprawić, że Twój personel będzie spełniał określone standardy. Ktoś nie może powiedzieć, że nie był czegoś świadomy lub nie ma do czego się odwołać. Dzięki polityce i procedurom zapewnia pracownikom świadomość tego, czego się od nich oczekuje.
• Świetne do szkolenia nowych pracowników. Kiedy otrzymuję nowego pracownika, spędzam pierwszy dzień lub dwa na ścisłej współpracy z nim. Pokazuję im większość pracy, ale potem odchodzę. Zostawiam im tylko politykę i procedurę. Ponieważ mają pytania, kieruję ich do tej procedury. Dowiadują się o pracy i dokąd się udać, jeśli mają pytania. Dodatkowo to uwalnia mnie do wykonywania swojej pracy.
• Może wyznaczać cele. Wspaniałą rzeczą związaną z obowiązkami zawodowymi na piśmie jest to, że można wyznaczać cele dla pracowników. Procedura może określać, co należy zrobić i kiedy należy spać pojedynczo. Pracownicy mogą traktować to jako cel dla siebie, starając się promować, zarabiać na podwyżki itp.

Wady stosowania zasad i procedur

Poniżej znajdują się wady przy opracowywaniu polityki i procedury:

• To tłumi kreatywność. Pracownicy czują się tak, jakby nie mieli swobody w podejmowaniu decyzji. Nie będą myśleć nieszablonowo ani znajdować nowych, kreatywnych rozwiązań problemu, jeśli czują, że zawsze muszą przestrzegać ustalonej procedury. Zawsze mówię moim pracownikom, że procedury mają być wskazówkami, a nie twardymi i szybkimi zasadami. Dopóki z powodzeniem osiągniesz cel, sposób nie ma znaczenia.
• Wymaga ciągłej aktualizacji, która może być czasochłonna. Zawsze, gdy coś się zmienia, ktoś musi wrócić do polityki, aby ją zmienić. Kiedy pojawiają się nowe obowiązki zawodowe, ktoś musi napisać procedurę, jak to zrobić. To bardzo czasochłonny proces. Każdego tygodnia mam do czynienia z aktualizacją, przeglądem lub planowaniem aktualizacji zasad i procedur.
• Może zahamować rozwój organizacji. Wielu pracowników wraca do stwierdzenia, że ​​coś „zawsze było robione w ten sposób, więc po co to zmieniać?”. To nie to samo, co powstrzymywanie kogoś przed kreatywnością. Zamiast tego polityka i procedura mogą powstrzymać zmiany w organizacji, jeśli ktoś ma dokument, który stwierdza, że ​​coś zawsze było robione w określony sposób.
• Pracownicy mogą zinterpretować etap procedury na wiele sposobów. Ktoś może czytać krok w jeden sposób, podczas gdy inny może czytać krok w inny sposób, podczas gdy autor procedury mógł mieć na myśli coś zupełnie innego. Słowa na kartce papieru są otwarte na interpretację. Kiedy więc opracowywana jest procedura, zwłaszcza długotrwała, powinna być o niej mowa.
• Nudzą się do pisania. Czasami spędzałem wiele dni z rzędu, pisząc i poprawiając procedurę. Może to być bardzo długi i przeciągający się proces, więc nie jest to najbardziej ekscytująca rzecz w mojej pracy. Problem z nudą polega na tym, że jesteś bardziej skłonny do popełniania błędów, dlatego ważne jest, aby wiele osób sprawdzało politykę po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian.

© 2014 David Livermore