Spisu treści:
accountmatters.com
Możesz martwić się wieloma kwestiami związanymi z budżetowaniem. Budżetowanie dotyczy pieniędzy, pieniędzy organizacji / firmy, pieniędzy sponsora, pieniędzy innych prywatnych fundatorów, w zależności od tego, jak działa organizacja / firma, ale w każdym scenariuszu masz do czynienia z pieniędzmi.
Może się tak wiele działo, skargi klientów, problemy z dostawcami, usługodawcy mogli zostać zamknięci; być może myślisz o dodaniu trochę dodatkowych pieniędzy do zeszłorocznego budżetu, na wszelki wypadek! Przekaż opracowany budżet księgowemu i zrelaksuj się! Lub planujesz wydać wszystko, co masz, na budżet! Lub myśl, że pozostanie w ramach budżetu udowodni, że jesteś wydajnym pracownikiem / menedżerem budżetu! Nie, odpowiedź brzmi NIE. Musisz wziąć odpowiedzialność za każde działanie i część budżetu, rozumieć przeznaczenie budżetów i wiedzieć, jak nimi zarządzać.
Budżetowanie nie jest prostym procesem, który jest rozwijany i pozostawiony jako taki, ale jest to ciągły system, który wymaga monitorowania, kontrolowania, rejestrowania, raportowania i wielu innych, zgodnie z wymogami prawnymi i regulacyjnymi organizacji. To samo w sobie jest oczywiste, co oznacza, że procedura budżetowa nie kończy się na opracowywaniu i uzgadnianiu budżetów, ale wiąże się z ogromną odpowiedzialnością za zarządzanie budżetami; o to chodzi w biznesie; nigdy nie możesz powiedzieć, że nie masz już nic do roboty, zawsze jest jakaś praca lub inna.
Ten artykuł jest oparty na jednostce NVQ Level 4 „Zarządzanie budżetami” i ma wartość kredytu 5.
1: Zrozum cel budżetów
1.1 Wyjaśnij cel i korzyści skutecznego i wydajnego zarządzania zasobami finansowymi.
Efektywne i wydajne zarządzanie zasobami finansowymi to standard zarządzania finansami i wynikami, a to oznacza rozsądny stosunek wartości do ceny. Efektywność w zarządzaniu zasobami finansowymi oznacza, że firma osiąga maksymalną wydajność przy minimalnym wkładzie i bardzo małej ilości odpadów. Skuteczność w zarządzaniu zasobami finansowymi oznacza, że firma jest w stanie dostarczać / dostarczać usługi i produkty z powodzeniem, spełniając wszystkie swoje cele i zadania.
Celem i korzyściami skutecznego i wydajnego zarządzania zasobami finansowymi są:
- Masz krótkoterminowy plan wydatków firmy; zwykle przez okres jednego roku.
- Będziesz miał dobry pomysł na alokację zasobów finansowych, cele lub zadania, na które zostaną przydzielone poszczególne zasoby finansowe i będziesz gotowy do poszukiwania alternatyw w przypadku jakichkolwiek problemów; innymi słowy, przepływ środków pieniężnych będzie odpowiedni i doskonały
- Otrzymujesz maksymalne korzyści za wydane pieniądze.
- Możesz przyjrzeć się kosztom i korzyściom każdego celu lub celu i odpowiednio ustalić priorytety
- Masz szansę ocenić różne cele i sfinansować najbardziej opłacalny
- Możesz określić cele i zadania na okres budżetowania.
- Kiedy cel / cel / zadanie nie przebiega normalnie, ale wykazuje odchylenia od rzeczywistego planu, jesteś w stanie ocenić przyczyny odchyleń i podjąć niezbędne działania w celu ich skorygowania.
- Możesz uniknąć nadmiernych wydatków, niedostatecznych wydatków, a także pokryć nieoczekiwane wydatki
- Jesteś w stanie planować i kontrolować pieniądze lub finanse, a odbywa się to poprzez ciągłe monitorowanie, ocenę i przeglądy.
- Możesz dokonać wszelkich wymaganych zmian tylko wtedy, gdy odpowiednie zarządzanie zasobami finansowymi
- Poprawia ogólne funkcjonowanie firmy / organizacji
1.2 Zidentyfikuj prawne, regulacyjne i organizacyjne wymagania dotyczące zarządzania budżetem.
W przypadku organizacji, w zależności od ich trybu działania i zależności od rządu i innych systemów, zarządzanie budżetem musi być zgodne z wymogami prawnymi, regulacyjnymi i organizacyjnymi. Budżetowanie jest złożonym procesem i musi być zintegrowane ze strategiami organizacji, usługami, wartościami, celami itp.
Niektóre wymogi prawne, regulacyjne i organizacyjne dotyczące zarządzania budżetem to:
- Monitorowanie wyników w stosunku do budżetu organizacji
- Spójność w budżetowaniu
- Dokładność i przejrzystość w budżetowaniu
- Bądź mądry i unikaj błędów w zarządzaniu budżetami
- Mocne i rzetelne szacunki dotyczące budżetu
- Odpowiedni (minimalny poziom) środków na finansowanie różnych usług, które są niezbędne do funkcjonowania organizacji
- Zgłaszaj organizacji wszelkie niedociągnięcia z dużym wyprzedzeniem
- Monitoruj budżet i kontrolę, poprawiając w ten sposób wydajność
- Podejmij niezbędne działania w przypadku niedoborów lub nadmiernych wydatków
- System planowania finansowego musi być dokładny i precyzyjny.
- Wszelkie zmiany w usługach muszą być prognozowane, zmiany w politykach należy zastąpić alternatywnymi i prognozować koszty na przyszłość
- Spełniaj wymagania, zasoby powinny odpowiadać wydatkom
- Dokonaj przeglądu wydajności w porównaniu z budżetami, ustal priorytety pozycji w budżecie w zależności od ważności usług
- Zawsze miej zapisy szacunków na przyszłość
- Miej w ręku długoterminowe plany
- Miej szczegółowe wytyczne dotyczące różnych wydatków z uzasadnieniem
- Zapoznaj się z budżetem z poprzedniego roku i użyj go jako podstawy, poszukaj zmian usług, zmian kosztów itp
- Decyzje podejmuje zarząd lub komisja zajmująca się finansami i budżetowaniem
- Zaangażuj osoby, które będą bezpośrednio zajmować się budżetami
- Przyjrzyj się konsekwencjom każdej pozycji w budżecie, celach organizacji, wyznaczonych celach, praktycznych faktach dotyczących budżetu itp.
- Plany i rezerwy muszą być gotowe w czasach deficytu
- Mieć odpowiednie procedury monitorowania, kontrolowania i raportowania + przeglądu budżetowania
1.3 Opisać różne rodzaje systemów budżetowych i ich cechy.
Systemy budżetowe są częścią procesu planowania i kontroli firmy. Planując biznes, może to być plan krótkoterminowy ( krótszy niż rok ), długoterminowy lub średnioterminowy. W zależności od planu, rodzaju organizacji i biorąc pod uwagę różne związane z tym fakty, powinieneś być w stanie wybrać odpowiedni rodzaj systemu budżetowego. Istnieją różne rodzaje systemów budżetowych. Przyjrzymy się kilku z nich i ich cechom.
Tradycyjne budżetowanie:
W tego rodzaju budżetowaniu bierze się pod uwagę informacje i dane liczbowe z poprzedniego roku, a budżet jest tworzony na następny rok z niewielkimi zmianami, tam gdzie to konieczne. Te systemy budżetowania są łatwe do opracowania i wdrożenia. Są również efektywne kosztowo i czasowo. Jednak korzystanie z tego systemu ma pewne wady, ponieważ jest zgodny z odgórnym procesem budżetowania, w którym budżet jest narzucany przez wyższe kierownictwo. Są również mało elastyczne i nie można ich używać w systemach długoterminowego budżetowania.
Budżet zadaniowy (ABB):
Budżetowanie tutaj opiera się na działaniach, które spowodowały wydatek. W oparciu o działanie i korzyści, które przynosi, przydzielane są zasoby. Są one bardzo dokładne w tym sensie, że śledzenie kosztów dla każdej usługi / celu jest łatwiejsze. Zajmuje dużo czasu, jest złożony i kosztuje więcej.
Budżet kroczący:
Są to budżety krótkoterminowe, w których budżety są dodawane dla każdego kroczącego okresu. Na przykład budżet mógłby zostać opracowany na zaledwie 3 miesiące, a po wygaśnięciu tego okresu zostanie dodany nowy budżet, biorąc pod uwagę fakty i liczby z poprzedniego okresu kroczącego. Ponieważ ten budżet dotyczy planów krótkoterminowych, budżety są zawsze aktualne i realistyczne. Wymaga to więcej czasu, ponieważ budżet trzeba przygotowywać dość często ( co kilka miesięcy ), a nie raz w roku.
lurnq.com
Budżetowanie odgórne:
Budżet jest przygotowywany przez najwyższe kierownictwo i przekazywany z upoważnienia pracownikom organizacji. Są one powszechne w małych organizacjach lub nowych firmach. Czasami menedżerowie, którzy nie mają umiejętności budżetowania, nie są świadomi pozytywnych wyników innych systemów budżetowania, narzucają budżety pracownikom, korzystając z tego procesu. Jednak nie zawsze tak jest, a czasami nie wszyscy pracownicy zgodzą się na budżet. Ta procedura budżetowania jest mniej czasochłonna i może wymagać motywacji do porozumienia.
Budżetowanie oddolne:
Menedżerowie spotykają się w celu dyskusji i podejmowania decyzji dotyczących budżetów. To jest dokładnie odwrotność budżetowania odgórnego. Podczas opracowywania budżetu gromadzone są umiejętności i pomysły różnych osób, a zatem jakość procesu budżetowania jest dobra. Systemy te są używane w dużych organizacjach / przedsiębiorstwach o ugruntowanej pozycji. Zaangażowani menedżerowie będą mieli dobre umiejętności budżetowania, a pomysły są zbierane od doświadczonych pracowników w każdym dziale. Ten rodzaj budżetowania jest czasochłonny.
Budżetowanie od zera (ZBB):
Budżety w tym przypadku przygotowywane są z poziomu podstawowego, czyli od podstawy zerowej. W procesie budżetowania zerowego przygotowywane są wszystkie zadania / usługi, które pomogą w osiągnięciu celów organizacji. Menedżerowie decydują o priorytecie każdej usługi na podstawie korzyści dla organizacji. W oparciu o ten priorytet przydzielane są środki. Obszary, w których można wykorzystać ZBB to szkolenia, badania i rozwój, usługi non-profit itp. Jest to bardzo efektywna forma budżetowania, ale pochłania dużo czasu. Menedżerowie muszą posiadać wysokie kwalifikacje, aby opracować system ZBB.
Budżetowanie przyrostowe:
Jest to rodzaj systemu budżetowania, w którym przy opracowywaniu budżetu brane jest pod uwagę wszelkie przewidywanie wzrostu lub spadku dochodów dla firmy. Ten rodzaj budżetowania jest prosty i efektywny pod względem kosztów, ale nie obejmuje żadnych innych wydatków, takich jak wydatki jednorazowe, wydatki awaryjne itp. Jest to bardzo łatwa i szybka forma budżetowania, która czasami może prowadzić do błędów w alokacji zasobów.
Budżetowanie oparte na zyskach:
Ten rodzaj budżetowania opiera się na osiągnięciach zysków; to znaczy na podstawie kwoty dochodu lub zysku oczekiwanego w danym roku obrotowym. Większość firm stosuje ten rodzaj budżetowania jako powszechną metodę budżetowania, ale nie można go uznać za formalną metodę budżetowania. Ponieważ budżet ten jest oparty na motywie zysku, jeśli wpłynie to na sprzedaż, wpłynie to również na budżet.
Dalsze czytanie
- Zarządzaj budżetami: zrozumienie, jak raportować wydajność w porównaniu z budżetami
Zarządzanie budżetem nie ogranicza się tylko do zarządzania, ale obejmuje również raportowanie wydajności w odniesieniu do budżetów. Ma to swój cel i korzyści, a także pomaga w prognozowaniu przyszłego budżetu
- Zrozumienie, jak zarządzać budżetami
Zarządzanie budżetem to kluczowa umiejętność dla każdej firmy. Nadzór nad budżetem obejmuje monitorowanie, kontrolowanie, rejestrowanie wydatków, minimalizowanie kosztów i identyfikowanie sytuacji, które wymagają działań naprawczych.