Spisu treści:
W każdym urzędzie duża liczba komunikatów, takich jak listy, okólniki i telegramy, jest wysyłana do osób postronnych lub odbierana od nich. W organizacji wymieniane są materiały pisemne między różnymi działami. Planowana i efektywna obsługa poczty jest niezbędna dla sukcesu każdej organizacji biznesowej. Opisywana jest jako kręgosłup i integralna część biura.
Sprawna obsługa przesyłek pocztowych wymaga ustalenia określonych procedur obejmujących stopniową obsługę poczty. Poczta przychodząca powinna być odbierana i rozpowszechniana szybko i dokładnie. Dokładna metoda obsługi korespondencji przychodzącej różni się w zależności od biura.
W naszej organizacji mamy dwa różne systemy pocztowe: Poczta wewnętrzna i Poczta zewnętrzna.
- Dostępne usługi poczty wewnętrznej służą do dystrybucji poczty w biurach i działach ____________ (usunięte ze względu na poufność) . Są codziennie odbierane i dostarczane.
- Maile zewnętrzne są wysyłane za pośrednictwem ______________ (usuwane ze względu na poufność) . Zewnętrzne usługi pocztowe są używane, gdy wiadomości e-mail nie mogą lub nie obejmują kryteriów wewnętrznych usług pocztowych. Na przykład, gdy e-maile muszą być dostarczane do klientów lub innych firm albo korespondencja ____________ (usuwana w celu zachowania poufności) . Są również codziennie dostarczane i odbierane.
Maile składają się z trzech głównych typów - przychodzących, wychodzących i międzyresortowych. Usługi pocztowe pomagają firmie nawiązywać i kontaktować się z klientami i ogółem społeczeństwa. Powstaje niezależny dział mailingowy do obsługi wszelkiego rodzaju przesyłek w biurze. Zalety scentralizowanych usług mailingowych to specjalizacja, lepszy nadzór, ekonomiczność, lepsza wydajność, optymalne wykorzystanie wyposażenia kancelarii oraz przeszkolony personel.
Procedura poczty przychodzącej obejmuje takie czynności, jak odbieranie poczty, sortowanie poczty, otwieranie poczty, oznaczanie poczty, nagrywanie poczty (rejestr wewnętrzny) i dystrybucja poczty.
Rutynowa poczta wychodząca obejmuje również różne czynności, takie jak odbiór poczty wychodzącej, wprowadzanie poczty wychodzącej (rejestr wysyłek, książka kurierska), składanie listów, przygotowywanie kopert, sortowanie, ważenie i stemplowanie, a na końcu wysyłanie.
Odbieram pocztę codziennie rano i po południu, zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną. Rozprowadzam pocztę adresowaną do konkretnej osoby do tej osoby, a wszelkie inne przesyłki ogólne do działu są otwierane przeze mnie. Przeglądam je, aby zobaczyć, czego dotyczą, i odpowiednio je rozprowadzam. Kiedy moja menedżerka lokalna jest nieobecna na corocznym urlopie lub nieobecności chorobowej, śledzę również jej pocztę i zajmuję się pilnymi, kontaktując się z kierownikiem działu usług. Dbam również o to, aby rozesłać je na czas, aby zadanie określone w mailu zostało wykonane w podanym terminie i dotrzymano terminu.
Korzystamy z zewnętrznych usług pocztowych, jeśli dostawa odbywa się poza granice kraju i jest przeznaczona dla innych firm lub klientów. Będą to obszary, które nie należą do ______________ ( usuniętych ze względu na poufność ) obszarów biurowych. Używamy poczty wewnętrznej, gdy dostawy muszą być realizowane do biur lub działów objętych ___________________ ( usuniętymi ze względu na poufność ). Poczta wewnętrzna oszczędza czas i pieniądze. Zatem wszelkie wiadomości, które można wysłać pocztą wewnętrzną, są wysyłane w ten sposób, a tylko reszta jest wysyłana za pośrednictwem zewnętrznego systemu pocztowego.
Po południu zabieram pocztę do recepcji. Sortuję posty według rozmiarów. Wychodzące wiadomości wewnętrzne zostawiam w odpowiednich polach posortowanych według obszaru. Również wychodzącą pocztę wewnętrzną sortuję według pilności i ważności jako pierwszą lub drugą klasę. Wszelkie posty zagraniczne również muszą zostać uporządkowane.
Przed wysłaniem przesyłek naliczane są odpowiednie opłaty pocztowe, w zależności od tego, czy są to przesyłki pierwszej, drugiej klasy lub przesyłki polecone. Aby uniknąć jakichkolwiek opóźnień, wysyłam pocztę we właściwym czasie z poprawną opłatą pocztową. Podejrzane paczki lub poczta są traktowane z najwyższą starannością, a jeśli zostaną uznane za podejrzane, zostaną zgłoszone kierownikowi biura i zapisane w książce incydentów w recepcji.
Obsługując pocztę, muszę przestrzegać określonych procedur i postępować zgodnie z nimi.
- Najpierw przeglądam pocztę dla każdego działu i sortuję według rozmiaru i klasy, a następnie znajduję najlepszą metodę ich wysłania - normalną lub nagraną.
- Następnie patrzę na wagę i rozmiary i szukam kosztów. Masę można sprawdzić na maszynie używanej do ważenia słupków.
- Jeśli z jakichkolwiek powodów konieczne są specjalne dostawy za pośrednictwem kurierów, porozmawiam z moim kierownikiem w celu uzyskania autoryzacji, a następnie z kierownikiem biura, a następnie ustalimy, że pieniądze zostaną usunięte z naszego kodu kosztów. W przeciwnym razie usługi używane w naszej firmie są ___________ (usuwane w celu zachowania poufności) .
- Tam, gdzie widzę przesyłki z nagraniami pierwszej klasy, rejestruję wszystkie szczegóły przesyłki, w tym adres nadawcy i odbiorcy, i robię niezbędne etykiety dla pilnych i zarejestrowanych przesyłek.
- Wszelkie paczki pocztowe, które są cięższe niż normalna waga i większe niż normalny rozmiar, używam maszyny używanej do ważenia przesyłek i paczek oraz obliczania prawidłowych przesyłek. W przypadku pozostałej części poczty mamy tabelę z kosztami według rozmiaru zarówno dla pierwszej, jak i drugiej klasy.
- Stanowiska są odpowiednio frankowane dla każdego działu. Zatem koszty dla każdego działu idą do odpowiednich centrów kosztów. W przypadku innych przesyłek rejestrowanych koszty są rejestrowane w książce w recepcji.
- Wszystkie posty są stemplowane, sortowane i gotowe do wysłania codziennie do 15:45. Mamy członka załogi _________ (usuniętej w celu zachowania poufności) , który codziennie przychodzi odebrać pocztę z budynku w recepcji.
Podczas obsługi poczty i paczek może wystąpić wiele problemów.
- Wszystkie przychodzące przesyłki i paczki są stemplowane stemplami firmowymi w recepcji. Wszelkie e-maile od podejrzanych adresów lub osób lub wszelkie paczki, które nie wydają się normalne lub wyglądają podejrzanie, są odkładane na bok, bez rozpatrywania.
- Podejrzane wiadomości i paczki są zgłaszane kierownikowi biura. Kierownik biura i administratorzy recepcji rejestrują zdarzenia w książce incydentów i podejmują niezbędne działania. Upewnią się również, że ____________ (usunięty w celu zachowania poufności) został poinformowany o problemach.
Pytania i Odpowiedzi
Pytanie: co to jest niechciana poczta?
Odpowiedź: Wiadomości-śmieci to niechciane lub niezamówione materiały reklamowe lub promocyjne / reklamowe otrzymane pocztą lub pocztą elektroniczną. Są one zwykle wysyłane przez firmy marketingowe w celu wprowadzenia nowych produktów lub powiadomienia o możliwościach inwestycyjnych itp. Otrzymane niezamówione wiadomości e-mail są również nazywane spamem.