Integracja danych zewnętrznych z hrisami Twojej firmy

Integracja danych zewnętrznych z HRIS

Ten artykuł zawiera kompleksowy przegląd integracji danych zewnętrznych z podstawowym HRIS, możliwości i wyzwań tej integracji oraz przedstawia najlepsze praktyki, o których należy pamiętać podczas planowania integracji. Chociaż ten temat dotyczy wszystkich obszarów HR i danych HR, głównym celem tego artykułu jest analiza integracji badań wynagrodzeń i danych rynkowych.

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) jest zdefiniowany jako system ewidencji wszystkich danych dotyczących zasobów ludzkich. Efektywny HRIS zapewnia organizacjom możliwość zarządzania przepływem pracy typowych działań HR, takich jak rekrutacja, wdrażanie, śledzenie korzyści i raportowanie (Celergo.com, 2017). Nie jest niczym niezwykłym, że różne funkcje HR wykorzystują wyspecjalizowany system do zarządzania codzienną pracą tej funkcji. Tradycyjnie organizacja kupuje podstawowy HRIS, który służy jako podstawowy system operacyjny i zawiera dane HR, takie jak pracownik:

Nazwa
adres
numer ubezpieczenia społecznego
Tytuł pozycji
Status FLSA itp.

Po ustanowieniu systemu podstawowego organizacje zazwyczaj odczuwają potrzebę zainstalowania dodatkowych systemów, aby sprostać rosnącym potrzebom firmy. W idealnym świecie dodatkowe potrzeby funkcji HR można zaspokoić kupując i wdrażając moduły podstawowego systemu. W niektórych sytuacjach dodatki do podstawowego systemu nie obsługują odpowiednio procesów biznesowych. W takich przypadkach należy podjąć decyzję o zmianie procesów organizacyjnych, zakupie innego oprogramowania, które będzie obsługiwać bieżący proces biznesowy, lub o opracowaniu całkowicie dostosowanych do własnych potrzeb systemów domowych. Coraz częściej eksperci HRIS są proszeni o integrację różnych systemów HR (Kavanagh i Johnson, 2018). Oprócz integracji systemu eksperci HRIS mogą również zostać poproszeni o zintegrowanie elementów danych z systemem, które pomagają liderom organizacji w podejmowaniu decyzji.

Zintegrowane systemy informacyjne

Kavanagh i Johnson (2015) definiują zintegrowane systemy informacyjne jako „systemy zbudowane na wspólnych platformach, które pozwalają na wykorzystanie jednej instancji danych w kilku aplikacjach i bezproblemowy transfer danych między systemami” (s. 165). W minimalnym stopniu integracja danych obejmuje połączenie informacji w dwóch systemach, ale potrzeba biznesowa może wymagać więcej niż dwóch połączeń. Integracje często obejmują łączenie operacji transakcyjnych w jednym systemie, które rozpoczynają pewne działania w kolejnym systemie. Przykładem tego jest system śledzenia kandydatów (ATS) połączony z wieloma systemami. Dla przykładu, po wybraniu i potwierdzeniu kandydata,ATS uruchamia wejście do systemu płac, który uruchamia wejście do systemu rejestracji czasu pracy i alarmuje dział identyfikatorów, że rozpoczyna pracę nowy pracownik i że należy utworzyć identyfikator, aby pracownik mógł przesuwać palcem po zegarze. W tym przykładzie dane są bezproblemowo przesyłane bez potrzeby dodatkowej interwencji człowieka poza początkowym wyzwalaniem w ATS. Ten rodzaj wsparcia przepływu pracy zwalnia specjalistów HR z większości obowiązków transakcyjnych i administracyjnych, które tradycyjnie były częścią funkcji HR, i zapewnia HR możliwość zostania strategicznymi partnerami biznesowymi i wspierania podejmowania decyzji organizacyjnych.dane są bezproblemowo przesyłane bez potrzeby dodatkowej interwencji człowieka poza początkowym wyzwoleniem w ATS. Ten rodzaj wsparcia przepływu pracy zwalnia specjalistów HR z większości obowiązków transakcyjnych i administracyjnych, które tradycyjnie były częścią funkcji HR, i zapewnia HR możliwość zostania strategicznymi partnerami biznesowymi i wspierania podejmowania decyzji organizacyjnych.dane są bezproblemowo przesyłane bez potrzeby dodatkowej interwencji człowieka poza początkowym wyzwoleniem w ATS. Ten rodzaj wsparcia przepływu pracy zwalnia specjalistów HR z większości obowiązków transakcyjnych i administracyjnych, które tradycyjnie były częścią funkcji HR, i zapewnia HR możliwość zostania strategicznymi partnerami biznesowymi i wspierania podejmowania decyzji organizacyjnych.

Poprzez integrację systemów i innych danych eksperci HRIS mają potencjał do tworzenia i generowania znaczących wskaźników oraz zapewniania wszechstronnego wsparcia przy podejmowaniu decyzji. Dzięki integracji wynagrodzeń, rynku pracy i czasu potrzebnego na wypełnienie danych dotyczących działań rekrutacyjnych, dział HR może być w stanie zidentyfikować elementy wymagające podjęcia działań, aby usprawnić zarządzanie rekrutacją i / lub wynagrodzeniami. Aby pomóc zilustrować ten punkt, podano następujący przykład rekrutacji pielęgniarek:

Przykład rekrutacji pielęgniarki

Ogólny średni czas na obsadzenie wolnych miejsc w Centrum Medycznym ABC to 40 dni. Jednak średni czas obsadzenia stanowisk pielęgniarskich wynosi 70 dni. Niektórzy mogą twierdzić, że brakuje pielęgniarek, co prowadzi do dłuższego czasu na wypełnienie sylwetki. Łącząc dane, wykwalifikowany specjalista HRIS odkrywa jednak, że kiedy rekruterzy ogłaszają wolne miejsca pracy, korzystając z 75. centyla rynkowego wynagrodzenia referencyjnego, czas potrzebny na obsadzenie skrócił się do 50 dni…

… w porównaniu do czasów, w których stosowana była standardowa filozofia firmy w zakresie wynagrodzeń, a czas potrzebny na wypełnienie wynosił średnio 80 dni. Mając te informacje, kierownictwo może podjąć decyzję o zmianie filozofii wynagrodzeń ABC Medical Center w odniesieniu do pielęgniarek. W tym uproszczonym przykładzie dane zostały pobrane z podstawowego HRIS, ATS i rynku pracy i wykorzystane do podjęcia decyzji, która ma wpływ na budżet organizacji. Integracja danych daje organizacji możliwość zrozumienia zmieniających się warunków i uświadomienia sobie ich wpływu w czasie - lub natychmiast - aby wpływać na zmianę.

Korzyści z integracji danych

Istnieje kilka powodów, dla których organizacja zdecydowała się na integrację danych zewnętrznych z podstawowym HRIS. Jak wyjaśniono w powyższym przykładzie, zintegrowane dane umożliwiają liderom uzyskiwanie analiz na czas, a także raportów ad hoc. Poprzez integrację zbiorów danych HRIS tworzy wartość w udostępnianiu kompleksowych możliwości raportowania. W przypadku planowania wynagrodzeń zintegrowane systemy mogą obejmować wytyczne merytoryczne oparte na lokalizacji i w odpowiednim przedziale wynagrodzeń w oparciu o oceny wyników. W ten sposób integracja danych eliminuje potrzebę interpretowania przez menedżerów złożonej macierzy i zmniejsza prawdopodobieństwo błędów w oparciu o ręczne obliczenia i interpretację zasad. Ponadto planowanie wynagrodzeń, które nie jest wykonywane przy użyciu zintegrowanego systemu czasu rzeczywistego, jest czasochłonne i kosztowne.W ankiecie samoobsługi HR z 2002 r. Cedar Group oszacowała, że w Ameryce Północnej firmy odnotowały oszczędności w wysokości 5,29 USD na przeciętną transakcję dzięki zautomatyzowanemu systemowi planowania wynagrodzeń (Wright, 2004). Jeśli ta liczba jest prawdziwa, nawet małe i średnie firmy mogą zyskać na integracji danych i automatyzacji planowania wynagrodzeń w celu stworzenia tego rodzaju aplikacji samoobsługowych dla menedżerów.

Zintegrowany HRIS zapewnia również bezproblemową zgodność raportowania federalnego. W przypadku organizacji, które są zobowiązane do corocznego raportowania danych, gromadzenie danych może być żmudne i czasochłonne. Na przykład zintegrowany system, który śledzi wymagane szkolenia, może być łatwo manipulowany w celu tworzenia standardowych raportów Wspólnej Komisji. To samo dotyczy raportowania EEO-1 i Vets-100. Oprócz planowanej zgodności, zintegrowane systemy pozwalają organizacjom na terminowe udzielanie audytorom odpowiedzi i tworzenie danych do przeprowadzania samokontroli. Integracja danych z samoobsługowych platform internetowych dla pracowników również zwiększa wydajność i zmniejsza liczbę błędów, ponieważ pracownicy przesyłają własne dane do HRIS.

Wyzwania do rozważenia

Integracja danych zewnętrznych nie jest pozytywna i na pewno niesie ze sobą szereg wyzwań, które organizacja musi rozważyć. Integracja danych i systemów jest kosztowna i często wymaga obejść lub poprawek, aby zapewnić dane przydatne przy podejmowaniu decyzji. Jeśli organizacja chce zintegrować własny system z systemem dostawcy lub zintegrować dwa lub więcej systemów dostawców, niezbędny będzie ekspert HRIS z techniczną wiedzą na temat protokołów i języków programowania do udostępniania danych między systemami (Kavanagh i Johnson, 2018). Jeśli ten programista nie jest obecnie częścią personelu organizacji, lider HRIS będzie musiał przeznaczyć budżet na dodatkowe stanowisko. Podczas gdy wysoce zintegrowany HRIS może zapewnić większą wydajność dzięki wykorzystaniu samoobsługi kandydatów, pracowników i menedżerów,niektórzy twierdzą, że systemy te mogą przenosić pracę z działu HR na menedżerów i pracowników, obciążając w ten sposób menedżerów liniowych i pracowników liniowych, co ma długofalowy wpływ na zmniejszenie ogólnej produktywności w organizacjach. Systemy świadczeń mogą nie być dobrze odbierane przez pracowników, którzy czują, że potrzebują dodatkowego wsparcia w podejmowaniu decyzji (Stone i in. 2015). Ponadto niektórzy pracownicy mogą nie czuć się komfortowo w korzystaniu z technologii i mogą preferować formularze papierowe od zapisów komputerowych.niektórzy pracownicy mogą nie czuć się komfortowo w korzystaniu z technologii i mogą preferować formularze papierowe od zapisów komputerowych.niektórzy pracownicy mogą nie czuć się komfortowo w korzystaniu z technologii i mogą preferować formularze papierowe od zapisów komputerowych.

Kolejnym ważnym wyzwaniem, które należy wziąć pod uwagę, jest elastyczność systemu - która ma kluczowe znaczenie dla powodzenia integracji danych. W przykładzie automatyzacji wynagrodzeń plany wynagrodzeń zmieniają się w czasie, a HRIS musi być w stanie nadążyć za tymi zmianami. Zmiany mogą obejmować uprawnienia, reguły biznesowe (np. Minimalne i maksymalne kwoty podwyżek), budżety, wytyczne, daty dostępu, obliczenia, a nawet prezentacje na ekranie. Dodanie lub usunięcie składników wynagrodzenia podstawowego, planów premiowych lub planów giełdowych jest konieczne, aby zapewnić elastyczność w przypadku typowych zmian w programie (Wright, 2004). Systemy muszą również zapewniać elastyczność niezbędną do dostosowania się do zmieniających się potrzeb związanych ze zgodnością. Na przykład planowanie wynagrodzeń dla pracowników zwolnionych i niezwolnionych może podlegać innym wytycznym.Integracja danych dotyczących wynagrodzeń może również zapewnić menedżerom flagi wskazujące potencjalne problemy ze zgodnością - na przykład wskaźniki dla kobiet i pracowników mniejszości, gdy ich pensje spadają poniżej podobnie wykwalifikowanych mężczyzn i pracowników większościowych. Ten typ flagi może być skomplikowany we wdrożeniu, ponieważ wymaga od systemu pobierania danych z kilku różnych systemów (podstawowe HRIS, ATS, dane z rynku wynagrodzeń), stosowania obliczeń (współczynnik komparacji oparty na stawce godzinowej lub rocznej pensji w zależności od statusu FLSA), i wyślij wskaźnik lub flagę do menedżera w oparciu o biznesową definicję tego, co stanowi element wymagający przeglądu (Wright 2004).Ten typ flagi może być skomplikowany we wdrożeniu, ponieważ wymaga od systemu pobierania danych z kilku różnych systemów (podstawowe HRIS, ATS, dane z rynku wynagrodzeń), stosowania obliczeń (współczynnik komparacji oparty na stawce godzinowej lub rocznej pensji w zależności od statusu FLSA), i wyślij wskaźnik lub flagę do menedżera w oparciu o biznesową definicję tego, co stanowi element wymagający przeglądu (Wright 2004).Ten typ flagi może być skomplikowany we wdrożeniu, ponieważ wymaga od systemu pobierania danych z kilku różnych systemów (podstawowe HRIS, ATS, dane z rynku wynagrodzeń), stosowania obliczeń (współczynnik komparacji oparty na stawce godzinowej lub rocznej pensji w zależności od statusu FLSA), i wyślij wskaźnik lub flagę do menedżera w oparciu o biznesową definicję tego, co stanowi element wymagający przeglądu (Wright 2004).

Najlepsze praktyki w zakresie integracji danych

Wright (2004) podaje osiem sugestii, których należy przestrzegać podczas integrowania danych i wykorzystywania ich do automatyzacji planowania wynagrodzeń. Sugestie mają zastosowanie do wszystkich funkcji HR i eksperci HRIS powinni pamiętać o zaleceniach.

Planuj dokładnie. Integracja danych nie powinna być decyzją w ostatniej chwili ani po namyśle. Dane ze wszystkich systemów zaangażowanych w powiązanie muszą być odwzorowane, aby zapewnić zgodność zestawów danych do przesyłania.
Funkcjonalność należy stopniowo wprowadzać stopniowo. Zaleca się, aby organizacje nie próbowały robić zbyt wiele za szybko. Wdrażając etapy, organizacje dają sobie możliwość reagowania na wyzwania i przekierowywania zasobów, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Ważne jest, aby badać i stosować się do najlepszych praktyk specyficznych dla branży. Potrzeby placówki medycznej prawdopodobnie znacznie różniłyby się od potrzeb producenta. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania dla potrzeb integracji danych i eksperci HRIS powinni być tego świadomi, rozpoczynając projekt.
Dział HR powinien sprawdzić częstotliwość wyjątków od reguł biznesowych, aby określić, czy nowo zintegrowany system powinien być skonfigurowany w celu uwzględnienia wyjątków.
Organizacje powinny rozważyć konsekwencje obliczeń opartych na zaokrąglaniu. Ta wskazówka dotyczy danych dotyczących odszkodowań, ale należy ją wziąć pod uwagę. Jeśli liczby zostaną zaokrąglone, może to w nieoczekiwany sposób wpłynąć na budżet i zakłócić prognozy budżetowe. Wydaje się, że to drobna sprawa, jednak z czasem może się okazać kosztowna.
Sprawdź poprawność wymaganych danych w podstawowym HRIS i zaplanuj czas na wdrożenie zaplanowanego czyszczenia danych, jeśli to konieczne.
Wright podkreśla potrzebę przetestowania wszelkich modyfikacji systemu przed ich uruchomieniem. Ważne jest, aby przetestować wszystkie możliwe scenariusze w systemie, aby upewnić się, że bezpieczeństwo jest nienaruszone, a zintegrowany system działa zgodnie z oczekiwaniami.
I wreszcie ósme zalecenie to zaplanowanie komunikacji dotyczącej zarządzania zmianą. Mówi się, że wdrożenia HRIS kończą się niepowodzeniem nie z powodu problemów ze sprzętem lub oprogramowaniem, ale z powodu lidera zmiany oraz ludzi i problemów organizacyjnych związanych ze zmianą (Kavanagh i Johnson, 2015).

Podsumowując, integracja danych zewnętrznych ma kilka zalet. Integracja danych pozwala na lepsze wsparcie decyzji i metrix. Chociaż ostatecznie zwiększa się wydajność, istnieją początkowe koszty związane z integracją danych, które eksperci HRIS muszą uwzględnić. Ponadto niektórzy pracownicy i menedżerowie mogą być oporni na korzystanie z funkcji samoobsługi, od których zależą zintegrowane dane. Jeśli liderzy zastosują skuteczne metody zarządzania zmianą i odpowiednio zaplanują zasoby, integracja danych prawdopodobnie będzie miała pozytywny wpływ na funkcję HR i cały biznes.

Źródła:

Integracja HRIS z Global Payroll - cztery klucze do sukcesu. (2017, 06 października). Pobrano 24 lutego 2018 r. Ze strony

Kavanagh, MJ i Johnson, RD (2018). Human Resource Information Systems (4th ed.). Los Angeles, Kalifornia: Sage.

Stone, DL, Deadrick, DL, Łukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). Wpływ technologii na przyszłość zarządzania zasobami ludzkimi. Przegląd zarządzania zasobami ludzkimi, 25 (Zarządzanie zasobami ludzkimi: przeszłość, teraźniejszość i przyszłość - tom 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). Nie zgadzaj się na mniej: globalne programy wynagrodzeń wymagają globalnych narzędzi kompensacyjnych. Przegląd planu świadczeń pracowniczych, 58 (9), 14.