Zarządzaj budżetami: dowiedz się, jak zestawiać wyniki z budżetami

Zarządzanie pieniędzmi jest bardzo ważną częścią każdego biznesu i życia osobistego i pomaga kontrolować pieniądze w bardziej efektywny i efektywny sposób. Budżety to narzędzia finansowe dla biznesu, a raporty wydajności to oceny zadań lub projektów w środowiskach biznesowych. Raporty wydajności pomagają w identyfikowaniu lub śledzeniu odchyleń w budżetach; na przykład, gdzie wydano pieniądze i skąd uzyskano dochód. Raporty z wyników mogą również zawierać informacje inne niż finanse; na przykład zapotrzebowanie na nowy sprzęt, zapasy, personel itp.

3: Dowiedz się, jak raportować wyniki w kontekście budżetów

Ten artykuł dotyczy jednostki NVQ poziomu 4 „Zarządzanie budżetami” i ma wartość kredytu „5”.

Aby dokładnie zrozumieć przeznaczenie budżetu, który jest pierwszą częścią tego działu, kliknij poniższy link

Zarządzaj budżetami - poznaj przeznaczenie budżetów

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat zarządzania budżetami, które stanowią drugą część tej jednostki, kliknij poniższy link

Zarządzaj budżetami - dowiedz się, jak zarządzać budżetami

3.1 Wyjaśnij cel i korzyści raportowania informacji o wynikach w stosunku do budżetu

Aby raportować informacje o wynikach w stosunku do budżetu, należy monitorować, czy szacowane budżety pokrywają się z faktycznie osiągniętymi wynikami. Posiadacz budżetu lub kierownik budżetu jest odpowiedzialny za ścisłe monitorowanie wszystkich tych faktów i danych. Obowiązkiem pozostałych zaangażowanych pracowników jest również dostarczenie kierownikowi dokładnych informacji w zależności od ich poziomu odpowiedzialności. W zamian menedżerowie muszą przekazywać informacje zwrotne na temat wyników, a także przekazywać sugestie i porady dotyczące wszelkich planowanych działań lub zmian.

Raportowanie informacji o wynikach to proces, w którym gromadzone są wszystkie dane od podstaw i opracowywane są informacje o wydajności wyjaśniające szczegóły wykorzystania zasobów i osiągnięcia celów.

Cel i korzyści raportowania informacji o wynikach w stosunku do budżetu są następujące:

• To poprawia skuteczność sprawozdawczości finansowej
• To przyczynia się do zbadania wszelkich zagrożeń lub wyniki szacunkowe przyszłe zagrożenia i perspektywy
• Pomaga zidentyfikować i porównać wyniki bieżącego i poprzedniego roku budżetowego oraz sporządzić szacunek dla przyszłych procedur budżetowych.
• Pomaga w identyfikacji odchyleń w budżecie i osiągniętych wynikach. Ponadto pomaga w planowaniu i ustalaniu celów dla przyszłych występów. Odchylenia, jeśli są korzystne, wskazują na dobre wyniki, podczas gdy wariancje, które nie są korzystne, wskazują na słabe wyniki.

• Pomaga w obniżaniu kosztów i zwiększaniu zysków - w zasadzie kontrola wydatków.
• Nadwyżka pieniędzy z budżetu może zostać wykorzystana na rozszerzenie lub rozwój firmy. Raporty dotyczące wyników odgrywają tutaj dobrą rolę.
• Pomaga w zaplanowaniu kolejnych kroków, które należy wykonać, aby zadanie zostało wykonane.
• Pomaga w opracowywaniu prognoz dla wszelkich przyszłych potencjalnych projektów, konieczności podjęcia działań zarządczych lub zmian w zasadach i procedurach

• Pomaga w identyfikacji błędów w dowolnym momencie rzeczywistego zadania lub projektu lub czegokolwiek związanego z biznesem
• Pomaga w podjęciu decyzji, czy budżet i wydatki są rozsądne.
• Pomaga określić, kto jest odpowiedzialny przed kim i za co, a także odzwierciedla plany finansowe
• Pomaga w rozwiązywaniu problemów, które wymagają podjęcia działań, i można to zrobić, zanim problem wymknie się spod kontroli.

3.2 Wyjaśnij, jak sprawdzić dokładność obliczeń budżetu.

Dokładność w budżetowaniu to bardzo ważna umiejętność w zarządzaniu firmą czy organizacją. Różnice w budżecie od prognozowanego mogą prowadzić do niedoborów i zagrozić firmie. Jeśli ktoś jest dokładny przez cały proces budżetowania, prawdopodobnie opracuje dokładniejszy budżet.

Jak sprawdzić dokładność obliczeń budżetowych? Przyjrzyjmy się kilku metodom!

• Zawsze upewnij się, że każdy pojedynczy wydatek i dochód związany z biznesem jest ujęty w budżecie; na przykład nawet drobne rzeczy, takie jak małe rachunki, codzienne małe wydatki itp.
• Sprawdź, czy w procesie budżetowania dodałeś wszystkie informacje związane z codziennym prowadzeniem firmy; nawet drobne zadania i ich wydatki
• Podczas szacowania kosztów zawsze przyjmuj realistyczne założenia; można to osiągnąć poprzez dokładne zbadanie tej konkretnej pozycji w budżecie. Powinieneś być w stanie wyjaśnić swoje założenie wraz z logicznym rozumowaniem.

• Nie decyduj sam o szacunkach; raczej zbierać informacje i pomysły od wszystkich zaangażowanych członków organizacji. W ten sposób jest bardzo mało prawdopodobne, aby odbiegały od dokładności.
• Zawsze miej dodatkowe fundusze na pokrycie odchyleń, pomoże to funkcji biznesowej w ramach przydzielonego budżetu, unikając w ten sposób odstępstw od dokładności
• Przyjrzyj się każdej pozycji w budżecie, takiej jak koszty szkolenia, darowizny, imprezy związane ze zbieraniem funduszy, stacjonarne itp., I oszacuj z najwyższą starannością. Krótko mówiąc, wymień WSZYSTKIE dochody i wydatki.
• Kategoryzuj pozycje, aby łatwiej było sprawdzić każde zadanie lub cel pod kątem ich szczegółów budżetowych. Na przykład wydatki na szkolenia, wydatki na wynagrodzenia personelu, wydatki na remont, transport, sprawy prawne, ubezpieczenie itp. Zrób to zarówno w odniesieniu do dochodów, jak i wydatków.

• Dodaj jak najwięcej szczegółów, aby uzyskać dokładną figurę.
• Zrobić oszacowanie sumy, o ocenę poszczególnych elementów i dodać je razem, aby uzyskać łącznie; oba te elementy powinny się zgadzać; na przykład znaleźć sumy częściowe kategorii i zsumować sumy częściowe; znaleźć całkowitą sumę wszystkich elementów. Całkowita suma powinna być równa sumie sum częściowych.
• Miej standardowy format, w którym będziesz wymieniać pozycje budżetu i wykonywać obliczenia. Oblicz sumy za pomocą formuł, a także ręcznie. Zawsze podwójnie / potrójnie sprawdź obliczenia.

• Wykonuj listy kontrolne i korzystaj z pomocy innych osób, aby sprawdzić dokładność pozycji, szacunków i obliczeń.
• Zapisz kwoty / koszty w każdej pozycji
• Bądź gotów odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości, które mogą wyniknąć z papierkowej roboty budżetowej. W razie potrzeby dodawaj notatki i komentarze, co pozwoli zaoszczędzić czas na odpowiadaniu na pytania, a budżet będzie bardziej przejrzysty i przejrzysty. Zapoznaj się z poprzednim budżetem i sprawozdaniami finansowymi oraz dokonaj porównań.
• Przed finalizacją należy zebrać informacje zwrotne, a nie tylko od jednej osoby, ale zaangażować wystarczającą liczbę wykwalifikowanych i doświadczonych osób. Na przykład osoby z działu finansowego, księgowi, zespół projektowy, dyrektor, zarząd itp.

3.3 Wyjaśnij cel i zalety rejestrowania informacji, które pomogą w przyszłym przygotowywaniu budżetów

Przygotowując budżet na określony rok, przechowuj wszystkie informacje, których użyłeś do jego opracowania, w tym notatki, komentarze, oświadczenia i dokumentację, które pomogą w przyszłym budżetowaniu organizacji lub firmy.

Celem i korzyściami takiego postępowania są:

• Pomaga koordynować proces budżetowania w różnych obszarach funkcjonalnych i integrować je na potrzeby organizacji. Wiesz, że masz pod ręką plany i materiały na następny rok finansowy, zamiast zaczynać wszystko od zera.
• Pomaga uczyć się i unikać błędów wynikających z tego, czego się nauczyłeś i czego doświadczyłeś w ciągu ostatniego roku.
• Jesteś zmotywowany, a proces staje się o wiele łatwiejszy. Nie traktujesz budżetowania jako gorączkowego zadania, ale raczej robisz to z motywacją. Poprawia satysfakcję z pracy.

• Pomaga w ciągłym doskonaleniu, pomaga unikać błędów z przeszłości i podejmować alternatywne środki, aby osiągnąć lepsze wyniki.
• Pomaga poprawić wydajność działów i organizacji jako całości. Masz podstawy i wiesz, gdzie szukać zasobów i jak mądrze je wydawać.
• Masz lepsze zrozumienie monitorowania, kontrolowania i przeglądu budżetów. Możesz także ulepszyć raportowanie wydajności i na pewno zauważysz ogromną różnicę w budżetowaniu i raportach wydajności.
• Zmniejsza niepewność w większości obszarów, ogranicza konflikty, które mogą się pojawić i usprawnia podejmowanie decyzji.

• Pomaga zachować koncentrację i śledzić kierunek, w którym zmierza firma. Możesz usiąść i przeglądać wyniki i czynniki, które przyczyniają się lub wpływają na rozwój firmy
• Pomaga skoncentrować się na przyszłości firmy, a nie tylko na obecnych sytuacjach i występach.

Mam nadzieję, że te informacje okazały się przydatne i interesujące. Nie wahaj się i podziel się swoimi przemyśleniami i doświadczeniami.

Dziękuję za zatrzymanie się. Wszystkiego najlepszego.

Livingsta.